龙钢协同商务系统浅析 薛普芯白燕峰李作鹏陕西龙门钢铁有限责任公司陕西韩城715405【Reference】随着电子商务在市场经济交易活动中的广泛应用，电子招投标已成为未来市场交易的发展趋势，应运而生的商务软件也是琳琅满目。龙钢公司ERP系统在实现进销存模块的基本功能之后，也引进了相应的电子比价采购系统---协同商务系统。本文通过对协同商务的功能介绍，对电子比价采购系统实施的现实意义做浅显的分析。【Keys】电子商务；招投标；比价采购；协同商务1、实施背景传统的采购询价方式使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。随着软件技术的发展和互联网应用的成熟，协同商务系统对传统比价方式的变革，适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流。2、实施前现状分析询价前，采购部门相关业务员按照采购
计划
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进行
合同
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询价，凡在龙钢公司招投标
管理制度
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范围以外、
标准
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以下的采购计划，按双线询价、比价采购形式进行。满足双线询价、比价采购条件的采购计划，合同签订单位必须保证对三家以上的供方进行询价，并填写＜合同询价表＞，不足三家根据实际情况由相关业务员提出书面报告，部长审核。然后，采购部门/相关部门根据需要提出技术
协议
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签订申请，经部门领导审核后，提交专业（技术）管理部门，专业（技术）管理部门负责相关技术协议的前期技术咨询和调研，组织相关单位（使用单位等）与供方技术人员的技术交流和商谈，并由专业技术人员起草技术协议，经专业（技术）管理部门领导审核后，业务主管组织签订技术协议并加盖部门印章。技术协议准备好之后，内控部相关业务员依据＜合同询价表＞进行复核（双线询价），合同签订单位依据复核意见，组织相关部门进行合同谈判，在满足公司需求,保障公司利益得到最佳体现的前提下，拟定供方单位。供方确定之后，采购员在ERP系统维护采购合同，完成采购流程。3、需求分析3.1供应商首次询价。向与公司未发生过往来业务的供应商询价，可由供方下载系统客户端并注册组织，经企业审批授权后在系统报价；或者由公司相关人员申请增加临时供方，由业务员代替供方在系统中进行报价。若中标成为公司供方，则由企业相关人员维护供应商信息。3.2内控部询价。由内控部相关人员进行物资询价并维护报价信息。对于未与公司发生过往来业务的供方，填报报价信息时可直接维护供应商名称，若中标，需由公司相关人员在ERP系统和协同商务系统中维护供应商信息。3.3系统试用权限控制。系统提供新增供应商试用功能，可设置试用次数，如：可设置免费试用3次报价，超过3次需付费后再继续使用。3.4往来业务查询。采购订单查询、到货验收信息、发票信息查询、采购合同查询、供应商代储库存查询，需根据公司提供的格式定制开发。4、业务流程图通过系统实现从采购计划—询价申请—询价审批—供方报价—核价开标—采购订单的全过程全流程闭环跟踪管理。5、功能介绍协同商务系统包括系统设置、询价采购、供应商查询及订单管理四大模块。系统设置模块的主要功能是管理供应商信息，设置人员权限及审批流程。询价采购模块是主要操作窗口，包括询价申请、询价审核、供方报价及核价开标。采购员在询价申请窗口选择需要询价的采购订单及定向供应商，并设置报价的开始、结束日期及供货要求，确认后询价申请进入审核阶段。内控部审核过程中可以将认为符合报价的供应商维护进去，审核完成之后，系统会给选中的供应商发提示消息，供应商即可在报价的日期范围内进入供方报价窗口开始报价。报价日期结束后，采购部门开始组织相关部门核价开标。开标后，采购员需要将中标结果同步到ERP系统中，完成询价、比价工作。供应商查询模块为供应商提供了未结算查询、采购合同查询、发票信息查询、供应商代储物资查询。6、协同商务的优势6.1降低成本、提高工作效率。协同商务系统与传统的询价、比价方式相比，业务流程都是利用网络信息技术在系统中完成，既不需要与供应商传递纸质相关文件也不需要供应商亲自过来报价，这样不仅为公司节省了印刷及招待费用、也为供应商节省了差旅费用，更重要的是提高了双方的工作效率，只要在电脑上操作几个窗口就可以完成报价工作。6.2体现了公平、公正和公开的原则。协同商务系统可以实现双线询价，采购部门、内控部都可以添加符合条件的供应商参与比价，扩大了询价的范围，增加了供应商参与竞争的机会。报价过程中，只有供应商能看到自己的报价信息，有效防止信息泄露。开标之前，任何人都看不到报价信息，而且开标时间未到不允许提前开标，可以有效杜绝暗箱操作的事件发生。在一定意义上体现了公平、公正和公开的原则。6.3防止供应商串标。之前比价的时候，参与的供应商与工作人员在一起参加会议，面对面交流，难免会出现供应商之间或供应商与工作人员之间的串标情况。通过协同商务系统，询价申请单审批后，供应商各自在客户端独立完成报价过程，避免了供应商之间的面对面交流，使意图串标者无法掌握其他供应商的信息；另外，供应商报价之后，除了供应商本人可以看到和修改价格外，其他人都只能在开标后才能看到报价，在很大程度上降低了供应商与工作人员之间串标的风险。6.4促使价格趋于真实价。通过协同商务报价的时候，供应商之间信息都保密，为了能在竞标中胜算大一些，供应商不会漫天加价，促使价格会越来越趋于真实价。7、结束语龙钢协同商务系统已正式运行1年多，整体看，采购员的工作效率提高了、供应商报价也有下降的趋势，后面会继续完善协同商务系统的功能，逐渐扩大使用协同商务的采购订单范围。随着电子商务的进一步发展和广泛应用，会给企业带来更大的收益。 -全文完-
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