第09章采购合同履行

第九讲采购合同履行一、采购组织和人员管理二、订单管理三、货款支付四、质量管理五、需要关注的领域一、采购组织和人员管理(一)采购组织管理任何一个企业均有相应的采购组织，当然由于企业的性质不同，企业的采购组织形式也是不一样的。在工业企业中，原材料的采购通常由一个专家组（或称采购委员会）完成，他们直接向董事会汇报。在一些中小企业中，采购可能是总经理独有的责任。因此，采购的组织极大地依赖于公司的特点和所购买的产品特点。总经理销售企划采购生产工程人事财务 采购部门直接归总经理督导，提升了采购人员的地位和执行能力，主要目的是发挥降低成本的效能，使采购部门真正成为公司利润的第二来源。适合于生产规模不大，材料在制造成本所占比率较高的情况。   总经理销售财务企划采购生产工程人事企划副总经理副总经理 生产销售工程财务人事企划总经理采购物流物料计划／仓管  生产销售工程财务人事企划总经理物流采购物料计划／仓管采购部门归属生产部门，其主要职责是协助生产顺利进行。适合于“生产导向”的企业，其采购功能比较单纯，且材料价格比较稳定。  说明企业的组织机构是一个不断调整的动态过程采购的组织定位受以下因素影响：在最终产品的成本中采购成本所占的份额；公司的财务状况；公司对供应商的依赖程度目前，许多跨国公司，同时设置多个与采购相关的部门，搞权力分立，如设立：需求计划部门；采购部门；供应商管理部门（资源部）；供应物流部门；这种四权分立的组织模式在外企中非常常见，并且国内也在效仿。二、订单管理（一）、采购订单管理流程 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 目标：方便管理，减少冗余工作，降低成本基本原则：符合逻辑、符合实际；简捷、实用、 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 ；利于部门协作、便于与供应商的信息交流。在IT技术和网络技术广泛应用于采购中的现在，采购管理流程设计就是：采购经理人员流程管理理念+软件上技术设计（二）、订单管理工作的监督1、建立制度对订单进行编号，并完整保存；核查订单是否得到授权人的签字；专人复查订单的编制过程和内容。2、确定监控点：订单的审批、订单的询价、订单的登记、订单的付款、订单的验收、订单的审核、订单的记账。3、审查相关单据和 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ：审核单据的真实性，账目的完整性和，记录的保密性。二、货款支付（一）、常用的支付方式:买方直接付款：订货付现，见单付款银行托收：光票托收，跟单托收信用证：可分为可撤销和不可撤销的，保兑的和非保兑的，即期和远期的等。支付方式的比较支付方式手续费用供应商风险大小采购商风险大小资金负担银行费用提供信用方式汇付订货付现简单小最小最大不平衡最小商业信用见单付款最大最小托收稍多稍大中中不平衡中商业信用信用证最多中小大较平衡最大银行信用不同的支付方式对贸易伙伴的双方所产生的负担和风险不同，因此有不同的选择组合。1、支付方式的选择的依据：（1）、根据贸易伙伴的资信情况灵活选择；（2）、根据货物的市场行情选择支付方式；（3）、根据贸易条件的性质选择支付方式。2、单一的支付方式3、信用证与汇付相结合4、信用证与托收相结合5、汇付与银行保函或信用证结合6、汇付、托收、信用证三者相结合以上支付方式适应不同的货物采购，交易双方强弱势的不同地位也影响支付方式。（二）、支付手续1、采购中的预付账款，目的主要是为了获得稳定的供应，有时也是为了解决供应商周转资金短缺问题。2、采购中的分期付款这是生产周期长、原材料昂贵或专门为买方加工生产的一些大型机器设备、工程项目等交易中经常使用的一种支付方式。3、采购中的延期付款通过提供中长期信贷以推动出口，尤其是机器设备出口的一种支付方式.三、质量管理为了获取满意的产品，买卖双方需要共同合作建立质量管理体系。（一）、制定质检 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 采购质量管理是企业全面质量管理的重要组成部分，也是关系企业整体采购绩效的决定性环节之一。采购经理人员必须高度关注采购质量管理，虽然不同的商品和物料存在着技术和质量标准的诸多差异，但采购质量管理的流程和控制点是基本相同的。事前规划事中执行事后考核·决定品质标准并开列公平的规格·买卖双方确认规格及图样·了解供应商的承制能力·买卖双方确认验收标准·要求供应商实施品管制度（品管认证等级）·准备核正检验工具或仪器·检视供应商是否按照规范施工·提供试制品以供品质检测·派驻检验员抽查在制品的品质·品管措施是否落实·解决买卖双方有关品质分歧·严格执行验收标准·提供品质异常报告·要求卖方承担保证责任·淘汰不合格供应商采购质量管理方案的制定1、明确采购质量控制原则2、制定采购质量标准（1）、规格、图样与采购订单的要求。（2）、合格供应商的选择标准和程序；（3）、质量保证协议和解决纠纷的条款；（4）、接受检验计划与管制；（5）、接受质量记录。3、建立质量检验体系（1）、三检制包括互检，自检和专检。（2）、签名制各个责任人对产品运动过程中要签订相关记录文件，以便以后参考。（3）、质量复查制（4）、追溯制五、需要关注的领域1、MRO采购（1）什么是MROMaintenance,repair,operating维护、修理和运营用品及材料。MRO采购量平均占总采购量的20%。例：1997美国公司的全部MRO采购金额约为5000亿美元，供应商约为60000个。（2）MRO包含哪些材料MRO包含的典型材料和服务：电器和机械的（维修零件、仪器设备）电子材料（零件、设备、计算机）专业设备（包括实验室设备和用品）工业用品（一般维修用品）安全和保健设备、零件机器加工车间用品（工业机器、设备和工具）办公用品和设备化工用品和设备车辆、船舶用品和设备等（3）对MRO项目进行管理的必要性MRO采购的特点决定的：美国的一项调查表明：对于许多MRO采购，每笔交易的平均支出为50美元左右，而购买和管理成本却超过65美元。，购买成本比所采购项目本身的成本还要高。（4）MRO采购管理的传统 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 一般企业都将MRO采购放在极其次要的位置，几乎是任何一个采购人员都可以从他们选中的任何供应商那里购买MRO，对此几乎没有任何的管理。MRO采购趋向联合、标准化或外包，MRO的采购外包日益受到关注，原因如下：大部分公司已经接受这种观点：第三方可以更加有效地提供采购服务；一些第三方采购实践成功地降低了MRO采购成本；MRO联合外包采购能分散采购成本，使企业更加集中于核心业务；新技术的飞速发展，信息系统的完善管理分工更加细化，为采购外包提供了可能。目前美国15%的公司MRO采购由第三方来进行，74%的公司认为MRO应该外包。通用电气和IBM已经将其MRO采购外包出去；而福特、贝尔等公司正在考虑其采购外包。2、需要关注的几项采购——服务采购服务包括：通讯：广告、快信、出版、摄影商务：审计、会计、金融、市场调查、数据处理、编程、咨询、监理等物流：仓储、运输、装卸搬运等保险法律服务清洁服务：楼层管理、环境美化培训医疗公用事业：水、电、气建筑拆除、工程设计、废物处理服务的特征无法存储性：要求所提供的服务与服务采购者的需求时间一致等；服务质量要有保证：服务质量分有形和无形的评价指标。服务采购典型调查美国的高级采购研究中心，于1995年完成了一个研究项目，调查产品采购费用和服务采购费用情况，并将二者进行比较，调查涉及20种商品和69种服务。结果是：采购费用中超过一半（54%）的金额是用于服务的采购。服务采购占总采购额的明细表以上调研有两个结论服务采购费用不容忽视：国外的公司管理者已经开始重服务采购这块富饶的新大陆；采购部门在服务采购中发挥的作用还远远不够：过去许多服务只能是由政府提供：如公共事业、水、电、保险、医疗、航空客运、铁路运输等，作为采购方没有选择余地。服务采购的过程优秀采购团队的组建；正式的程序包括：制订方案请求书；分析供应方案，选择供应商签订采购协议采购协议五花八门，需要进行规范服务供应商的选择供应商分析：广泛收集信息；价格分析：可通过谈判等方式；自制或外购决策：国际上流行服务外包：如安全、餐饮、维修、法律咨询、工程、软件开发、培训等，应该对自制或外包做出决策。制订服务采购方案时应考虑的因素服务的价值、重复性、确定性、服务对象、服务的提供、需求的特性、交货特征、按需要定制的程度、提供服务所需要的技术等服务采购案例培训主管各有采购一本经——要从总体素质一般的供给市场中挑选出能满足企业需求、并给企业带来最大价值的培训服务，培训采购者需有“雾中探花”的本领。目前，中国的培训市场发展很不成熟，培训公司提供的服务不完善，企业的培训需求却在旺盛增长。在这种背景下，企业培训的采购者需要具备什么样的素质呢？北大商学网负责人总结：企业培训的采购者，需要有洞察力和前瞻的眼光，需要了解本企业的战略和业务发展，最需要深入了解培训市场的供应情况。中美史克全国销售培训经理买前要试听：跟众多公司购买培训课程的程序一样，购买之前我们会做充分的市场调研，接触后要进行试听，尤其是那些比较贵的课程，一定先要试听。我们公司比较特别的一个判断标准是：讲师讲课所带出的文化要和我们的企业文化相符，他们推荐的“销售模式、管理模式、思维方式”等要跟我们公司一致。我们认为：培训中讲师所涉及到的精神层面和方向性的内容，必须与本企业一致。因此在购买培训服务、进行讲课之前，都要及时与讲师沟通。要先培训讲师，让他们变成自己的人。所以，对于采购培训的人来说，这方面的把关要求很高。东方诚信企业管理咨询公司培训前向不同的机构索要相关信息，对具体事宜，如培训机构简介、课程情况、收费等进行对比；考察培训机构的信誉，了解已接受过该培训机构服务的公司的评价；考察培训教材：培训项目所针对的技能、格式及培训结果；了解培训主讲人的情况：教育背景、语言水平、工作经历和培训经验等，有的培训要求培训师有相应的机构认证。对于内训课程，要求培训公司在企业内进行需求调查，并根据培训需求分析和培训预算等，制定出详细的培训计划；了解培训结束后，培训机构是否提供评估和跟踪服务等培训结束后，收集参加人员意见，对该培训机构进行评估并存档供以后的培训参考。神州数码培训部主管建立星榜：在目前整个培训市场缺乏对服务的量化和评价标准的情况下，“口碑”是大家判断一家培训公司好坏的重要标准。因此，在选择一定公司的培训之前，主要是调查其以前的“大客户”对这家公司的讲师、课程的评价；另外，我们还建立了一个培训机构的资料库，合作过的四五十家培训公司的资料都在库里面，我们按照每次培训的情况，对培训公司进行星级评价，最好的是五个星；最次的一个星。3、流通企业的采购流通企业以没有生产过程为特征。流通企业的基本业务活动包括：购、运、储、销；流通企业的业务活动可以概括为：采购、销售和物流；其中采购和销售属于商务职能，在流通企业中至关重要。流通企业与工业企业采购的区别底线思维：流通企业采购的主要目的是销售，商业政策的主要目标就放在销售额和利润上，并努力实现售价和总成本的最大利差，因此，营业额、利润和物流成本是合理采购决策的基础。广泛的商品类别：流通企业经营商品的类别平均为25000种，对所有这些物品来说，定单、价格、数量和供应商的情况和销售信息都应该被监控。流通企业与工业企业采购的区别迅速反馈：流通企业通常是即买即卖，因而销售的结果会更快地显现，这使得向购买者作出快速的反馈成为可能。如此快的信息反馈在工业企业中是不可能的。因此流通企业采购决策的优劣很容易评判。供应特点：流通企业经营的产品一般为标准产品，这和工业企业的定制产品有很大区别，这样流通企业改变供应商就比较容易，也不象工业企业与供应商之间那种共同产品开发的关系。流通企业的采购流程估计需求：产品的销售机会是靠市场调查和市场预测来估计的。决定产品类别政策和分销战略。在这一阶段，要决定每一产品的数量及每一产品组合中产品类别的数量。具体问题还包括：哪些商品是应该是存储的；哪些商品是靠公司的分销中心发送的；哪些商品是供应商直送的。选择合适的供应商。合同签订；供货：零售商一般都把重点放在产品的销售上，所以零售商店中库存空间有限，因而需要频繁地运送货物，这就涉及到配送中心的建立问题（物流问题）；绝大多数零售商采用一些先进的物流技术，包括物流信息技术，以保证供货的可靠性。如自动补货系统。沃尔玛之所以能够取得成功，是因为沃尔玛有一个补货系统。每一个商店都有这样的系统，包括在中国的商店。它使得沃尔玛在任何一个时间点都可以知道，现在这个商店当中有多少货品，有多少货品正在运输过程当中，有多少是在配送中心等等。同时它也使沃尔玛可以了解，沃尔玛某种货品上周卖了多少，去年卖了多少，而且可以预测沃尔玛将来可以卖多少这种货品。案例：沃尔玛的自动补货系统沃尔玛之所以能够了解这么细，就是因为沃尔玛有UPC统一的货品代码。商场当中所有的产品都要有一个统一的产品代码叫UPC代码。沃尔玛所有的货品都有一个统一的产品代码，这是非常重要的，在中国叫EAN码。沃尔玛之所以认为所有这种代码都是非常必要的，是因为可以对它进行扫描，可以对它进行阅读。在沃尔玛的所有商场当中，都不需要用纸张来处理订单。沃尔玛这个自动补货系统，可以自动向商场经理来订货，这样就可以非常及时地对商场进行帮助。经理们在商场当中走一走，然后看一看这些商品，选到其中一种商品，对它扫描一下，就知道现在商场当中有多少这种货品，有多少订货，而且知道有多少这种产品正在运输到商店的过程当中，会在什么时间到，所有关于这种商品的信息都可以通过扫描这种产品代码得到，不需要其它的人再进行任何复杂的汇报。在商场当中，商场的经理拥有这样的自由度――他可以不听从这些物流系统对他的建议。虽然系统的建议很多，但是经理还可以订更多的货；或是系统建议的数额太大，经理有一些自主权来减少一些。在美国，这个系统每天提供的这种信息，都下载到沃尔玛的世界各地的办公室当中，世界各地的这些信息又都可以传送到沃尔玛的总部当中。只要有一个人进行订单，沃尔玛就通过这种电子方式来和供货商进行联系。　　沃尔玛还有一个非常好的系统，可以使得供货商们直接进入到沃尔玛的系统，沃尔玛叫做零售链接。任何一个供货商可以进入这个系统当中来了解他们的产品卖得怎么样，昨天，今天，上一周，上个月和去年卖得怎么样。他们可以知道这种商品卖了多少，而且他们可以在24小时之内就进行更新。供货商们可以在沃尔玛公司每一个店当中，及时了解到有关情况。在中国，沃尔玛有三百多家供货商，在深圳他们也可以进入沃尔玛的零售链接当中，可以了解他们的商品卖得如何。在中国，沃尔玛没有数以千计的商店，而在美国沃尔玛则有数以千计的商店。通过零售链接，供货商们就可以了解卖的情况，来决定生产的状况，根据沃尔玛每天卖的情况，他们可以对将来卖货进行预测，以决定他们的生产情况，这样他们产品的成本也可以降低，从而使整个过程是一个无缝的过程。(供应链管理思想)本章思考题1、简述采购组织机构的设置原则。2、你认为企业的采购业务人员和管理人员应分别具备哪几项基本素质？3、采购后期不能及时交货的原因何在？应如何避免不及时交货的问题？4、采购管理绩效评价的指标有哪些？你认为应如何评价采购管理的水平？5、采购品质的内涵是什么？如何提高采购商品的品质？