公文格式规范

党政机关公文格式解读 （靖煤保卫处办公室 高云飞） 有幸参加省秘书协会于9月20日举办的全省最新党政公文格式培训班，经过三天的培训学习，收获颇多，受益菲浅。现将自己在学习中的一些关于党政公文方面的收获归纳如下，愿与从事文秘工作的同仁共同讨论学习。依据2012年4月26日发布，同年7月1日执行的《党政机关公文处理工作条例》,编写了公文格式变化口诀,并指出由于党、政机关以往行文习惯的不同而在部分条款执行上的一些差异。 一、公文纸张及排版印制要求： （1）采用国际 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 A4型用纸（210mm×297mm)。 （2）正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排 28个字。 （3）排版时版面尺寸要标准。 幅面：210mm×297mm 版心：156mm×225mm 上白边(天头) 37mm 左白边28mm 下白边35mm 右白边26mm 二、《党政机关公文格式》主要变化口诀： ☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012 代替《国家行政机关公文格式》 ☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素 ☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 ☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 ☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 ☉公文页码不可少：增加页码格式要素 三、公文要素： 国标将组成公文的各要素划分为“版头”(红色反线以上)、“主体”、“版记”三部分。 眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志 发文字号、签发人等要素组成。 主体由公文标题、主送机关 正文、附件说明、发文机关署名成文时间、印章、附注、附件等要素组成。 版记由抄送机关印发机关、印发日期等要素组成。 （一）公文要素—版头部分： 1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。 份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。 2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行。 3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。 4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独 用主办机关名称。发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志， 不加“文件”二字。这是因为《党政机关公文处理工作条例》取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。 5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。 6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm。 7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。 由发文机关名称、事由和文种组成。 位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时， 要做到词义完整。 （1）完整结构：发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种；发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。 （2）公文标题要正确选用文种。 （3）“事由”的结构：“关于…..的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）。 8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称 或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。 注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关； （2）顶格，回行仍顶格； （3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。 9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。 在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 （1）正文一般由三部分组成：原由＋事项＋结尾。 （2）引文：先引标题，后引发文字号。 （3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05 年”。 （4）结构层次序数： 第一层：汉字“一”，第二层：汉字加括号“（一）” 第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）” （5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法 标点符号的用法应符合GB/T 15834 计量单位的用法应符合GB 3100、GB3101和GB 3102.1-13 数字用法应符合GB/T 15835 10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件： 1.××××× ”）；附件名称后不加标点符号。 附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。 11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。 12.成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准，电报则以发出的日期为准。 13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。 联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。党的机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。 14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开 方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间 下一行。 “请示”件应在附注处注明联系人和电话。 15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文 的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 17.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。 设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 18.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。 （二）公文格式常见错情： 1.没有发文机关标识（非红头文件） 2.发文字号不规范 3.上行文（请示、 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 、意见）没有签发人 4.公文标题缺要素、用词不当 5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范 6.附件格式不规范 7.日期格式不规范 8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送） 9.版记要素不全、多余 2012年10月23日 PAGE — 1 —