人力资源部XS/WI-RS040文件格式管理办法A/2文件格式管理办法编制:审核:批准:发布日期:实施日期:1目的1.1为确保公司各级文件的编写在其结构、格式、书写等各方面的统一,确保公司体系文件、体系建设的
规范
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性,特制订本
管理制度
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。2适用范围2.1本办法适用于公司所有管理文件。3职责与权限3.1人力资源部:负责本文件的编写、解释、指导和监督检查,以及在文件发布前按照本文件要求进行
标准
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化审核。3.2各部门:按照本文件要求规范本部门各类文件。4
工作内容
内勤工作内容及职责内勤的工作内容售后工作内容财务人员工作内容软件开发工作内容
4.1封面要求4.1.1封面内容包括页眉(LOGO和拟制部门)、文件名称、编制人员、审核人员、批准人员、发布日期、实施日期等。页眉LOGO宽6.0cm,高1.2cm,封面正文下方公司图片宽1.75cm,高10cm。(1)封面页眉如下图:(2)封面无页脚设置。4.1.2文件封面标题为宋体加粗初号字,封面其它字体为宋体加粗小三号字4.1.3文件目录标题为宋体加粗一号字,目录内容为宋体小四号,目录段落行间距为固定值23磅。4.1.4文件所有字体均为黑色。4.2正文要求4.2.1正文页眉页脚(1)正文页眉设置如下:页眉包括文件编号、文件名称、文件版本/版次内容。页眉字体为宋体小四号。(2)正文页脚设置如下:页脚左侧为公司LOGO,LOGO宽5.4cm,高0.8cm,页脚右侧为数字页码,格式为X(共X页)。页脚字体为宋体五号,页脚文字两端对齐。4.2.2正文标题为宋体加粗二号字,正文内容序号题目为宋体加粗小四号字,正文所有内容文字为宋体小四号字。4.2.3正文段落行间距为固定值23磅。4.2.4文件原稿采用A4单面纸的横排或竖排格式进行编制。4.2.5正文排版(1)正文及标题排版如下:4××××4.1××××4.1.1××××(1)××××(2)××××ab……(2)文件码与一码正文标题如“目的”“适用范围”等则空2个字符,文件码不能超过三码,码数与文字空两个字符。如还有支项,则以序列号(1)、(2)、(3)分诉,分诉与文字不需要空格。若下还有支项,则以小写的英文字母a、b、c表示,无需空格。当支项仅为一项时,文件码不足三码时可继续编码或首字缩进四个字符。4.3文件要素描述(1)目的——阐明实施要素要求的目的。(2)适用范围——阐明适用的范围。(3)定义——对特定名词或术语的解释。(4)职责——阐明实施要素过程中所涉及的部门或人员的责任。(5)工作内容——阐明实施要素要求的全部活动。(6)相关文件——列出实施要素要求所需的各类文件,包括程序文件、作业程序、技术标准及管理标准。(7)相关表单——列出实施要素所需的相关
记录
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。4.4换版条件4.4.1同一份文件有重大修改或者修改面超过2/3以上时必须升级换版。4.5装订4.5.1文件的装订采用A4纸纵向布局和左装订线位置。上下左右页边距分别设置为2.4厘米、2.4厘米、3厘米、3厘米。当需要横向使用时,排版和装订采用左旋90°,上下左右页边距分别为3厘米、3厘米、2.4厘米、2.4厘米。4.6存档管理4.6.1文件的存档管理采用文件的编号检索方法进行管理。4.7表单无标准化格式,但必须统一有LOGO和表单编号,东旭集团LOGO宽6.0cm,高1.2cm。修订记录 修订日期 变更内容 版本/次 修改人 批准人 总页数 2013.3.20 依公司最新组织架构文件内容变更 A/1 4 2013.8.30 依公司组织架构变更对应文件归口部门变更,及公司LOGO尺寸变更 A/2 4 2015-9-22 公司组织架构变更对应文件归口部门 A/3 4 PAGE4(共4页)