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篇2:物业公司文件、资料管理制度作业指导书
物业公司作业指导书--文件、资料管理制度1目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的把握要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、把握及资料保管和外来文件的管理。3职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2综合管理部负责业主档案的管理与把握。3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的把握。4相关文件《文件把握程序》Q/PH-QP-4.2.3《质量 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 把握程序》Q/PH-QP-4.2.45工作程序和管理方法5.1文件的产生5.1.1各相关部门依据工作需求编写文件。5.1.2总经理助理对文件进行审核。5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。5.1.4办公室对生效的文件印制,必需使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。5.2文件、资料的类别5.2.1受控文件a)内业资料;b)图纸资料;c)依据质量体系的把握要求进行管理的文件;d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;e)与服务过程有关的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 ;f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与把握,具体执行[顾客财产把握程序]Q/PH-QP-7.5.4)。管理与把握具体执行[文件把握程序](Q/PH-QP-4.2.3)。5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,依据目前公司现有的非受控文件,可分为:a)内行文、外行文:1b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:75.3文件、资料名目的索引号*-*.*-**文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码5.4文件、资料归档与管理5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和爱惜,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要准时存档,并建立[存档备案资料名目](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。5.5文件、资料的发放5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发觉文件误发时应立刻追回,同时作好文件的补救工作。5.6文件资料的调用、借阅与归还5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损缘由,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。5.6.4机密性文件的调用与借阅规定a)A级机密文件资料:公司年度方案、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以赐予关心与协作,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。5.7文件的复制、破损和丢失5.7.1未经允许,不得任凭复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。5.7.2文件使用人应对文件妥当保管,当文件破损严峻影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应赐予新的分发号,新的分发号连续原来文件分发号。5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应准时更换,保证在使用处获得有效版本。5.9文件的作废与销毁5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后赐予作废或销毁处理。5.9.2在分发过程中发觉文件遗失或在使用过程中文件破损严峻和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,赐予作废处理。5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。6使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]QR-WD01-02-01办公室一年2[存档备案资料名目]QR-WD01-02-02办公室长期3[文件分发登记表]QR-WD01-02-03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]QR-WD01-02-04办公室一年5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年6[文件补发申请表]QR-WD01-02-06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]QR-WD01-02-07办公室一年起草人:审核人:审批人:日期:日期:日期:篇3:物业行政文件、资料管理制度作业指导书
物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度1目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的把握要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、把握及资料保管和外来文件的管理。3职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2综合管理部负责业主档案的管理与把握。3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的把握。4相关文件《文件把握程序》Q/PH-QP-4.2.3《质量记录把握程序》Q/PH-QP-4.2.45工作程序和管理方法5.1文件的产生5.1.1各相关部门依据工作需求编写文件。5.1.2总经理助理对文件进行审核。5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。5.1.4办公室对生效的文件印制,必需使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。5.2文件、资料的类别5.2.1受控文件a)内业资料;b)图纸资料;c)依据质量体系的把握要求进行管理的文件;d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;e)与服务过程有关的合同协议;f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与把握,具体执行[顾客财产把握程序]Q/PH-QP-7.5.4)。管理与把握具体执行[文件把握程序](Q/PH-QP-4.2.3)。5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,依据目前公司现有的非受控文件,可分为:a)内行文、外行文:1b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:75.3文件、资料名目的索引号*-*.*-**文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码5.4文件、资料归档与管理5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和爱惜,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要准时存档,并建立[存档备案资料名目](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。5.5文件、资料的发放5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发觉文件误发时应立刻追回,同时作好文件的补救工作。5.6文件资料的调用、借阅与归还5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损缘由,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。4机密性文件的调用与借阅规定a)A级机密文件资料:公司年度方案、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以赐予关心与协作,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。5.7文件的复制、破损和丢失5.7.1未经允许,不得任凭复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。5.7.2文件使用人应对文件妥当保管,当文件破损严峻影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应赐予新的分发号,新的分发号连续原来文件分发号。5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应准时更换,保证在使用处获得有效版本。5.9文件的作废与销毁5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后赐予作废或销毁处理。5.9.2在分发过程中发觉文件遗失或在使用过程中文件破损严峻和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,赐予作废处理。5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。6使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]QR-WD01-02-01办公室一年2[存档备案资料名目]QR-WD01-02-02办公室长期3[文件分发登记表]QR-WD01-02-03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]QR-WD01-02-04办公室一年5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年6[文件补发申请表]QR-WD01-02-06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]QR-WD01-02-07办公室一年起草人:审核人:审批人:日期:日期:日期:篇4:物业作业指导：培训积分管理制度
物业作业指导文件:培训积分管理制度1.目的为更好的做好培训管理,有序的统筹支配培训课程,建立培训档案,促进培训工作的开展,特制定《培训积分管理方法》。2.范围适用于公司全体职员3.定义无4.职责办公室培训专员负责培训积分的管理工作5.方法及过程把握5.1培训积分的计算方法5.1.1职员需参加经公司人事部认可的培训课程,出勤时间超过课程总时数80%以上方可得到该培训课程的培训积分。5.1.2结业证书的获得公司组织的在职培训,部分重要课程将对参加者颁发结业证书,职员参加培训获得结业证书的条件是:出勤率至少达到各项培训净课程时数的80%;并考试成果合格。5.2培训积分系数确定原则由于培训课程内容和要求程度不一,所以依据授课时间及举办规格层次,用确定系数进行积分调整。课程积分系数分为三个档次,分别是1.0、2.0、0.5。积分系数及档次列表如下:5.2.1培训时间小于4小时的,培训积分为1.0。5.2.2培训时间大于等于4小时的,培训积分为2.0。5.2.3培训时间大于等于10天的,培训积分为0.5。5.2.4双向沟通和出国考察类:其积分也列入培训积分管理方法。职员返回原岗位或回国后提交双向沟通报告或出国考察报告,系数的确定参照以上规定执行。5.2.5自修、业余攻读学位与参加外部培训:可依据员工自愿供应之证明材料列入积分,系数的确定参照以上规定执行。5.3培训积分的基本要求5.3.1培训积分的多少是衡量职员个人学习进步的标尺之一,将作为职员晋升和获奖的参考条件。5.3.2职务晋升积分职员职务每晋升一个职级,原则上需获得确定的上年度培训积分。职员升主管:36分以上主管升经理助理:24分以上经理助理升副经理:24分以上5.3.3积分基本要求的调整由于培训将不断进展,培训课程和内容会连续丰富,因此关于职员培训积分的基本要求将不定期进行调整和公布。5.4培训积分的填报、核定、公布和存档5.4.1全部人事关系隶属天津万科物业管理有限公司的职员,由办公室统一为其建立培训积分档案。5.4.2各部门及管理处负责填报、核定,办公室对全体职员的培训积分进行定期(年度)公布和存档管理。6.支持性文件无7.质量记录表格TJzzWY6.2-Z01-02-F1《职员考核积分汇总表》TJzzWY6.2-Z01-02-F2《职员月度积分通知单》
  
篇5:物业作业指导：职员外派培训管理制度
物业作业指导文件:职员外派培训管理制度1.目的为加强外派培训管理,合理使用费用并保障培训效果,特制定本规定。2.适用范围zz物业管理有限公司所属全体职员外派培训的管理。3.外派培训原则3.1在公司培训方案内的培训项目将不予支配外派培训(公司级讲师、课程开发人员除外)。3.2优先保障公司级讲师、课程开发人员及培训专员、管理人员、特岗人员、专业技术人员、参加外派培训。3.3公司未转正的新员工原则上不参加外派培训。3.4办公室培训专员负责外部培训信息的收集,鼓舞公司员工供应有关信息。4.培训内容范围企业经营进展战略、运作与管理业界新信息新动态行业岗位资格证其它急需的业务技能、技术等5.参加外派培训人员责任5.1参加外派培训的人员代表着zz的整体形象,在培训中应留意自己的言行举止和仪表,不得消逝有损公司形象的行为,并自觉维护公司声誉;留意保守商业机密。5.2须按时、全程、乐观参加培训,中途不得迟到、早退和更换人员。5.3参加培训人员应了解培训公司的讲师授课水平及整体实力,并将培训公司状况反馈给办公室培训专员。5.4参加培训人员,须与工作临时接替者做好交接工作,保证公司的正常运作不受到影响;5.5培训结束后须对本部门相关人员进行传授(传授形式不限,可依据培训内容实行口头报告、沟通、争辩、讲授等方式)。5.6培训结束后须将培训资料(教材、录音带、录像带等)交办公室存档以供内部员工共享,办公室培训专员负责培训资料的保管及借阅手续的办理。5.7外派培训监控及效果考核5.7.1培训结束后,参训员工需要写培训总结,其中培训时间8小时以内培训总结内容不少于1000字,培训8小时以上不少于3000字;其直属上级签署看法,并需要得到办公室培训专员认可。之后在全公司范围进行宣扬与共享。5.7.2参加外派培训及沟通两天以上(含)的员工,需要在结束后一个月内完成公司内部同内容培训的授课,该培训由办公室供应组织和后勤工作。5.7.3需进行考试取证的必需通过考试并取得相应证书。5.7.4如因工作缘由不能全程参加培训的(缺课超过两小时),须提前或在培训后一天内提交由直属上级签字的状况说明,报办公室培训专员备案。5.7.5员工参加外派培训的效果考核由其直属上级和人力资源部培训负责人共同进行。5.7.6对于考核不合格或缺课超过两小时但未按规定时间说明、被批准的人员,将不赐予报销培训费用及停止其当年参加外派培训资格的惩处。5.8外派培训机构资质确认5.8.1使用万科总部供应的培训机构。5.8.3公司自行选择的培训机构和课程由办公室负责资格审查,主要审查以下内容:课程内容适合程度、师资水平、组织水平、硬件设施等。5.9外派培训申请5.9.1申请参加外派培训的人员填写《职员外派培训审批表》,并由部门负责人签字同意,连同培训介绍材料、课程支配至少在培训开头前5天提交办公室审批。政府部门紧急培训至少提前2天申报到办公室,未事先申报的不予批准。5.9.2审批部门对《职员外派培训审批表》及相应资料进行审核,之后交由分管负责人及总经理复核批准,办公室在3个工作日内赐予相关人员答复并将审批结果及培训介绍材料留存一份备案。5.10外派培训服务协议5.10.1参加外派培训者须与公司签定《外派培训服务协议》,公司与本人各持一份:5.10.2按费用:培训费用在2000元以下者,无须签协议;培训费用在2000-3000元间者,应签订至少一年的服务协议;培训费用在3000元以上者(包括外送考察沟通),应签订至少二年的服务协议;按万科系统:万科系统内部培训、沟通、会议等15天内,无须签协议;15-30天者,应签订至少一年的服务协议;30天以上者,应签订至少二年的服务协议;5.10.3签定《外派培训服务协议》时,假如劳动合同期限小于服务期限的,应先到办公室续签劳动合同。5.10.4按相应培训时间状况和培训积分管理制度给出外派学员培训积分。5.11培训费用审核和报销5.11.1外派培训人员的住宿和交通,由学员依据有关通知和具体课程支配自行解决,也可由办公室关怀联系,费用和手续自行处理。5.11.2培训组织方统一支配食宿,费用包含在培训费中的,公司派出人员听从统一支配。5.11.3培训组织方没有统一支配或费用不包含在培训费中的,公司派出人员依据公司有关出差制度执行,费用划归差旅费。5.11.4外派培训人员将取得证书的原件、经审批的《职员外派培训审批表》及报销单据,经部门/管理处经理签字后,交由办公室登记费用,并经办公室经理复核签字后,交由相关人员审核签字后报销。5.12不出席外派培训课程人员惩处方法5.12.1对有正值理由,并且在付出培训费前通知办公室的学员免于惩处。5.12.2对在公司付出培训费后通知办公室的学员,由办公室负责调换人选。5.12.3对公司已付出培训费,但无正值理由缺席的学员,公司办公室将从其工资中扣除等额费用。6.支持性文件无7.质量记录表格TJzzWY6.2-Z02-F2《职员外派培训审批表》TJzzWY6.2-Z02-01-F1《外派培训服务协议书》