社会责任管理体系程序文件

社会责任管理体系程序文件（符合SA8000:2008）文件编号：JN/SAP—2009（汇编）版本号：A/0受控状态：发放编号：持有岗位：2016年10月24日发布2016年10月24日实施编制：倪石审核：批准：程序文件目录 序号 程序文件名称 文件编号 1 法律法规识别程序 SAP-01 2 招工程序 SAP-02 3 救济童工程序 SAP-03 4 未成年工教育程序 SAP-04 5 安全卫生运行控制程序 SAP-05 6 应急准备与响应管理程序 SAP-06 7 安全卫生培训程序 SAP-07 8 管理评审管理程序 SAP-08 9 内部审核程序 SAP-09 10 供应商、分包商和分供商管理程序 SAP-10 11 事故、不符合、补救及纠正行动程序 SAP-11 12 对内对外沟通程序 SAP-12 13 文件及记录控制程序 SAP-13 SAP-01《法律法规识别程序》1.目的为了识别、获取并更新适用的社会责任法律、法规、标准及其他要求，特制定本程序。2.适用范围适用于公司识别、获取和更新社会责任法律、法规及其他要求，以及确认其适用性。3.职责行政人事部负责获取社会责任法律、法规、标准和其他要求并确认其适用性，并及时更新。4.工作程序4.1获取途径从专业报纸、杂志及专业咨询机构等渠道获取；4.2确认适用性a)行政人事部根据公司需要，确认社会责任法律、法规及其他要求的适用性；b)根据国际标准、国家标准、行业标准和地方标准，确定公司生产经营过程中各个社会责任标准的适用性；c)行政人事部将收集到的法律、法规及标准的具体适用内容传达相关部门；d)当现行的法律、法规、标准和其他要求有标准更新时，应重新确认；e)行政人事部应随时获取并每半年进行一次社会责任法律、法规适用性评审。4.3社会责任法律、法规、标准和其他要求的管理a)行政人事部获取和确认的社会责任法律、法规和其他要求应妥善保管并建立台账，负责跟踪其变化。b)行政人事部将适用的法律、法规和其他要求及时转发到公司各有关部门，对过期或作废的社会责任法规文件应及时收回。c)行政人事部每半年要进行一次法律、法规、标准及其他要求的获取工作，同时每半年要监督检查各部门目标、指标、社会责任活动表现与法律、法规及要求的符合性。5.相关记录5.1[法律法规清单]SAR-01-016.相关文件:无SAP-02《招工程序》1.目的为了确保招工过程符合国家法规规定，避免误招童工和发生歧视性事件，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于公司招工过程，特别是非管理层员工。3.职责行政人事部根据“公开招工，全面考核，择优录取”的招工原则，根据公司需要招聘员工。4.工作程序4.1行政人事部根据公司发展需要，制定招工要求(职位、工作岗位、技术及工作经验等)；该要求应避免任何歧视性条款。招工广告通过劳动力市场等渠道发布。4.2招工时必须采取有效方法查验身份证，鉴别员工的真实年龄，确保员工入职时至少达到16周岁，防止因提供虚假年龄文件而误招童工。不能提供有效身份证明者一律不予录取。4.3招工时不得因种族、社会等级、国籍、宗教、残疾、性别、性别取向、工会会员资格或政党等方面的原因采取歧视行为。禁止以任何形式歧视女工，特别是怀孕女工。4.4招工时不得向员工收取任何形式的押金或抵押物，也不得通过招工代理机构收取。4.5招工时必须同时建立并保持完整的人事档案，包括入职日期、出生日期、教育经历、工作经历、家庭地址及紧急联络办法等，至少还应附加身份证复印件，学历证明复印件等。4.6经面试合格后,并经体检身体正常时，应与员工签订正式的《劳动 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 》一式两份(企业、员工)。4.7根据法规要求，建立未成年工档案，安排上岗前和每年定期检查，办理未成年工登记，不得安排未成年工从事任何可能危害身体健康和安全的工作。4.8公司建立申诉和投诉机制，发现违反公司政策和法规的行为，可以直接向社会责任管理代表甚至总经理投诉，公司应及时查清事实，采取纠正行动。5.相关记录5.1[员工花名册]SAR-02-015.2[未成年工登记表]SAR-02-025.3[员工体检登记表]SAR-02-035.4[ 劳动合同 劳动合同书模板免费下载企业劳动合同范本下载劳动合同 doc 下载劳动合同法下载劳动合同模板可下载 ]SAR-02-046.相关文件6.1《岗位任职条件》SAP-03《救济童工程序》1.目的为了确保及时发现因任何原因进入公司的童工，根据标准和法规要求妥善处理童工事件，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于调查和处理可能发生的童工事件。3.职责行政人事部根据标准和法规要求，负责调查、处理童工事件，确保童工得到妥善的照顾。本程序应向所有员工传达。4.工作程序4.1行政人事部应鼓励员工举报使用虚假身份证明进入公司的个案，尽早发现因任何原因进入公司的童工。4.2一旦发现童工，必须立即停止其工作，指定专人负责送该童工到医院检查身体的健康状况，并通知当地劳动管理部门。公司不得立即辞退童工，以避免他们可能陷入更加严重的困境。4.3如果该童工身体健康，则经劳动管理部门同意安排专人将其送到父母身边，公司负责全部费用；如果需要治疗，则公司负担全部费用直到痊愈。4.4根据需要，公司应提供适当的经济资助和其他资源，确保该童工完成法定的义务教育，直到超过儿童年龄为止。4.5公司应调查误招童工的原因，采取有效的措施杜绝类似事件。5.相关记录5.1[童工救济报告]SAR-03-016.相关文件无SAP-04《未成年工教育程序》1.目的为了确保公司未成年工得到适当的教育，持续符合标准要求，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于公司所有未成年工，即当地强制教育法律规定的或正在求学当中的未成年人。3.职责行政人事部负责根据公司政策和标准要求，制定和实施未成年工教育计划。本程序应向所有员工传达。4.工作程序4.1公司建立未成年工教育状况档案，登记每一名未成年工的年龄、受教育状况及辍学原因等。4.2公司制订具体措施，避免招用在校未成年学生。若该未成年工正在求学中，公司应提供适当的经济资助和其他资源，确保他们完成法定义务教育；如果他们需要工作，则不可安排他们在上课时间工作，并保证每日上课、工作及交通时间总和不超过10小时。4.3公司应该跟踪未成年工教育的实施情况，必要时及时调整。5.相关记录5.1[未成年工教育登记]SAR-04-016.相关文件无SAP-05《安全卫生运行控制程序》1.目的为加强对公司重大危险因素有关的运行活动的监督控制，确保其符合公司政策、目标与指标的要求，避免意外事故，实现安全卫生的持续改进，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于公司管理体系有关安全卫生的运行活动的监督控制。3.职责3.1生产部负责机器设备维护保养，从机器设备的采购、安装阶段开始考虑如何降低意外事故。3.2总经理负责批准《危险源辩识与风险评价表》并提供必要的资源。3.3负责根据各自工作区域识别各种危险源，填写危险源辩识及风险评价清单，编写必要的安全 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，对所属员工安全意识、安全纪律、安全知识等方面的培训。4.工作程序4.1对有重大危险的运行与活动，公司应进行重点控制，将其中可能造成重大事故的设备、操作和场所，列为安全控制点，明确检查和控制的要求。4.2在采购、安装阶段开始应考虑防止工伤事故和职业病，在工艺设计阶段，应对生产工艺过程中可能引起的职业危险进行评审。尽量采用不用或少用有毒有害的工艺技术和原材料，尽量使用无毒害的原材料代替有害的原材料。4.3生产部应严格按照相应工艺操作规程进行生产，负责机器设备日常清扫和维护保养。4.4公司对可能造成重大事故的设备、设施、场所制定严格的安全措施，由专人负责监督执行。如对噪声采取隔音、吸音等措施防噪声超标；对于漏、滴油现象采用导油槽予以收集等。4.5生产部负责化学危险品（如油品、杀虫剂、有机溶剂等）的贮存和使用，根据法律法规的要求和公司的规定，要防止直接倾倒、泄漏等异常现象的发生。4.6当出现意外事故或违反规程的情况时，管理部安全主任应负责调查和处理，采取纠正措施避免再次发生。5.相关记录5.1[消防验收报告]SAR-05-015.2[设备维修保养记录]SAR-05-025.3[特殊作业人员上岗证]SAR-05-035.4[断针回收记录]SAR-05-045.5[危险源识别清单]SAR-05-055.6[设备台帐]SAR-05-065.7[设备检修计划]SAR-05-076.相关文件6.1《消防管理规定》6.2《保安管理规定》6.3《车间安全管理规定》6.4《工伤急救管理规定》6.5《宿舍管理规定》6.6《仓库管理规定》SAP-06《应急准备与响应管理程序》1.日的为了预防和控制潜在的事故或紧急情况，必要时，做出适应的应急准备和响应，最大限度地减少可能产生的事故后果，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于在公司区域内可能发生的火灾、爆炸事故，发生其他灾害性紧急情况，如台风、暴雨洪水时可以参考采用。3.职责3.1行政人事部负责制定重大事故的应急计划。3.2行政人事部负责定期对义务消防队员进行安全防火技能培训和组织消防演习，发生火灾时组织紧急救护工作。3.3行政人事部负责与消防、医疗等单位紧急联系。3.4健康安全代表负责组织事故现场的人员抢救工作。3.5健康安全代表负责组织遭受台风袭击或发生洪水灾害时公司抢救工作。3.6健康安全代表负责对紧急情况发生后采取的纠正行动进行验证，并完善程序。4.工作程序4.1应急准备a)公司成立应急准备领导小组，由健康安全代表任组长，组员由行政人事部、财务部、生产部、贸易部、品管部、样板室等各部门主管组成。b)每年至少举行一次应急演习，验证应急计划和措施的有效性。c)行政人事部备有当地消防部门、急救中心等单位以及公司高级管理层、健康安全代表的通讯联络表，并及时更新。4.2应急响应a)火灾发生时，发现人员应立即报告给所在部门经理并报告行政人事部，同时采取措施控制事故扩大。行政人事部应立即联络健康安全代表及义务消防队员立即赶到现场。b)若火势不能控制，应立即通知当地消防部门，报警时必须讲明起火地点、火势大小、起火物资、公司电话号码等详细情况，并派人到路口接警。c)行政人事部负责将受伤人员转送医院或通知急救中心赶赴现场进行紧急救护。d)其他管理人员协助现场的指挥、救护、通讯、车辆的使用调度等工作。4.3纠正措施a)事故发生后，行政人事部应组织相关人员分析事故原因，填写[事故调查表]，针对导致意外事故的原因，如异常作业、操作人员缺乏培训等由责任部门采取纠正行动，交社会责任管理者代表确认后付诸实施。b)行政人事部应对本程序进行评审与修订，使其不断完善。4.4当遭受台风袭击或发生洪涝灾害时，行政人事部应紧急通知各部门对人员及财产采取保护措施。4.5如果因公司需要增加有毒、有害化学品的使用，需要增设高压容器或重要环保设施等，则需针对泄漏、爆炸、设备事故等可能的隐患，及时更新本程序，增加相应的内容。5.相关记录5.1[事故调查表]SAR-06-015.2[消防安全管理计划]SAR-06-025.3[消防安全检查记录表]SAR-06-036.相关文件无SAP-07《安全卫生培训程序》1、目的为了确保全体员工熟悉公司社会责任管理体系及运作程序，确保体系有效运作。2、适用范围本程序适用于公司所有员工培训。3、职责3.1行政人事部负责确定公司各层次员工社会责任培训的要求。3.2各部门负责确定本部门社会责任培训需求。3.3行政人事部负责制定和监督实施公司年度培训计划。3.4行政人事部负责公司级培训的组织工作。3.5各部门负责本部门范围内的培训。4、工作程序4.1培训大纲行政人事部根据各层次员工的工作性质、具体岗位等内容确定各类员工的培训要求。所有员工都应进行标准基本知识、有关法律法规和社会责任政策的培训，对不同员工还要增加培训内容。a)高级管理人员社会责任管理手册；职责和资源配备、领导者在培训中的作用；适用于公司的法律与其他要求；公司重大社会责任因素和重大风险；公司目标、指标及社会责任管理方案。b)管理者代表社会责任管理手册;职责和资源配备、领导者在培训中的作用；国家和地方的适用法律与其他要求；公司重大社会责任因素和重大风险及相应的管理方法；SA8000各要素在实施中的要求。c)中层管理人员职责和资源配备、领导者在培训中的作用；本部门的社会责任因素和风险源；本部门有关的重大社会责任因素和重大风险的管理或控制方法；本部门适用的法律与其他要求有关的运行控制程序。d)内部审核员内审员进行专门的培训和考核；全公司社会责任因素及重大风险的控制方法；社会责任管理体系程序文件。e)一般员工本岗位的社会责任因素和风险源；本部门适用的法律与其他要求；有关的运行控制程序和作业文件。f)社会责任影响关键岗位和风险岗位员工本岗位的社会责任因素和风险源；本部门适用的法律与其他要求；熟悉有关的运行控制程序和作业文件中所规定的工作要求和管理；本岗位紧急情况下的响应措施。4.2培训计划a)行政人事部在每年底向各部门发放《年度培训调查表》，各部门根据实际工作需要提出培训需求，经与行政人事部商讨后确定。b)行政人事部依公司培训大纲和各部门上报的培训需求，编制《年度培训计划》，报总经理批准。c)将批准后的年度培训计划发到各部门经理贯彻实施，明确受培训的对象、内容、组织部门、实施时间和培训方式。e)临时决定的培训要由申请部门填写申请，报行政人事部备案；部门内的培训工作由各部门自行组织，公司范围内的培训由行政人事部组织实施。4.3培训实施一般按年度计划进行，因工作需要可以临时追加培训。4.3.1培训方式a)各部门根据需要自行组织，将培训情况、记录报行政人事部备案，并取得资金支持；b)由行政人事部集中组织，请公司内部或外部教师授课；c)根据实际需要参加外部专业机构组织的业务培训。4.3.2组织培训，应事先通知有关部门和员工做好工作安排。4.3.3对社会责任影响关键岗位的培训和上岗培训，组织者应根据培训计划，培训结束时进行考核，考核合格者可上岗，不合格者需重新培训直至合格。a)对于新员工采取书面答卷的方式进行考核；b)对于社会责任影响关键岗位,由相关部门培训、考核，将资料行政人事部备案；c)对于参加外部培训的员工，要将培训合格证复印件交行政人事部备案。4.3.4每次培训结束后应由组织者写培训记录。4.4培训记录a)公司外部培训结束后，由行政人事部填写培训记录，将培训证书复印件交行政人事部备案。培训记录应包括：时间、地点、参加员工、考核情况等。b)公司内部培训结束后，由培训组织者将培训实施记录交行政人事部备案。c)行政人事部建立每一位员工的培训档案，内容包括培训记录、专业技术职务和专业技能的取得等。4.5培训监督行政人事部每季度对各部门培训计划执行情况检查和监督一次。5.相关记录:5.2[员工培训计划]见JL/QR/ISO-6.2-105.3[员工培训记录]见JL/QR/ISO-6.2-136.相关文件无SAP-08《管理评审管理程序》1.目的通过定期对社会责任管理体系进行评审，以确保体系的持续适用性、充分性和有效性，并对政策、目标以及社会责任管理体系的其他要素加以修正，从而取得更好的社会责任表现。2.适用范围本程序适用于公司社会责任体系的管理评审。3.职责总经理主持召开管理评审。行政人事部负责组织准备所需资料，负责整改措施跟踪检查的组织和报告工作。4.工作程序4.1评审时机公司确认每年12月份召开一次管理评审会议，当发生下列情况时应考虑追加管理评审。a)在第三方社会责任管理体系认证前一、二个月；b)公司的经营政策、经营策略、组织结构、产品结构发生重大调整时；c)社会责任因素适用的法律与其他要求发生重大变化时；d)利益相关者有合理的要求时；e)市场发生重大变化时；f)公司发生重大社会责任事故时。4.2评审内容a)社会责任管理体系审核结果。b)目标、指标及管理方案完成情况。c)法律、法规的符合性。d)社会责任管理体系的适用性、充分性、有效性。e)根据下列因素对社会责任政策的适宜性和更改需要评价：法律、法规要求的变化；利益相关者期望和要求的变化；公司的产品或活动的变化。f)从社会责任事故中得到的教训（出现的不符合及纠正预防措施）。g)有关投诉和抱怨的处理结果。h)公司社会责任管理的下一步工作计划。4.3评审信息的收集，评审计划的编制及通知a)行政人事部负责收集评审。b)管理者代表组织编制管理评审计划。c)行政人事部负责分发评审通知。4.4评审参加人员总经理、副总经理、管理者代表、各部门经理、内部审核员及行政人事部成员，必要时也可邀请其他有关员工参加。4.5评审实施a)参加管理评审员工，需在《管理评审会议签到表》上签到。b)管理评审会议由总经理主持。c)与会员工对评审资料进行审议。d)总经理对管理评审结果做出决定。4.6评审后的结果应包括的内容a)评审后社会责任政策的适宜性、目标、指标和管理方案的变更内容。b)对社会责任体系的变更内容。4.7评审后由行政人事部做好会议记录，根据会议记录和总经理决定，编写管理评审报告，评审报告应经各有关部门经理会签，经管理者代表审核，报总经理批准后，才能发放实施。4.8评审结果的检查、追踪a)各部门经理落实本部门纠正、预防措施的实施与检查。b)行政人事部对各部门的实施情况进行跟踪检查、验证。c)管理者代表对各部门采取的纠正与预防措施进行确认。5、相关记录5.1[管理评审计划表]见JL/QR/ISO-5.6-015.2[管理评审报告]见JL/QR/ISO-5.6-025.3[管理评审会议记录]见JL/QR/ISO-5.6-036.相关文件无SAP-09《内部审核程序》1.目的为了规范公司社会责任管理体系内部审核，特制定本程序。2.范围本程序适用于公司所有关注社会责任管理体系内部审核活动。3.职责3.1管理者代表：策划社会责任管理体系审核计划纲要和所需的人力、物力和财力资源;任命审核组长，成立审核组。3.2审核组长：根据本程序准备和实施内部审核，向管理者代表提交审核报告。4.工作程序4.1编制审核计划a)每年年初，管理者代表应编制一份年度审核计划表。各部门或各要素的审核频次应取决于其现状和重要性，并考虑前几次审核所发现的问题。审核计划应呈交最高管理者批准。b)应在审核前5天内向各有关部门的领导通知确切的审核日期。c)管理者代表应根据需要委派内部审核员。4.2实施审核a)审核员应在实施审核前研究有关的程序文件，并应：决定是否需取得其他文件；编制检查表；决定是否需要陪同人员。b)审核员应通知相关部门经理和主管何时开始审核。c)审核员应使用编制好的检查表作为进行审核的工具之一。d)审核的目的是寻找不符合适用标准或程序的客观证据，以便进一步改善，不应加入个人的责备。4.3报告审核结果a)审核员应在审核完成后通知有关的部门领导，并对审核结果作一次口头报告，并针对不b)符合项发出纠正行动要求表（CAR）。c)纠正行动要求表可采用统一的格式。这种表格可由管理者代表根据审核员的需要发给，并编上序号。d)审核员应在纠正行动要求表中填写不合格的详细内容，但不必填写纠正行动栏。e)审核的总结果报告可采用统一的格式编写，必要时还可采用续页。f)审核总结果报告和纠正行动要求表应由管理者代表批准，并发给有关的部门经理。4.4对纠正行动要求表的反应。4.4.1对每一份纠正行动要求表必须在5个工作日内做出书面反应，详细说明建议采取的纠正行动和完成期限。a)建议行动中应包括紧急纠正行动、短期纠正行动和长期纠正行动。b)在纠正行动比较复杂的情况下，可以建议成立工作级并进行调查，要求制定一份计划表。这是对纠正行动要求表的一种可以接受的最初反应。4.4.2这些反应应记录在纠正行动要求表中的“建议采取的纠正行动”一栏中，并退回给管理代表。如果该建议不能接受，则管理者代表将与接收纠正行动要求表的人员联系，并向他解释不接受的原因。在这种情况下，应编制一份修正的纠正行动建议。4.4.3对纠正行动要求表不做出反应时，管理者代表应加以追查并向最高管理者报告。4.4.4如果对纠正行动的需要或对纠正行动的性质不能达成一致意见时，管理者代表应报告最高管理者进行促裁。4.5跟踪检查a)当纠正行动预定完成日期已到，或当管理者代表已接到完成的通知时，应委派一名审核员去验证其完成情况。b)负责验证的审核员应检查纠正行动已被采取并证明有效后，在纠正行动要求表中的“验证”栏中签字。c)在下次计划中对该部门进行审核时，审核员应检查此纠正行动是否仍然有效。如不再有效，则应发出一张新的纠正行动要求表，在表中说明原来发现的问题。d)如有规定的期限内未能完成纠正行动，管理者代表应对此进行跟踪。如无正当理由或未能规定出可接受的修正的期限，应向最高管理者报告。4.6记录的保存管理者代表应保存一份档案，保存所有的审核报告及纠正行动要求表，并有一览表记录它们的完成状态，保存期至少3年。5.相关记录:5.1[内部审核计划]5.2[内部审核检查表]5.3[不符合项报告]5.4[内部审核报告]6.相关文件无SAP-10《供应商、分包商和分供商管理程序》1.目的为了确保公司懂得社会责任标准的要求，并逐步改善其社会责任表现，特制定程序。2.适用范围本程序适用于公司所有供应商、分包商和分供商。3.职责采购部在管理者代表的指导下负责管理供应商，并采取行动要求和协助供应商和分包商对分供商的社会责任管理。4.工作程序4.1采购部应根据供应商的社会责任表现挑选供应商/分包商，选择表现良好的供应商/分包商，淘汰表现不好的供应商/分包商，从而鼓励所有供应商采取措施改善社会责任表现。4.2采购部应建立供应商/分包商社会责任档案，保持供应商/分包商评估结果和改善措施的证据和记录。4.3所有供应商/分包商在得到订单或合同前都应签署社会责任 承诺书 安全生产承诺书免费下载六级承诺书下载诚信承诺书下载个人承诺书下载个人承诺书下载 ，承诺遵守当地劳动法规和SA8000社会责任标准，并接受公司要求的现场审核。4.4采购部应每年至少安排一次供应商/分包商现场审核，评估供应商/分包商的社会责任表现，跟进改善措施。4.5发现供应商/分包商故意使用童工、强迫劳动或其他严重违反劳动法规的现象，应立即停止合作关系。4.6公司还应了解供应商和分包商与其分供商的商业关系，防止其分供商严重违反SA8000标准，如使用童工、监狱劳工和其他强迫劳动等。5.相关记录:5.1[供应商/分包商名录]5.2[供应商/分包商调查评估表]5.3[供应商/分包商社会责任承诺书]SAR-10-015.4[供应商/分包商社会责任检查]SAR-10-025.5[供应商/分包商社会责任改善计划]SAR-10-036.相关文件：无SAP-11《事故、不符合、补救及纠正行动程序》1.目的当社会责任体系运行中发现不符合时，为了保证对不符合项进行调查，采取纠正与预防措施，制定并保持本程序。2.适用范围2.1运行监督发现的不符合；2.2利益相关者的投诉；2.3内审、管理评审和外审发现的不符合。3.职责3.1行政人事部对社会责任体系的不符合项负有组织调查及监督的责任，相关部门应大力协助。3.2公司各级经理对所管辖范围内的社会责任不符合项负有调查和纠正的责任。4.工作程序4.1运行监督发现的不符合的纠正步骤a)行政人事部以信息联络单形式向发生不符合的部门通报。b)发生不符合的部门、行政人事部和相关部门就不符合项目进行现场确认和原因分析。c)如果行政人事部认为重要的，应召集不符合发生部门和相关部门召开社会责任问题研讨会，进行分析研究，并做 会议纪要 会议纪要模板下载会议纪要模板 下载会议纪要范文及格式免费下载会议纪要模板 免费下载会议纪要 模板下载 。对研讨的主要问题，填写社会责任问题处理记录，以便明确问题、措施、责任者、完成日期，并进行跟踪确认。d)关于实施的纠正行动，评价其合理性，行政人事部和发生不符合的部门经理要对实施对策后的效果再确认。e)修改纠正行动所涉及到的程序文件和作业文件等，彻底防止再发生。4.2利益相关者的投诉和抱怨的纠正步骤各部门将利益相关者的投诉汇报给行政人事部。行政人事部按下列步骤进行工作：前五步同上。行政人事部应将社会责任问题处理，在10天内答复给利益相关者。4.3内审、管理评审和外审发现的不符合的纠正步骤4.3.1对于内审发现的不符合，纠正步骤按《内部审核程序》进行。4.3.2管理评审、外部审核发现的不符合，纠正步骤按以下程序办理：a)行政人事部召集有关部门召开社会责任问题研讨会，进行分析研究，并做会议纪要，对研讨的主要问题，要填写社会责任处理记录，以便明确问题、措施、责任者、完成日期，并进行跟踪确认。b)关于实施的纠正行动，评价其合理性，行政人事部和发生不符合的部门经理要对实施对策的效果再确认。c)修改纠正行动所涉及到的体系文件，防止再发生。4.4预防措施a)行政人事部应召集有关员工召开问题研讨会，依据有关记录、相关意见、审核结果，对潜在的重大社会责任因素发展趋势进行分析，并做会议纪要，填写社会责任问题处理记录，以便明确问题、责任、完成日期，并进行跟踪确认。b)对预防措施也要和纠正行动同样地进行观察，有可能的要采取针对性的检查和试验，对其效果进行验证，以确保其有效。c)将预防措施和取得的结果提交社会责任管理者代表最终决定，并作为管理评审的内容之一。d)不断对员工进行培训，提高员工的敬业精神和社会责任意识。5.相关记录:5.1[不符合项报告]6.相关文件无SAP-12《对内对外沟通程序》1.目的为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。3.职责3.1行政人事部负责与内部员工、当地政府、工会其他外部利益相关者的信息沟通。3.2采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。3.3贸易部负责与客户（买方）的信息沟通。3.4管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外信息沟通。4.工作程序4.1总则a)信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。b)对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。c)一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑的投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。d)应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时做出反应。重大问题应报高层经理批准。e)一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。f)信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。g)若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。4.2对内信息沟通a)公司社会责任政策、管理体系运行情况，由行政人事部负责及时传达到公司各项部门及员工。b)社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。c)员工的咨询、质疑和投诉，由员工代表或者行政人事部收集，并负责答复。4.3对外信息沟通a)与供应商和分包商的信息沟通由采购部负责，与客户（买方）的信息沟通由贸易部负责，与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由行政人事部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。b)公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其他信息资料，应转交上述责任部门，由他们根据情况处理。c)当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求，由行政人事部接待，并报管理者代表协助。d)外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报管理者代表备案。e)管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。f)如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。5.相关记录5.1[信息反馈处理单]5.2[投诉/申诉报告]SAR-12-016.相关文件无SAP-13《文件及记录控制程序》1.目的确保社会责任管理体系有效运行，各部门皆能持有最新发行的控制文件执行各项作业。2.范围适用于本公司社会责任管理体系文件、记录、外来文件的控制。3.职责:见4.14.工作程序:4.1文件审核、核准权限 代号 文件类别 审核 核准 SAM 管理手册 管理者代表 总经理 SAP 程序文件 管理者代表 总经理 SAS 作业指导书 部门经理 管理者代表 SAR 表单 附随于SAP或SAS被审核、核准4.2文件发行、分发文件核准后，文件控制员在文件首页上盖[受控文件章]并填上制订部门、文件编号、版次、发行日期，并将发行记录登记于《文件一览表》。4.3文件编号、版次之规定：a)社会责任管理手册；b)程序文件；c)作业文件；d)表格。4.4文件使用保管维护a)控制文件持有人负责更新每次文件变更，并将失效文件交给行政人事部，行政人事部须于《文件发放一览表》上签注收回日期。b)控制文件持有人应将文件存放在安全处所，防止文件遗失及污损。c)控制文件持有人未经核准，不得擅自复印、涂改文件。d)控制文件之使用适用于该文件适用范围。e)任何作业必须遵守控制文件之规定。f)作废与参考文件不得作为实施作业控制之依据。g)各控制文件持有人依《文件一览表》鉴别其控制文件之最新版次。4.5文件变更申请a)文件变更申请人于《文件更改申请表》上填好资料，附上修订提议参考资料，由原文件制订部门提出申请。b)文件修改的内容用下划线进行标示。c)文件变更审核、核准：如未有特别指定，文件变更之审核、核准须由原始审核与核准之部门执行。d)文件作废、变更及过时之文件应填写《文件销毁申请表》经核准后，由行政人事部负责销毁，避免新旧版本之混用；作废文件仍有参考价值时可以保存，但应盖[作废章]以识别。4.6记录的管理4.6.1记录的形式：本公司记录以书面的表式(或表格)形式。4.6.2记录的填写a)从事各种活动的人员要按发布的《记录一览表》中相应表格进行使用。记录时，字迹清晰、内容完整、数据要真实，并有日期和签名等。b)不得使用易擦去的铅笔等书写工具作记录，需长期保存的记录必须使用钢笔、圆珠笔等不易褪色的书写工具记录或复印存档。c)不得随意涂改记录。确需修改时，将需修改的文字圈起或划去，在旁边填写正确内容，更改人应在更改内容旁签名或盖章确认。4.6.3记录的归档保存a)各部门都要指定人员负责管理记录，记录分类整理归档，并编制目录，方便查阅。b)记录应妥善保管，保持适宜的储存条件，防止记录损坏、变质或丢失。c)各职能部门设置专柜、专架对记录进行贮存。在贮存期间,各职能部门要做好防损坏、防霉、防火、防虫鼠等措施。4.6.4记录的查阅借阅记录应经记录保存部门主管同意。借阅记录应妥善保管，防止损坏和丢失，阅毕及时归档。合约要求时，经总经理核准，管理者代表负责交商定的记录提供给客户或其代表查阅。4.6.5记录保存期a)各种记录的保存期限随实际情况而定，由行政人事部于《质量记录一览表》中规定。b)超过保存期的各种记录，由各部门定期汇总，部门主管确认后报备行政人事部，按行政人事部核准意见处理。5.相关记录:5.1《记录一览表》5.2《文件一览表》5.3《文件销毁审批单》5.3《文件更改审批单》6.相关文件:无附件一 版次 修改号 章节条款 修改内容或记录号 修改人（起草人） 审核人 批准人 修改日期 实施日期 程序文件修改履历表注1：以上修改履历表从2009年6月02日起使用。使用者务必及时登记修订状态。