让你的PPT会说话迅速提升ppt实战能力

让你的PPT会说话-迅速提升ppt实战能力第1章　为什么要做PPT1.1　关于PPT的那些事儿　PowerPoint不是微软公司最初创造的，而是美国名校伯克利大学一位名叫RobertGaskins的博士生创造的，但是微软公司最终通过收购的方式将PowerPoint收入麾下，并最终把它发扬光大。PowerPoint的缔造者RobertGaskins给出了PPT命名的真是缘由：PPT并不是PowerPoint的缩写〔acronym〕，而是其简称〔abbreviation〕。由于文件命名的时候遵循了微软公司当时的后缀名的命名规那么——后缀名不能超过3个字母。1.2　人类是不是被糟糕的PPT害惨了　现象：1、使用PPT≠节约会议时间PPT是如此容易被复制，我们不得不做好随时忍受30~120页的PPT轰炸。2、使用PPT≠提高演讲水平有了幻灯片，让很多不擅长演讲的人也能在30分钟内滔滔不绝，却不知所云。3、使用PPT≠清楚展示主 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 太多幻灯片把表达形式提升到比内容更重要地位，失去对主题逻辑思路把我。矛盾：1、幻灯片更多帮助那些无能的人无法提炼思路的人，缺乏表达能力的人，没有足够素材的人比我们更热爱PPT。2、幻灯片让我们大脑更不堪重负PPT已经演变成在最短时间内往你大脑灌输最多信息的凶器，而不是我们原来以为的可以让信息更简洁的工具〔至少用Word你可以选择先阅读目录〕。3、幻灯片凑个工作手段变成了目的我们总是在赶PPT——堆砌文字，堆集图表，堆积页面，并将其作为完成领导交代工作的重要里程碑。本质：犹如视觉垃圾一样的PPT确实“害人不浅〞，视觉盛宴般的PPT却能让每个观众都“受益匪浅〞。1.3　真正认识PPT的作用　1、每天至少有3亿人在看PPT！2、美国社会科学家RichMoran：PPT是21世纪新的世界语。白领做幻灯片三大理由：1、工作需要2、领导需要3、客户需要“逻辑化〞和“视觉化〞永远受欢送。幻灯片的用途主流用途：用于公开演讲、商务沟通、经营分析、页面 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 、培训课件等正式工作场合。非主流用途：用于个人相册、搞笑动画、自测题库等娱乐休闲场合。说服型的PPT使用目的：影响受众信念，促使听众行动；使听众接受、支持某个观点听众接受度：多被动灌输，戒备心态，接受度低时间：相对进展沟通要点：简明扼要，逻辑清晰设计要求：金字塔结构，用图表说话培训型的PPT使用目的：中立立场，向听众传递信息；传递知识，解释、说明复杂事物听众接受度：多主动充电，空杯心态，接受度高时间：相对宽松沟通要点：系统全面，架构完整设计要求：内容要详尽，字略多无妨幻灯片的分类按功能分类，PPT可以大致分为：商业演示型与页面阅读型。按页面风格分类，PPT可以大致分为：全图型与半图型。“全图型PPT〞就是真个页面由一张图片作为背景，配有少量文字或不配文字的PPT设计风格，这是PPT设计大师GarrRenolds竭力推荐的一种风格。在实际应有场合中，很多时候并不适合使用全图型PPT，那么我们就可以考虑折中下，采用半图型PPT。在幻灯片页面中适当增加图片，能使整个幻灯片视觉效果极大提升。制作商业PPT根本目的是为了能更有效的沟通！为什么商场上PPT是沟通的桥梁呢？1、客户永远是缺乏耐心的，所有他们没耐心看长篇大论的word稿子。2、老板永远是没有时间的，所有他们没空看你唠唠叨叨地讲个不停。3、听众永远是喜新厌旧的，所有他们不会喜欢满页的“工程符号+文字〞的页面。如何是有效的沟通？愿意看：能抓眼球的PPT不一定是好的PPT，但连眼球都抓不住的PPT肯定不是好的PPT。能看懂：如果听众很难或发散理解PPT的内容，那么他们也不会有效理解演讲者意图。1.4　我的PPT为什么做不好　视觉垃圾PPT的本质原因是：1、对幻灯片用途认识不清晰2、没有思路，没有逻辑3、对汇报材料不熟悉4、缺乏好的表达形式5、缺乏根本的美感1.5　牛P是这样炼成的　1.6　关于PPT和Word的不同　Word适合作为资料阅读，读者可以根据自己的需要，或快速浏览，或重点精读；PPT提供更丰富的视觉化表达方式。做好幻灯片，先切换你的思维方式1、单向思维→逆向思维反向思考，从“是什么〞到“为什么〞，会使我们的幻灯片构思中出现“柳暗花明又一村〞的灵感。2、理想思维→感性思维感性地思维，而不是大段地推导，反而使我们有时机通过直接触动心灵的方式打动我们的听众。3、局部思维→系统思维不要一页一页先展示材料的细节，这会让我们丧失对整体的把握，应该想方法给听众一个全局性的脉络或概括。4、逻辑思维→直觉思维一步一步的推导是必要的，但在构思幻灯片的时候，直接把你推导出来的结论用符合心理定势的方式展现。5、聚合思维→联想思维他山之石，可以攻玉。不要局限于用自己的惯性思维去征服听众。世界缺少联想，那将会发生什么？6、文字思维→视觉思维文不如字，字不如表，表不如图。能用图传递的信息就不要用文字。第2章　这样的PPT好不好　2.1　没有站在观众的角度设计的PPT　过多文字会给听众造成“看〞的信息负担，反而影响“听〞的效率。较少文字比大量文字的PPT更能够让听众有效地掌握和吸收内容。复杂对听众的理解能力是一种挑战。简洁对制作者的提炼能力是一种挑战。2.2　你看到的PPT是不是这样的　1、密布文字型〔不是文字多信息量就大〕2、视力测试型〔不是有工程编号就好看〕3、五颜六色型〔不是颜色多就让人欣赏〕4、盲目闪烁型〔不是到处闪就让人喊酷〕5、错用图片型〔不是有图片就能够加分〕6、堆砌图表型〔不是图表多内容就清晰〕7、错用模板型〔不是用了模板就变专业〕8、风格混搭型〔不是模仿大师风格就像〕错误可能有许多种，但他们都有几个共同点：杂、乱、繁、过我们的目标：齐、整、简、适2.3　新手制作幻灯片常犯的12个错误　1、为了节约时间，直接把word素材复制到PPT上，没有提炼2、在幻灯片每个页面上堆积了大量图表，却没有说明这些数据反映了什么趋势3、想用图表达自己的逻辑，但没有专业的模板，自己画出来的图非常业余4、看到自己非常喜欢的模板，用到幻灯片里，却没有考虑和自己的主题是否相符5、收藏了很多大公司的PPT，结果自己做出来的成了四不像风格6、想给幻灯片配图增加活力，却没费心找到适宜的图，结果低劣的图降低了PPT档次7、滥用个人喜欢的美图，却没有考虑是否可以和主题照应，让观众产生联想8、看到别的公司主题模板很漂亮，借用的时候没有考虑和自己公司VI的风格统一9、没有注意整个PPT的字体大小，段落排版，工程编码的统一，甚至成心求异为美10、刚刚学会了一些特效制作，总想用到PPT制作中，结果反而冲淡了主题11、觉得自己的PPT颜色太单调，结果弄出的每个页面都花花绿绿12、没有注意投影和电脑显示的差异，很多文字的颜色和背景色用了看不清的近似色第3章　好PPT应该是这样的　3.1　向广告和大师学习制作幻灯片　向广告作品学习向其他作品学习向大师PPT学习向咨询公司作品学习3.2　好幻灯片：逻辑化和视觉化　听众的注意力是有限的，标题位置是多么珍贵啊！幻灯片上你应该突出你想强调的关键信息，并把这些信息放在眼球关注的位置，才能最大程度保证你的核心信息被传递出去。具体到人浏览幻灯片的眼球顺序：从上到下，从左到右先标题后段落，先图画后文本先突出强调的局部，再看没有强调的局部。如何是一个好的商业PPT？专业=高质量图片+专业的模板+正确的使用清晰=统一的的排版+有力的逻辑+新颖的转场简洁=适宜的母版+逻辑化、视觉化的构思很多商业PPT其实是这样的：目标不清，逻辑混乱，表达不力商业幻灯片上把你应该突出你想强调的关键信息，并把这些信息放在眼球关注的位置，才能最大程度保证你的核心信息被传递出去，具体点就是。1、makeitsimple:越简单越好2、Psychological:要符合阅读心理期望，例如内容的显示顺序是从左到右和从上到下3、makeiteasytofollow:不要让观众去猜测你接下来要讲什么内容4、Attractive:要吸引人这些都要求你的幻灯片满足“逻辑化〞和“视觉化〞的设计要求。3.3　让幻灯片逻辑化的最核心方法逻辑化的最核心方法就是“金字塔原理〞！要让你的逻辑看的到。在PPT中选择用图表达逻辑就会迫使我们做新的思考：如何表达更准确，更结构化，更精炼。用图说话就必须改变自己的思维模式，用全新的视觉看世界。PPT中展示逻辑有什么不同？Word中更多是利用垂直思考法〔左脑〕：强调连贯性，总在利用逻辑思维去推导：什么是对的？PPT中更多是利用水平思考法〔右脑〕。富有跳跃性，对要陈述的结论寻找更好的表达 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ：啊，原来是这样的！在演示幻灯片的场合不仅仅要讲出你的逻辑，而且要让别人“看〞到你的逻辑，这样你的幻灯片才具备强大的说服力。仅靠逻辑思维有时候无法很好地完成对右脑的刺激，这个时候会就必须利用直觉思维〔视觉化的方式〕传递你的逻辑。3.4　让幻灯片一目了然的5个方法　方法一：少就是多请记住魔法七原那么：一页PPT中不超过7个词，每张幻灯片传达5个词效果最好，7个词恰好，超过9个词大脑负担太重了。关于魔法七原那么的一些细节：幻灯片是辅助传达演讲信息的，只列出要点即可。一段话最好不要换行。标题最好只有5~9个字。正文内容不要超过10~12行，控制在5~6行以内。只要不影响理解，可省略标点符号和连接词。慎用听众不理解的英文缩写。方法二：突出关键当文字很难压缩的时候，你可以选择一些手段来突出 全文 企业安全文化建设方案企业安全文化建设导则安全文明施工及保证措施创建安全文明校园实施方案创建安全文明工地监理工作情况 中的关键字，让听众对这些核心的内容留下深刻的印象。当然我们介绍的方法不仅仅是文字排版，在表格、图形中只要有时机，你也可以采用。单一文字强调方法效果有限，我们可以结合文字提炼、减少换行、加粗、变色、加大字号几张方法，综合运用，取得更好的一目了然的效果。方法三：化简为繁如果幻灯片一页上的内容很纷繁复杂，那么，你把它们分散到几张幻灯片上去。给听众讲一页复杂的幻灯片所花费的时间并不比分解成五页花费的时间少，而对听众理解和记忆你的内容效果却可以相差五倍以上，下面选择一种你喜欢的方法吧。方案1：充分利用备注方案2：拆成多个页面方案3：要点一条条显示方案4：要点显示后变暗方法四：保持一致对策建议：不要过度使用换页动画；如果无助展示主题，不推荐使用动画；统一设计PPT的设计模板，表达企业CI；统一标题文字字号、字体、色彩；统一正文文字字号、字体、色彩；统一正文的工程编号大小，色彩和图案；统一正文一致的字体；统一整套PPT主色调；使用风格统一的模板库方法五：少用特效建议少用过于艺术化的字体或动画，因为不专业的动画或艺术字只能让你的幻灯片减分。如果你想用艺术字，记住，好的艺术字效果往往是一个一个字设计出来的。3.5　为幻灯片配上绝妙好图　70%的人是视觉思维。好图胜千言，越是抽象的概念越适合用图说话Visual原那么〔视觉化原那么〕Visual〔可视性〕：采用的字体要足够大，让每个人都能清晰看到。Interest〔兴趣〕：要使用图表、图案和色彩等方式增强幻灯片趣味性。Simple〔简单〕：内容简单明了，突出关键概念。Use〔实用〕：帮助演示者和听众保持介绍主题的同步。Accurate〔准确〕：演示PPT要和听众使用材料内容吻合。Long〔持久性〕：让人们对演示内容产生深刻的记忆。使用视觉化的图片7个好处1、给版面视觉冲击力2、有故事性3、让你有身临其境感觉4、更好理解主题传递的信息5、直接感动你的内心6、更容易地记住一件事情7、促使行动什么图片是好图片？1、生物类图片的视觉度高于静物类图片2、真实高清图片的视觉度高于虚假图片3、创意型图片的视觉度高于平淡型图片4、能联想主题内涵的图片高于漂亮图片如何找到好图？1、到微软网络间贴图库中用关键词搜索。2、在谷歌或百度图片中用中文关键词搜索。3、如果中文关键词搜索质量不高，请翻译成英文关键词搜索。4、如果英文关键词搜索质量不高，请用英文同义词搜索。5、如果中文谷歌搜索质量不高，请用英文谷歌图片搜索。6、联想哪些特别能表达你概念的场景或比喻，然后用这些词去搜索。7、当年发现好图随时保存，建立私人图库。逻辑化和视觉化两大设计原那么加〔加上图片〕、减〔减些文字〕、乘〔乘点逻辑〕、除〔除掉特效〕第4章　如何构思PPT　4.1　菜鸟与高手PPT的本质区别　通常版本：仅听命令→熬夜苦战→彻底崩溃高手版本：问清缘由→构思脉络→轻松应对4.2　商业PPT的构思步骤　幻灯片构思必须站在整个商业演示和汇报角度去规划考虑，才能做出好的设计，例如1、演示辅助，那么不妨考虑多用好图片刺激听众的思维跟上演讲者思路2、页面阅读，那么要认真选择封面，版式，文字风格还有各种图表说话3、会场播放，那么就要设计精美的多媒体动画、背景音乐盒配声来强调4、教学课件，那么对VBA功能利用，超级链接、导航目录设计是侧重点第一步：情景分析根底分析，听众类型分析，简报场景分析第二步：结构设计结构设计的几种典型大纲1、月度工作总结2、岗位竞聘报告3、立项报告4、培训课件5、学习汇报6、公司介绍7、启动大会8、解决方案9、同行比照结构设计的小技巧之一很多场合你没有现成的可用大纲，或者只能从一个很粗的大纲开始，每个章节的细节还需要进行构思。那么我们建议你这个时候不要直接开始就制作PPT，先在一张白纸上逐步完成你的大纲，把你的思路先完整的写出框架，在开始做幻灯片。你可以按如下步骤进行：1、写出你的演示或汇报目标示范：我希望王总批准我提出的预算；向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作方案，获得批准；发动公司全体人员行动起来，积极配合当前变革工程的开展；让客户体会到本公司产品在效劳和速度上的独特优势；我希望客户了解我们的方案/我希望客户相信我们的能力/我希望客户选择我们的方案2、分析你的听众，找到他们感兴趣的表达结构3.、写出支撑演示目标的核心要点，展开思维导图4、为每个核心要点寻找听众有说服力的子要点和论据材料，细化思维导图5、如果想到每个要点好的表达形式，把灵感写在要点边上大纲完成后1、把大纲转化成PPT的小标题页2、为每一个小标题页创立一个PPT页面3、把现成素材对应到对应的页面上4、构思适宜形式去表达页面主题5、结合素材和构思设计页面6、美化你的页面直到满意结构设计的小技巧之二完整的PPT文件要包含：封面页、摘要页、目录页、转场页、内容页、总结页、结束页。PPT可以没有摘要页、转场页和总结页为什么要制作转场页在公开演讲时，较长的PPT建议设置转场页〔转场页也叫过渡页〕。在PPT中设置转场页是为了从一个完整讲解单元切入到下一个完整讲解单元时，通过转场页设置引导性标题和画面，让听众能对新的单元有清晰认识，并自然从上一个单元内容中过渡到新的单元，便于演讲者与听众互动。相比于目录页，转场页设计可以更具匠心，又防止了目录页的单调。第三步：提炼美化正确做法：读懂文章→提炼观点→构思页面要做出好PPT，必须充分理解材料，先读懂文章，再提炼文档，然后构思页面，最后制作PPT，而大多数人的最大问题是缺少提炼。提炼观点的根本原那么易懂：提炼出来的文字必须让观众看得明白，或者在看了解释之后能明白该观点的意思。简洁：文字必须简洁、精炼，最好是同样的词性组合，例如：动词+名词。适度：观点必须与会议的主题和听众的级别吻合。例如，都是领导之间的汇报，观点要相对温和，尽量少用“必须〞、“不得不〞等词汇。4.3　在PPT中建立逻辑　金字塔原理在PPT中的应用：1、我要表达什么？2、我表达得怎么样？金字塔法那么一：学会从结论说起金字塔法那么二：利用分类的方法组织你的素材不是建立了金字塔就是成功金字塔结构中任一级别的内容都必须是下级内容的总结金字塔结构中每一组中的内容都必须是属于相同类型金字塔结构中每一组中的内容都必须按逻辑进行组织逻辑树的常用三种结构：推论型、假设型、问题型阐述问题的两种结构演绎结构：论正式说明〔陈述事实→分析原因→推导结论→建议方案〕归纳结构：组合式说明〔建议方案→行动/步骤/理由→事实/分析〕金字塔原理确定逻辑结构的3种顺序时间顺序：确定前因后果关系结构顺序：将整体分割为局部重要性顺序：将类似事物归为一组建立金字塔的两种途径1、自上而下法：如果你对业务很熟悉快速列出中心思想列出分析问题的经典框架分析可能获得的素材，将素材放进对应的框架下完成金字塔2、自下而上法：你对业务还不太熟悉零星的素材，想方法搜集更多构建初步的框架结构，不断发现新的素材材料框架结构逐步完善，调整素材材料分类，给框架补充新的内容形成完整的框架结构和完整的内容支撑，好的金字塔结构可以不断重复使用你必须把和你核心主题没有直接关系的子问题、素材毫不犹豫的删除掉，即使这些材料很吸引人，但只要和你整个PPT的主题无关，你就必须进行删除。每次做完你的PPT，请思考三个问题1、哪些信息你很关注而别人未必关心？2、哪些话可以一笔带过而不需要强调？3、哪些话不讲可以让核心主题更突出？明托说：如何在幻灯片中应用金字塔原理1、先亮出你的结论2、幻灯片只传递最重要的信息3、所有的信息必须经过分类4、每张幻灯片只演示和说明一个论点5、论点应该用陈述性语言，别用标题性语言6、学会讲故事〔利用各种SCQA结构〕7、提高幻灯片的趣味性〔趣味性取决于布局，字号选择和颜色应用，并非动画〕8、降低幻灯片的复杂性〔可以采取“搭积木〞的动画方式逐步展示幻灯片〕4.4　PPT中常用的商业陈述逻辑　SCQA结构〔situation背景，complication冲突，question疑问，answer答案〕是金字塔原理推荐的有效的讲故事结构。SCAQ结构建议商务演示和汇报通过听众已经熟知的事实或信息来引入，然后逐步过渡到希望引出或者需要答复的问题上去。SCQA在幻灯片情景设计中的应用：1、 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 式〔情境—冲突—解决方案〕2、开门见山式〔解决方案—冲突—情境〕3、突出忧虑式〔冲突—情境—解决方案〕4、突出信心式〔疑问—情境—冲突〕商业幻灯片常用逻辑大局部刚开始做幻灯片的朋友往往都关注功能的掌握、美工的提升，其实这些方面加以培训都是很容易快速掌握的。对专业人士来说，好的幻灯片要让听众能清楚把握整个幻灯片的内容。这就要求在制作者在构思幻灯片之前对全部的演讲内容要有一个符合商业逻辑的组织。其实掌握一种结构，就是掌握了一种讲故事的方法，这样的结构其实有很多，不断总结积累，就会成为那个最会讲故事的人。1、价值交换法合作方的目的和核心价值是什么？我们如何才能满足客户目的和价值？满足价值，置换价值，转移价值2、5w2h法What：工作的内容和达成的目标。Why：做这项工作的原因。Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人。When：在什么时间、什么时间段进行工作。Where：工作发生的地点。How：用什么方法进行。Howmuch：需要多少本钱。3、搭桥法对方的建议是要解决哪些关键点我的建议是想要解决哪些关键点在这些关键点中双方优先选择是什么？怎样才能满足双方的优先选择。4、减轻代价法传统的方式造成哪些风险和代价？如何降低风险，减少本钱？我们是如何做到的报告的时间。5、寻找短板法考虑点：双方如何各得所需。我们合作是否存在瓶颈资源。如何扩大关键性资源达成合作。最经典的三段法what？why？how？三段法适应的场合非常多，很多解决方案都是类似讲述结构。把整个PPT用三段法组织，是很轻松的一种讲述结构，在why的阶段，建议尝试下“连问5个为什么？〞，这样你就可以挖掘到深层的原因。比照分析法将A公司和B公司进行比照，关键是透过现象分析背后的差距实质。合理总结比照项是总结出高质量的分析结论关键。SWOT分析方法〔strength优势，weakness劣势，opportunity时机，threat威胁〕是一种企业内局部析方法，即根据企业自身的既定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。S、W是内部因素，O、T是外部因素。第5章　在PPT中用图说话5.1　结构化思考，用图表说话　“大化小，小化图〞是用图说话，是制作PPT的诀窍所在。除了图片外，PPT中用的图表可分概念类图表和数据类图表两类。成功的图表是这样的好的图表可以代替一千句话，而不是你用一千句话去解释图表。不要总想着把表格数据都塞到图表中，图表要比表格更简单，有时候强调关键信息用文本更好。5.2　制作一流图表的步骤　了解人看图表的特点，我们就可以有针对性地在图表上突出我们想突出的信息。先上后下，先左后右。一般人习惯是从左上角向右下角看。先看强调，后看常规如果表格有明显和其他局部不同的标志，例如字体大小，颜色不同，还有加符号突出，会被优先看。先大后小，先粗后细。人最后注意到的是图表底部的小字内容。把素材变成图表的步骤1、确定主题商业报告中总是充满了大量的图表，可是图表仅仅漂亮是不够的，这就引出了问题：你想用数据图表表达什么观点？2、分析逻辑：是哪种表达方式〔字、图、表〕更有效？哪种图更能启发读者思考主题？3、构思草图：哪种图表更适合你的目的〔所要表达的观点〕？4、设计制作：检查图表是否真实、有效地展示了数据。5、色彩匹配：检查图表是否突出了重点，不制造视觉失焦。5.3　这些概念图你用过吗　1、并列型并列型的图形化模板非常多，有水平并列和垂直并列两种主要形式。2、递进型递进型图形化模板习惯用箭头表示不同内容之间推进关系。3、比照型比照是一种很有用的逻辑。在商务演示中合理利用比照图形可以更简明突出你的观点。4、交叉型交叉型常常用于反映交集并集的关系，也可以表达共鸣共振的关系。5、趋势型经营业绩，开展历程很多关系都可以用上升图表来表达。上升图表设计往往和构思精巧的箭头相关，其实下降也是一种负“上升型〞。6、阶梯型一步一个台阶的图形往往是领导喜爱的模式。阶梯型可以在列表、递进、趋势型根底上衍生。7、环绕型环绕型很多时候是并列或分类关系的一种视觉化表达手段。环绕型一旦使用得当会让PPT很有特点。8、矩阵型矩阵型的用途非常广泛，很多管理咨询理论都用矩阵来表达。除了二维矩阵，像GE矩阵可以是多维的。9、循环型循环图往往用来表达业务流。10、甘特图工程管理中的方案和里程碑很适合用甘特图来表达。不过甘特图的美化是很考验人的。11、总分型总分型在资讯类PPT中是一种非常常见的格式，例如景点的波特竞争力模型。12、支撑型支撑型显示比例、连接、层次推进的关系，文本可以写在图形中间，也可以放在边上。有的还可以表达包含关系。13、环图型环形图可以表达包含、分级或分层关系。从视觉效果来说，环形图容易产生带旋转角度文字，做出视觉效果不容易。14、拼图型拼图往往能很好反响整体和局部的整合关系。可以拼的元素很多，例如正方形、三角形，当然还有最经典的拼图。15、树状型当要表达组织结构、产品模块，还有金字塔结构的时候，树状图是最合理的选择之一。鱼骨图，也是一种专业树状图。16、立方型表达多维空间复杂信息的时候，不妨尝试一下立方图，最常见的就是矩阵立方。IT公司很喜欢这样的模板，使用的时候不妨考虑去掉一个角，形成打散的效果。17、公式型公式型表达一些特定内容会非常简洁，逻辑性不言自明。18、流程图流程图现在已经不是咨询公司的专利，但能够画出专业标准的流程图依然表达了一个PPT制作者的专业功底。5.4　让数据活起来　图表是展示语言的一种重要形式，图表贵精不贵多，运用得当的图表比表格更能明快清晰地进行沟通。很多情况下，表格一样具有丰富的表现力，传递丰富的信息，所以请不要迷信任一种形式。决定图表形式的不是数据，是你想说明的主题、你想指出的数据或内容要点，一切从效劳你想表达的主题出发。四个你不能忘记的图表原那么：只在需要时候使用图表，图表要效劳于内容。不过多堆积图表，图表贵精不贵多。每张图表都表达一个明确的信息，一页PPT最好只放一个主要图表。图表要简洁地展示有意义的数据，有助防止读者曲解数据。一份完整的图表应该包括以下内容：1、标题标题可以分为两个局部，图表标题和说明标题。如果图表标题只有一个，就一定是说明标题。2、单位当有具体数据的时候，一定要有单位，如果单位带有数据格式符，例如百分号、千分符时，一定要显示出来。3、背景色和网格线背景色和网格线本意是帮助大家浏览图表，实际上往往起干扰作用。4、数据或资料来源商业化场合表达数据严谨性的根本要求，如果数据是自己得出来的，也要写上“XX分析综合〞之类。5、注释特别的说明或者大家看不懂的东西可以用注释，一般的注释会用“*〞开头。6、图例图例不一定要有，前提是大家看得懂，否那么还是标上图例好一点。一般来说，图表所要表达的无非如下几种。比拟：可以是总体与个体，相互比照，不同实际的比照等，饼图与柱形图是最好的例子。变化：不同时间，不同因素有什么变化，这些变化是如何的？分布：数据是怎么分布的？例如全国销售额的地区分别……关联：A和B之间有什么相关性？或者根本是没有关系的……趋势：未来的走向会怎样？如何找到数据之间的逻辑关系？成分：各个局部占整体百分比的大小排序：不同元素的排序〔并列、上下〕时间序列：一点时间内的变化趋势频率分布：在渐进数列中的数量分布相关性：两种可变因素之间的关系挖掘数据之间的逻辑1、选择什么图表比拟适宜2、我想突出哪些重要数据3、哪些图表可以突出数据请构思图表展示主题1、选择什么图表比拟适宜2、能否选择其他图表样式3、能否选择三维亮丽图表5.5　这些图表应该这样用　饼图：用于显示各项的大小与各项综合的比例饼图的八大杀手锏1、饼图的数据综合数要为12、饼图分割块的数目不要超过7块，如果要表达信息太多可以考虑复合饼图或复合条饼图3、把你认为最重要的数据扇区从12点位置开始，并用比拟突出的颜色显示4、如果可以，建设扇区从大到小排序5、饼图标注不要使用图例，直接标在扇区上或旁边，标注尽量不使用标签连线6、用适宜的颜色或用别离型饼图抽离强调块突出最重要的块7、不轻易使用三围饼图强调效果，如果用那么厚度要薄、仰角要大8、可用小饼图作为其他图表的支撑数据条形图/柱状图：条形图〔柱状图〕用于各种数据比照条柱图的六大杀手锏：1、分类标签文字过长时，使用条形图2、数据要从大到小排序，最大的在最上面3、条〔柱〕与条〔柱〕的间距要小于条〔柱〕的宽度4、有负数时坐标轴标签放右边或图外5、标签非常长时，可放在条〔柱〕的中间6、簇状条〔柱〕形图暗色和亮色要交替使用，以保证黑白打印时的可读性折线图：显示随时间而变化的连续数据折线图的六大杀手锏：1、在折线图中，类别数据沿水平轴均匀分布，所有值数据沿垂直轴均匀分布2、线条要足够粗，明显粗过所有非数据元素3、不要使用图例，直接标记在折线边4、不要放太多线条，以免杂乱，必要时分开做图表5、多条折线时，强调其中需要强调的那根，用最粗线型或最深颜色6、将柱形图和折线图组合使用5.6　表格大变身　5.7　常用图表美化方法　常规的方法1、去掉无关的背景线，让表格信息更清新自然2、使用小图片填充柱形图/条形图3、变色强调4、用其他图形区分，将关键数据与普通数据区分开来，可用元素有颜色、形状等。5、将关键数据用动画强调。让图表图形化1、将图表覆盖在有联想意义的图形上2、使用有比喻意义的图片，反映图片的含义3、美化标签4、使用图片替代图表，形象化表现数据5.8　这些图表不能这样做很多人喜欢用饼图，但是表示排序的数据最好的图表应该是条形图，而且在使用饼图的时候应防止使用3D图形，修改后配上少量的文字说明，会更直观。如果只需要一个汇总数字，用饼图是最适宜不够的了。为了表示趋势，用折线图要好于柱状图。最后，添加趋势线，更加强化数据的上升趋势。如何做好数据分析类PPT1、数据正确数据一定要能支持你的论点2、图表正确同样的数据，不同的图表说明的问题不同，一定要让图表与你想说明的问题匹配。3、观点正确同样的图表，表达的信息也是不完全相同的。把你的观点写在标题位置，不要让观众去猜测你的图表表达了什么意思。4、适当美化去掉表格里不需要的网格线，背景，图标说明等，留下能说明问题的信息就可以了。5、创意更好如果你厌烦了图表，适当的场合里你不妨多一点创意。有时候为了表达数据，并不一定需要图表，一个大大的数字，也可以给观众很好的视觉冲击。6、分析而不是罗列数据罗列数据只能说明你收集了很多数据。对这些数据进行分析，找到数据背后隐藏的信息，你的这页幻灯片才有意义。　第6章　让PPT添色的技巧　6.1　节约你修改时间的常用操作　利用设计工具栏进行全局修改页面设置：显而易见是用来进行页面设置的主题：主题是一组颜色、字体和其他格式细节的组合，改变主题，就可以轻松改变整个PPT文档的设置。背景：可以设置背景的样式和颜色。利用母版进行全局修改设置默认值局部设置使用自定义版式网格的作用参考线的作用对齐组合与层次连接符格式刷更改形状6.2　制作让人眼前一亮的封面与目录　封面设计的关键是标题设计目录设计的关键是展示结构与内容目录设计的几个思路：工程符号型的目录图片代替工程符号流程箭头思维导图型时间线竖排列表图片列表导航条转场页设计思路：从目录中选一条文字把目录中的图片放大突出显示当前内容6.3　通过排版来突出重点　留白是表达段落感的好方法分段，把大段文字切成小段文字。段与段之间留出足够的空间。提炼关键词每页幻灯片的标题应该是结论性的高度概括本页中心思想的一句话。给你的每一段话提炼一个关键词，并把它们字体放大并单独列出来，作为小标题。一个中心三个根本点在你的每一页幻灯片里，都应该只有一个中心，不超过3个分论点。3个分论点可从时间、地域或其他3个角度去组织。被你忽略掉的段落排版我们可选的优化方案1、要点文字加粗，段落与段落之间有间隔2、要点用红色突出，其他文字变浅3、要点用色块突出字体字号的选择：字体与显示效果有关如果在投影仪上播放，请充分考虑投影仪的播放效果。很多投影仪显示颗粒较粗，这个时候宋体字的显示效果会非常差，建议采用黑体或雅黑字体。字体与主题内容有关如果是比拟商务的场合，应该使用比拟商务的字体，例如宋体、雅黑、黑体。如果是比拟休闲的场合，幼圆、华文彩云、隶书、楷体也是可以选择的。字号以易读为原那么字号的选择以易读为标准。我们建议大标题字号不小于36号，小标题不小于28号，正文不小于24号。如何制作要点：不仅仅是工程符号除了工程符号，你还有注意缩进量、文本的字体和字号、行间距、段落间距、行数、不同级别的缩进量。关键是在你的PPT里，所有这些应该统一。词性的统一一组要点同一个级别开头的词最好能一样，至少词性统一，长短一致。注意选择工程符号有时候，我们用数字可能效果比工程符号要好组织文字6.4　让你的PPT图片活起来　常见图片格式BMP格式、JPG格式、GIF格式、PNG格式、WMF格式、AI格式矢量图和位图的区别：位图放大后变模糊，矢量图可以任意放大图片的尺寸和像素分辨率选择图片时要综合考虑图片的尺寸和分辨率。一般全屏图片用1024X768分辨率，96dpi根本能满足播放要求。应该注意的几个问题：人物视线朝向内侧人物前面留出空间风景照要注意地平线的位置适当裁剪，会有意想不到的效果多张图片要注意组合与排列两张人物图片注意视线向内多个人物照片，请注意视线方向保持一致，色调保持一致图片不够大，我们也有方法6.5　给PPT配个好颜色　简单配色方法：向有关网页学习向公司LOGO学习向优秀作品学习利用系统主题配色方案更多关于主题颜色平安配色浏览和播放时的差异用显示器浏览，屏幕亮度比拟高，色彩复原也比拟真实。所以如果你的PPT主要在显示器上浏览，色彩可以丰富一些。背景也不放取深色，以防止观众长时间浏览眼睛疲劳。用投影仪播放，由于大局部投影仪的灯泡老化严重，而且投影仪色彩复原度也比拟差。所以如果你的PPT主要用来在投影仪上播放，色彩尽量简单，比照强烈。背景色最好取白色，可以防止办公室关灯看投影的为难场面。6.6　为PPT添加动画　动画的目的：顺序，指的是文字、图形元素柔和出现的方式。屏幕上的文字，通常都是归纳的条理层次清楚，为了保持一定的悬念不至于让听众一览无余，所以我们有些时候需要一条一条地显示。强调，这是很多人使用动画的唯一原因。用适宜的方式让希望强调的重点内容动一动，这样很容易就可以吸引听众的注意力，从而到达醒目的效果。简化，有些时候页面元素不可防止的繁杂，比方大型的流程图、组织结构图，你会发现尽管你已经用最简单的文字去表达，最清晰的脉络去架构，但还是复杂得够呛。使用动画将大型的图示化整为零，逐步出现、讲解，再出现、再讲解。引导观众，让他们的注意力集中到你讲解的那一局部，从而简化整个图示。展现，指的是用动画将难以描述的原理、过程、逻辑等在观众面前展示一遍。场景的动画效果技巧动画的几个关键要素是：效果、开始、方向、速度及效果选项。效果：请尽量选择那些看上去比拟温和的效果而不是很夸张的。开始：有鼠标点击时、之前和之后三个选项。速度：可以自由调节。效果选项：根据你的需要有多个参数可以选择。6.7　应用超链接　6.8　插入视频的方法　直接插入影片插入对象动作按钮播放插入控件超链接6.9　插入Flash的方法