采购管理-采购信息制度规范

3.来自供应商的信息。采购信息制度规范1采购信息收集制度采购信息收集是指通过各种方式获取采购过程中需要的信息。采购信息收集工作的好坏，直接关系到采购信息管理工作的质量，影响到公司的采购决策。采购信息收集制度第1章总则第1条目的为了提高公司采购信息的质量和信息收集的工作效率，结合本公司的实际情况，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司采购部信息收集人员收集、整理、分析采购信息。第3条职责分工采购部经理负责审核、监控本制度，采购信息收集的进度和质量。采购专员负责制定采购信息的方案和 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，收集、分析采购信息。采购文员负责整理、录入采购信息。第2章采购信息的收集第4条采购信息的内容一般情况下，公司需要收集的采购信息主要包括以下七类。供应商信息，包括供应商的资信情况、技术水平、经营状况等。物资价格信息，包括物资的市场价格水平、制造成本、价格的季节性变动等。物资信息，包括物资的性能、制造方法、市场用量、供货量等。采购市场行情，包括市场行情、市场特性、供需状况、价格的变化情况等。替代品信息，包括新物资的价格、制造方法等。法律法规信息，采购人员应随时关注本行业的相关法律法规的变动情况，如有更新或变更，要及时整理归档。案例信息，采购部要定期对各类型采购案例建档，以便不断吸取经验教训，避免采购中出现不必要的失误。第5条采购信息的来源采购专员一般可以通过以下五条渠道收集信息。.来自现有市场的信息。.来自同行业的信息。1.采购专员按照自身职责、任务收集信息。来自其他行业的相关信息。来自公司内部相关部门的信息。第6条采购信息收集的方法常用的采购信息收集方法包括如下三种。网络收集法，主要通过直接访问与本公司采购工作有密切联系的供应商网站、竞争对手网站、采购专业网站和各类电子商务网站收集采购信息。媒体收集法，主要通过展销会、博览会、报刊、电视、广播等渠道收集采购信息。调查收集法，主要通过商务调查的方法收集采购信息。第7条采购信息收集的准备采购部经理明确采购信息收集的目标、范围。采购部经理明确采购信息收集人员的职责、任务。采购专员制定采购信息收集的方案和计划，报采购部经理审批，根据其审批意见修改并执行。采购文员设计、编制符合信息收集目标和范围的调查问卷、表单。第8条实施信息收集采购部经理督导信息收集的过程，控制信息收集的进度和质量。采购专员在收集信息的过程中应注意对采购信息的保密。采购专员应严格控制信息收集的实施过程，如果发现方案设计有问题，要及时修正，以免得出错误的结论。第3章采购信息的整理和分析第9条采购信息整理采购文员对收集到的表单进行逐份检查，将合格表单统一编号，以便于数据统计。采购部经理对表单进行抽样检查，审核信息的质量。采购文员将所有资料进行编辑、汇总分类，并录入相应的模板之中。第10条采购信息分类一般情况下，根据信息来源及流向，采购信息可以分为三类，采购信息管理人员需按照下表所示对收集到的采购信息进行分类。采购信息分类说明表信息种类信息细项说明公司内部流向采购部的信息计划信息该计划可以让采购部了解公司对物资、设备等的长期需求销售预测信息准确的销售预测有利于采购部在市场和公司之间找到最佳平衡点预算信息做好算可以帮助采购专员控制采购系统运营费用会计信息会计提供的关于供应商的财务信息，可以为采购部选择供应商提供帮助生产需求信息了解生产物资在f周期内的需求项目和数量,可以作为采购部规划采购和供应计划的依据新产品信息采购部应及时收集公司相关新产品的信息，为采购工作提供指引公司外部流向采购部的信息市场信息包括与采购工作相关的出版物，供应商提供的有关价格、供求因素等信息供应源信息包括从供应商、媒体广告等渠道获得的信息供应商能力信息包括供应商的生产能力、生产率及业内的劳动力状况等信息产品税费信息包括各类物资价格折扣、息关税、增值税、销售税等各种税费信运输相关信息包括各类运输方式及其费用，以及这类信息对采购价格的影响采购部流向其他部门的信息流向图层的信息与采购肩关的市场和行业状况等信息流向生「郃信息采购物资质量信息、发运提前期信息、替代品信息等流向市场部的信息竞争对手的销售信息、竞争状况信息等流向仓储部信息采购物资到货信息、入库验收 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 等财务部门成本、价格调整、预算等4看息第11条采购信息分析采购专员选择科学的统计方法，对收集到的信息进行技术分析，审核数据的有效性，并剔除无效信息，通过分析、判断、归纳、推理获取需要的信息，为制定采购决策提供重要依据。采购专员根据分析得到的数据，用定性或定量的方法进行采购预测。采购专员编制《采购信息分析报告》，并报采购总经理审批。第4章附则第12条本制度由采购部负责制定、解释和修订，经采购总监审批通过后生效。第13条本制度自审核通过之日起执行。2供应商信息 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 供应商信息管理是企业管理者为了有效地开发和利用供应商信息资源，在供应商管理过程中，对供应商信息进行收集、加工、输入和输出的活动总称。供应商信息管理制度第1章总则第1条目的为了规范供应商信息的收集、整理和存档管理工作，促进公司充分了解供应商的供应、交期、品管等能力，从而为公司制定采购决策提供依据，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于采购部人员收集、整理、存档供应商信息等相关工作。第3条职责分工供应商主管负责审核和落实供应商信息管理制度，监督供应商信息管理过程。采购专员负责分析和核定供应商信息，评价供应商资信等。采购文员负责收集、整理、存档、保管供应商信息。第2章供应商信息的收集第4条供应商信息的内容供应商信息的内容主要包括以下四个方面。供应商基础资料，也就是公司掌握的供应商最基本的原始资料，主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人，公司概况，设备状况，人力资源状况，主要产品及原材料等。供应商特征信息，包括供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。供应商业务状况，主要包括目前及以往的销售实绩，经营管理者和业务人员的素质，与其他竞争公司的关系，与本公司的业务联系及合作态度等。交易活动现状，主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。第5条实施信息收集采购专员制订周密、切实可行的信息收集计划，并报采购部经理审批。供应商主管将收集计划分解并分配给采购专员。采购文员按照信息收集的目的和要求设计出合理的信息收集提纲与表格。采购文员按照任务的特点，选择合适的收集方式和方法。第3章供应商信息的整理第6条供应商信息的分类供应商信息按照来源不同一般分为以下五类，采购专员应按照以下分类整理信息。基本情况，包括供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户账号、税号、联系人、电话、传真等。资料类，主要包括营业执照、执照到期日期、生产许可证、许可证到期日期、质量体系证书、证书到期日期、产品标识、行业检测报告及有效期、企业简介、配套设备情况、供应商基本情况调查表等。 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 类，包括供应商质量保证协议、配套产品保修服务协议、合同及合同编号、技术协议。产品类，包括物料编码、产品名称、图号、价格、企业行业 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、产品执行标准等。流程类，包括样品小批鉴定表、供应商评价记录、供应商批准表格等。第7条供应商信息的整理采购文员负责收集和审核供应商基础信息的资料，包括营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。采购专员对供应商进行分类与编号，分类的方法按公司编码规定。采购文员按照供应商编号，将采购专员核定的供应商信息录入信息管理系统，建立供应商档案卡。采购文员把信息以调查报告、资料摘编、数据图表的形式整理出来。采购专员将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。第4章供应商信息的存档第8条供应商信息存档规定按照领导审批和公司规定，采购文员将供应商信息资料注明密级。将资料按来源、时间、内容等分成若干层次和类别。归档的资料应齐全完整，按照顺序或编号进行装订。将装订好的资料，按照公司的编码规则编号、标注标题，并编制卷内目录。按照分类将案卷整齐放在规定的档案柜或档案架上。定期对资料进行整理、清理、核对。第9条供应商信息借阅规定.借阅资料时，必须办理借阅手续。借阅人员需注明借阅资料、期限及用途等，由借阅人员部门领导审批，并由采购部经理审批。采购文员审核“借阅申请单”，并及时登记借阅信息。借阅人员应准时送还资料，采购文员应核对资料，并登记。如出现借阅异常时，采购文员应了解情况，必要时上报部门领导。第10条供应商信息管理的注意事项.供应商信息管理应保持动态性，需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，清理过旧资料，及时补充新资料，并进行跟踪记录。.供应商信息管理工作应提高质量和效率，不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。第11条公司员工应理解并遵守供应商信息管理制度的相关规定。第12条供应商信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。第5章附则第13条本制度由采购部负责制定，报采购总监审批后执行。第14条本制度自颁布之日起实行。采购信息系统使用制度采购信息系统可以有效地整合企业内外资源，加强企业与供应商之间的合作，增强企业采购业务的透明度，实现采购管理工作的信息化、网络化等，提高采购工作的效率和质量，提升企业的核心竞争力。采购信息系统使用制度第1章总则第1条目的为了有效组织、管理和控制采购信息的采集、整理、传输、分析等过程，确保公司的采购活动实现信息化，提高采购工作效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司采购信息系统的使用、维护等相关管理工作。第3条职责分工.采购部经理负责划分采购信息系统中采购模块的使用权限，审核系统维护的信息，并且监督采购信息系统的实施。.采购部各工作人员负责与信息管理部沟通采购信息系统需求，操作采购信息系统，配合信息管理部人员开展系统测试，并及时将操作信息反馈给信息管理人员。.信息管理部人员负责采购信息系统的权限设置、系统操作的培训和指导、系统运转情况的监控及采购信息系统的调试、维护等工作。第2章采购信息系统的架构介绍第4条采购信息系统的构成采购信息系统包括业务操作系统、业务管理系统和电子商务系统三个部分。采购信息系统的构成及用途一览表厅P构成主要用途1业务操作系统日常采购计划及认证、订单环节的核心业务信息处理2业务管理系统采购绩效统计处理，商业信息数据的收集及查询、历史经验数据存放与共享3电子商务系统与供应商或社会供应群体的信息系统进行信息交换及传递第5条采购信息系统架构一般情况下，在整个采购作业系统中包括采购资料库、管理信息系统、采购作业系统、决策支持系统及MRP系统等模块。第3章采购信息系统的操作管理第6条采购信息系统的权限分配.采购专员申请采购信息系统的操作权限，提交采购部经理审核，并报采购总监审批。.采购专员将审批通过的“权限申请表”提交给信息管理部。.采购专员得到信息管理部的反馈后，进行权限测试，如有问题应及时通知信息管理部。.采购专员使用分配的系统权限，按照操作标准开展日常业务。第7条采购信息系统使用操作信息管理部应编制采购信息系统操作标准，经信息管理部经理审核后下发采购部执行。采购部工作人员在接受信息管理部的采购信息系统操作培训之后，应利用信息系统辅助开展采购业务。采购专员在日常使用系统中，如发现问题应及时与信息管理部沟通解决。第8条采购信息系统操作注意事项采购专员的系统权限应与其岗位职责相符，如采购订单的制作和采购订单的审核不能是同一个用户。采购专员的职责如有变动，应及时申请，请信息管理部做相应的变更。未经授权，任何人不得将用户权限给未授权限的用户使用。采购专员应严格按照采购信息系统的操作标准进行操作，不得擅自改动。第4章采购信息系统的操作问题处理第9条采购管理信息系统的主要问题由于市场随时发生变化、人员操作失误等原因，在使用信息管理系统时应注意收集信息系统问题，一般情况下问题可分为以下两类，具体如下表所示。系统管理信息系统问题一览表问题种类具体问题系统本身问题信息系统与公司现有系统（包括公司防火墙）的整合问题，不能兼容系统数据容量问题，可能影响系统数据的存储、备份、输出系统运算逻辑问题，运行结果与实际出现差异系统设计的程序不能满足实际业务操作的需求，因系统的局限性无法进行二次开发或开发费用过高系统程序开发出现漏洞，可能引发系统瘫痪业务操作的问题系统操作比实际业务操作复杂，需增加岗位或人员，导致管理费用或维护费用过高各职能部门之间缺乏合作，造成数据错误操作人员缺乏规范、完整的培训，因系统操作不熟悉导致数据错误因不熟悉系统或实际业务操作，导致系统数据参数设置错误缺乏信息系统管理的复合型人才，导致无法全面的协调和管理整个系统的运行人员变动频繁，关键操作或实施人员流失，导致系统操作流程发生阻塞测试和试运行/、充分，急于投入使用，未及时发现问题第10条信息系统的改善.采购专员在日常操作中如发现问题或需要改善的地方，经采购部经理审批后及时将系统改善需求提交到信息管理部。.采购专员应配合信息管理的调查、确认以及测试的需求。.在信息管理部对系统调试完成后，应先进行试运行，并记录运行状况。4.改善的系统经确认满意之后，采购专员要签字验收，并更新采购信息系统操作标准。第5章附则第11条本制度由采购部负责制定、解释、修订，由采购总监审批。第12条本制度自颁布之日起正式实行。4采购信息保密制度采购信息是指企业在物资采购过程中需要收集的信息，包括库存信息、生产计划、销售计划、供应商信息及供货渠道等。为了防止因采购信息泄露而给企业造成损失，企业应采取一定的保密措施。采购信息保密制度第1章总则第1条目的为规范采购专员在采购活动中的行为，维护公司的商业利益，根据公司实际情况，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司采购相关信息的保密管理工作。第3条职责分工总经理办公室负责公司信息保密的管理工作，制定采购信息保密信息，并处理执行过程中出现的问题。人力资源部负责公司全体员工的保密教育和涉密员工的保密管理，以及相关方面的保密工作指导。采购部及相关部门人员执行信息保密制度的相关规定。2章采购信息密级分级4条信息密级规定公司的采购信息，根据保密程度和重要程度的不同可以分为绝密信息、机密信息、秘密信息和内部公开信息四类。第5条绝密信息绝密信息是指极为重要的公司核心商业秘密，如被泄露会使公司利益遭到特别严重的损失，包括投标文件、评标文件、定标文件、合同协议信息、采购数据、公司技术标准等信息。绝密信息的阅知范围。只有得到涉密信息部门或项目主管书面许可方可根据工作需要进行内部加密传递，且传递范围仅限于需求部门主管或项目的负责人，由部门主管或项目负责人根据业务需要进行分割、整理后传达给本部门的员工。审批形式。许可须采用邮件回复、签字审批等有文字记载的书面方式进行，未经批准不得向任何人泄露，未经批准擅自将此级别信息对外发布的，按泄密处理，责任人和部门主管负连带责任。承担责任。需求部门主管或项目负责人对接收到的资料信息的安全性和合理使用负责。因本人或本部门人员原因造成资料外泄的，由部门主管首先负管理责任，同时追究直接责任人的责任。第6条机密信息.机密信息是指重要的公司秘密，如被泄露会使公司利益遭受严重损失，主要包括项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、公司采购月报、采购合同台账、招标文件、供应商信息等对公司经营有重大商业价值的信息。.机密信息阅知范围。各个部门因工作关系，经部门经理审批后可了解相关信息，但严禁复制拷贝，需要复制拷贝前须经总经理批准。此级别信息经审批后可以在具有相关业务联系的经理层传递，不得发布给与业务无关的经理和普通员工，更不得对外泄露。第7条秘密信息.秘密信息是指公司一般商业秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受损失。主要包括日常的部门内部讨论、论证结论、日常采购工作信息等。.秘密信息阅知范围。此级别信息由部门经理决定发布范围，可以在具有相关业务联系的员工间传递，但不得发布给与业务无关的员工，更不得对外泄露。第8条内部公开信息内部公开信息是指内部非保密信息，包括以公司名义发出的有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。内部公开信息阅知范围。此级别信息可以在公司范围内发布传递，但不得对外公布。第3章采购信息分类保密规定第9条招标信息保密规定在招标、评标、定标的过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查看有关标书等的任何信息，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透露投标信息。在招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透露有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。在定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透露意向定标供应商等的任何定标信息。10条合同信息保密规定.合同信息包括合同文本，特别是物资价格、运输价格、技术标准要求，还包括物资所对应的型号、规格、数量等信息。.合同价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报总经理审批。11条供应商信息保密规定.供应商信息包括供应商公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。.凡有权查阅合格和试用供应商信息的人员，应严守信息，确保不向外传播；非授权人如需查阅合格或试用供应商的信息，需报总经理审批。第4章采购信息保密措施第12条涉密员工管理措施采购专员在与公司建立劳动关系的同时，由公司人力资源部代表公司与其签署保密合同，以此互相监督，共同保障公司商业秘密的安全。采购专员在日常工作中，除需认真履行岗位职责，服从本部门主管的领导外，还要严格按相关保密要求做好公司秘密的保守和保护工作，并接受相关保密管理部门的工作指导和监督、检查。采购部应定期对与本部门管理职能相关的涉密人员进行保密检查，原则上每年不少于两次，对检查中发现的问题应及时给予指导、指正，落实整改措施，并及时总结和推广涉密员工在保密工作中好的做法和经验。检查结果应向涉密员工所在部门的主管反馈，纳入该员工月度、年度的岗位和绩效考核中，作为奖惩的依据之一。对新安排至采购岗位的涉密员工，人力资源部除进行常规的入职教育外，应会同采购部主管共同进行入职保密教育；涉密员工因工作需要进行岗位变更时，部门主管应监督其对保密工作的移交，人力资源部应对其进行离岗保密教育。第13条来访接待管理措施公司供应商的来访接待，由采购部负责向总经理备案，并按统一的公司介绍资料和公司产品样本向来访者介绍。应定期完善、修改公司简介及用于接待的音像资料，并报经公司保密管理部门审核批准后方可用于接待。未经许可，接待中不得涉及公司秘密事项内容。采购部接受接待任务后，应事先制订接待计划和参观路线，报公司总经理或保密管理部门批准。未经总经理批准，不得擅自带领来访参观人员进入重点部门和重点部位。第14条信息日常操作规定应定期备份保密信息。对收发文件、资料要建立登记制度，严格实行签收手续。对递送的秘密文件、资料，要严格履行登记签收手续，一律要密封包装，并标明密级。销毁秘密文件、资料时必须按规定登记造册，经主管领导批准后，用碎纸机碎掉。属于秘密信息内容的会议和其他活动，应采取保密措施，包括选择具备保密条件的会议场所，限定参加会议人员的范围，确定会议内容传达的范围。公司的电脑上不得擅自安装或运行修改操作系统运行参数的软件，不得从事扰乱公司网络正常运行的活动。公司员工不得将电脑密码告知非授权人，不得擅自使用他人电脑。15条违规责任追究措施.对于重要资料没有备份、备份不全或备份错误的，根据给公司造成的损失追究其相应的责任。.违反本制度规定的员工，对相关责任人员予以警告或罚款，行政记过、记大过直至开除。.违反本制度规定的员工，因过失导致数据信息遗失、泄露，对责任人处以警告或罚款；窃取公司商业秘密范围的数据信息或恶意伪造篡改数据的，一经发现立即辞退，取消全部股权期权奖金红利，除按劳动合同和竞业禁止约定处罚外，构成犯罪的报司法机关追究其刑事责任。4.违反本制度规定的员工，除给予警告、罚款、记过、记大过、辞退等行政处分外，如给公司造成经济损失，同时承担民事赔偿责任，部门主管有过失的负连带赔偿责任。构成犯罪的，报送司法机关依法追究其刑事责任。第5章附则第16条公司员工均应理解并遵守本制度的相关规定，主动避免获知非授权信息。第17条采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。第18条本制度由总经理办公室制定，报总经理审批后执行。第19条本制度自年月日起生效。