xx电子有限公司采购管理程序

XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第1页共9页为使采购作业有所遵循，并能合理地执行，确保能以适时、适价与适质之原物料与生产设备供应生产所需，以提升公司产品与服务、目的之品质。凡公司所采购之原物料、机器、仪器与设备均属之、范围三、定义XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第2页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位采购时机6.1采购时机6.1.1当公司有重大决策需采购大批原物料或机器设备时。6.1.2当原物料低于安全库存量时。6.1.3当产能不足须添购机器、仪器设备时。6.1.4处理行政事务所需之文具或其他备品时。6.1.5当合约审查通过需采购非规格品或非本公司生产之商品时。相关单位2填单/取消6.2填单/取消6.2.1各需求单位人员依其业务所需，填具"请购单〃(MS-M4-0601如附件1,一式二联，需就各项目确实填写，并依"核决权限表〃(MS-M4-0602)如附表1之相关规定，呈核决权限主管审核。6.2.2各单位人员所提岀之采购申请，若未奉核可，将"请购单〃(MS-M4-0601)如附件1,一式二联以碎纸机销毁或撕毁即可。请购单(MS-M4-0601)核决权限表(MS-M4-0602)相关单位3数据查询6.3数据查询6.3.1核决权限主管接获"请购单〃(MS-M4-0601如附件1,应即核对所填资料是否齐全，若资料不全或填写不清楚时，应通知请购单位补齐数据或更正后，再依所请购物品杳询"供货商合格名录〃(MS-M4-0608如附件2、"供货商数据调杳表〃(MS-M4-0606如附件3与相关之历史交易记录。请购单(MS-M4-0601)供货商合格名录(MS-M4-0608)供货商资料调查表(MS-M4-0606)相关单位4询价6.4询价6.4.1核决权限主管依以下条件判定是否需要询价，若需要，进入流程g，进行询/议价，若不需要，则进入流程7,进行核决。XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第3页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.4.1.1询价条件A初次采购之生产性原物料且单项物品采购金额超过5000元B初次采购之非生产性原物料且单项物品采购金额超过2000元C有价格更便宜之信息或有其他相关产品可以替代时。D机器、仪器设备等之采购。E属于垄断独占市场之产品，不需比议价。F凡执行ISO9002质量系统前已比议价过之原物料，不需比议价。相关单位5询/议价6.5询/议价6.5.1核决权限主管依以下规定进行询/议价作业询价A所需米购之品项，如系多家供货商可供应时，需至少有两家供应商的电话报价或报价单报价。B所需采购之品项若为固定供货商供应时，直接要求其报价。C所需采购之品项若为机械、量规仪器及设备类时，需要求供货商签订合约，合约内容需注明如：安装、试车、保固、训练与违约罚责…等相关事宜。D供货商之报价单中应详细说明付款条件、付款方式、物品规格、数量、单价、交期、运送方式与运送地点…等相关条件。议价A比较供货商之条件后，选择最具竞争力者为优先议价对象。B议价时可以电话或传真方式进行。询议价表(MS-M4-0603)XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第4页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程C将议价结果填入"询议价表〃(MS-M4-0603如附件4。相关单位6汇集6.6汇集6.6.1核决权限主管将以下数据汇整后以利于进行审查。6.6.1.1所有供货商之报价单。661.2"询议价表〃(MS-M4-0603如附件4。6.6.1.3合约书：采购机械、量规仪器及设备类时。661.4"供货商资料调查表〃(MS-M4-0606如附件3:初次米购非规格品或非本公司生产之商品时。询议价表(MS-M4-0603)供货商资料调查表(MS-M4-0606)相关单位'7核决6.7核决6.7.1核决权限主管由本作业内容6.6之相关数据，决定是否选定供货商以进仃米购，右已选疋供货商，进入流程@,进仃核对，右无法选疋供应商，则进入流程5重新进行询/议价。6.7.2核决权限主管依现况需求，判定例行采购、无须询议价与已经询议价后之品项是否进行采购，若是，进入流程冋，进行核对，若否，则进入流程2，取消米购申请，或进入流程5，重新进行询/议价。会计组8核对6.8核对6.8.1核决权限主管将所选定之供货商之相关数据与核准后之"请购单〃(MS-M4-0601如附件1之第二联，于每天下午以以下方式交给会计员，第一联则交由申请人自行留存，但若属紧急采购，则将第二联以传真或面交方式交给会计员，并以电话或当面告知方式联系，以便立即进行相关作业。请购单(MS-M4-0601)XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第5页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.8.1.1于每天汇集后，交由司机或外务员转交。传真。面交。6.8.2会计员依"核决权限表〃(MS-M4-0602如附表1之相关规定、历史交易记录与公司之相关规定，核对核决权限主管之权限与交易条件后，呈会计组主管审阅。核决权限表(MS-M4-0602)会计组9越权6.9越权6.9.1会计组主管依会计员核对之结果，判定核决权限主管是否逾越权限，若是，进入流程10,进行送审，若否，则进入流程12，进行采购。会计组送审6.10送审6.10.1会计组主管依"核决权限表〃(MS-M4-0602如附表1之相关规定，将所有之相关数据送交确实之核决权限主管，并由该主管进行审核。核决权限表(MS-M4-0602)相关单位11审核6.11审核6.11.1核决权限主管依所有之相关数据与现况需求，判定是否进行米购，若是，进入流程网，进行采购，若否，则进入流程呂，取消采购申请，或进入流程5，重新进行询/议价。相关单位会计组冋采购6.12采购6.12.1核决权限主管与会计员依以下步骤进行采购。6.12.1.1核决权限主管应立即通知供货商，以确保交易条件及交期。6.12.1.2核决权限主管将"请购单〃(MS-M4-0601如附件1之第二联与"询议价表〃(MS-M4-0603如附件4,交给会计员，开立"采购订单〃请购单(MS-M4-0601)询议价表(MS-M4-0603)XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第6页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程(MS-M4-0604)如附件5,—式两联，第一联传真予供货商以确认订购后，做为财务部门付款凭证，第二联由司机或指定专人送至请购单位申请人做为收货、验货之依据。6.12.1.3若为机械、量规仪器与设备…等重要采购时，核决权限主管与供应商签订"买卖合约书〃，技术资料的取得、人员训练、保固条件、安装试车及将来备品之供应价格应一并列入合约中，如属于预付款案件时，则应于合约中明订分批付款时机及付款比例。6.12.1.4会计员于"采购订单〃(MS-M4-0604如附件5,传真予供货商时，填写”供货商交期追踪管制表〃(MS-M4-0609如附件6,即展开交期跟催至供货商如指定交货日交货为止。6.12.1.5若为委外加工之米购，需于"米购订单〃(MS-M4-0604如附件5中加注指定进货至委外加工厂，待确认进货与进货数量时，开立"委外领料单〃(MS-P4-0612如附件7与”委外加工单〃(MS-P4-0613)如附件&采购订单(MS-M4-0604)供货商交期追踪管制表(MS-M4-0609)委外领料单(MS-M4-0612)委外加工单(MS-M4-0613)会计组13逾期6.13逾期6.13.1会计员依"供货商交期追踪管制表〃(MS-M4-0609如附件6上之交货日期与实际交货日期核对，供货商是否逾期交货，若是，进入流程14，进仃交期管控，若否，则进入流程15，进仃进货。供货商交期追踪管制表(MS-M4-0609)会计组相关单位14交期管控6.14交期管控6.14.1供货商逾期交货后，相关单位主管向供货商查询逾期原因，填入"供应商质量与交期评等月报表〃(MS-M4-0610如附件9,并依【供应供货商管理程序书(MS-M2-0602)供货商品质与交期评等月报表(MS-M4-0610)XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第7页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程商管理程序书】(MS-M2-0602之相关规定办理。供货商相关单位进货6.15进货6.15.1会计员将"采购订单〃(MS-M4-0604如附件5之第二联与"买卖合约书或图面或型录等资料交给相关之验收人员。6.15.2供货商应依议疋之交货日期与运送方式，送货至公司指疋地点。6.15.3验收人员于货品送达时，依"采购订单〃(MS-M4-0604如附件5或"买卖合约书〃或供货商之"出货单〃清点数量后，于供货商之"出货单〃上签名并标注日期，将供货商"出货单〃之签收联与”米购订单〃(MS-M4-0604)如附件5之第二联装订一起后，转交相关人员进行检验或测试。6.15.4若交货量与"米购订单〃(MS-M4-0604如附件5不符，数量先以供应商之"出货单〃为准，并于"采购订单〃(MS-M4-0604如附件5之第二联上标注实际交货量以作为供货商评等之参考依据。采购订单(MS-M4-0604)供货商相关单位16检验/测试6.16检验/测试6.16.1相关单位人员分别依【进料检验程序书】(MS-P2-1001与【设备管理程序书】(MS-P2-0903之相关规定办理，若非进料与购设备者，则依请购单位需求之规格或标准进行验收。6.16.2若客户合约(订单)中要求，前往本公司之供货商处查证其产品之质量时，相关单位人员应于事先征得供货商同意客户前往查证其产品之质量之前提下，才接受此客户合约(订单)，但客户之查证，仅列为参考，不得作为产品质量有效管制之证明。进料检验程序书(MS-P2-1001)设备管理程序书(MS-P2-0903)XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第8页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位17不合格6.17不合格6.17.1相关单位人员依相关之检验与测试标准，判定是否合乎质量要求，若不合格，进入流程18,进行联络，若合格，进入流程已，进行入库或移转。相关单位联络6.18联络6.18.1相关单位人员以电话连络供货商， 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 是否办理退货，并联络会计员暂时不支付该批货款。相关单位供货商不退货6.19不退货6.19.1相关单位人员与供货商代表协议，若确定不退货，在不直接影响品质之前提下，进入流程20,进行特米，若确定退货，进入流程21，进行退货作业。相关单位20特采6.20特采6.20.1相关单位人员依【特采处理程序书】(MS-P2-1304与【供货商管理程序书】(MS-M2-0602)之相关规定办理。6.20.2核决权限主管与会计组主管应给予供货商适当之警示，可依以下方案与供货商进行协议。6.20.2.1应付票据票期递延一个月或另行约定付款日期。6.20.2.2设定货款折扣并开立"折价单〃(MS-M4-0605如附件10•由供货商代表签名确认，以作为扣款之依据。特采处理程序书(MS-P2-1304)供货商管理程序书(MS-M2-0602)折价单(MS-M4-0605)相关单位供货商回入库/移转/退货6.21入库/移转/退货6.21.1入库/移转XX股份有限公司采购管理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第9页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容WhoWhenWhereHowtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.21.1.1相关单位人员依【原物料与在制品搬运、储存、包装、保存与交货管理程序书】(MS-P2-1501与【设备管理程序书】(MS-P2-0903之相关规疋办理。6.21.1.2若为委外加工之品项，会计员应开立"委外验收单〃(MS-P4-0614)如附件11,以确认入库。6.21.2退货6.21.2.1请购单位人员与制品组主管或仓配组主管会同供货商代表，共同清点退货品，制品组主管或仓配组主管于供货商之"出货单〃签收联上,标注退回并签名确认，并由供货商代表于"米购订单〃(MS-M4-0604)如附件5之第二联上，标注收到退货并签名确认。6.21.2.2制品组主管或仓配组主管将标注收到退货之"采购订单〃(MS-M4-0604)如附件5之第二联，交给会计员，重新开立标注退货或重新米购之”采购订单〃(MS-M4-0604如附件5。原物料与在制品搬运、储存、包装、保存与交货管理程序书(MS-P2-1501)设备管理程序书(MS-P2-0903)委外验收单(MS-P4-0614)采购订单(MS-M4-0604)相关单位'22记录存查6.22记录存查6.22.1相关单位人员依【质量记录管制程序书】(MS-M2-1601之相关规定，汇集所有相关之窗体记录并妥善保存。质量记录管制程序书(MS-M2-1601)