建立人事档案的实际意义
人事有狭义和广义之分，狭义的人事档案仅限于指员工档案，而广义的除此之外，还包含其它人事管理、流程、文档、表格和规范等。
HR在日常工作中提及更多的往往是指以员工为单位(为中心)的相关档案，俗称员工档案。烤鱼今天问的这个话题指的也是员工档案吧!~~ 我们公司管理相对比较成熟规范，除了这常规的5项之外，员工档案还包含以下内容，现从入职类、在职类和离职类三个方面去阐述档案的明细：
一、入职类的：
6、员工入职体检表或健康证明(入职前三个月内的为有效)
7、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件(这些员工个人基本信息的作用就不多说了)
8、员工上家单位的离职证明(规避用人及法律责任风险，如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工，也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工，尤其是与竞争手有签订保密
协议
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或竞业避止协议的人)
9、入职(承诺与上家单位解除劳动关系，发生纠纷与公司无关;承诺工作履历和所提供资料真实可查;承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等)
10、薪资核定表(入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理，我们公司是财务保存原件)
11、保密协议或竞业避止协议(不是所有人签，我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工，并有选择性的签订)
二、在职类的：
12、员工试用期考评记录(试用期报告、
转正申请
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表、转正评估审批表)
13、人事异动审批表单(调岗、升迁、降职、调薪等)
14、考勤记录(如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等)
15、培训记录(培训签到表、培训总结与、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等)
16、奖惩记录(荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等)
17、考核记录(目标责任状、有员工签名的考核
方案
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、考核统计结果等)
18、核心骨干员工/关键人才HR台帐(这是我们的特色哦，主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度，一个季度评估一次)
三、离职类的：
19、员工离职申请表/员工离职申批表(先申请后审批，我们是分开的两张表)
20、员工离职交接表或交接清单
21、员工离职访谈表
22、开给员工的离职证明或解除劳动
合同
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通知书
23、员工竞业避止期限(明确离职员工的具体竞业避止期限)
员工档案并不是越多越好，合适就行。越多对管理的要求就越高，越仔细，管理成本也就更高，如一般的中小企业做好很难做到有考核记录或保密协议，甚至连离职访谈表都没有，只要不影响企业正常经营和运转，抓大放小、不拿来主义，也不面面俱到，结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容，就可以了。
建立这些人事档案的作用和意义何在?
1、首先可以防范和规避不必要的法律风险。
2、其次可以更好地盘点公司人力状况和全方位的评估人才。
3、还可以发现员工的整体素质规律，有助于更好地做好人力规划、人员配置和补充优化，实现人才使用的合理化和最大化。
4、另外，也可以从研究员工档案中的员工知识素质、工作经验和工作技能等详细信息来制定激励措施和绩效考核，规划员工职业生涯发展，实现员工晋升渠道畅通，让档案真正为人才服务。
5、可据此制定和安排员工培训计划，制定员工培训发展战略，实现员工素质与能力的提升。
6、可据此深入了解员工需求，制定员工辅导和关爱方案，为员工排忧解难，做到更好关怀员工，尤其是关键人才。
7、利用档案中员工薪酬的记录和分析，能把握住员工薪酬晋升方向，按步骤合理制定出薪酬方案，这样不仅有利于实现薪酬增长的可持续性，合理利用好薪酬，更能在每一个阶段都激发出员工的内在潜能，提高员工工作效率。
8、总之，建立员工档案是做好人力资源其它工作的基础，身为HR，如何选用育留，都得时不时查阅和关注一下员工的档案。当你一筹莫展之时，看完员工档案之后，说不定会“柳暗花明又一村”哦，不妨，你试试?
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