WORD使用技巧

http://hi.baidu.com/xinjingcai WORD 使用技巧 1、Alt键的妙用 1. 按住 Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标 尺上会显示具体值)。 2. 按住 Alt再进行相应操作，还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档 中的位置等。 3. 按住 Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按 Alt键后双击表格中任意位置， 可快速选定整个表格。 4. 按住 Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。 5. 按住 Alt 拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住 Ctrl 则复制)。 2、双击、右击的妙用 双击大多数对象，将弹出相应的设置对话框，可以快速设置有关项目；选定对象(或将 光标置于特定位置)后右击，弹出的快速菜单常会出现工具栏和主菜单中没有的选项。 1. 双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框。 2. 双击标尺上栏间距区域，会弹出“分栏”对话框。 3. 双击标尺上任何一个制表位，会弹出“制表位”对话框。 4. 双击工具栏两侧空白处会弹出“自定义”对话框。如双击上下边线则工具栏会变为浮动工 具栏。打开“自定义”对话框后右击菜单命令或工具按钮可修改它的样式。 5. 选定要复制的格式，再双击格式刷，可将选定格式多次复制到其他位置。 6. 快速拆分窗口：将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，变成双向箭头后双击 或拖动可拆分窗口。 7. 状态栏中的双击：双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。 双击“录制”则弹出“录制宏”对话框，双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别进入修 订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。 8. 在“文件”的“打开”对话框中，选定文件名后右击，选择“打印”可不打开文件而快速打印 Word文档。 9. 选定多边形后右击，选择弹出菜单中的“编辑顶点”，按 Ctrl不放，单击连线可增加顶点， 单击顶点则删除该顶点。 鼠标指针移到连线或顶点上右击还会出现许多选项。 3、关于段落、排版 1. 无法调整行间距，字间距：检查“页面设置”中的“字符数/行数”选项，设置为“使用默认字 符数”，在“段落”对话框中就可调整行间距。 2. 设置特大字体：字体列表中的最大字体只有 72磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数 (最大为 1638磅)，再按回车，可得到更大的字体。 3. “三色一无”的妙用：正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”或“无边 框”往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版(分栏、添加文字等)。 4. 格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式(或者改不成和其他 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 相同的格 式)的现象？用格式刷试试，往往奏效。 5. 查看字体、段落格式：按下 Shift+F1 组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正 1 http://hi.baidu.com/xinjingcai 在使用的字体、段落格式。 6. 撤消“自动更正”等自动功能：用“撤消”(Ctrl+z)来即时撤消由“自动更正”等产生的意外结 果(撤消自动功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。 7. 快速替换 Normail.dot 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 ：在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前缀 为“~$”的临时文件)，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word即可。用此法也 可替换其他正在使用的文件。 8. 无法调整“页面设置”中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修 改的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开“分栏”对话框后 复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。 9. 段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小， 还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。 4、关于快捷键、菜单、工具栏 1. 在主菜单上添加命令或工具按钮：使用 800×600 像素以上的分辨率，主菜单右边有很多 空位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！ 2.快速自定义快捷键：按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执行要定 义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。 3. 漂移下拉菜单：单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮 后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。 5、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形) 1. 图形等“对象”的上下叠放：插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中“文字 环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方)，“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放 在文字下面，形成“背景”或“水印”。 2. 编辑环绕顶点：单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”，图片周围会出现许 多顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住 Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或 删除)顶点。 3. 图形裁剪后的恢复：可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部 分。 4. 旋转、编辑：插入文档中“剪贴画”，如果你先“取消组合”，再“组合”，就可整体旋转了。 “取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。 5. 图片的再现：插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击“绘 图”工具栏上的“选定”按钮，丢失的图片就无处藏身。 6. 图片或其他对象的“选定“：当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标 选定。只要单击“绘图”中的“选定”图标后，再移到对象上，就能单击“或划框”选定(选定一个 后再按 Tab可切换选定不同层次)。 7. 移动或复制对象：按住 Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按 Ctrl则复制)图 形等对象到新位置。 6、自动加密Word文档 随着办公自动化的普及，用 Word 的人越来越多，我作为一家公司的文员，更离不开 Word。公司为了保守商业机密，规定所有的 Word 文档必须加密，每次在 Word 菜单“工 具”→“选项”的“保存”页中给文档加密不仅麻烦，而且密码常常被遗忘。为了省事，我用自 动宏给 Word做了一个通用密码，只要新建一个 Word文档它就会自动进行加密工作，很方 2 http://hi.baidu.com/xinjingcai 便！先录制一个新的宏。运行Word，在它的菜单中依次选择“工具”→“宏”→“录制新宏”。 这时弹出一个“录制宏”对话框，我们在“宏名”中输入“Autonew”，在“将宏保存在”中选 择“所有文档（Normal.dot）”，然后点击“确定”按钮。 选择Word菜单的“工具”→“选项”，在“选项”对话框中选择“保存”页，然后在“打开权限 密码”中输入自己定义的通用密码，比如“4rt84f”等，当输入完毕后单击“确定”按钮， 这时会弹出一个“确认密码”的对话框，我们只需再次键入密码就行了，然后单击“确定” 按钮。在 Word菜单中依次选择“工具”→“宏”→“停止录制”。选择 Word菜单的“文件”→“退 出”，关闭Word，这样宏的录制工作就完成了。 使用自动加密的 Word 文档。以后使用 Word 时，只需点击“新建空白文档”按钮（注： 运行Word后Word自动新建的那个空文档没有被加密，只有手工新建的文档才会自动加密）， 就可如往常一样工作，根本感觉不出它有什么特殊的地方。 验证加密效果。当我们完成工作后，照常保存并关闭文档，你同样感觉不到它有什么特 殊之处，但如有人想打开这个文档，便会发现必须输入密码才行！ 7、巧用“稿纸”格式 在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字 本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是 用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手： ①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成 20×20的稿纸文档； ②左击“视图/页眉和页脚”选单项； ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮； ④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令； ⑤拖动方格列，排成 31×20的“小字本”格式； ⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡； ⑦将每页行数设置为 31后确定； ⑧关闭“页眉/页脚”即可。 8、妙用Word中的自动图文集输入个人信息 在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。如：姓名、单位、 家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦 了？其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松 地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。 “自动图文集”的使用步骤如下： ①首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，在个人签名中加 入个漂亮的图片可真的很不错）。比方说我选定地就是以下文字： 姓名：蔬菜 家庭地址：中国 电话：1234567 电子信箱：feiyang@china.com QQ号码：88888888 ②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入 “自动图文集”的名字，如你的名字。在本例中假设你输入的是“个人信息”。 ③现在，请你在Word中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时 按 F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继 续键入其他内容即可跳过。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插 3 http://hi.baidu.com/xinjingcai 4 入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。 9、Word的压缩功能 如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小， 这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果 Word 文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这 时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。 这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到 一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到 几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践， 发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压 缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下： 第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过 Windows的“画笔”，将其存为一个文档。 第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。 第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。 第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。 至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档 所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与 未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。