地产类项目档案归档目录一览表(档案室用)

Sheet1 项目档案归档一览表（档案室用） 一级类目 二级类目 三级类目 四级类目 案卷级 档案明细 组卷原则 密级 保管期限（档案保管期限指档案保存的时间期限，按长短应分为永久、长期和短期三种。永久就是无限期地尽可能长远地保存下去，长期为16年—50年，短期为15年及以下。） 在档案保管过程中开放程度(例如：1、向全集团公开；2、向集团总部本部门所有员工公开；3、向集团总部本部门经理及以上岗位公开；4、向各公司本部门所有员工公开；5、向各公司本部门经理以上岗位公开；6、向本公司某几个部门公开；7、各项目本部门公开；8、各项目员工间共享；9、本部门指定岗位。以上可多选，或增加，如需向其它部门/指定岗位公开的，需列明指定的部门/岗位名称） 归入部门时限 立卷部门 第一经办责任岗位 归入（地区）档案室时限 所属档案室 项目开发档案 01项目前期开发 / / 001摘牌投标等前期手续类 挂牌文件、招标文件、拍卖文件 按项目 秘密 长期 2、4 取得后立即归入部门 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 员 取得7日内移交 集团/公司档案室 地形图 长期 房地产估计报告、答复书 长期 设计要点及相关文件 长期 / / 002决策立项文件类 立项批复（集团内部） 长期 购地请示报告及批复 长期 购地审批汇总表 长期 购地可研报告 长期 项目手册 长期 关于立项的会议纪要、集团批复（含会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等） 长期 / / 003建设用地、征地、拆迁类文件 征占用地的批准文件和对使用国有土地的批准意见 长期 国有土地使用权交易文件 长期 拆迁安置意见、协议、方案、批复、函 长期 城镇建设用地批准书 长期 变更项目用地性质、建设单位的批复 长期 新增建设用地土地有偿使用费缴费通知书 长期 绿化用地（代征绿地） 长期 关于土地相关批复 长期 项目建设选址意见书 长期 / / 004项目土地合同类 国有土地出让合同 长期 土地开发建设补偿协议 长期 土地转让合同 长期 项目合作开发合同 长期 / / 005项目重点证照 发改委立项批复 长期 建设用地规划许可证（含许可证附件及附图）（一级、二级） 长期 规划意见书（一级、二级）、规划设计条件 长期 总规复函、审定设计方案通知书及附图（总规批复） 长期 单体方案设计审查意见 长期 国有土地使用证 长期 建设工程规划许可证 长期 建筑工程施工许可证 长期 商品房预售许可证 长期 房屋所有权证 长期 地名使用批准书、命名批复(报建) 长期 工程报建表 长期 土地他项权利证明书 长期 / / 006勘察、测绘、设计类文件 工程地质勘察报告 长期 建设工程测量记录册 长期 初步设计、技术设计图纸和说明 长期 施工图设计文件审查意见、施工图审查通知书 长期 建筑用地钉桩通知单 长期 宗地测量成果报告书 长期 放线、验线合格文件 长期 正负零报告 长期 / / 007专业报建 人防咨询 长期 人防总规批复 长期 人防初步设计审查意见书(含人防修改意见) 长期 人防施工图审查意见 长期 人防工程建设许可证 长期 消防设计审核意见（含消防施工图缩微通知单） 长期 环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表 长期 交评报告 长期 环评意见书（环评报告） 长期 交评意见书（交评报告） 长期 节能报告 长期 建筑节能审查意见书（节能报告） 长期 园林意见书 长期 其他专业报建批复文件 长期 抗震审批文件 长期 低空报告 长期 日照分析报告 长期 建设项目设计卫生审查认可书 长期 选址和建筑设计的卫生学评价 长期 / / 008开发招投标及承包合同类文件 勘查招投标文件 长期 设计招投标文件 长期 施工招投标文件 长期 监理招投标文件 长期 施工总包合同（备案） 长期 监理合同（备案） 长期 中标通知书（施工、监理） 长期 / / 009开发开工类文件 年度施工任务批准文件（固定资产投资项目年度 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ） 长期 修改开发施工图通知书 长期 工程质量监督手册/登记表 长期 建设工程质量安全监督登记表 长期 余泥排放证 长期 污水排放证 长期 建设工程报建审核书、施工证申请表 长期 / / 010房屋土地测绘报告 房屋土地测绘报告（实测） 长期 房屋土地测绘报告（预测） 长期 / / 011政府往来文件库 涉外安全批复 长期 涉外安全合格证 长期 往来函件 长期 会议纪要（含会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等） 长期 房地产初始登记（权属证明书） 长期 准予行政许可决定书 长期 项目获奖证明 长期 请示申请 长期 012综合文件 门牌审批表 长期 通邮审批 长期 资产转入转出表 长期 项目委托书 长期 其他 长期 / / 013土地款项及相关报建费（广州加） 缴纳节能墙和水泥的五联单、房地产的契税纳税申报表、土地出让金、配套设施建设费缴费证明书等 长期 / / 014验收类 规划验收合格通知书 长期 消防验收审查意见 长期 人防验收审查意见 长期 02业主产权类 / / 001按照楼栋组卷 每户包括商品房 买卖合同 二手车买卖合同 免费下载二手设备买卖合同协议免费下载房屋买卖合同下载房屋买卖合同免费下载车位买卖合同免费下载 、小产权复印件等 长期 03工作台账 03异地项目开发工作台帐 / 001异地项目国土工作台账 土地投资报告、土地储备测算分析报告 分年度 长期 4 实时 次年三月 集团/公司档案室 / 002异地项目报建工作台账 日常工作汇总 长期 项目设计档案 01设计任务书审批表 / / 001方案设计任务书 附设计任务书（OA） 按项目整体立卷 秘密 永久 2 实时 次年三月前（如图纸数量较多，可在同年中分批多次移交） 集团/公司档案室 002扩初设计 附设计任务书（OA） 003施工图设计任务书 附设计任务书（OA） 02设计合同 / / 001普通类合同 设计合同台帐 按项目整体立卷 永久 002高端酒店商业类合同 设计合同台帐 03设计图纸 01设计方案 / 001总规（包括报园林、交通、绿化） 设计文件审查意见 按项目整体立卷 永久 方案审批表及相关文件 图纸 002单体（报规、扩初图） 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 003人防报建 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 004消防报建 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 005装修 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 006机电 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 007二次深化（招标阶段） 基坑支护 门窗\幕墙设计 地板采暖 灯光设计 ………….. 008园林 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 009小市政 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 010大市政 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 011七通一平 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 012软装配饰 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 013效果图 方案本册、效果图 014幕墙 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 015招标技术方案审批 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 016岩土工程 设计文件审查意见 方案审批表及相关文件 图纸 02融资图 / 001融资图 03施工图 01主体 XX号楼 出图审批表、施工图外审委托申请、设计文件审查意见建筑、结构、给排水、暖通、电、空调、装修、二次深化施工图（基坑支护、幕墙设计） 按项目分楼栋立卷 永久 图纸会审结束7日内 02园林 001园林 出图审批表 按项目整体立卷 设计文件审查意见 施工图外审委托申请 图纸 03小市政 001小市政 出图审批表 设计文件审查意见 施工图外审委托申请 图纸 04大市政 001大市政 出图审批表 设计文件审查意见 施工图外审委托申请 图纸 05七通一平 001七通一平 出图审批表 设计文件审查意见 施工图外审委托申请 图纸 06软装配饰 00N软装配饰 出图审批表 按项目分楼栋立卷 设计文件审查意见 施工图外审委托申请 图纸 07二次深化（施工阶段） 001二次深化（施工阶段） 基坑支护 按项目整体立卷 门窗\幕墙设计 地板采暖 灯光设计 ………… 08装修 001装修 出图审批表 按项目分楼栋立卷 设计文件审查意见 施工图外审委托申请 图纸 09图纸会审记录 09图纸会审记录 04设计变更、洽商 / 001开发 设计变更申请表 按项目整体立卷 实时 设计变更通知单 设计变更图纸审批表 图纸 002营销类 设计变更申请表 设计变更通知单 设计变更图纸审批表 图纸 003工程类 设计变更申请表 设计变更通知单 设计变更图纸审批表 图纸 004设计类 设计变更申请表 设计变更通知单 设计变更图纸审批表 图纸 04材料定板/设备选型 / / 001材料定板/设备选型 材料定板/设备选型审批表 永久 材料样板（电子版）及相关文件 05商业项目 / / 001项目定位报告 项目定位报告： 永久 政府对项目的要求； 集团对项目定位要求 / / 002概念方案评审 概念方案 / / 003装修二申请 申请表 / / 004扩初图出图审批 图纸 / / 005设计单位选择 资质等相关文件 06设计计划 001设计计划 / 07文件管理 / / 001收文台帐 收文 按年度立卷 普通 永久 实时 集团/公司档案室 002发文台帐 发文台帐（含工作联系单、请示、通知、报告等） 003会议纪要 管线、中心、项目设计协调例会议纪要、专题会议纪要、会议签到表（含会议纪要、会议录音、录像、照片等） 004OA收发文 请示、通知、函 08工作台账 / / 001管线工作台账 设计管线工作台帐 永久 002部门工作台帐 各部门工作台帐 003员工工作台帐 各员工工作台帐 09财务类台帐 / / 001面积报表台帐 / 永久 / / 002资金计划台帐 / 永久 项目工程档案 01工程管理 01项目进度管理 / 001工程进度报表 进度周报 按项目 普通 长期 2、4 实时 项目结案后三个月内 集团/公司档案室 进度月报 长期 进度半年报 长期 进度年报 长期 002施工单位上报进度计划 施工单位上报的总体进度计划 长期 施工单位上报的月进度计划 长期 施工单位上报的周进度计划 长期 003项目进度管理工作日志 工作日志 长期 02项目施工质量管理 / 001施工方案审批表 后附施工组织设计及施工方案 长期 2、4 002开工审批表 （后附开工报告）、订货/排产通知书、施工进场通知书，包括总承包工程开工和其它各独立发包工程的开工。 长期 003工程抽查情况通知单（地区用、集团用） 包括集团及地区的月度联检，要求必须后附《工程抽查情况回复单》 长期 004工程暂停通知 后附工程复工申请，复工申请按要求必须由权限人员签字后归档 秘密 长期 005工程延期申请表 单独组卷，按时间顺序归档，原件，要求签字齐全 普通 长期 006工程量签证单（工程） 后附工程通知单（工程）、工程质量报验申请表、工程通知单审批表 长期 007工程量签证单及附图（营销、开发） 后附工程通知单（营销、开发）、工程质量报验申请表、工程通知单审批表 长期 008工程量签证单及附图（设计） 后附工程通知单（设计）、工程质量报验申请表 长期 009验收资料 竣工资料审查表（附独立发包施工资料，总包在“竣工资料”类）、竣工初验申请表、工程竣工初验情况通知书、工程初验复检记录表、竣工验收申请表、工程量确认单、单位工程竣工验收证明单、工程竣工验收意见会签表 长期 010质量/进度违约扣款通知书、奖励 后附相关扣款证明文件 秘密 长期 011渗水户维修处理情况汇总表 后附维修单 秘密 长期 012保修终结申请书 后附保修终结申请书及工程移交书 普通 长期 013项目施工质量管理工作日志 工作日志 长期 014工作委托单 工作委托单、工作委托单审批表 普通 长期 015工程量确认表 工程量确认表 普通 长期 03项目合同管理 / 001合同执行情况管理 项目合同签约进度计划管理 按项目 普通 长期 2、4 项目结案后三个月内 项目合同支付计划（付款节点施工质量验收资料（由招标中心返回原件，项目归档）、中期产值统计表（由招标中心返回原件，项目归档）、资金计划内、外支付清单） 按项目 长期 合同履行后，归公司档案室，由档案室统一归入对应的合同内 项目合同履约管理（按合同分类包含了各种的奖罚信息及其他与财务相关的信息（例如何时缴纳履约保函、工程一切险的缴纳情况等），对应财务接口） 长期 项目支付信息管理（对接中期支付模块） 长期 项目合同变更管理（所有的变更包含设计原因的、工程原因的、营销原因的等等，对应相关的施工合同需施工单位额外工作的一切行为的资料） 长期 项目合同索赔管理（包含了甲乙双方违反合同约定而需支付对方相关费用的资料） 长期 项目合同终止管理（包含了结算完毕，按合同约定的保修期完成保修工作的正常终止的保修终结书、工程移交表及其他保修资料。及非正常的或需寻求法律途径解决的双方终止合约的律师函等资料） 长期 / 002项目合同管理工作日志 工作日志 按项目 长期 项目结案后三个月内 04其他类 / 001各单位管理人员名册 建设单位项目管理人员名册（后附人员资质） 按项目 长期 2、4 项目结案后三个月内 监理单位项目管理人员名册（后附人员资质） 长期 设计单位项目管理人员名册（后附人员资质） 长期 施工单位项目管理人员名册（后附人员资质） 长期 02监理工程管理类 01监理质量控制资料 / 001监理规划、监理实施细则 监理规划、监理土建实施细则、监理电气实施细则、监理水暖实施细则、监理装修实施细则、监理节能实施细则等 按项目组卷 普通 长期 2、4 002质量监理工作联系单 工作联系单 长期 003质量监理通知及回复 监理通知、监理回复（监理通知应与回复一一对应） 长期 004监理例会会议纪要 含会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等 长期 005不合格项处置记录 不合格项处置记录表及相关附件 秘密 长期 006监理旁站方案、旁站计划及旁站记录 监理旁站方案、旁站计划、旁站记录 普通 长期 007监理月报 监理月报 长期 008监理日志 项目监理部工作日志、各监理工程师监理日志 长期 009施工样板报验表/工程质量报验申请表 （后附施工单位上报的隐检、检验批及试验报告等） 按楼栋、分专业单独组卷， 长期 单体工程竣工后三个月内（此部分附件与竣工档案内容重复，移交竣工档案即可，此附件作为过程控制资料，不存地区档案室，但须存报验表） 010施工样板间报验表 （后附施工单位上报的隐检、检验批及试验报告等） 单独组卷，按批次归档。原件 长期 011一般材料设备进场报验表/第一批重要材料设备进场报验表 后附施工单位上报的检验报告、合格证、复试报告、商检报告等 按项目组卷 长期 012监理见证计划、见证记录 监理见证计划、见证记录 按项目组卷 长期 单体工程竣工后三个月内 02监理安全控制资料 / 001项目安全文明施工管理工作日志 照各地方建筑资料管理规程进行组卷 普通 长期 2、4 项目结案后三个月内 002地上、地下管线及建(构)筑物资料移交单 要求施工单位必须签字齐全，原件。 长期 003施工现场安全监督备案登记表 复印件，加盖施工单位公章 长期 004安全监理细则 安全监理细则 长期 005施工总承包单位 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 体系、安全生产人员的岗位证书等及审核资料 施工总承包单位安全管理体系、安全生产人员的岗位证书等及审核资料 长期 006施工总承包单位的安全生产责任制、安全管理规章制度及审核资料 施工总承包单位的安全生产责任制、安全管理规章制度及审核资料 长期 007施工单位的专项安全施工方案及工程项目应急救援预案的审核资料 包括施工方案审批表，施工方案，若为重大方案须由公司有关部门审批。原件或复印件盖公章 长期 此部分施工方案与“施工质量管理”中的施工方案重复，此部分不归地区档案室，作为过程管理资料，项目保存，结案后销毁 008安全监理专题会议纪要 安全监理专题会议纪要、会议签到表 长期 项目结案后三个月内 009安全事故隐患、安全生产问题的报告、处理意见等有关文件 安全事故隐患、安全生产问题的报告、处理意见等有关文件 秘密 长期 010安全工作联系单 工作联系单 普通 长期 011安全监理通知及回复 安全监理通知、安全监理回复 长期 012安全整改通知及回复 安全整改通知、安全整改回复及附件 长期 013安全专项会议纪要 安全专项会议纪要、安全专项会议签到表 长期 014危险性较大的分部分项工程专家论证表及分部分项工程汇总表 危险性较大的分部分项工程专家论证表及分部分项工程汇总表 长期 015生产安全事故应急预案 生产安全事故应急预案 长期 016地上、地下管线保护措施验收记录表 地上、地下管线保护措施验收记录表 长期 017安全旁站方案 安全旁站方案 长期 018安全旁站记录 安全旁站记录 长期 019安全月报 月报 长期 020施工现场施工机械设备（塔吊、外用电梯、吊篮、钢井架、挖掘机等）检验合格证、安装单位资质、安装人员资质、拆装报审表、验收核查表 施工现场施工机械设备（塔吊、外用电梯、吊篮、钢井架、挖掘机等）检验合格证、安装单位资质、安装人员资质、拆装报审表、验收核查表 长期 021施工总承包单位安全员上岗证书、管理架构表、安全人员名单及特种作业人员上岗证 施工总承包单位安全员上岗证书、管理架构表、安全人员名单及特种作业人员上岗证 长期 022基坑支护验收表、基坑支护沉降观测记录表、基坑支护水平位移观测记录表 基坑支护验收表、基坑支护沉降观测记录表、基坑支护水平位移观测记录表 长期 023脚手架、卸料平台及支撑体系设计及施工方案 脚手架、卸料平台及支撑体系设计及施工方案 长期 024钢管扣件式支撑体系验收表 钢管扣件式支撑体系验收表 长期 025落地式（或悬挑）脚手架搭设验收表 落地式（或悬挑）脚手架搭设验收表 长期 026工具式脚手架安装验收表 工具式脚手架安装验收表 长期 027施工现场临时用电验收表 施工现场临时用电验收表 长期 028施工噪声监测记录 施工噪声监测记录 长期 029总、分包临电安全管理协议 总包临电安全管理协议、分包林电安全管理协议 长期 03竣工类 01竣工报验申请资料 / 001档案馆预验收申请 预验收申请表、施工档案预验收意见（预验收需上报：基建文件、施工文件、监理文件、竣工图） 按照整体项目进行组卷(此部分资料为我司上报政府职能部门办理验收使用，报验前项目留存复印件，竣工后移交档案室时，其中标绿色的部分与下面竣工备案类重复的在此处不存) 普通 永久 竣工三个月内（此部分资料为我司上报政府职能部门办理验收使用，报验前项目留存复印件，竣工后移交档案室，如此部分资料与竣工档案重复，可不复印） 002规划验收申请 立面照片、竣工测量报告等 永久 003消防验收申请 消防验收申请表、消防施工图、消防材料报验资料等 永久 004人防验收申请 人防验收申请表、人防施工图、人防材料报验资料等 永久 005节能验收申请 单位工程建筑节能验收记录、节能设计审查报告、节能检测报告等 永久 006无障碍设施验收申请 单位工程无障碍设施验收记录 永久 007四方验收申请 单位（子单位）工程质量竣工验收记录 永久 008质监站备案申请 竣工验收申请表、施工单位、监理单位项目负责人变更备案表、电梯检测报告、电梯合格证、支付款证明、室内环境检测报告、照片、水质化验报告、、单位（子单位）工程质量竣工验收记录、节能验收记录表及备案表、无障碍设施记录表等 永久 02竣工验收备案资料 01甲方竣工资料 001甲方竣工备案文件 建筑工程竣工验收备案表 按照整体项目进行组卷 永久 2、4 形成后5个工作日内 施工档案预验收意见 永久 规划验收合格通知书 永久 消防验收审查意见 永久 人防验收审查意见 永久 燃气工程验收文件 永久 建设工程质量监督验收意见书 永久 市政基础设施工程竣工验收备案表 永久 单位（子单位）工程质量竣工验收记录 永久 房屋建筑工程质量保修书 永久 住宅使用说明书 永久 屋面及卫生间闭水试验照片、开竣工的影像资料 永久 单位工程施工安全评价书 永久 工程竣工验收报告 永久 工程竣工总结 永久 002各类测量检测报告 勘察文件质量检查报告 永久 设计文件质量检查报告 永久 竣工测量报告 永久 节能审查报告 永久 节能检测报告 永久 节能验收报告 永久 水质化验报告 永久 室内环境检测报告 永久 防雷检测报告等 永久 002移交证明资料 城市建设档案移交书城市建设档案缩微品移交书城市建设档案移交目录城建档案馆接收回执 永久 02监理 001监理 质量评估报告、竣工移交证书 永久 2、4 竣工三个月内 03主体竣工档案（应按单位工程的竣工先后顺序排案卷流水号，每单位工程的案卷排序应为竣工资料在前竣工图在后） 00N（应按单位工程的竣工先后顺序排案卷流水号，每单位工程的案卷排序应为竣工资料在前竣工图在后） 各地方资料管理规程规定的应由甲方存档的工程文件（如施工资料与竣工图） 照各地方建筑资料管理规程按单位工程进行组卷 永久 04零星配套工程（煤气、园林、样板房等）（按竣工先后顺序排案卷流水号，每个零星工程的案卷排序应为竣工资料在前竣工图在后） 00N（按竣工先后顺序排案卷流水号，每个零星工程的案卷排序应为竣工资料在前竣工图在后） 零星配套工程施工、竣工资料 按照项目立卷 永久 04文件管理 / / 001收文台帐 收文台帐 年度 普通 短期 2、4 实时 次年三月 集团/公司（根据档案生成部门层级确定） 002发文台帐 发文台帐 短期 003会议通知 会议通知 短期 004工作联系单 工作联系单 短期 005会议纪要 会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等 短期 006资金统筹台帐 资金统筹台帐 短期 007进度跟踪台帐 进度跟踪台帐 短期 008OA文档 短期 05工作台账 / / 001管线工作台账 工程管线工作台帐 短期 002部门工作台帐 各部门工作台帐 短期 003员工工作台帐 各员工工作台帐 短期 项目营销档案 01销售管理 / / 001销售周报 销售周报 分项目 秘密 短期 3、5、9 实时 次年三月 集团/公司档案室 002销售类报表 各类销售类报表 短期 3、5、9 003定价报告 年度基准价定价报告 长期 3、5、9 季度动态目标价 长期 新推楼宇定价报告 长期 3、5、9 004销售变更审批 销售变更审批表 长期 3、5、9 客户需求审批表 长期 3、5、9 005销售优惠审批文件 销售优惠审批表 长期 3、5、9 006价格表及销售政策通知 地区底价价格表 长期 3、5、9 项目销售面价表 长期 3、5、9 付款方式通知 长期 3、5、9 优惠政策通知 长期 3、5、9 007销售现场管理 签约资料（平面图、交楼标准） 长期 3、5、9 竞争对手分析报告 长期 3、5、9 来电来访等资料 长期 3、5、9 销售培训资料 长期 3、5、9 认购书 长期 3、5、9 02招商管理 / / 001经营方案 商业定位、业态规划 分项目 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 铺位设置、出租渠道 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 管理主体建议、经营方式 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 002运营方案 项目总体运营方案 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 年度运营方案 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 开业方案 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 003合同 租赁合同 绝密 永久 3、5 实时 五个工作日内 主力店商户合同 绝密 永久 3、5 实时 五个工作日内 004审批文件 租赁优惠审批文件 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 租赁变更审批 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 005价格表及招商政策通知 地区底价价格表 绝密 永久 3、5 实时 五个工作日内 项目招商面价表 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 付款方式通知 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 优惠政策通知 秘密 永久 3、5 实时 五个工作日内 006租赁现场管理 来电来访等资料 秘密 永久 3、5 当日 五个工作日内 租赁意向书 秘密 永久 3、5 当日 五个工作日内 租赁培训资料 秘密 永久 3、5 当日 五个工作日内 03两点一线 / / 001工程、设计变更（营销类）审批表 工程、设计变更（营销类）审批表 分项目 普通（公司内部可查） 短期 3、8 实时 次年三月 002装修标准、装修方案审批 装修标准、装修方案审批 秘密 短期 3、8 003软装标准、软装方案审批 软装标准、软装方案审批 秘密 短期 3、8 004总规、单体、园林等方案审批 总规、单体、园林等方案审批 秘密 短期 3、8 005两点一线验收报告 两点一线验收报告 普通（公司内部可查） 短期 3、8 04推广策划 / / 001营销费用 年度营销费用审批文件、年度营销费用预算 分项目 秘密 短期 3、5 实时 次年三月 月度营销费用审批文件 短期 3、5 泛营销支付清单 短期 3、5 佣金支付清单 短期 3、5 年度营销费用台帐财务对账单 短期 3、5 002广告代理 年度广告代理审批文件 秘密 短期 3、5 年度广告代理合同 短期 3、5 年度广告代理授权书 短期 3、5 年度广告设计公司审批文件 短期 3、5 003广告资料 报广软文及其它推广、策划形成资料、声像档案 短期 3、5 004招标文件 招标文件 秘密 短期 3、5 05面积管理 / / 001总规阶段面积管理 持有性物业面积清单 分项目 秘密 长期 3、5 实时 次年三月 可售物业面积清单 长期 3、5 002单体报建面积管理 持有性物业面积清单 长期 3、5 可售物业面积清单 长期 3、5 003预测面积管理 持有性物业面积清单 长期 3、5 可售物业面积清单 长期 3、5 004实测面积管理 持有性物业面积清单 长期 3、5 可售物业面积清单 长期 3、5 06服务运营 / / 001客户服务 客户投诉处理问题报告 分项目 秘密 永久不断更新 3、5 实时 次年三月 客户回访记录和服务需求 永久不断更新 3、5 002运营管理 运营委托管理合同 短期 3、5 项目配套运营业态规划方案 短期 3、5 项目配套自营部分运营实施方案 短期 3、5 项目配套运营存在问题解决方案 短期 3、5 项目配套运营节点调整建议及方案 短期 3、5 003交楼管理 营销交楼验收报告 长期 3、5 物业前期介入方案 长期 3、5 客户建档 长期 3、5 交楼方案 长期 3、5 维修单 长期 3、5 交楼赔偿明细清单 长期 3、5 004物业管理 月度物业检查验收报告 短期 3、5 月度物业检查验收问题整改及落实清单 短期 3、5 07其他 / / 001定位报告（设计需求） 定位报告（设计需求） 分项目 短期 3、5 08收发文库 / / 001内部收发文 内部收发文 分年度 002外部收发文 外部收发文 普通 短期 2、4、7 实时 次年三月 集团/公司（根据档案生成部门层级确定） 003请示 请示 004其它文书库 其它文书库 09会议纪要 / / 001项目会议纪要 项目会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等 秘密 2、4、7 10市场调研报告 / / 001市场调研报告 项目市场调研报告 秘密 2、4、7 11工作台账 / / 工作台账 项目营销部工作台账 普通 2、4、7 项目营销部岗位工作台账 2、4、7 项目财务 01核算类 01报表 / 按月组卷 国内报表 按项目分年度组卷 机密 长期 5 实时 封存后次年三月归入档案室 集团/公司档案室 资金类 长期 5 租售类 长期 5 成本类 长期 5 综合类 长期 5 02账簿 按月组卷 账簿 长期(25年） 5 03凭证 按月组卷 收字 短期（15年） 5 付字 短期（15年） 5 转字 短期（15年） 5 02融资类 / / 001贷款类合同 融资合同 按项目组卷，不分年度 长期 5 封存后次年三月归入档案室 集团/公司档案室 融资审批会签表 长期 5 签字样本、董事会决议 长期 5 03按揭类 01按揭合作协议 / 001按揭合作协议 与银行间签订的按揭合作协议、文件 按项目组卷，不分年度 长期 5 02个人贷款合同 / 按楼栋组卷 每套房的产权证交接单、合同交接单、催办函快递单、个人贷款合同、放款通知、发生违约的产生相关文件 按项目，不分楼栋组卷 长期 5 03银行证明文件 / 001银行证明文件 银行证明文件 按项目组卷，不分年度 长期 5 04其他类 / 001其他类 其他上报公司等文件 按项目组卷，不分年度 长期 5 项目行政文档 01公文 / / 001外部收文 通知、报告、函、批复 按项目组卷 普通 长期 2、4 办理完毕五个工作日内 次年三月份 集团/公司档案室 002内部收文 通知、报告、函、批复 长期 003通知 通知 长期 004报告、请示 报告、请示 长期 005函 函 长期 006批复 批复 长期 007收发文登记薄、文件清退移交单 收发文登记薄、文件清退移交单 长期 02资产管理类文件 / / 001资产分配、供应计划、采购计划、指标 资产分配、供应计划、采购计划、指标 长期 2、4 办理完毕五个工作日内 次年三月份 002资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等） 资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等） 长期 003库房管理（含清仓查库）材料 库房管理（含清仓查库）材料 长期 004修旧利废、物资回收有关材料 修旧利废、物资回收有关材料 长期 03各类参考资料 / / 001业务单位参考资料 业务单位参考资料 长期 2、4 实时 002其他参考文件 其他参考文件 长期 003上报资料备份 上报资料备份 长期 04工作台账 / / 001部门工作台账 部门工作台账 短期 2、4 实时 002个人工作台帐 个人工作台帐 短期 项目企管档案 01经营计划档案 / / 001公司年（季、月）度经营计划、各项专业发展计划、项目计划书 公司年（季、月）度经营计划、各项专业发展计划、项目计划书 按项目 普通 长期 2、4 实时 次年三月 集团/公司档案室 002周、月、季、年度工作计划、总结 周、月、季、年度工作计划、总结 短期 003营销经营、税利计划、指标及计划调整计划 营销经营、税利计划、指标及计划调整计划 永久 004计划管理工作形成的有关资料 计划管理工作形成的有关资料 长期 005节点计划督办表 节点计划督办表 短期 006经营计划汇报概述 经营计划汇报概述 长期 007项目经营计划书 项目经营计划书 永久 008目标责任书 目标责任书 长期 009管理目标完成情况 管理目标完成情况 长期 010总控表 总控表 永久 02会议纪要库 / / 001年会会议纪要 会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等 按项目 秘密 永久 1 005XX专题会会议纪要 永久 006企业管理部调研工作会议纪要 短期 项目合同档案 01合同 01项目合同 / 001项目土地类（此类档案归入开发管线项目土地合同） / 按类分项目组卷 秘密（均需按审批流程） 永久 不公开 实时 一个月 集团/公司(根据档案产生层级确定） 002项目设计类 / 003项目建筑施工类 / 004项目产品、设备、配件、材料供货安装类总合同类 / 005项目产品、设备、配件、材料供货安装类分合同类 / 006项目资产采购类 / 007项目营销推广类 / 008项目物业类 / 009项目其他类 / 010项目融资类 / 项目成本管理档案（CB) 01测算过程类文档 / 001可研版测算文件 发展计划执行书 按项目 绝密 短期 3 按公司规定 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 规划指标表 建造标准 规划概念图 售价及销售排期 工程排期 现金流量表 现金流量表excel下载现金流量表excel下载现金流量表excel下载现金流量表excel下载空白现金流量表下载 财务类数据测算 可研版测算文件 002启动版目标成本 发展计划执行书 按项目 绝密 短期 3 按公司规定 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 规划指标表 建造标准 规划方案图 售价及销售排期 工程排期 现金流量表 财务类数据测算 启动版目标成本 / 003执行版目标成本 发展计划执行书 按项目 绝密 短期 3 按公司规定 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 规划指标表 建造标准 方案扩初图 售价及销售排期 工程排期 现金流量表 财务类数据测算 执行版目标成本 004调整版目标成本 引起调整原因的相关资料 按项目 绝密 短期 3 按公司规定 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 调整版目标成本 02合约规划文档 / 001合约规划文档 各分包与总包施工界面划分 按项目 绝密 短期 3 中标通知书盖章前 成本管理部/成本部 招采责任人 按公司规定 按公司规定 材料供应方式及界面 项目目标成本分解 合约规划审批资料 03招标类文档 / 001招标类文档 合同需求审批资料 按招标项目 绝密 短期 3 中标通知书盖章前 成本管理部/成本部 招采责任人 按公司规定 按公司规定 单项招标计划 招标文件审批资料及招标文件 按公司规定 按公司规定 / 考察入围审批资料 按公司规定 按公司规定 邀请回执 按公司规定 按公司规定 / 招标文件答疑纪要（含现场踏勘） 按公司规定 按公司规定 投标文件（含授权委托书） 按公司规定 按公司规定 / 开标记录表 按公司规定 按公司规定 澄清、答疑、谈判记录（含往来函件） 按公司规定 按公司规定 / 技术标评标报告（技术指标对比表、技术标评分汇总表、项目经理答辩记录表） 按公司规定 按公司规定 评标报告 按公司规定 按公司规定 / 定标会会议纪要 按公司规定 按公司规定 相关联的特殊事项审批 按公司规定 按公司规定 / 中标审批资料 按公司规定 按公司规定 中标通知书 按公司规定 按公司规定 04合同类文档 / 001合同类文档 合同、材料订单、保修协议等 按公司规定 绝密 短期 4 按公司规定 成本管理部/成本部 招采责任人 按公司规定 按公司规定 05设计变更类文档 / 001设计变更类文档 设计变更单及过程审批资料、完工确认单 按所属合同 秘密 短期 4 签发前 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 06工程洽商类文档 001工程洽商类文档 工程洽商单及过程审批资料、完工确认单 按所属合同 秘密 短期 4 签发前 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 07认质认价类文档 / 001认质认价类文档 认质认价及过程审批资料 按所属合同 秘密 短期 4 签发前 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 技术要求下发单 品牌/供应商资料 08付款类文档 001付款类文档 付款及过程审批资料 按所属合同 秘密 短期 4 签发前 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 付款申请资料 收款单位账号等资料 09合同结算类文档 / 001合同结算类文档 传阅单及结算审核报告 按所属合同 秘密 短期 4 盖章前 成本管理部/成本部 成本工程师 按公司规定 按公司规定 施工图预/结算汇总表 财务结算资料 合同 工程结算资料审核表 工程竣工验收单 施工图纸或竣工图纸或图纸说明 施工图设计交底图纸会审纪要 认质认价 设计变更/工程洽商单 反索赔资料 施工单位上报（预）结算书 咨询公司审核报告 甲方审核计算底稿 会议纪要及来往函件等相关资料 10供应商类文档： 001供应商类文档： 供应商资料、询价单位资料 按半年 普通 短期 4 按月 成本管理部/成本部 成本工程师/招采责任人 按公司规定 按公司规定 11实物档案 / 001荣誉奖项 荣誉奖项 招标项目 普通 短期 4 合同盖章前 成本管理部/成本部 招采责任人 按公司规定 按公司规定 002样品 设计封样、投标封样、中标封样 按公司规定 按公司规定&L&G&R&"华文中宋,常规"&14附件10Sheet2 Sheet3