合同管理风险控制矩阵

合同管理控制矩阵 项目名称： XX深圳农产品中心批发市场有限公司内控咨询服务项目 流程： 合同管理 主导部门/主体： 工程部、客服中心 编制人： 魏玉辉 编制日期： 2011/8/15 审核人： 游红霞/冯勇卫 审核日期： 2011/8/22 风险评估 内部控制 风险与内控管理改善建议 风险编号 风险大类 风险名称 固有风险描述（风险源） 剩余风险描述 控制目标编号 控制目标 控制活动编号 内控指引涉及规定 现有控制活动 是否关键控制活动 控制频率 现有的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 控制类别 内部控制缺陷/缺失 预防性/检查性 1.部门组织架构及 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 建设 无 无 无 无 无 CO-CON-01 企业建立并及时更新和完善合同管理制度 CA-CON-01 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第五条：合同订立前应当充分了解对合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力。 合同制度建设与更新公司为加强合同管理，于2009年出台了《合同管理制度》、《公司用章管理办法》。但目前公司尚未对合同管理相关制度进行定期更新，《合同管理制度》违背公司合同管理实情。 否 每年一次 《合同管理制度》 预防性 公司目前尚未对《合同管理制度》进行更新，与公司实际合同管理情况不符。 建议公司每年定期根据公司合同管理实际情况对合同管理相关制度进行更新，保证公司按合同管理制度规定实施：①明确不同分类合同的归口管理部门；②合同文本需经法务人员审核其合法性；③明确合同签署金额权限设定；④明确合同保密规定。 无 无 无 无 无 CO-CON-02 合同实行统一归口管理，促进合同的有效履行 CA-CON-02 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第四条：企业应当加强合同管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求。 合同归口管理部门公司根据合同类型设置相应的归口管理部门：工程部负责管理工程类相关合同；客服中心负责管理租赁合同；财务部负责管理投、融资等财务类相关合同；办公室负责保管其他性质合同。 否 每年一次 《合同管理制度》 预防性 《合同管理制度》中明确规定办公室为合同归口管理部门，与公司实际执行情况相违背。 建议公司根据实际执行的合同归口管理部门更新合同管理制度中“合同管理机构及职责”一条。 2.合同订立 无 无 无 无 无 CO-CON-03 合理保证合同对方当事人具备相应的法律资质和履约能力，满足合同签订的需要 CA-CON-03 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第五条：合同订立前应当充分了解对合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力。 合同订立前主体调查合同订立前，业务承办部门委派专人通过审查合同主体的身份证、营业执照、法人登记证书等相关证件，对对方进行主体资格、信用情况等的调查，并将调查结果通过口头汇报给部门领导。 是 业务发生时 《合同管理制度》 预防性 经执行有效性测试，业务承办部门对合同主体进行调查后，尚未保存对方身份证、营业执照复印件，不能保证其资质能力的完整性和追溯性。 建议合同订立前，业务承办部门委派专人通过审查合同主体的身份证、营业执照、法人登记证书等相关证件，对对方进行主体资格、信用情况等的调查。调查合格并与之进行完合同谈判后，复印对方身份证、营业执照、法人登记证等作为合同附件，与合同一起保管备案。 无 无 无 无 无 CO-CON-04 具备足够胜任能力的人员参与合同谈判，合同内容符合企业的经济利益 CA-CON-04 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第五条：对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，重要事项和主要意见应当予以记录并妥善保存。 合同谈判初步拟定签约对象后，业务承办部门在授权范围内牵头与合同主体进行谈判【注1】，谈判内容主要包括：合同标的的数量、质量或技术 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 、合同变更或解除条件等。----------注1:①对需招投标项目：由招投标委员发出“招标通知书”，合同主体双方就“招标文件”及“投标文件”中未规定的不明朗事项进行协商谈判；②对无需招投标的项目：由业务承办部门负责人指定谈判参与人，根据拟定的谈判策略、谈判方案与合同主体进行谈判。 否 业务发生时 《合同管理制度》 预防性 N/A N/A CON-01 法律风险 合同文本评审风险 合同文本未经严格审核，可能导致潜在法律风险 合同文本未经法务人员审核，导致潜在法律风险未被识别，引发进一步的法律纠纷。 CO-CON-05 合同拟定合法合规且符合公司要求 CA-CON-05 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第六条：合同文本一般由业务承办部门起草、法律部门审核。重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。 合同文本的拟定与审批合同谈判结束后，公司根据协商谈判结果，指定业务承办部门拟定业务合同文本【注1】，业务承办部门部长审核合同文本的合法性和经济性，并将审核通过的合同文本呈办公室主任通过OA办公系统分别上交财务总监、分管副总审核，总经理/董事长审批【注2】。但公司目前合同文本尚未请法务人员参与审核意见，且租赁合同未留下公司领导书面审批记录。----------注1：市场管理部负责拟定市场租赁相关合同文本；工程部负责拟定代理合同、中介咨询合同、施工合同、监理合同等文本。注2：①若合同签署金额在10万元以内，合同文本交总经理审批；②若合同签署金额在10万元以上，合同文本交董事长审批。 是 业务发生时 《合同管理制度》 预防性 公司目前合同文本尚未请法务人员参与审核意见，且租赁合同未留下公司领导书面审批记录。 建议公司合同【除国家标准合同外】经业务承办部门部长审核后，交法务人员审核合同的内容、相关条例和形式是否合法，待法务人员出具审核意见后，再分别交分管副总、总经理审核，董事长审批，并留下书面审批记录。 3.合同签订 无 无 无 无 无 CO-CON-06 企业按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同 CA-CON-06 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第八条：正式对外订立的合同，应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。 合同签署合同审批通过后，法定代表人按公司规定的签署权限签订合同文本：①若合同金额在5万元以下，由总经理签署或授权委托他人签订合同；②若合同金额在5万元以上，10万元以下，由总经理签署合同；③若合同金额在10万元以上，由董事长签订合同。 否 每年一次 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-07 印章得到妥善保管，用章经过严格审批 CA-CON-07 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第九条：企业应当加强合同专用章保管制度。合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。 合同专用章的使用合同签署完毕后，合同承办部门负责人向合同印鉴管理人（即办公室主任)处申请加盖合同专用章。办公室主任审核合同标的与合同签署人的权限匹配无误后，加盖合同专用章。 否 业务发生时 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-08 明确合同归档归口管理部门，保证合同保管的完整性 CA-CON-08 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十五条：合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行合同的全过程封闭管理。 合同签订后归档合同签订完成后，一式三份：一份交合同当事人，一份交财务备案，一份归档由合同承办部门合同管理员进行归档自存。 否 业务发生时 N/A 预防性 公司目前合同附件由业务承办部门与经营户签订且自行保管，不具备相关法律效力，且不能保证合同附件签订的完整性。 建议公司将客服中心列为合同及合同附件归口管理部门。业务承办部门拟定合同附件相关协议【注1】，合同附件经部门负责人、分管副总、总经理审核，董事长审批通过后，交客服中心合同管理员。客服中心合同管理将合同附件附于合同文本背后，与经营户签订合同时一并要求其签订合同附件。公司签订合同附件时需由总经理或授权他人签订。----------注1：合同附件包括但不限于：●《食品安全生产协议》；●《消防安全责任状》；●《市场管理协议》●租户身份证、营业执照等 无 无 无 无 无 CO-CON-09 保证合同不被泄密，维护公司利益 CA-CON-09 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十条：企业应当加强信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的商业秘密或国家机密。 合同保密公司目前尚未制定合同保密相关制度，未对合同泄密事件的处理及责任追究作出相应的责任处罚规定。具体改善建议详见“人力资源流程CA-HR-12” 否 业务发生时 N/A 预防性 N/A 改善建议详见“人力资源流程CA-HR-12” 4.合同执行与跟踪 无 无 无 无 无 CO-CON-10 对合同双方的合同履行情况实施有效监控，确保合同全面有效履行 CA-CON-10 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十一条：企业应当对合同履行实施有效的监控，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。 合同履行情况跟踪业务承办部门负责对合同的履行情况进行跟踪，并形成相应记录：①工程部工程师负责跟踪工程类相关合同的执行情况，并建立《付款情况一览表》，登记工程类合同的支付明细；②收费结算部建立《租赁台账》，登记租户的租金收取情况，并对未及时缴租租户信息进行汇总登记至《每月商户未缴款名单》交市场管理部，市场管理部派专人对租户进行催缴工作。③财务部建立《银行贷款明细表》，对融资合同中资金的还款情况进行登记。 是 每月一次 N/A 检查性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-11 在合同履行过程中出现需要变更或解除合同事项时及时报告，并经双方协商一致按规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。 CA-CON-11 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十一条：合同生效后，企业就质量、价款、履行地点等内容与合同对方没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。 合同补充、变更或解除的申请及审批合同执行过程中有发生补充、变更或解除时，由业务承办部门提出《档位退租受理单》/《合同补充申请表》【注1】，交部门经理、分管副总、财务总监审核，总经理/董事长审批【注2】。----------注1：目前公司合同变更受理主要为租赁合同解除；合同补充受理主要为工程类施工合同补充；注2：①若合同补充、变更金额在10万元以下，由总经理审批；②若合同补充、变更金额在10万元以上，由董事长审批。 是 业务发生时 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CA-CON-12 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十一条：合同生效后，企业就质量、价款、履行地点等内容与合同对方没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。 合同补充、变更或解除的执行①合同补充申请经审批通过后，业务承办部门与合同主体进行商讨谈判，就合同补充协议内容达成一致后，合同承办部门与合同主体签订合同。②合同变更或解除申请经审批通过后，由合同承办部门与合同主体签订《档位退租受理单》、《合同补充协议》。公司在与合同主体签订新协议前，原合同依然有效。 是 业务发生时 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-12 合同违约处理规范、合理，保证公司利益免受损失 CA-CON-13 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十二条：在合同履行过程中因有失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，导致或可能导致企业利益受损，应当按规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。 合同违约对履行过程中出现的违约行为，先由业务承办部门与对方协商，采取相应措施将合同损失降到最低；协商不成功后按照合同规定扣除相应的质保金或解除合约等处理。 是 业务发生时 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-13 合同纠纷处理规范、合理，保证公司利益免受损失 CA-CON-14 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十三条：在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议，合同纠纷经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或拆讼方式解决。 合同纠纷合同在履行过程中发生纠纷时，由公司外聘的法务人员按国家法律法规与合同主体进行协商。并在规定的时间内及时向公司分管副总、总经理、董事长汇报。公司协商无法解决的情况，根据合同约定按诉讼方式解决。 是 业务发生时 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-13 按照合同规定付款，及时催收到期欠款 CA-CON-15 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十四条：企业财会部门应当根据合同条款审核后办理结算业务，未按合同条款履行的，或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。 合同结算与收款合同结算：业务承办部门根据合同履行情况，按合同约定日期定期填写《付款申请书》，分别交财务总监、分管副总审核，总经理/董事长审批【注1】。财务部出纳根据审批通过的《付款申请书》执行相应的付款操作。合同收款：财务部下设结算中心按合同规定收取相关费用，后根据当期合同主体的付款情况统计未及时付款信息，并通知未及时付款信息给业务承办部门，业务承办部门组织相应的催收工作。----------注1：若合同付款金额在10万元以下，由总经理签字审批；若合同付款金额在10万元以上，由董事长签字审批。 是 每月一次 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-14 对合同双方的合同履行情况实施有效监控，确保合同全面有效履行 CA-CON-16 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十六条：“企业应当建立合同履行情况评估制度...企业应当健全合同管理考核与责任追究制度。” 公司目前尚未对合同履行情况进行定期评估，亦未建立合同管理考核与责任追究制，没有对业务部门因合同执行力不足而实行相应的责罚制。 是 每月一次 N/A 检查性 公司目前尚未对合同履行情况进行定期评估，也未建立合同管理考核与责任追究制，没有对业务部门因合同执行力不足而实行相应的责罚制。 建议公司业务承办部门主导对合同的履行情况进行定期评估，评估内容根据合同性质包括但不限于以下几个方面：①进度控制评估；②质量控制评估；③成本控制评估；④配合情况评估；⑤售后服务评估等评估工作完成后，业务承办部门填写评估结果至《合同执行情况评估表》，交业务部门部长、分管副总审核，总经理审批。业务承办部门后交审批通过的《合同执行情况评估表》至合同承办部门进行存档、保管，作为其再次选择合同主体的重要参考依据。同时根据业务部门对合同的执行力情况，建立相应的奖罚机制。 5.合同档案管理 CON-02 运营风险 合同档案保管风险 合同归档不及时、内容不完整可能存在合同丢失的潜在风险 合同归档部门分散，不能保证合同档案的完整性，易存在合同及相关附件丢失的风险 CO-CON-15 合同归档及时、分类合理、内容完整 CA-CON-17 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十五条：合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行合同的全过程封闭管理。 合同档案管理各合同承办部门设立专门的合同管理员，负责部门合同的登记、整理、保管等管理工作。合同管理员按照合同类型、年限等类别对合同进行统计、分类和归档，并建立相应的合同台账，对合同档案进行登记。但公司目前租赁合同及合同附件（如安全责任状、食品安全协议等）的归档分散于不同部门，难以保证合同附件签署的完整性。 是 业务发生时 N/A 预防性 公司目前租赁合同及合同附件（如消防安全责任状、食品安全协议等）的归档分散于不同部门，难以保证合同档案保管的完整性。 建议公司将客服中心列为合同及合同附件档案保管部门。客服中心合同管理员负责租赁合同及其附件的登记、整理、保管等管理工作，按照合同类型、年限等类别对合同进行统计、分类和归档，并建立相应的合同台账，对合同档案【注1】进行登记。----------注1：每一份合同档案应包括：●合同正本、副本●合同主体身份证明●合同附件●合同变更、解除相关协议等 无 无 无 无 无 CA-CON-18 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十五条：合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行合同的全过程封闭管理。 合同档案管理的更新业务承办部门的合同补充、变更、转让、中止或解除后，合同承办部门合同管理员根据合同补充、变更、转让或者解除对合同档案进行不定期更新。 是 业务发生时 N/A 预防性 N/A N/A 无 无 无 无 无 CO-CON-16 合同借阅申请经过合理审批和登记 CA-CON-19 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第十五条：合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行合同的全过程封闭管理。 合同借阅办理合同借阅业务时，借阅者提供身份证至合同管理员处，合同管理员核查借阅者身份后，借出合同。但目前公司尚未对合同借阅情况进行登记。 否 业务发生时 N/A 预防性 公司目前尚未对合同借阅情况进行登记。 建议公司规范合同借阅流程：办理合同借阅时，借阅人需填写《合同借阅申请表》交合同承办部门部长审核。合同管理员凭审核通过的《合同借阅申请表》办理合同借阅手续，并在《合同借阅登记表》上签字登记。指引检查表 五部委《指引》 内控指引涉及规定 指引是否已覆盖 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第四条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第五条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第六条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第七条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第八条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第九条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第十条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第十一条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第十二条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第十三条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第十四条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第十五条 是 《企业内部控制应用指引第16号-合同管理》第十六条 是 总体结论：内控指引是否完整、准确覆盖本流程（是/否） 是合同穿行测试 XX农批内控咨询服务项目 企业内控咨询服务项目 内部控制穿行测试 流程：合同管理 控制活动编号 控制活动描述 测试文档编号/名称 是否关键控制活动 内控缺陷编号 内控缺陷描述（ 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 及执行） 是否执行运行有效性测试 CA-CON-01 合同制度建设与更新公司为加强合同管理，于2009年出台了《合同管理制度》、《公司用章管理办法》。但目前公司尚未对合同管理相关制度进行定期更新，《合同管理制度》违背公司合同管理实情。 D-CON-01[E]《合同管理制度》D-CON-02[E]《公司用章管理办法》 否 CD-CON-01 公司目前尚未对《合同管理制度》进行更新，与公司实际合同管理情况不符。 否 CA-CON-02 合同归口管理部门公司根据合同类型设置相应的归口管理部门：工程部负责管理工程类相关合同；客服中心负责管理租赁合同；财务部负责管理投、融资等财务类相关合同；办公室负责保管其他性质合同。 N/A 否 CD-CON-02 《合同管理制度》中明确规定办公室为合同归口管理部门，与公司实际执行情况相违背。 否 CA-CON-03 合同订立前主体调查合同订立前，业务承办部门委派专人通过审查合同主体的身份证、营业执照、法人登记证书等相关证件，对对方进行主体资格、信用情况等的调查，并将调查结果通过口头汇报给部门领导。 D-OM6-014[M]《营业执照》 是 CD-CON-03 经执行有效性测试，业务承办部门对合同主体进行调查后，尚未保存对方身份证、营业执照复印件，不能保证其资质能力的完整性和追溯性。 是 CA-CON-04 合同谈判初步拟定签约对象后，业务承办部门在授权范围内牵头与合同主体进行谈判【注1】，谈判内容主要包括：合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。----------注1:①对需招投标项目：由招投标委员发出“招标通知书”，合同主体双方就“招标文件”及“投标文件”中未规定的不明朗事项进行协商谈判；②对无需招投标的项目：由业务承办部门负责人指定谈判参与人，根据拟定的谈判策略、谈判方案与合同主体进行谈判。 N/A 否 N/A N/A 否 CA-CON-05 合同文本的拟定与审批合同谈判结束后，公司根据协商谈判结果，指定业务承办部门拟定业务合同文本【注1】，业务承办部门部长审核合同文本的合法性和经济性，并将审核通过的合同文本呈办公室主任通过OA办公系统分别上交财务总监、分管副总审核，总经理/董事长审批【注2】。但公司目前合同文本尚未请法务人员参与审核意见，且租赁合同未留下公司领导书面审批记录。----------注1：市场管理部负责拟定市场租赁相关合同文本；工程部负责拟定代理合同、中介咨询合同、施工合同、监理合同等文本。注2：①若合同签署金额在10万元以内，合同文本交总经理审批；②若合同签署金额在10万元以上，合同文本交董事长审批。 D-OM6-10[M]租赁合同；D-CIP-18[M]施工合同；D-CIP-21[M]中介造价咨询合同；D-CIP-22[M]招标代理合同；D-TR-09[M]招商银行《流动资金借款合同》 是 CD-CON-04 公司目前合同文本尚未请法务人员参与审核意见，且租赁合同未留下公司领导书面审批记录。 是 CA-CON-06 合同签署合同审批通过后，法定代表人按公司规定的签署权限签订合同文本：①若合同金额在5万元以下，由总经理签署或授权委托他人签订合同；②若合同金额在5万元以上，10万元以下，由总经理签署合同；③若合同金额在10万元以上，由董事长签订合同。 D-OM6-10[M]租赁合同；D-CIP-18[M]施工合同；D-CIP-21[M]中介造价咨询合同；D-CIP-22[M]招标代理合同；D-TR-09[M]招商银行《流动资金借款合同》 否 N/A N/A 否 CA-CON-07 合同专用章的使用合同签署完毕后，合同承办部门负责人向合同印鉴管理人（即办公室主任)处申请加盖合同专用章。办公室主任审核合同标的与合同签署人的权限匹配无误后，加盖合同专用章。 N/A 否 N/A N/A 否 CA-CON-08 合同签订后归档合同签订完成后，一式三份：一份交合同当事人，一份交财务备案，一份归档由合同承办部门合同管理员进行归档自存。 N/A 否 CD-CON-05 公司目前合同附件由业务承办部门与经营户签订且自行保管，不具备相关法律效力，且不能保证合同附件签订的完整性。 否 CA-CON-09 合同保密公司目前尚未制定合同保密相关制度，未对合同泄密事件的处理及责任追究作出相应的责任处罚规定。具体改善建议详见“人力资源流程CA-HR-12” N/A 否 N/A N/A 否 CA-CON-10 合同履行情况跟踪业务承办部门负责对合同的履行情况进行跟踪，并形成相应记录：①工程部工程师负责跟踪工程类相关合同的执行情况，并建立《付款情况一览表》，登记工程类合同的支付明细；②收费结算部建立《租赁台账》，登记租户的租金收取情况，并对未及时缴租租户信息进行汇总登记至《每月商户未缴款名单》交市场管理部，市场管理部派专人对租户进行催缴工作。③财务部建立《银行贷款明细表》，对融资合同中资金的还款情况进行登记。 D-CIP-36[M]《付款情况一览表》；D-OM6-11[M]《租赁合同台账登记》D-OM1-28[M]《每月商户未缴费名单》D-TR-10[E]XX公司银行贷款明细表（7月份） 是 N/A N/A 是 CA-CON-11 合同补充、变更或解除的申请及审批合同执行过程中有发生补充、变更或解除时，由业务承办部门提出《档位退租受理单》/《合同补充申请表》【注1】，交部门经理、分管副总、财务总监审核，总经理/董事长审批【注2】。----------注1：目前公司合同变更受理主要为租赁合同解除；合同补充受理主要为工程类施工合同补充；注2：①若合同补充、变更金额在10万元以下，由总经理审批；②若合同补充、变更金额在10万元以上，由董事长审批。 D-OM6-12[M]《档位退租受理单》D-CIP-18[M]《合同补充协议》； 是 N/A N/A 是 CA-CON-12 合同补充、变更或解除的执行①合同补充申请经审批通过后，业务承办部门与合同主体进行商讨谈判，就合同补充协议内容达成一致后，合同承办部门与合同主体签订合同。②合同变更或解除申请经审批通过后，由合同承办部门与合同主体签订《档位退租受理单》、《合同补充协议》。公司在与合同主体签订新协议前，原合同依然有效。 D-OM6-12[M]《档位退租受理单》D-CIP-18[M]《合同补充协议》； 是 N/A N/A 是 CA-CON-13 合同违约对履行过程中出现的违约行为，先由业务承办部门与对方协商，采取相应措施将合同损失降到最低；协商不成功后按照合同规定扣除相应的质保金或解除合约等处理。 N/A 是 N/A N/A 否 CA-CON-14 合同纠纷合同在履行过程中发生纠纷时，由公司外聘的法务人员按国家法律法规与合同主体进行协商。并在规定的时间内及时向公司分管副总、总经理、董事长汇报。公司协商无法解决的情况，根据合同约定按诉讼方式解决。 N/A 是 N/A N/A 否 CA-CON-15 合同结算与收款合同结算：业务承办部门根据合同履行情况，按合同约定日期定期填写《付款申请书》，分别交财务总监、分管副总审核，总经理/董事长审批【注1】。财务部出纳根据审批通过的《付款申请书》执行相应的付款操作。合同收款：财务部下设结算中心按合同规定收取相关费用，后根据当期合同主体的付款情况统计未及时付款信息，并通知未及时付款信息给业务承办部门，业务承办部门组织相应的催收工作。----------注1：若合同付款金额在10万元以下，由总经理签字审批；若合同付款金额在10万元以上，由董事长签字审批。 D-CIP-35[M]《付款申请书》（工程余款）D-CON-02[M]《记账凭证》（租金）D-CON-03[M]《解款单》 是 N/A N/A 是 CA-CON-16 公司目前尚未对合同履行情况进行定期评估，亦未建立合同管理考核与责任追究制，没有对业务部门因合同执行力不足而实行相应的责罚制。 N/A 是 CD-CON-06 公司目前尚未对合同履行情况进行定期评估，也未建立合同管理考核与责任追究制，没有对业务部门因合同执行力不足而实行相应的责罚制。 否 CA-CON-17 合同档案管理各合同承办部门设立专门的合同管理员，负责部门合同的登记、整理、保管等管理工作。合同管理员按照合同类型、年限等类别对合同进行统计、分类和归档，并建立相应的合同台账，对合同档案进行登记。但公司目前租赁合同及合同附件（如安全责任状、食品安全协议等）的归档分散于不同部门，难以保证合同附件签署的完整性。 D-CIP-41[M]《工程档案台账》；D-OM6-11[M]《租赁合同台账登记》； 是 CD-CON-07 公司目前租赁合同及合同附件（如消防安全责任状、食品安全协议等）的归档分散于不同部门，难以保证合同档案保管的完整性。 否 CA-CON-18 合同档案管理的更新业务承办部门的合同补充、变更、转让、中止或解除后，合同承办部门合同管理员根据合同补充、变更、转让或者解除对合同档案进行不定期更新。 D-CIP-41[M]《工程档案台账》；D-OM6-11[M]《租赁合同台账登记》； 是 无 N/A 是 CA-CON-19 合同借阅办理合同借阅业务时，借阅者提供身份证至合同管理员处，合同管理员核查借阅者身份后，借出合同。但目前公司尚未对合同借阅情况进行登记。 N/A 否 CD-CON-08 公司目前尚未对合同借阅情况进行登记。 否T-CON-03,05 XX农批内控咨询服务项目 企业内控咨询服务项目 内部控制执行有效性测试 流程：合同管理 控制活动编号 CA-CON-03 控制活动描述 合同订立前主体调查合同订立前，业务承办部门委派专人通过审查合同主体的身份证、营业执照、法人登记证书等相关证件，对对方进行主体资格、信用情况等的调查，并将调查结果通过口头汇报给部门领导。 控制活动编号 CA-CON-05 控制活动描述 合同文本的拟定与审批合同谈判结束后，公司根据协商谈判结果，指定业务承办部门拟定业务合同文本【注1】，业务承办部门部长审核合同文本的合法性和经济性，并将审核通过的合同文本呈办公室主任通过OA办公系统分别上交财务总监、分管副总审核，总经理/董事长审批【注2】。但公司目前合同文本尚未请法务人员参与审核意见，且租赁合同未留下公司领导书面审批记录。----------注1：市场管理部负责拟定市场租赁相关合同文本；工程部负责拟定代理合同、中介咨询合同、施工合同、监理合同等文本。注2：①若合同签署金额在10万元以内，合同文本交总经理审批；②若合同签署金额在10万元以上，合同文本交董事长审批。 控制类型 手工控制 控制执行频率 业务发生时 样本量 25（因此活动发生频率为每日多次，故抽取25个样本） 测试程序： 从客服中心处抽取租赁合同，合同主体身份证、营业执照，检查：1、合同文本内容是否明确合同标的、付款、结算方式及违约责任等；2、合同审批及签署是否按金额大小由不同代表人签字确认；3、是否对合同主体进行资质调查，并复印身份证、营业执照。 测试记录： 样本编号 测试程序 说明 文档日期 文档名称 合同主体名称 是否对合同主体进行资质调查，并复印身份证、营业执照存档 合同是否明确合同标的、结算方式及违约责任 合同是否有经总经理签字 合同是否有公司合同专用章 合同是否有对方签字 1 5/10/11 果品租赁合同 黄九保、黄金国 否 是 是 是 是 2 6/10/11 果品租赁合同 肖凤平 否 是 是 是 是 3 5/10/11 果品租赁合同 秦雪慧 否 是 是 是 是 4 6/1/11 果品租赁合同 彭建中 否 是 是 是 是 5 6/1/11 果品租赁合同 杨明桂 否 是 是 是 是 6 6/1/11 果品租赁合同 胡雪花、胡保秀 否 是 是 是 是 7 1/4/11 蔬菜租赁合同 李秋生 否 是 是 是 是 8 1/4/11 蔬菜租赁合同 熊月红 否 是 是 是 是 9 1/1/11 蔬菜租赁合同 代丽 否 是 是 是 是 10 1/4/11 蔬菜租赁合同 李秋生 否 是 是 是 是 11 6/1/11 粮油租赁合同 胡友水 否 是 是 是 是 12 5/10/11 粮油租赁合同 刘南珍 否 是 是 是 是 13 5/10/11 粮油租赁合同 熊国文 否 是 是 是 是 14 5/10/11 粮油租赁合同 万和平 否 是 是 是 是 15 5/10/11 粮油租赁合同 廖太平 否 是 是 是 是 16 6/10/11 粮油租赁合同 陈国民 否 是 是 是 是 17 6/1/11 租赁合同 万琛 否 是 是 是 是 18 6/20/11 租赁合同 邓小毛 否 是 是 是 是 19 6/1/11 租赁合同 李保平 否 是 是 是 是 20 6/1/11 租赁合同 胡小男 否 是 是 是 是 21 5/10/11 租赁合同 李少明 否 是 是 是 是 22 6/1/11 租赁合同 胡顺根 否 是 是 是 是 23 6/1/11 租赁合同 闵桃玉 否 是 是 是 是 24 6/1/11 租赁合同 尚木旺 否 是 是 是 是 25 6/1/11 租赁合同 龚代龙 否 是 是 是 是 测试结论： 无效 Note： 经执行有效性测试，客服中心尚未将合同主体的身份证、营业执照等复印与合同一起保存，不能保证合同主体调查的全面性，故测试结论为无效T-CON-10 XX农批内控咨询服务项目 企业内控咨询服务项目 内部控制执行有效性测试 流程：合同管理 控制活动编号 CA-CON-10 控制活动描述 合同履行情况跟踪业务承办部门负责对合同的履行情况进行跟踪，并形成相应记录：①工程部工程师负责跟踪工程类相关合同的执行情况，并建立《付款情况一览表》，登记工程类合同的支付明细；②收费结算部建立《租赁台账》，登记租户的租金收取情况，并对未及时缴租租户信息进行汇总登记至《每月商户未缴款名单》交市场管理部，市场管理部派专人对租户进行催缴工作。③财务部建立《银行贷款明细表》，对融资合同中资金的还款情况进行登记。 控制类型 手工控制 控制执行频率 业务发生时 样本量 因此控制活动折合发生频率为每半年一次，故抽取1个样本 测试程序： 1、从收费结算部抽取《租赁台账》和《XX产权物管未交明细表》，检查《租赁台账》是否定期更新，《XX产权物管未交明细表》是否与《租赁台账》中未缴租户明细一致；2、从财务部抽取《资金还款情况明细表》，检查财务部是否对资金还款情况进行更新。 测试记录： 样本编号 测试程序 说明 文档日期 文档名称 是否对租赁台账定期更新 《XX产权物管未交明细表》是否与租赁台账信息一致 是否对资金还款情况进行登记并定期更新 是否对工程付款情况进行登记并定期更新 1 N/A 租赁台账 是 N/A N/A N/A N/A 《XX产权物管未交明细表》 N/A 是 N/A N/A N/A 《资金还款情况明细表》 N/A N/A 是 N/A N/A 工程《付款情况一览表》 N/A N/A N/A 是 测试结论： 有效T-CON-11,12 XX农批内控咨询服务项目 企业内控咨询服务项目 内部控制执行有效性测试 流程：合同管理 控制活动编号 CA-CON-11 控制活动描述 合同补充、变更或解除的申请及审批合同执行过程中有发生补充、变更或解除时，由业务承办部门提出《档位退租受理单》/《合同补充申请表》【注1】，交部门经理、分管副总、财务总监审核，总经理/董事长审批【注2】。----------注1：目前公司合同变更受理主要为租赁合同解除；合同补充受理主要为工程类施工合同补充；注2：①若合同补充、变更金额在10万元以下，由总经理审批；②若合同补充、变更金额在10万元以上，由董事长审批。 控制活动编号 CA-CON-12 控制活动描述 合同补充、变更或解除的执行①合同补充申请经审批通过后，业务承办部门与合同主体进行商讨谈判，就合同补充协议内容达成一致后，合同承办部门与合同主体签订合同。②合同变更或解除申请经审批通过后，由合同承办部门与合同主体签订《档位退租受理单》、《合同补充协议》。公司在与合同主体签订新协议前，原合同依然有效。 控制类型 手工控制 控制执行频率 业务发生时 样本量 因此活动折合发生频率为每周一次，故抽取1个样本 测试程序： 1、从客服中心抽取《档位退租受理单》，检查：是否对档位退位信息填写完整、是否有部门领导、分管副总、财务总监、总经理审批签字；2、从工程部抽取《合同补充协议》，检查：合同补充协议是否经部门领导、分管副总、总经理、董事长审核、合同双方是否有盖公章、签字、合同补充协议条款是否明确合同标的、付款及违约责任等 测试记录： 样本编号 测试程序 说明 文档日期 文档名称 是否明确退原因 是否经部门领导签字 是否经分管副总签字 是否经财务总监签字 是否经总经理签字 1 2/15/11 档位退租受理单 是 是 是 是 否 早市附-4号，高建 2 4/12/11 档位退租受理单 是 是 是 是 是 蔬菜大棚，吴小红 3 2/15/11 档位退租受理单 是 是 是 是 是 早市大棚37号，曾小燕 4 6/9/11 档位退租受理单 是 是 是 是 是 粮油二街37号，涂理洪 5 8/1/11 档位退租受理单 是 是 是 是 是 粮油四街41号，甘国莲 1 11/10/11 《合同补充协议》 是 N/A N/A N/A 是 N/A 《合同补充协议》审批表 N/A N/A N/A N/A N/A 测试结论： 有效 Note: 公司自2010年尚未签订《合同补充协议》，2007年与施工方签订的《合同补充协议》无书面合同审批表，故此处为有效。T-CON-15 XX农批内控咨询服务项目 企业内控咨询服务项目 内部控制执行有效性测试 流程：合同管理 控制活动编号 CA-CON-15 控制活动描述 合同结算与收款合同结算：业务承办部门根据合同履行情况，按合同约定日期定期填写《付款申请书》，分别交财务总监、分管副总审核，总经理/董事长审批【注1】。财务部出纳根据审批通过的《付款申请书》执行相应的付款操作。合同收款：财务部下设结算中心按合同规定收取相关费用，后根据当期合同主体的付款情况统计未及时付款信息，并通知未及时付款信息给业务承办部门，业务承办部门组织相应的催收工作。----------注1：若合同付款金额在10万元以下，由总经理签字审批；若合同付款金额在10万元以上，由董事长签字审批。 控制类型 手工控制 控制执行频率 业务发生时 样本量 因此活动折合发生频率为每月一次，故抽取2个样本 测试程序： 1、从财务部抽取《付款通知书》、《发票》、《付款凭证》，检查付款通知书是否经部门领导、分管副总、总经理\董事长审核签字；付款通知书金额是否与发票、付款凭证金额一致；付款凭证是否经财务总监复核。2、从财务部抽取《内部缴款单》、租金发票，《记账凭证》，检查：内部缴款单金额与发票、记账凭证金额是否一致；记账凭证是否有经财务总监复核。 测试记录： 样本编号 测试程序 说明 文档日期 文档名称 编号 付款通知书是否部门领导、分管副总签字 付款通知书是否经总经理签字 付款通知书金额是否与发票、记账凭证金额一致 内部缴款单与发票、记账凭证金额一致 记账凭证是否经财务总监复核 1 3/15/11 《付款申请书》 N/A 是 是 是 N/A N/A 7130元 4/18/11 发票 10406389 N/A N/A 是 N/A N/A 4/22/11 付款凭证 记55 N/A N/A 是 N/A N/A 2 3/12/10 《付款通知书》 N/A 是 是 是 N/A N/A 28520元 3/12/10 发票 10006908 N/A N/A 是 N/A N/A 4/19/10 记账凭证 记37 N/A N/A 是 N/A N/A 1 5/11/11 《内部缴款单》 1105335 N/A N/A N/A 是 是 5/10/11 租金发票 15318445 N/A N/A N/A 是 是 5/10/11 《内部缴款单》 1105334 N/A N/A N/A 是 是 5/9/11 租金发票 15318440 N/A N/A N/A 是 是 5/11/11 《记账凭证》 记13 N/A N/A N/A 是 是 39539元 2 1/15/11 《内部缴款单》 13945 N/A N/A N/A 是 是 1/15/11 租金发票 13743223 N/A N/A N/A 是 是 1/15/11 《记账凭证》 记36 N/A N/A N/A 是 是 16236元 测试结论： 有效T-CON-18 XX农批内控咨询服务项目 企业内控咨询服务项目 内部控制执行有效性测试 流程：合同管理 控制活动编号 CA-CON-18 控制活动描述 合同档案管理的更新业务承办部门的合同补充、变更、转让、中止或解除后，合同承办部门合同管理员根据合同补充、变更、转让或者解除对合同档案进行不定期更新。 控制类型 手工控制 控制执行频率 业务发生时 样本量 此控制活动仅有一个样本 测试程序： 1、从客服中心、工程部分别抽取合同管理档案，检查合同管理员是否不定期对档案进行更新。 测试记录： 样本编号 测试程序 说明 文档日期 文档名称 编号 是否建立合同台账并进行更新 1 N/A 工程合同台账 N/A 是 N/A 租赁合同台账 N/A 是 测试结论： 有效编号规则 编号规则 风险编号： 战略 公司层面 EL-1,2,3… 运营 投资活动 IN 工程项目 CIP 运营管理 OM 市场管理（OM1）（含蔬菜、果品、粮油副食品）食品安全管理（OM2）收费结算管理（OM3）招商管理（OM4）安保管理（OM5）客服管理（OM6） 人力资源管理 HR 法律法规 合同管理 CON 财务管理 资金管理 TR 预算管理 BU 财务报告管理 FSC 资产管理 资产及采购管理 FM 信息系统 信息管理 IT 汽配管理 汽配管理 APM 控制目标编号: 战略 公司层面 CO-EL-1,2,3… 运营 投资活动 CO-IN 工程项目 CO-CIP 运营管理 CO-OM 市场管理（CO-OM1）（含蔬菜、果品、粮油副食品）食品安全管理（CO-OM2）收费结算管理（CO-OM3）招商管理（CO-OM4）安保管理（CO-OM5）客服管理（CO-OM6） 人力资源管理 CO-HR 法律法规 合同管理 CO-CON 财务管理 资金管理 CO-TR 预算管理 CO-BU 财务报告管理 CO-FSC 资产管理 资产及采购管理 CO-FM 信息系统 信息管理 CO-IT 汽配管理 汽配管理 CO-APM 控制活动编号: 战略 公司层面 CA-EL-1,2,3… 运营 投资活动 CA-IN 工程项目 CA-CIP 运营管理 CA-OM 市场管理（CA-OM1）（含蔬菜、果品、粮油副食品）食品安全管理（CA-OM2）收费结算管理（CA-OM3）招商管理（CA-OM4）安保管理（CA-OM5）客服管理（CA-OM6） 人力资源管理 CA-HR 法律法规 合同管理 CA-CON 财务管理 资金管理 CA-TR 预算管理 CA-BU 财务报告管理 CA-FSC 资产管理 资产及采购管理 CA-FM 信息系统 信息管理 CA-IT 汽配管理 汽配管理 CA-APM 总体编号： 风险编号规则 流程简称＋顺序号举例：投资活动流程第一个风险：I×-1 控制目标编号规则 CO＋流程简称＋顺序号举例：投资活动流程第一个控制目标：CO-I×-1 控制活动编号规则 CA＋流程简称＋顺序号举例：投资活动流程第一个控制活动：CA-I×-1 穿行测试文档编号规则 D＋流程简称＋顺序号[M]/[E]举例：投资活动流程第一个穿行测试文档（书面文档）：D-I×-1[M]投资活动流程第二个穿行测试文档（电子文档）：D-I×-2[E] 运行有效性测试底稿编号规则 T＋流程简称＋顺序号举例：投资活动流程第一个运行有效性测试：T-I×-1 控制缺陷编号规则 CD＋流程简称＋顺序号举例：投资活动流程第一个控制缺陷：CD-I×-1样本量选取规则 对于频率确定的控制活动： 控制类型 控制执行频率 样本量 手工控制 每天多次 25 手工控制 每天一次 15 手工控制 每周一次 5 手工控制 每月一次 2 手工控制 每季度一次 1 手工控制 每年一次 1 信息系统控制 不适用 1 对于频率不确定的控制活动： 控制类型 年发生次数 折合频率 样本量 手工控制 >200 每天多次 25 手工控制 50-200 每天一次 15 手工控制 15-50 每周一次 5 手工控制 <15 每月一次 2