合同管理制度样本样本(00002)

合同管理制度编制人编制日期审核人签发人修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人签发人目为适应海尔地产（集团）有限公司（如下简称“集团“）发展需要，规范集团在经营过程中合同行为，防范法律风险，保障集团权益，依照《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，以及集团章程规定，特制定本办法。合用范畴本办法原则上合用于集团、集团各职能部门及所有下属公司。即集团所有下属公司合同管理均参照本办法执行，合同审核职能除经集团授权外均由集团部门行使。（针对下属公司关于合同审核规定参见本办法5.6下属公司合同管理）术语和定义合同：指集团在经营、管理以及拓展业务过程中，与其她法人、非法人组织或自然人设立、变更、终结民事权利义务关系合同。采购合同：指项目工程实行过程中，订立征询服务、工程施工、设备材料等方面合同，涉及但不限于关于设计、造价征询、监理、装饰、电梯及空调等设备材料采购、建筑安装施工等方面合同。非采购合同：指上述采购合同以外各类合同，涉及但不限于合资、合伙、并购等投资类合同；融资和担保合同；房地产开发和交易合同等合同。原则合同：涉及格式合同和示 范文 销售月计划范文二年级看图写话和范文歌颂党的朗诵稿语文万能作文党代会闭幕式讲话 本。格式合同是指国家关于部门就某一类业务预先拟订原则格式并经常重复填写使用合同。示范文本是指集团针对订立合同中经常发生问题，依照法律、法规规定，结合业务实际状况，将某一类业务订立合同步必备条款列出来，形成合同文书格式，供合同主办人员在与对方签约时使用合同范本。对于合同对方当事人在经济活动中特殊规定，当事人可以提出符合自己特殊规定条款，经协商达到一致。集中采购：由集团成本管理中心统一组织、管理采购。台帐：指集团或下属公司对其订立合同进行备案，划分类别进行编号、登记，并监督和记录履行成果表格。重大合同：指合同标达到或超过100万元或以上，或者虽然低于该原则但法律关系复杂，且对集团利益有重要影响合同。该重大合同额度原则仅合用于集团，下属公司将依照其不同业务性质在公司内部管理文献中分别另行规定。主办部门：指在业务范畴内，直接参加和对方当事人谈判，起草有关合同，并经集团审核、批准后实际履行部门（涉及集团部门和下属公司）。合同经办人：指经集团或下属公司委派，就某一项目进行洽谈和订立合同人员。职责合同主办部门职责:合同主办部门负责办理合同订立、变更、转让、解除、终结等关于事宜，重要职责为：组织、参加合同洽谈，就合同各项条款与对方当事人达到一致；草拟合同；依照本办法5.4规定流程，报集团审核其经办合同，真实、精确、完整地回答有关部门提出疑异，并及时依照审核部门提出意见与对方协商补充和修改合同；对其所经手合同负有认真履行责任，随时跟踪、监督和检核对方履行合同状况；及时报告在合同履行过程中发生问题，并参加有关合同纠纷协商、调解、诉讼；将正式订立合同原件分别送交审计法务中心和财务管理中心备案，采购合同还须送成本管理中心备案。完整保存合同履行过程中所有往来信函、传真、合同书、正式合同文献等资料，并在合同履行完毕后按档案管理规定归档；审计法务中心职责:集团审计法务中心是集团合同管理部门，负责对集团所有合同进行法律审核。审计法务中心在合同管理方面重要职责为：对集团合同事务进行统筹管理，负责合同管理规章制度起草和修订；参加集团及下属公司重大合同谈判，提供法律意见，负责集团重大合同起草和修订；审核集团及下属公司所有合同文本（经集团授权订立合同除外）；汇总分析下属公司报送非采购合同报表，建立合同台帐；规范集团内部授权行为，制作集团领导订立授权委托书；跟踪、监督合同主办部门履行合同状况，并及时提供法律意见；参加合同纠纷协商、调解，负责解决合同履行过程中发生诉讼、仲裁案件；成本管理中心职责:成本管理中心是集团采购合同管理部门，在采购合同管理方面重要职责为：负责集团采购合同方面规章制度、操作流程起草和修订；制定集团采购合同示范文本；组织集中采购合同谈判，负责集中采购合同订立、变更、转让、解除、终结等关于事宜；审核下属公司采购合同(已单独授予合同审核自主权除外)；汇总分析下属公司上报采购合同报表，建立采购合同台帐；参加解决采购合同履行过程中发生纠纷；定期组织检查、分析采购合同订立和履行状况，并上报集团。财务管理中心职责:财务管理中心在合同管理方面重要职责为：评估合同与否满足集团对利润率最低规定，集团与否具备完毕该合同财务能力；审核拟定我方签约主体；审查合同付款与否符合集团年度预算；审核合同价格、支付方式、期限等条款或按规定履行收款、付款等权利和义务；跟踪集团和合同对方在履行合同过程中适时财务状况，若发现异常，及时告知合同主办部门、审计法务中心或直接向集团领导报告。总裁办公室职责:总裁办公室在合同管理方面重要职责为：制定集团合同统一编号规则；负责集团层面所有合同流转；合同订立时用印手续；合同原件及有关资料归档工作。工作规定合同形式：集团对外订立合同，原则上应采用合同书形式，必要时也可视状况采用信函或数据电文等形式订立，但不得以口头形式订立合同合同洽谈合同洽谈准备工作:合同主办部门依照集团业务发展，需要与其她法人或自然人建立合同关系，应事先准备技术和业务规定、商务条件等资料，做好当事人资信调查等合同洽谈前各项准备工作。合同谈判:集中采购由成本管理中心组织合同谈判；分散采购由被授权部门、下属公司自行组织合同谈判。非采购合同由合同主办部门负责组织合同谈判。审计法务中心协助:审计法务中心依照需要参加合同主办部门组织合同谈判，对于重大合同，审计法务中心必要派人参加谈判和订立过程，并负责提供法律意见。合同起草合同起草人:待订立合同，由合同经办人或合同对方负责草拟，在合同谈判中应争取由我方起草合同。使用原则合同:合同经办人应尽量争取使用集团审定示范文本，除政府部门推荐使用格式合同范本外，由集团制定或修改示范文本在投入使用前应经集团审计法务中心审核，必要时，可请集团 法律顾问 法律顾问简历法律顾问简历法律顾问简历法律顾问简历法律顾问简历 单位审核，并经集团总裁、董事长批准。采用示范文本、格式合同，示范文本通用条款、格式合同重要条款不可随意更改，需要对专用条款、补充条款增删修改，须按集团合同审核程序报批。合同条款:合同文本规定条款规范齐全，权利义务平等，文字明晰无歧义。合同重要条款应涉及签约主体、标、数量、质量、价款及其支付方式和付款期限、履行方式和期限、检查方式和期限、变更、解除条件、违约责任、争议解决方式等。如涉及保密、担保等事项，应增补相应条款或另行订立补充合同。合同另一方提供合同:集团以为合同另一方提供合同或格式合同需要增长、删除或变更某些条款，合同经办人应当告知对方，并与之协商做相应补充和调节。合同审核分级审核制:集团依照业务性质、管控模式等因素实行合同分级审核制度。审核流程:合同经办人应填写《海尔地产（集团）有限公司合同审核会签单》（表一）和《海尔地产（集团）有限公司合同审批表》（表二），并附合同文本及其她与合同关于材料，按集团规定流程办理审核手续。集团关于管理部门依照各部门职责审核合同技术条款、商务条款，审计法务中心负责审核合同合法性、公平性及可行性。合同经审核，并经集团总裁批准、董事长批准后由集团或下属公司或其授权代表订立后加盖印章。流转时间:为提高合同流转速度，各部门审核工作普通应在一天内完毕，特殊状况（出差、开会、或合同较为复杂等因素）可恰当延长。以保证合同流转整个期间控制在5至10个工作日内。下属公司订立重大合同，需要集团审核，应当为异地合同审核流转预留时间。法律顾问协助:审计法务中心在以为必要状况下，可联系集团法律顾问单位提供涉及合同起草、合同审核、提供法律意见等服务。审计法务中心统一负责集团及其下属公司法律顾问聘请管理。合同主办部门如需聘请法律顾问，应按《外聘 律师 律师简历律师简历律师简历律师简历律师简历 管理操作指引》报审计法务中心办理。合同订立签约权:董事长为集团法定代表人，对外代表集团订立合同。集团任何部门不得以部门名义对外订立合同。未经董事长授权，任何部门或个人不得以集团名义对外订立合同。下属公司对外订立合同必要按本办法履行审批手续。授权签约:董事长可以书面授权总裁或其她合同主办人员在寻常经营管理中对外代表集团订立合同。集团依照下属公司规模、经营范畴、股权构造等明确各下属公司对外订立合同权限。授权委托书必要有明确授权范畴和授权期限。此外，如果集团章程对于订立某些合同、合同有特别规定，按集团章程办理。合同专用章:集团对外订立合同，应加盖印章，除集团高档管理人员所订立合同外，一律使用合同专用章。用章制度:集团合同专用章由总裁办公室保管并按关于规定负责用印。如下属公司为主体订立合同，按本办法履行了合同审批流程后由下属公司加盖我司合同专用章，未加盖集团或下属公司印章或合同专用章合同为无效合同，财务管理中心门不得为其进行结算。合同生效:合同经规定流程审核，并经董事长或其授权代表订立且加盖集团或下属公司印章或合同专用章后，合同成立并生效。没有通过正常审核批准程序批准合同引起一切后果均由签约人个人负责。但因事态紧急，并经总裁事先批准，董事长事后追认除外。报告制度:审计法务中心、成本管理中心应定期对集团及下属公司合同订立和履行状况进行检查，分析现状和问题，提出整治意见，并向集团管理层和董事长报告。下属公司合同管理上报审核:下属公司合同除另行授权外，均应报送集团按关于流程审核。统一归口进出:下属公司合同需要集团审核，统一由集团总裁办公室收文后依照合同内容，指派集团专业管理部门主办，填写合同审核流转单后予以流转。通过审核合同文本由总裁办公室发送予下属公司。申请授权:为提高决策效率，下属公司可依照实际业务需要，向集团提出申请授予其某些合同审核及订立权。签发授权书:下属公司提出某些合同审核及订立权申请后，经集团总裁审批后，（一）决定授权其自行审核标额；（二）评估该下属公司风险控制及管理效能后，决定可以交由自行审核流转合同类别。审计法务中心依照该会议决定制作授权书，由董事长或其授权人订立授权书（一式两份），一份交由下属公司被授权人，一份交由审计法务中心备份。在该授权书中需要明确被授权人（普通为下属公司总经理）可自行审核及订立合同额度和合同类别、授权期限等。规范内部审核和订立流程:自授权书签发生效之日起，各下属公司必要严格遵循其内部合同审核及订立流程流转合同。下属公司内部合同管理办法必要在各下属公司管理制度中予以规范和明确并报集团审核。合同履行合同履行跟踪:5.7.1.1合同生效后，应按合同商定全面、精确、及时地行使权利和履行义务。合同主办部门应当责成合同主办人员负责跟踪合同履行，依照合同性质、目和交易习惯履行告知、协助等义务。5.7.1.2合同经办人应及时将采购合同履行进展状况报成本管理中心，非采购合同履行进展状况报审计法务中心，审计法务中心和成本管理中心有权查询履行进度，并将履行成果准时记载于台帐。5.7.1.3合同履行成果分为正常履行、非正常履行和纠纷三种。如果在合同期限内未能正常履行，合同经办人应向审计法务中心和成本管理中心阐明状况并报集团管理层商定解决办法。5.7.1.4合同对方未履行合同或履行合同与商定不符时，合同经办人应在合同商定期间内向其发出书面告知，督促履行或弥补。如已给集团或下属公司导致损失，还须一并提出补偿规定。合同未商定期间，应自状况发生或发现时一周内提出。该等告知应保存发送有效凭证，如挂号回单、特快专递底单等。签约主体一致性:在履行合同过程中发生收付款项、往来函件等行为时，必要注意相应签约主体一致性。如发生或发现主体变更，应及时发出规定确认书面告知。复函:合同经办人收到合同对方发出书面函件，如涉及合同权利、义务变更、规定集团或下属公司履行义务、对集团或下属公司履行合同提出质疑等，应依照合同商定及实际履行状况等作审慎分析后及时予以书面回答，必要时在答复前应征求集团审计法务中心意见。保密责任:合同内容如涉及需要保密关于技术、资料等，合同经办人应当按合同商定予以保密；合同未作商定但在履行过程中需要时，合同主办部门和有关人员应当规定对方或依照对方规定承担保密责任，该等规定应以书面为准。合同变更、转让、解除:在履行合同过程中，如浮现情事变更，确需变更、转让、解除已订立合同，合同主办部门应当按原审核程序履行手续，并及时书面告知对方并订立变更合同或获得书面承认。合同违约及其她纠纷解决违约处置:如果确属集团或下属公司违约，应向对方阐明状况，并采用有效办法争取妥善解决，以减少或避免扩大损失。如果合同对方违约，合同经办人按本办法5.7.1.4之规定督促、协商后仍未果，应及时诉诸法律。如集团或下属公司因故暂不诉诸法律，应注意诉讼时效并采用有效办法保存证据。潜在纠纷解决:合同主办部门在合同履行过程中发既有潜在法律风险或法律纠纷时，应及时向审计法务中心反映，并提供有关资料，必要时可规定审计法务中心参加有关事务解决，力求减少或消除风险，以非诉讼方式化解纠纷。纠纷解决流程:发生纠纷时，合同经办人应及时填写《合同纠纷解决单》并附关于材料，由合同主办部门牵头，会同集团分管领导和审计法务中心共同商讨解决 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，并报集团总裁和/或董事长，经批准后予以解决。重大纠纷（如合同诈骗行为）应自发现或发生时当天报审计法务中心并及时随送关于材料，由合同经办人、审计法务中心、集团分管领导、财务管理中心负责人、总裁共同商讨对策，及时解决（涉及诉诸司法机关）。准备诉讼资料和证据:合同经办人应负责保管、收集与合同订立、履行关于一切资料和凭证，并协助审计法务中心做好起诉或应诉工作。聘请律师:重大合同涉讼可由审计法务中心代表集团聘请律师共同参加解决。聘请律师应选取具备良好资质和执业经验事务所。合同文献管理合同编号:对外订立合同应按统一编号，实行一份合同一种编号原则，不得重号或漏号。没有编号合同不得进行审查、报批和订立。采用对方当事人提供合同文本，且对方已有编号，仍应按本办法自行编号。详细编号办法详见《合同管理作业指引》合同归档和备案:由集团订立合同原件我方规定一式四份，一份由主办部门留存，一份交总裁办公室或下属公司办公室留存归档，此外二份合同原件分别交集团财务管理中心、审计法务中心备案。合同资料保管:合同经办人应妥善保管合同及与合同履行有关各种资料，不得遗失或随意处置，合同资料涉及：5.9.3.1合同或合同、补充合同及有关附件；5.9.3.2对方营业执照及代理人委托书等身份证明；5.9.3.3政府批文、允许证及产权证、登记证等权属证明；5.9.3.4合同审批、公证、登记、备案等材料；5.9.3.5合同标运送、加工、检查或验收凭证；5.9.5.6往来信件、传真；5.9.5.7往来票据、进帐单、发票或收据等财务凭证；5.9.5.8中介机构审计或评估报告、鉴定结论、法律意见等；5.9.5.9诉状、传票、裁判文书等诉讼材料；5.9.5.10其她关于资料上述资料应当保存原件，如因状况所需或条件所限无法获得或保存原件，可留存复印件，但应注明来源或原件去向。合同履行完毕或解除后，合同经办人应做好所有与该合同有关资料归档工作，并在十日内将合同资料整顿完毕并列示清单送交档案管理部门。合同报表:下属公司应建立我司合同管理台帐，合同管理台帐应涉及合同名称、合同当事人、标额、合同期限、履行状况等内容。下属公司应于每月5日前将上月订立合同合同报表上报集团有关部门。成本管理中心负责集团采购合同报表汇总，审计法务中心负责集团所有合同报表汇总。纪律处分与法律责任纪律处分:对于因合同内容浮现失误或者关于人员违背本办法导致集团遭受损失，集团将依照职、权、责相统一原则追究有关人员责任，依照情节轻重，予以负责人以纪律处分。违法移送和补偿责任:对有下列行为人员，集团有权收缴其利益所得，并规定其承担补偿责任；涉及违法犯罪，移送司法机关处置：5.10.2.1滥用职权：合同经办人、授权代理人没有授权、超越授权或授权终结后以被代理人名义承办、订立合同致使集团蒙受损失。5.10.2.2借承办、订立合同谋取个人利益：合同经办人、授权代理人借承办、订立合同而谋取个人利益，致使集团遭受损失。5.10.2.3提交虚假信息：因隐瞒或提供虚假信息，或提交审核文献不真实、不精确而导致集团损失。5.10.2.4怠于行使权利或履行义务：负责实际履行合同合同经办人因怠于行使权利或履行义务，致使集团蒙受损失。5.10.2.5疏于防止损失扩大：合同另一方当事人违约后，负责实际履行合同合同经办人没有采用恰当办法致使集团损失扩大。5.10.2.6泄露秘密：合同各有关人员（负责洽谈、草拟、审核、订立、履行、保管合同等人员）泄露合同秘密给第三人，致使集团遭受损失。5.10.2.7遗失合同资料：合同经办人遗失合同文本或有关资料，没有及时向有关主管部门或集团主管领导反映并协助采用必要补救办法，给集团导致不必要损失。附则关联交易解决:集团与关联公司之间订立合同，其订立流程可恰当从简，但履行仍按照本办法有关规定执行。劳动合同:集团与员工建立、中断或解除劳动关系，依照集团劳动合同管理制度关于规定执行。招标事宜:集团与招标关于事宜，按照集团招标管理制度执行。参照执行:集团所有公示、广告及其她具备要约性质文献，均按照本办法执行。解释与修改:本办法由审计法务中心负责解释。施行日期:本办法自发布之日起施行。支持性文献无有关记录及表格《合同审核会签单》《合同审批表》《合同纠纷解决单》合同审核会签单阐明：1、审核会签部门在订立意见前，应积极与主办部门沟通，理解实际状况。2、财务管理中心、审计法务中心须对所有合同订立审核会签意见。3、采购类合同须经成本管理中心、成本管理部订立审核会签意见。合同名称主办部门经办人部门负责人拟定合同简述审核会签部门请在此日前返还审核会签意见审核会签意见：审核会签部门负责人签名：年月日合同审批表注意事项：合同审批前，由主办部门提出审核会签部门，并将《合同审核会签单》发送审核会签部门。本表上报审批时须附财务管理中心对我方拟签约单位审核意见。本表上报审批时须附各有关部门《合同审核会签单》。在合同及会签意见简述栏中，主办部门应对未采纳审核会签意见陈述理由，报请领导阅处。合同审批流转完毕后，由总裁办公室将审批表复印件反馈到主办部门。合同名称主办部门经办人已会签部门我方拟签约单位名称合同及会签意见简述主办部门负责人意见签名：年月日审计法务中心意见签名：年月日分管领导意见签名：年月日财务管理中心意见签名：年月日总裁意见签名：年月日董事长意见签名：年月日合同纠纷解决单合同名称合同标合同履行期间合同主办部门和经办人合同纠纷简述纠纷解决时限附件清单解决成果