大型会议 会议会务会前准备流程 环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成 会议确认 会议事由确定 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室 与会人员 确定与会人员名单、制表 会议议程 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 确定酒店 根据与会人员的类别确定房间预订的类型,提前致电酒店人员做好准备 会议前期准备 准备会议 明确人员分工 会议分配人员分工 资料 准备与收集 电子版资料,包括会议议程、会议指引(外部)、回执、会议使用文档初稿(Word/Excel/
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等) 会议通知 撰写通知/宣传 资料 回执收集 确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
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整理通讯录 资料 准备与收集 会议使用文档正式版、会务人员通讯录、与会人员签到表 储存 确定会议用电脑,将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹,并告知相关人员 打印 列出打印清单及打印份数 装订 将文件整理装入资料袋 发放 企业物资的发放 住宿 酒店预订 联系酒店,确定房间类型及个数,询问酒店是否早餐 餐饮 就餐形式、地点确定 外面餐馆:餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备 茶点:填写客餐申请单并交食堂人员,通知物业人员安排茶点摆放处 文具 文具准备及领取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 会场 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 音响、投影调试 投影、音响等是否完备 会场布置 桌椅摆放;文具摆放;横幅悬挂;欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位 摄影 摄影联系 会议现场抓拍用 自备数码相机 人员报到 人员报到 会场签到、签到表准备 资料发放 包括会议材料、代表证等 物资准备 胸牌的发放、桌牌的摆放、授课考试水准备确认、及各项需求 微信群 及时通知全员课程安排,会场注意事项及食堂开放时间等其他事宜通知第&P页Sheet3