时间管理资料

自我管理　　有效的时间管理*许多的在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场*确定事件突发事件琐碎事件浪费*学习目标学会正确的时间分配并充分有效地利用时间学会制定SMART的工作目标掌握制定有效工作 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 的方法和过程*学习内容124时间管理的技巧5时间管理上的误区时间管理根本原那么时间管理的概念解决时间管理误区方法3*案例分析假设今天是星期一的晚上，你要方案未来的五天的日程，面前是这五天要做的事情：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2、星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。3、你有好几个星期没有回家，也没有打或写信。4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三去面试〔19点以前〕，估计要花1小时。5、明晚8点有个1小时电视节目，与你的工作有密切的联系。6、明晚有一场演唱会。7、你在图书馆借的书明天到期。8、外地一个朋友邀请你去玩，你需要整理行李。9、你要在星期五交方案书之前把它复印一份。10、明天下午2点到4点有一个会议。11、你欠某人200元钱－－他明天也要参加那个会议。12、你明天早上9点到11点要听一场讲座。13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。*14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。15、你想好好洗个澡。16、你负责的工程小组将在明天下午6点钟开会，预计1个小时。17、你身上只有5元钱，需要取钱。18、大家明天晚上聚餐。19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 。20、这个星期有些材料没整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时。21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打。22、星期天早上要做一次简报，预计准备简报要花15个小时，而且只能业余时间。23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。24、下个星期二，你要参加一次业务考试。　　　请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制定一个周末的时间安排表。*分析：在这些工程中，有些是相互冲突的，有些是富有弹性的。如何制定一份合理实用的方案表呢？在制定时间表以前请：1、把要做的事情全部看一便。2、确定每件事情的重要等级。3、根据重要程度把把事情重新排序。*一、时间管理的概念〔通关〕任何有效的时间管理系统均包括以下五个步骤：　　　1、明确你的价值观　　　2、确定你的目标　　　3、对你的目标按优先级排序　　　4、明确你的任务　　　5、对你的任务按优先级排序　　价值观是我们想和做的根本原那么，是进行时间安排的最根本因素。*案例中的事件可分为的类别健康－－看牙医、洗澡等等家庭－－给家里打等等友谊－－买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友，等等爱情－－准备烛光晚餐等等工作－－简报、电视节目、整理资料、考试，等等金钱－－夜间兼职的面试，等等兴趣－－看演唱会，等等　　目标是我们的需求和愿望－－我们想得到什么，它们直接源于我们的价值观。*小案例　　　如果银行每天早晨向你的帐号拨款万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有万元。请问：你如何用这笔钱？*什么是“时间管理〞？　　　“时间管理〞所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是“时间〞，是指面对时间而进行的“自管理者的管理〞。*“银行拨款〞案例分析　　?人生宝鉴?公布了一个很有意思的调查数据：一个人活到72岁，他的一生是这样度过的：　　　　　睡觉：21年　　　　　工作：14年　　　　　个人卫生：7年　　　　　吃饭：6年　　　　　旅行：6年　　　　　排队：6年　　　　　学习：4年　　　　　开会：3年　　　　　打：2年　　　　　找东西：1年　　　　　其它：3年　　　以上是个平均数，通过这些数据可以看到许多问题，想到许多问题。该在哪儿节省，该在哪儿下功夫？？*时间管理三要素管理时间管理个人管理团队*管理时间的三大任务设立目标制定计划区分轻重缓急*二.时间管理的误区猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人“反正时间还早〞——拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲*1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间做方案工作是程序化，规律化，根本没必要做方案方案常常被打断不喜欢被方案束缚“船到桥头自然直〞*2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝*3、“反正时间还早〞——拖延帕金森定律　　　工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。　　时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。*4、不速之客　　　没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。*5、会议病基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为推卸责任没有勇气，逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复*6．文件满桌病平安感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好*7．事必躬亲担忧部属做错平安感不愿放弃得心应手的工作找不到可授权的下属*时间大盗有：　打搅〔或没有预约〕重要性次序无所调整没有目标、次序和方案叫人同一时间完成多项工作却不懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误 文书 烟草专卖行政处罚文书英文书写纸用a4纸打印行政执法文书范本护理文书的书写规范及要求原告诉讼文书送达地址确认书 工作和繁文缛节分不清责任和权力*走出误区1．积极2．通盘考虑3．按顺序做事4．提前准备*三、时间管理误区的解决方法〔通关〕要事第一以最终的结果来开始行动〔以终为始〕学会说“NO！〞如何对付不速之客如何减少冗长会议办公桌上的“5S〞运动*1、要事第一“二八〞定律ABC法那么办事的优先次序*2.以终为始是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？*3.学会说“NO！〞1.耐心倾听2.如无法当场决定那么要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚决6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝*4.如何对付不速之客1.不要采行无条件的‘门户开放政策’2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。5.在办公室外接见外界不速之客。6.站立会客。7.让秘书控制会谈时间。8、限时面谈。9、宁可提早上班，但不要延迟下班。10、定期与部属会面。*5．如何减少冗长会议会议前会议中会议后*6．办公桌上的“5S〞运动整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位〞的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了外表的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养*四、时间管理的原那么〔通关〕原那么一：明确目标原那么二：有方案、有组织地进行工作原那么三：分清工作的轻重缓急原那么四：合理地分配时间原那么之五：与别人的时间取得协作原那么之六：制定规那么、遵守纪律*四、时间管理的原那么原那么一：明确目标如何制定目标　　具体的　　　可衡量的　　　到达的　　　相关的　　　基于时间的*四、时间管理的原那么原那么二：有方案、有组织地进行工作　　　所谓有方案、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作方案，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会表达在以下五个方面：　　1、将有联系的工作进行分类整理。　　2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。　　3、按排列顺序进行处理。　　4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。　　5、由于工作能够有方案地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。*四、时间管理的原那么原那么三：分清工作的轻重缓急把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做——世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理参谋李爱菲优先矩阵*五、时间管理技巧优先矩阵紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。*重要，非紧急重要，紧急重要紧急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非紧急非重要，紧急优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德*优先矩阵分类表：*偏重各类事务的结果：*重要，非紧急重要，紧急重要紧急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非紧急非重要，紧急尽量防止Ⅰ扩大尽量减少Ⅲ事情多投资时间在Ⅱ尽量防止Ⅳ事情优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德*准备预防理清价值观方案建立人际关系能力充实……投资你的第二象限*优先级排序第二种分类开展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。*你的角色应是平衡的个人丈夫〔妻子〕/父亲〔母亲〕网络平安工程师软件工程师网页设计师有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？*高效能组织非紧急　　　　　　紧急重要不重要IⅣⅡⅢ20-25%65-80%15%>1%*四代时间管理理论第一代时间管理----备忘录型第二代时间管理----事先规划安排行程第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我第四代时间管理----以原那么为中心，以良知为导向，创造高品质生活*四代时间管理的着眼点第一代：易有成就感，但没有“优先〞观念第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多第四代：成认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡开展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。*时间管理学的演变第一代第二代第三代第四代优点：重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能力；人际关系较佳时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事项缺点：没有严格的组织架构；因忽略组织规划而疲于应付；最重要的事就是眼前的事优点：准时赴约做容许做的事通过制定目标与规划，能完成较多事因事先准备充分，会议或行事较能发挥实效缺点：实现更多目标，却未必满足真正的需求最重要的事就是时间表上的事优点：能将价值观化为目标与行动能发挥短、中、长期目标的效果效率提高，时间与自我更具管理技巧缺点：价值观未必符合自然法那么最重要的事因急迫性与价值观而定优点：集前三代时间管理学于大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事讲求多方面平衡改变思想而非改变行为*如何处理高价值活动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大工程分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。*如何处理低价值的活动授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要*时间管理通那么把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做*看看你的工作日志,然后问自己:几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候?你将当天的主要目标完成到什么程度?你会照着优先次序的书面方案做事吗?你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?你花的时间与你的优先次序是否相称?*以行动配合方案将目标写下来　　　-是什么目标?要达致什么的成果行动　　　　　　–要做些什么次序　　　　　　　-哪些应该先做/哪些为后?订下完　　　　　　　　　　成日期及排列优先次序时间估计　–每项的行动需要多长时间?灵活性　　　–有没有预留时间给不可估计的突发　　　　　　　　　　　　事情时间表　　　–甚么时候处理甚么事项？*订立方案以掌握时间运用企划的概念-拟定方案订好长期目标,以及的短期目标根据目标的轻重,安排优先次序搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表〞以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为根底,想好一天的方案*你属于哪种行为模式？狮子型考拉型紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽误不耐心放松作决定需要一定时间走路、动作较缓假设有所思乐于倾听耐心*要管理好自己吗?抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯订立目标妥善方案分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒*管理好书桌才能管理好时间*1、办公桌打孔文件夹强力文件夹双页文件夹插袋文件夹插边文件夹公文袋文件架文件筐笔盒笔筒便签纸告示贴空名片盒请说出它们的用途**废纸篓计算机日历文件架文具盒便签纸文件筐计算机文具盒文件架文件筐便签纸日历常用周方案周方案常用废纸篓剪刀、尺子计算器曲别针等名片夹工作台储藏地想一想：你每年、每周、每日都要用什么东西？容易取得去除造成分心的因素*建立有效的办公环境尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉**活动文件的处理信息资料存档待送出文件待办文件备忘档案夹分级处理ABC**文件处理原那么每次只处理一份文件，一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、、信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件**时间没有具体确定的待处理事项时间已具体确定的事件、记录等信息每日方案表提前一天客户访谈整理资料2设计调查 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 1部门例会整理资料客户访谈部门例会设计调查表格*改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(,时间表,笔记本,日历,笔座…..)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方*将一些你知道不会作出反响的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境*2.归档所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档*归档系统一些你需要今天马上完成的事情-DONOW一些你需要这个星期完成的工作-FILE一些你需要归档的文件-FILE有空才阅读的书本-READ需要传阅的文件-PASSON一些文件需要等待资料完成-PROGRESS*3.如何处理/电邮如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电打之前,要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情,可以先将文件给对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件自设时限*4.处理会议每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要防止发言同事偏离主题最好设定一个时限,以方便各人安排工作*5.授权授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个人的聪明才智*知识(做什么,为何做)习惯的建立知识〔做什么、为何做〕意愿(想要去做)技能(怎么做)习惯*总结希望你能够:看到自己的问题在那里要改变生活的习惯和工作方式订立目标,策略,行动去应付每一个挑战在自己所能控制的情况下,把握每分钟在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低