文件编码（TTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-0089）食品行业档案管理规定PAGE档案
管理制度
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一、总则1为加强本公司文件档案管理工作，特制定本
制度
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。2归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度规定，分别立卷归档。3公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。二、立卷归档1立卷归档的职责（1）公司各部门均为立卷归档部门。公司办公室负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。（2）办公室主任和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。2立卷归档的范围（1）重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；（2）公司的各种规章制度、实施细则；（3）有关政府部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；（4）公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书；（5）公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；（6）公司的请示与有关政府部门的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结；（7）公司内部的各种
工作计划
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、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报；（8）公司与有关单位签订的
合同
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、
协议
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书等文件资料；（9）公司管理人员任免的文件资料；（10）关于员工奖励、处分的文件资料；（11）本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料；（12）公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料；（13）反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。3平时归卷（1）各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。（2）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。（3）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。（4）专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。4立卷归档的基本要求（1）各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。（2）文件应按不同年份进行立卷。（3）立卷时应根据文件形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。（4）有密切关联的文件不可分散。三、档案的调用1公司员工应严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。2员工调用本部门的档案，须征得本部门负责人同意。3调用公司档案，须提出申请，并经得公司办公室主任同意，方可调用。4调用的档案，一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必须办理续借手续后，方可继续借阅。5凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。6严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。7丢失资料者，应及时书面通知公司办公室，以便采取相应的补救措施。8销毁过期档案，应由部门负责人或主管领导审批后方可进行。9任何员工不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散借阅的任何公司资料。10凡调离本公司职工，必须归还由其借阅或保存的全部公司技术资料、文档，方可办理调动手续。四、档案管理1凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。2各部门存放永久和长期档案的专柜，必须由指定专人管理。3各部门如需将永久和长期保存的档案移交给档案管理部门（公司办公室），应办理档案移交手续，经办人员必须办理交接手续。4档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅。五、附则1本制度报总经理批准后施行，需要时由公司办公室修改并报总经理批准施行。2本制度由公司办公室负责解释与检查。3本制度施行后，其他相同的规章制度或与之相抵触的制度或规定自行废止。4本制度自颁布之日起施行。赠送常用精致线性可编辑小图标
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