千方百剂操作手册.doc

千方百剂操作手册.doc 前言 在《千方百剂医药管理系统》历经多次修改、创新、升级后，目前的功能已日趋强大。同时，其帮助和 说明书 房屋状态说明书下载罗氏说明书下载焊机说明书下载罗氏说明书下载GGD说明书下载 的内容也逐渐丰富、递增。同时随着医药行业的改革已经逐步完成。为了使您能更好的结合GSP大纲要求使用《千方百剂医药管理系统》，我们特编写一本《千方百剂操作手册》。使您能对《千方百剂医药管理系统》中各模块的操作流程和大体功能有个初步的了解，并且能够清楚的知道什么样的岗位该使用什么样的功能，同时也能了解他们的相关工作职责。为您使用《千方百剂医药管理系统》做个坚实的铺垫。 《千方百剂操作手册》主要是结合GSP大纲要求与软件的实际操作流程所编写的一本实战教材。其主要是按流程、按部门、按岗位分别向您介绍其相关的操作流程、使用注意、权限设置等问题。让您能非常清晰直观的了解软件的操作流程与各模块的衔接情况，同时该手册还与千方说明书相结合。使您能真正的从应用到操作了解我们的软件。 药品是一种特殊的商品，在生产、经营全过程中，由于内外因素的作用，随时都有可能出现质量问题，因此，必须在所有这些环节上采取严格的管理控制措施，才能从根本上保证药品的质量。在药品经营过程中实施的《药品经营质量管理 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 》(简称GSP)。GSP是一系列质量控制中非常重要的环节，我国在2001年12月1日颁布实施的《药品管理法》中已明确了监督实施GSP的法律地位，监督实施GSP已经成为药品监督管理工作的重点之一。 目前随着信息技术的飞速发展和计算机的迅速普及，使得企业规范经营的进、销、存业务处理过程中大量数据的保存和使用，能够利用信息发展的成果和精确高效的计算机工具，提高管理和经营的质量。同时，也为GSP的实施提供了无可替代的效率保证，而《千方百剂医药管理系统》正是秉承这一规定严格按照GSP大纲要求设计制作的医药管理系统软件，是您使用计算机管理企业的首选软件。 第1页 第一章 快速入门 在正式使用软件以前应该首先了解使用软件的前提条件、相关准备工作及软件的基本操作流程。这样会让您达到事半功倍的作用，使用软件起来也会更加得心应手。 1.1软件使用的前提条件 1.1.1信息的收集 使用软件的第一步是进行初始信息的收集、整理和统计工作。 首先应该对贵公司的药品信息、往来单位信息、仓库信息、职员信息、会计科目、银行帐户等相关信息进行整理。收集整理后的上述相关信息都将分别详细、完整的录入到『基本信息』的相应模块中。 例如:某某公司整理的要药品信息、往来单位信息、仓库信息与内部职员信息如下: 1、 药品信息中某个药品的整理内容如下: 小儿肺咳冲剂为拆零药品，拆零单位为袋，大单位为盒，其药品编码为01，条码为 692311114，规格为1×10袋，为冲剂是中成药，为一般验收方式，常规养护，Otc 类药品，零售价为8.5元，会员价为8元，批发价格为6.8元，是个GMP药品。 2、 往来单位中某一个单位的整理内容如下: 长春人民制药厂为药品生产企业，编号001，地址:吉林长春滨江路136号，联系 人:张小姐，电话号码1234567，信用额度:100000元，目前应付款为5000元， 法人代表:长春，签订了质量保证协议，提供了营业执照、生产经营许可证、组织 机构代码、国税/地税登记证、法人委托书等相关证件。 3、 仓库信息中某一仓库的整理内容如下: 配送中心西药仓库，编号010，为合格品仓库。 4、 内部职员信息中某一职员的整理内容如下: 小张女，质量管理部门主管，编号123，本科学历，毕业于成都中医药大学，2000 年进入公司，拥有职业药师证书、药品上岗证、毕业证、技能登记证。 说明:系统管理员应该根据所收集整理出来的内容，分别将其录入【基本信息】的相关功能模块中，如药品信息就应该录入【基本信息】/『药品字典』中。 其次是对商品的现有库存、应收应付帐款、现有的银行存款等相关信息进行统计、整理。其整理后的内容都将作为该企业的期初数值，录入软件【系统维护】/【期初建帐】中的各项期初中，成为系统开帐前的期初数据。 注意:期初数据的收集、整理、录入工作必须确保完整、详细、准确。因为在软件开帐以后，所有的期初数值都是不能进行更改的～ 最后是对软件中的成本核算 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 进行设置，进入【系统维护】/【超级用户】/『系统设 第2页 置』中选择“成本核算方式”。系统中提供了移动加权平均法、先近先出方法、后进先出方法和手工指定法四种成本核算方法。 特别注意:手工指定法能对药品效期和批次进行管理，但无法使用负库存销售;而移动加权平均法能使用负库存销售，但不能对药品的效期和批次进行管理;先进先出法与后进先出法都无法对药品的效期与批次进行管理。 上述信息的收集建议是由系统管理员向各环节的相关负责人员索取，再由系统管理员分别录入到相关的功能中。 1.2软件的操作流程 当信息收集好以后就可以进行期初信息的录入和相关业务信息的录入了。但首先我们先向您介绍一下软件的大体操作流程。软件的大体操作流程如下: 基本信息的录入?期初建帐?启用帐套?业务录入?月结存?年结存 各相关步骤信息的详细讲解请查阅千方说明书中第四章快速入门的讲解。 1.3软件各模块讲解 在《千方百剂医药管理系统》中总共分了十二个管理模块，其分别为:零售管理、采购管理、销售管理、库存管理、配送管理、财务管理、往来管理、报表中心、GSP管理、其他、基本信息、系统维护。 零售管理模块„„主要是用于零售门店进行日常零售业务，其中包括零售开票、零售退货、开具处方单、零售促销设置、零售报表查询、零售库存查询等功能。 采购管理模块„„主要是用于药品购进部门进行日常药品采购业务。其中包括采购、采购退货、采购退补、采购退补、采购退货退补、受托代销业务及其相关采购业务数据的查询。 销售管理模块„„主要是用于处理日常的销售、销售退货、销售退补、销售退货退补、委托代销业务，并且还可以对相关的业务报表、业务数据及原始凭证进行查询。 库存管理模块„„该模块主要是用于处理非经营性出入库、成本调价、报损报溢、效期管理、商品拆零、批次跟踪、库存盘点、库存查询及库存上下限制报警管理等等。 配送管理模块„„主要是用于处理配送中心与门店之间，日常的配送、配送退货业务，并且可以对相关的业务单据与配送数据进行查询。 财务管理模块„„该模块主要是用于财务部门对企业资金进行帐务管理，内容涉及公司的费用、收入、资产以及会计凭证。 GSP管理模块„„本模块提供了检查验收、储存养护、检查验收、配送验收、不合格药品管理等十六大模块的百余种GSP报表。同时将进、销、存与GSP管理向结合，所有GSP报表都进行了GSP流程控制，所有的进、销、存相关的GSP报表都可以自动生成。 其他模块„„其他模块中提供了经营历程查询、业务草稿过帐审核、计算器、短消息等功能。 第3页 基本信息模块„„主要是用于对企业的药品信息、内部职员、往来单位、存货仓库等内容进行增加、修改、删除等维护。 系统维护模块:该功能模块涉及推出系统、更换帐套、数据管理、数据结存、权限设置、系统设置、单据格式配置等功能，可以对系统的全局集训宁相关的设置与维护。 1.3快捷键的使用 为了提高软件的操作效率，提高软件的录入速度我们特别在软件中添加了许多快捷键，您在录入业务单据或进行报表查询等操作时都可以非常便捷的使用。 1、在各业务单据中凡是在字段后面有中括号中带有字母加下划线的标志(如:[a])的，都可以使用AIT，括号中的字母，将光标快速定位到该字段处。 例如:在销售单中需要录入相应的购买单位信息，在购买单位后面有个[D]标志，此时您可以直接用AIT，D键即可将光标定位在该信息录入框中，此时便可以进行相关往来单位信息的录入了。 2、在展开菜单栏后，您可以看到各业务单据右边都标有快捷键的使用方法。如:零售管理中零售开票的快捷键就为:Ctrl，R 3、各单据中的快捷键请分别查阅下面业务单据中的讲解。 第4页 第二章 系统管理员必读 作为一个合格的系统管理员必须要担负起整个企业网络系统的维护工作。对企业的网络使用、电脑维护、软件使用起这及其重要的作用。在软件中系统管理员担当着“超级用户”的角色，即拥有软件中所有的权限。 在《千方百剂医药管理系统》开帐以前，首先应该将企业的基本信息录入到软件中，其中基本信息包括:药品信息、职员信息、往来单位信息、部门信息、银行科目、销售门店、存货仓库信息。其次还要进行期初帐务的录入，也就是归企业在使用软件管理前的库存商品数量、现有资产、应收应付账款、会计科目等。同时还要对所有的操作人员进行授权，最后将软件开帐，开帐前是不能进行任何业务数据的录入的，只有在开帐以后才能进行业务往来数据的录入。 特别注意:在软件开帐以后基本信息中已有库存和期初的商品换算比率不能更改，成本核算方法不能更改，期初商品信息不能更改，启用帐套的时间也不能更改。所以在开帐以前不行要保证基本信息、期初信息、成本核算方法的录入准确无误～ 2.1如何进行基本信息的录入 基本信息的完整准确是使用本软件的前提条件，基本信息的录入包括:药品字典、往来单位、内部职员、银行帐户、存货仓库、会员管理、费用类型、其他收入、固定资产、会计科目、销售片区、公司部门、销售门店、pos机、商品关联、配伍禁忌设置、基本信息编号配置。 各信息需要根据贵企业的实际情况进行完成准确的录入，具体录入方法与使用注意请参照千方说明书中第五章第一节基本信息中的讲解。 2.3如何进行系统维护 系统维护中包含了退出系统、更换用户、更换帐套、修改密码、系统锁定、数据管理、月结存、反月结存、年结存、系统重建、超级用户、期初建帐、单据格式配置、帮助、版本说明、新功能说明、开帐。 第5页 第三章 质量管理部门必读 质量管理部门作为企业药品质量管理的核心部门，对整个企业的药品质量起着举足轻重的作用。是保证药品质量的重要关口。 3.1主要的工作内容与职责 , 执行有关的药品质量管理的法律、法规和行政管理规章。 , 起草企业药品质量 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，并指导、监督制度的执行。 , 负责首营企业和首营品种的质量审核。 , 负责药品质量的查询和药品质量事故或质量投诉等内容的调查、处理及报告。 , 负责药品的验收管理、指导和监督药品保管、养护和运输过程中的质量工作。 , 负责质量不合格的审核，对不合格药品的处理过程实施监督。 , 收集和分析药品质量信息。 , 协助开展对企业职工药品质量管理方面的教育或培训。 3.2软件中首营企业、首营药品的处理方法 3.2.1如何正确处理首营企业 首营企业是指购进药品时与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业。 首营企业审核时必须向本企业提供加盖首营企业原印章的合法证照复印件、药品销售人员必须提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书，并标明委托授权范围、机有效期限，药品销售人员身份证复印件，还应该提供首营企业质量认证情况的有关证明。 软件中首营企业审批的处理流程为: , 第一步:进入【基本信息】/『往来单位』中添加该单位的相关信息，并在“首营 企业”处打勾，以确定该企业为首营企业。提示:如果该企业已经通过首营审批后，则 “首营企业审批”处会自动打上一个勾。 , 第二步:进入【GSP管理】/【检查验收】/『首营企业审批表』中对该企业进行首 营审批。注意:如该企业确定为首营企业， 并且在【GSP系统设置】/『采购入库』中 第6页 在“是否进行首营企业判断”处打勾，则在发生采购业务前必须进行首营企业审批，才 能进行采购业务。反之，如不打勾，则无论是否进行首营企业审批都可以进行采购业务。 提示:上述两个报表的使用方法与注意事项请查阅千方说明书中的讲解。 3.2.2如何正确处理首营药品 首营药品是指本企业向某一药品生产企业首次购进的药品，包括新产品、新规格、新机型、新包装。 首营药品审核时必须向本企业提供加盖生产单位原印章的合法证照复印件，药品质量标准、药品生产批准证明文件，首营品种的药品出厂检验报告书，药品包装、标签、说明书试样及价格批文等。 软件中首营药品的处理流程为: , 第一步:进入【基本信息】/『药品字典』中添加该商品的相关信息。并且在辅助 信息的“首营企业”中打勾，确定该药品为首营药品。如:如果该企业已经通过首营审 批后，则“首营审批”处会自动打上一个勾。 , 第二步:进入【GSP管理】/【检查验收】/『首营药品审批表』中对该药品进行首 营审批。注意:如该药品确定为药品企业， 并且在【GSP系统设置】/『采购入库』中 在“是否进行首营药品判断”处打勾，则在发生采购业务前必须进行首营审批，才能进 行采购业务。反之，如不打勾，则无论是否进行首营审批都可以进行采购业务。 提示:上述两张报表的使用方法与注意事项请查询千方说明书中的讲解。 3.3如何进行进行质量保证协议、合格供方档案表的录入 当与任何企业发生业务往来时，对方都必须提供相关的合法手续，此时，质管部门应该与其签订质量保证协议，并建立相应的合格供方档案。 此时，您需要进入【GSP管理】/【检查验收】中再分别进入『质量保证协议』与『合格供方档案表』中进行相关内容的录入。具体才作方法请参照千方说明书中的讲解。 3.4不合格药品的处理 3.4.1 GSP大纲中对不合格药品的要求 在配送退回过程中如发现有质检不合格的药品，应该严格按照GSP大纲中不合格药品的处理流程进行处理。 确认不合格药品后，应该集中存放在配送中心不合格药品库(或区)中，有仓库部门专门设置人员管理并给予明显标志，同时建立不合格药品档案，对不合格药品进行严格控制，防止出现质量事故。 不合格药品的确认、报告、报损、销毁应有完整的手续或记录。质量管理机构负责填写“不合格药品报损审批表”，报企业质量负责人及企业负责人审核后， 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 购进、配送中心、 第7页 财务部门办理消帐、下帐手续。销毁药品应按照规定的程序履行手续并做好记录。质量管理机构负责对一般药品的销毁进行监督，销售特殊药品时，应该商报药品监督部门批准后，在药品监督管理部门的监督下销毁。销毁一般采用焚毁、深埋、无论形状破坏等方法。 3.4.2软件中的不合格药品处理 3.4.2.1处理流程 配送退回发现的不入不合格药品库，过帐后自 合格药品 动生成不合格药品台帐 不合格药品报损清单 不合格药品情况分析 不合格药品报损审批表 药品销毁记录 第8页 第四章 采购部门必读 药品的购进管理是药品经营企业质量控制的第一关，也是确保企业经营行为合法性、保证药品经营质量的关键环节。业务购进部门再药品的采购过程中，承担这药品购进质量控制的直接责任，质量管理部门必须对药品购进权过程实施有效的监督控制。 4.1药品购进的原则 药品经营企业应当把确保药品经营质量发在首选药品和供货单位条件的首位，购进药品应当以满足人们预防、治疗、诊断疾病的需要为目标，以市场需求为导向，坚持“以质量为前提，按需进货，择优选购”的原则，最大限度地保证社会的需求和企业业务经营活动的健康发展，不断提高企业质量管理水平。 4.2药品购进的程序 企业在开展药品购进活动中，必须制定能够确保购进的药品符合质量要求的进货程序，进货质量管理程序应包括以下环节: , 确定供货企业的法定资格及质量信誉。 , 审核所购入药品的合法性和质量可靠性。 , 对与本企业进行业务联系的供货单位、销售人员，进行合法资格的验证。 , 购进计划的编制与审核。 , 签订有明确质量条款的购货合同。 , 首营企业及首营药品的审核 , 药品购进记录的编制 , 药品验收入库 4.3软件中的购进管理 在《千方百剂医药管理系统》中严格按照GSP大纲要求，独立开发了一个专门用于药品购进管理的功能模块,采购管理。该模块的流程分为“GSP流程控制”和“自动生成GSP报表”两种模式，您可以根据贵企业的实际情况进行选择使用。 GSP流程控制与自动生成GSP报表的区别: , 两种流程都需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『采购入库』中进行设置。 , GSP流程控制的每张报表都必须是由相关的操作人员一步一步的完成。 , 自动生成GSP报表则只需要完成“采购入库单”一张业务单据，其他报表都会按照 在GSP系统设置中的设置而自动生成。 第9页 4.3.1自动生成GSP报表 自动生成GSP报表首先需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『采购入库』中选择“自动生成GSP报表”，并根据实际需要分别在采购计划、采购合同、药品购进记录表、购进药品质量验收记录处打勾。在『采购入库单』过帐后系统会按照设置自动生成相应的GSP报表。 4.3.2 GSP流程控制 4.3.2.1基本流程图 首营药品审批 提示:该四个步 骤是在GSP系统 首营企业审批 控制中打勾后， 才需要完成。如 没有打勾则可合格供方档案 以直接进行采 购计划的编制。 质量保证协议 采购计划 采购合同 购进记录表 购进药品到货请验单 购进药品质量验收 药品验收入库通知单 采购入库单/业务草稿 4.3.2.2流程讲解 1(采购计划 1)概述 第10页 采购计划是业务经营活动的重要工作内容，企业应该按照实际出发，遵循市场经济规律、提高企业经济效益的原则，科学合理的制定采购计划。采购计划按照企业的需要一般分为:年度计划、季度计划和月份计划。该计划应该由相关的业务人月进行录制，并通过分管经理或主管签字审核后方能生效。 2)权限设置 在《千方百剂医药管理系统》中要使用相应的业务单据都必须要有相关业务单据的使用权限，否则在软件后将看不到相应功能。采购计划权限的授予请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中的将“采购计划”打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。 3)注意事项 如在【GSP系统设置】/『采购入库』中将“采购计划”打勾，则在采购计划录入保存后，进入下一步采购合同时，采购合同可以调用采购计划的相关内容;反之，如不在采购计划处打勾，则在进行采购合同的录入时就不能调用采购计划的内容。 2(采购合同 1)概述 采购合同是药品经营过程中明确供销双方责权的重要形式之一。其目的就是有效的达到使供销双方在经营活动中牢固树立质量意识，明确双方的质量责任，促使企业自觉主动的加强质量控制，依法规范经营，确保药品经营质量。 2)权限设置 采购合同授权请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中的将“采购合同”打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。 3.购进记录表 1)概述 GSP规定购进药品应有合法票据，并规定建立购进记录应做到:票、帐、或相符。购进记录是对企业业务购进行为合法性及规范性的有效监控和追溯。是由企业业务购进人员在确定了具体的业务购进活动后所作处的记录，其内容应包含购进药品的同用名称、剂型、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购货日期等内容。 2)权限设置 购进记录表授权请分别进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中将“购进记录”打勾;进入『GSP签字权限』中将“采购业务员签字权限”打勾。 购进药品到货请验单 4. 1)概述 购进药品到货请验收单是只在GSP流程控制流程中存在的业务单据，而在自动生成GSP报表流程中是没有该业务单据的。该单据主要是用于供应商将商品送到后，由购进部门或仓储部门开出单据，并通知质量验收人员进行商品质量验收。 第11页 2)权限设置 进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中将“到货请验单”打勾，并且在下方赋予该操作人员的增加、修改、审核、删除、查看权限。 3)注意事项:如在【GSP管理】/【GSP系统设置】/『采购入库』中没有将“购进药品到货请验”打勾，则该业务单据只能进行查询而不能进行录入～ 购进药品质量验收 5. 1)概述 对药品进行质量验收，是把好药品入库的质量关，是对药品质量进行有效控制的关键环节。而质量验收记录是企业质量检查的核心资料，验收记录应根据质量验收的实际情况，将验收药品的质量状况记录下来，并做出明确的验收结论。验收记录应该做到真实、完整、准确、有效。企业对药品质量验收记录的保存应超过药品有效期一年，但不得少于三年。 2)权限设置 【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中分别进入【系统设置】/【超级用户】/ 将“药品质量验收记录”打勾;进入『GSP签字权限』中将“入库验收员签字权限”打勾。 3)验收不合格药品的处理 当验收过程中发现不合格药品，应填写『药品拒收报告单』。单据位置:【GSP管理】/【检查验收】/『药品拒收报告单』。 4)抽样验收的设置、记录生成与澄明度检查记录的生成 验收抽取的样品应具有代表性，即必须保证抽取的样品能准确反映被验收药品的总体质量状况。抽样验收设置应进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『GSP验收设置』中进行设置。如在完成抽样验收后，需要自动生成『药品验收抽样记录』还需要在下方的“质量验收审核后生成抽样检查记录”处打勾。否则在完成质量验收记录后系统将不会自动生成抽样验收记录。同时，如需要完成购进记录后自动生成『针剂澄明度检查记录』，也需要在“量验收审核后生成澄明度检查记录”。反之，不打勾则不会生成～ 提示:当抽样验收设置好以后，在质量验收记录中系统便会自动根据设置的条件在“抽 样数量”字段中自动计算好该批药品的抽样数量。 5)使用注意 该单据只能通过调单的方式，调用上一步生成的数据进行填写，而不能自行选择商品录入～ 6)操作技巧 如调用上步骤数据时药品只有一个批次，而实际到货验收的商品却有两个批次，则此时，您可以选中该商品并点击鼠标右键，使用“分批验收”功能，或选中该商品后直接使用快捷键:Ctrl，C。 6.药品验收入库通知单 1)概述 第12页 药品验收入库通知单只能调用上个步骤的相关数据进行录入。主要是在质量检查人员完成质量验收后，开出该单据通知保管人员准备进行商品的入库。 2)权限设置 进入【系统维护】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP签字权限』中将“购进药品入库通知单”处打勾。并同时赋予该操作人员增加、修改、审核、删除、查看权限的相关权限。 采购入库单/业务草稿过帐 7. 当上述步骤完成后，系统会自动提示:“入库数据已经成功生成[采购入库单]草稿数据，请到业务草稿中查询～”此时，只是完成了采购入库单草稿的生成，并没有真正的商品入库，此时的库存数量没有改变。还必须进入采购入库单或业务草稿中将入库单草稿过帐，实际库存数量才会增加。此时，才真正完成了整个采购业务流程。 说明:GSP流程控制下的『采购入库单』是查询的功能，不能进行业务数据的录入，而自动生成GSP流程下的『采购入库单』才是真正的业务单据。是用于采购业务数据的录入。 4.3.2.3采购退货、采购退货退补、采购退补业务的处理 当完成采购业务流程后，因为包装问题、效期问题等其他原因需要对已经入库的商品进行退货时，『采购退货单』可以快捷的帮助您进行业务处理。如在完成退货业务后，发现退货的商品退货价格录入错误，此时，您也不用担心，您可以使用『采购退货退补单』进行调帐处理。 而采购入库后发现采购入库的价格有误，此时『采购退补单』也能非常轻松的帮助您完成进货价格的调整。 注意:上述三张单据的使用方法与注意事项请查阅千方说明书中的讲解～ 4.3.3采购报表的查询 在《千方百剂医药管理系统》中，为了使您在完成采购业务后，能及时而便捷的查询到每笔采购业务的来龙去脉。我们根据查询内容的不同而开发制定了强大的报表查询功能，您可以根据实际情况分别使用不同的查询报表查询到您需要的相关采购数据与信息。真正的做到有根可寻、有据可查。 采购管理中的查询报表如下: 采购计划查询、采购合同查询、采购合同统计查询、采购退补查询、采购成本表、采购统计报表、药品进价分析、采购明细查询、商品进货销售分析、供应商进货销售分析、供应商进货配送分析、生产厂商供货销售分析 提示:各报表的使用方法与注意事项请查阅千方说明书中的讲解～ 第13页 4.3.2.5使用注意事项 , 在使用GSP流程控制时，一定要完成整个操作流程后才能进行销售、零售等其他业务的 开展，否则在进行商品选择时，该药品的状态会显示为:“质检中„„”不能选择。 处理方法:请将检查是那个步骤没有完成，并将其补上。或直接进入GSP , 采购管理中各单据的具体使用方法、注意事项等内容请全部查阅千方说明书中第五章第 三节中各单据的讲解～ 4.4受托代销业务的管理 在医药流通企业中除了使用采购进货销售的模式外，还存在另一种销售方式:受托代销。即供应商供货给企业，但企业不需要马上向供货商付款，而是在销售完成后统一进行付款，或销售一批付一批。 在《千方百剂医药管理系统》中特别开发提供了“商品受托代销”业务管理模块。位于【采购管理】/『商品受托代销』模块中共包括受托代销入库、受托出库、受托代销退货、销售情况查询、退货情况查询、代销库存状况功能。 提示:详细的讲解请查阅千方说明书中5.3.10中的讲解～ 第14页 第五章 配送部门必读 配送中心是零售连锁企业的物流控制机构，其职能为验收、储存、养护、出库复核、运输等，并且只能向本企业连锁范围内的门店配送，不得对外批发，零售、及配送，国家药品监督管理局另有规定的除外。 在《千方百剂医药管理系统》中配送管理系统提供了网内配送与网外配送两种连接方式，两种连接方式的配送流程都是相同的。 , 网外配送:是指配送中心与门店使用远程连接，即配送中心与门店不在同一个局域 网内。使用网外配送必须进行数据上下传输，才能进行相关的业务操作。例如:在门店 完成一张『门店要货计划』后，需要将数据上传给配送中心，当配送中心接收门店数据 后，才能进行相关业务的操作。 提示:在《千方百剂医药管理系统》5.1以后的版本中还增加了一个『数据传输工 具』该工具只需要门店进行相关的上传与接收，当配送中心接收到门店数据后，会在配 送中心自动进行提示。具体使用情况请查阅下面的讲解。 , 网内配送:是指配送中心与门店使用实施连接，即配送中心与门店在同一个局域网 内。使用网内配送可以不用进行数据上下传输，便可以进行相关的业务操作。例如:在 门店完成一张『门店要货计划单』后，配送中心就能马上接收到该数据，可以直接在配 送中心做出相应的业务操作。 5.1配送出库业务 在医药流通企业的实际配送流程为:首先由门店提出要货计划，或者配送中心依据企业管理对各门店的最低储存药品极限制定配送计划，然后将配送计划转变为配送清单交仓库，仓库凭配货清单按批号将药品发至配送场所，由专职配货员依据门店的配货凭证，将药品分发到相应的门店货位中;复核员对已配发好的药品按品种、逐批号进行质量复核，复核无误后，复核人员在配送单上签字并注明质量结论，并将复核后的药品贴封，最后移送至待发药品区，由运输员向门店进行配送。 在《千方百剂医药管理系统》中配送出库的模式分为:自动生成GSP报表与GSP流程控制两种。 5.1.1自动生成GSP报表 5.1.1.1简介 使用自动生成GSP报表首先应该进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『配送出库』中选择使用“自动生成GPS报表”模式。同时选择是否自动生成“出库复核记录”与“药品配送记录”两张GSP报表。如需要自动生成上述两张报表，必须分别在上述两处中打勾。如不需要生成上述两张报表，则不用打勾。 使用“自动生成GSP报表”模式进行配送商品时，只需要完成『配送出库单』的录入 第15页 与过帐工作。便完成配送业务。 注意:如果是门店制定『门店要货计划单』上传配送中心，则必须先对门店要货计划进行审核。当审核完成后，可以进入『配送出库单』中，直接调用审核后的门店要货计划数据。 5.1.1.2基本流程图 配送出库单过帐 配送仓库库存减少 (配送中心) 配送出库单过帐 门店仓库库存增加 (门店版) 门店收货入库单过帐 配送中心门店库存增加 (门店版业务草稿) 5.1.2 GSP流程控制 使用GSP流程控制同样也需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『配送出库』中选择使用“GSP流程控制”。 5.1.2.1基本流程图 第16页 门店要货计划 (门店版) 门店要货计划审核 (配送中心) 此时的配送出库只能存为草 配送出库单 稿，必须在完成出库复核记 (配送中心) 录后才能进行过帐处理。 配送出库复核记录 配送中心库存减少 (配送中心) 药品配送记录 (配送中心) 配送过帐/业务草稿 (配送中心) 门店收货入库单 门店仓库库存增加 (门店版) 门店收货入库单过帐 配送中心门店库存增 (门店版业务草稿) 加 5.1.2.2流程讲解 1. 门店要货计划 门店要货计划是由店长或相关的负责人员根据本门店最低储存药品及实际销售情况以 书面的方式告知配送中心。再由配送中心进行统一配送。 注意:该张单据中的商品零售价格是调用药品字典中所设置的零售价格，是不能进行更 改的。 第17页 2. 门店要货计划审核 门店要货计划审核的目的是让配送中心相关负责人员根据门店的实际要货情况，并结合门店的要货内容合理的进行商品配送。根据审核计划的内容制定配送出库单。 3. 配送出库单 当对门店要货计划审核完成后，进入该张业务单据中，可以对审核后的数据进行调用，并且还可以增加或减少计划中的内容。同时，库管人员应该遵循先产先出、先进先出的原则按照配送出库单的内容进行发货。 提示:该单据只能存为草稿，必须要完成出库复核记录后才能进行过帐。当该单据存为草稿后其数据自动生成为出库复核记录草稿数据。 4. 配送出库复核记录 出库复核记录是记录复核人员根据配送出库单的内容与库管人员实际发出的商品进行核对的详细情况。核对的内容有:数量、批号、生产日期、生产厂家等内容是否真确，包装是否完好无损等。当核对无误后还需要在配送当上签字并注明复核结论。同时做好出库复核记录。 配送出库复核要点: , 证件药品的复核，应该注意检查包装的完好性。 , 拆零药品应逐品种、逐批号对照发货凭证进行复核，复核无误后，在拼箱内附随货 通行票据并封箱。 , 拆零药品拼箱应有醒目的拼箱记录，防止发货差错。 , 出库复核记录中必须标明质量状况，并由复核人签字。 提示:该单据过帐后，库存数量会自动减少。并且在单据保存后其数据会自动成生为『药品配送记录』草稿数据。 5. 药品配送记录 药品配送记录需要由配送中心相关负责人员根据每天实际的配送数量、金额、单价等内容详细的记录商品的配送情况。该记录应该保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。进入该单据中调出『配送出库复核记录』草稿数据，生成药品配送记录。 6. 门店收货入库单 在门店接到配送中心配送的商品后。需要根据配送单的内容与实际配送药品进行核对，此时，在软件中有两种情况，如下图: 第18页 配送出库单 (配送中心) 下 传 收货入库单 票实不符 票实相符 审核收货入库单 门店拒收 (配送中心) 过帐上传 (门店版) 上 传 配送中心原配送单红冲 配送中心审核 配送中心生成门店 入库单数量为零 说明:1)如票货不符，拒收的收货入库单传入后台，过帐以后在经营历程中，原配送单被自动红冲，同时过帐后收货入库单的数量和金额都为零。 2)如出现部分票货相符，部分票货不符的情况。还可以只将票货相符的部分商品收货入库。而不符的部分做拒收处理。(详细操作方法请查阅千方说明书中的讲解。) 3)门店收货入库单录入保存后，门店的库存增加，而此时，配送中心门店库存还未发生变化，需要将书就传入后台配送中心以后，在配送中心对相应的收货入库单过帐后，配送中心的相关库存才会变化。 特别说明:所有配送出库业务单据的操作方法与注意事项都请查阅说千方明书中第五章第七节中配送管理的讲解～ 5.2配送退货 在药品流通企业中正常的配送退货流程为: , 退货药品首先应由配送中心进行查询，如符合企业制度所规定的退货条件，可开具 退货凭证，通知仓储部门收货。 , 仓库保管员凭配送中心开具的退货凭证，对退货药品进行核对无误后，将退货药品 存放于退货药品库(或区)。 , 退货药品应指定专人负责保管，并建立退货药品台帐，其内容应包括改批退货药品 的基本情况及退货原因、处理结论等内容。 , 质量验收员按照配送后退回药品的验收程序进行质量验收，验收合格的，记录后转 入合格药品库(或区)，验收不合格的，记录后转入不合格药品库(或区)，并做好 第19页 不合格药品台帐。 , 配送退货药品质量验收记录应至少保存3年。 5.2.1配送退回业务 在软件中配送退货同样也分为GSP流程控制和自动生成GSP报表两种。 5.2.1.1自动生成GSP报表 基本程图 门店退货申请单 (门店版) 上 传 审核门店退货申请 (配送中心) 下 传 门店退货出库单 门店库存减少 (门店版) 上 传 配送中心 门店退货出库单 门店库存 (配送中心) 注意:『门店退货申请单』需要根据【基本信息】/『销售门店』中“退货模式”的设置。 如在该销售门店需要在“退货按照严格流程控制”出打勾，则必须完成该张业务单据。若没 有打勾，可以直接录入『门店退货出库单』便完成配送退货业务。 5.2.1.2 GSP流称控制 1.基本流程图 第20页 门店退货申请单 (门店版) 上 传 门店退货申请审核 (配送中心) 下 传 门店退货出库单 门店库存减少 (门店版) 上 传 配送退回通知单 (配送中心) 配送退回到货请验单 (配送中心) 配送退回药品验收记录 在验收过程中发现不合格商(配送中心) 品，在填写入库通知单时， 自动进入不合格药品库。 配送退回入库通知单 (配送中心) 进入不合格品仓库 配送中心库存增加 的药品，进入不合 格药品处理流程。 退货入库单草稿过帐 应收帐款减少 (加盟店) 配送退回药品台帐 (配送中心) 2.流程讲解 1) 店退货申请单 如在门店出现因滞销、近效期、包装问题等原因需要将药品退货配送中心进行统一 处理时，此时，便需要门店的相关负责人员填写该张单据，并上传配送中心进行审核， 审核同意后，方能进行退货业务。 第21页 提示:如在配送退货时，门店不需要向配送中心递交退货申请，则可以不『销售门店』中将“退货按照严格流程控制”处打勾。这样在进行配送退货时，就可以由门店直接填写『门店退货出库单』进行门店退货业务。 ) 店退货申请单审核 2 门店退货申请单是调用的门店退货申请单的数据，由配送中心相关负责人对退货的商品进行审核，同意退货后，在单据上签字。并将数据下传门店，门店方能进行配送退货出库操作。 提示:该张单据中的内容是调用门店退货申请单的数据，调用的所有信息都是不能进行修改的。 3) 门店退货出库单 如使用了“退货按照严格流程控制”，则该张单据只能是调用配送中心审核的退货申请单数据，此时，可以对退货的数量进行修改，但修改的退货数量只能是小于同意退货的数量;如没有使用“退货按照严格流程控制”则可以按照实际情况进行退货商品的录入。 单据过帐后，门店库存数量减少，同时将数据上传配送中心，由配送进行下一步配送退货流程的处理。 4) 配送退回通知单 当门店退货出库后，由配送中心相关退货负责人员开具配送退回通知单，通知仓库人员接收该药品。并将该批药品放在待验商品区，同时开具『配送退回到货请验单』给相关质检人员，等待质量检查人员对该批药品进行质量检查。 提示:该张单据只能是调用门店上传的『店退货出库单』数据进行录入，不能手工进行录入。 5) 配送退回到货请验单 配送退回到货请验单是在仓库保管人员接到门店退货的药品后，按照通知单的内容开具该单据给质检人员，由质检人员根据单据的内容对药品进行检查，并做好『配送退货药品验收记录』。 提示:a.该张单据只能是调用『配送退回通知单』的数据进行录入，不能手工进行录入。 B.单据会根据在“GSP流程控制” 中的设置不同而状态不同。如在该单据前面打勾，则该张单据是作为业务单据可以进行录入;反之若不打勾，则该张单据是以查询的状态出现，此时只能对指定时间段内所录制过的此单据进行查询。 6) 配送退回药品验收记录 质量验收人员按照门店退回药品的验收程序进行质量验收，并在该单据中按照验收的实际结果进行填写，同时签上名字。如检查合格则转入合格药品库，如不合格则转入不合格药品库区。该记录应至少保存三年。 7) 配送退回入库通知单 当质量检查合格后，相关负责人员应该开具该张单据通知库存管理人员按照药品的状态分别，将药品分别存放入不同的仓库中。如质量合格，则进入合格药品库区;若质量不合格， 第22页 则进入不合格药品库区。 注意:该张单据过帐后，实际库存商品数量并不会增加，还必须进入『配送退货入库单』或『业务草稿』中将该笔配送退回单据进行过帐，实际商品库存数量才会增加。并且在单据过帐后，系统会自动生成『配送退货药品台帐』，若有不合格药品，则系统还会同时生成『不合格药品台帐』至此，配送退货的整个流程就完成了。 8) 配送退回药品台帐 配送退回药品台帐可以对所有配送退回的药品进行统计与查询。 特别说明:所有配送退货业务单据的操作方法与注意事项都请查阅说千方明书中第五章第七节中配送管理的讲解～ 5.3报表查询 同采购管理模块相同，《千方百剂医药管理系统》除了提供完成的配送出库业务流程还提供了强大的报表查询功能。在完成相关的配送业务操作后都可以对相关的数据与报表进行查询。相关的查询报表如下: , 配送成本表,主要是按照配送类单据统计查询任意时间段内，每笔配送、配送退货 的详细金额、配送成本、配送毛利等信息的详情。同时还可以对每笔业务的原始凭 证进行查询。 , 配送统计报表,该报表主要是按照药品对每日、每月、任意时间断的相关配送与配 送退货详情进行统计查询，如:配送金额、配送数量、均价、税额等内容。 , 配送差异查询,该功能主要是对配送过程中出现配送数量大于门店实际收货数量 情况的统计与查询功能。 , 门店要货计划查询,该功能可以对所有门店上传的要货计划进行统计查询。 , 门店新品需求查询,该功能可以对门店上传的所有新品需求单进行统计查询。 , 配送明细查询,可以对任意时间段内。配送与配送退货的详情进行统计查询。 , 自营店缴款管理,可以对自营店的缴款情况进行统计、查询与管理。 5.4如何进行库存养护 5.4.1养护工作的内容 药品养护的各项内容都应该围绕保证药品储存质量为目标，其主要工作内容有:检查控制在库药品的储存条件，对药品进行定期质量检查，对发现的问题及时采取有效的处理措施。 5.4.2养护的职责与分工 药品养护是一项涉及质量管理、仓储保管、业务经营等方面的综合性工作，按照工作性 第23页 质及质量职责的不同，要求各相关岗位必须相互协调与配合，保证药品养护工作的有效开展。 , 质量管理人员负责对药品养护人员进行业务指导，审定药品养护工作计划，确定重 点养护品种，对药品养护人员上报质量问题进行分析并确定处理措施，对养护工作 的开展情况实施监督考核。 , 保管员负责对库存药品进行合理储存，对仓间温湿度等储存条件进行管理，按月填 报“进效期药品催销表”，协助养护人员实施药品养护的具体操作。 , 养护人员负责保管人员对药品进行合理储存，定期检查在库药品储存条件及库存药 品质量，针对药品的储存特性采取科学有效的方法养护，定期汇总。分析和上报药 品养护的质量信息，负责验收养护储存仪器设备的管理工作，建立药品养护档案。 , 总部养护人员负责指导所属分部及连锁门店的药品养护检查业务工作，定期收集、 汇总、分析连锁门店上报的药品养护质量信息报表。 5.4.3软件中养护工作的具体实施 5.4.3.1药品养护类别的区分 根据GSP大纲规定，购进药品后三个月起应该进行第一次库存养护检查。软件根据药品的实际情况不同将药品的养护方式分为:重点养护药品、常规养护药品和不需要养护药品三种。这三种养护方式的确定应该进入【基本信息】/『药品字典』中进行确认。三种养护方法的区别与定义分别如下: 1. 不需要养护药品 此类药品通常为质量稳定，且存储周期短。在软件中此类药品是不需要进行养护的。 2.常规养护药品 1) 从未进行过养护，并且入库时间大于90天，未到近效期的药品 2) 距离上一次养护时间大于90天，并且未到近效期的药品。 此类药品应按照3/3/4的原则进行养护。也就是是每季度的第一个月养护所有品种的30%第二个月养护30%第三个月养护40%。 2. 重点养护品种 重点养护品种有主营品种、首营品种、质量性状不稳定的品种有特殊储存要求的品种、储存时间较长的品种、近期内发生过质量问题的品种及药监部门重点监控的品种。重点养护品种应每月进行一次养护。当该药品确定为重点养护药品后，系统会自动在『重点养护品种确定表』中添加。可以进入该表格中进行查询。 提示:药品养护方式定义的操作方法请查阅千方说明书中5.11.2中的讲解。 第24页 5.4.3.2养护流程图 库存商品 养护检查养护检查记录 生成养护检查档质量合格发现质量问题生成养护检查档案案 复检通知单挂黄牌暂停销售 质检部复检结果 不合格合格 过帐后生成不合停售通知单摘去黄牌继续销售格药品台账 选择进入不合格不选择进入不合药品仓库格药品仓库 进入不合格药品解除停售通知单仓库 不合格药品处理继续销售 5.4.3.3软件中的养护方式 在《千方百剂医药管理系统》中提供了手工养护与自动养护两种养护方式。两种养护方式的区别为: 手工养护:需要相关软件操作人员按照上述流程在软件中一步一步的去完成养护工作。 第25页 自动养护:首先需要相关操作员在软件中设置好养护的规律，系统便会自动按照设置好的养护条件进行养护。 注意:两种养护方式的操作方法请查阅千方说明书中5.11.2.2中的讲解～ 5.5配送模块中的其他功能 在《千方百剂医药管理系统》配送管理模块中除了上述功能外，还有『门店物价管理』与『连锁配送设置向导』两个功能。 5.5.1门店物价管理 门店物价管理只要是用于对门店药品的售价进行统一管理。可以统一对药品的零售价、 -4进行修改与预设售价1-4进行统一打折、更改。也可以对指定药品的零售价及预设售价1打折。 具体操作方法与注意事项请查阅千方说明书中5.7.17的讲解～ 5.5.2连锁配送设置向导 该功能主要是用于辅助配送中心与门店顺利的完成第一次数据上下传输。因为在配送中心与门店进行第一次数据上下传输时，需要对门店、职员、权限、仓库进行设置。如第一次下传的数据不完成将会对以后的配送业务造成极大的影响。因此在第一次进行数据传输时可以使用该工具对所设置的信息进行检查，预防信息不完成的可能性。 具体操作方法与注意事情请查阅软件帮助中的讲解。 第六章销售与零售 6.1销售管理 6.1.1批发与零售企业的销售管理 1.批发企业 药品批发企业销售药品时，应严格按照国家有关法律、法规，依法规范经营，严禁销售假药、劣药，确保药品经营行为的合法性和所经营药品的质量。对销售的药品开具合法的票据，并做到票、帐、货相符，销售票据应按规定进行保存。 2.零售企业 零售企业销售药品药应严格遵循有关法律、法规和制度，正确介绍药品的性能、用途、禁忌及注意事项，禁止销售假药、劣药，不得采用有奖销售或礼品销售等方式。 第26页 6.1.2软件中的销售管理 销售管理模块主要是对销售出库、销售退货、销售退补、销售退货退补、商品委托代销等业务进行管理。其中销售与销售退货同样也分为“自动生成GSP报表”与“GSP流程控制”两种销售模式。 6.1.2.1自动生成GSP报表 使用自动生成GSP报表模式，首先必须进入【GSP管理】/【GSP系统设置】中的『销售处理』与『销售退货』中分别选择使用“自动生成GSP报表”。同时若需要系统自动生成相关的GSP报表还必须在相应报表前面打勾。否则，系统将不会自动生成任何GSP报表。 1.销售出库 销售出库在使用“自动生成GSP报表”模式下，只需要进入销售管理模块中完成『销售单』的录入与过帐工作。即完成了整个销售流程，同时系统会严格按照『销售出库』中的设置自动生成相应的GSP报表。 2.销售退货 销售退货在使用“自动生成GSP报表”模式下，同样只需要进入销售管理模块中完成『销售退货入库单』的录入与过帐工作。即完成整个销售退货流程，同时系统也会严格按照『销售退货』中的设置自动生成相应的GSP报表。 6.1.2.2 GSP流程控制 使用GSP流程控制模式，首先同样必须进入【GSP管理】/【GSP系统设置】中的『销售出库』与『销售退货』中分别选择使用“GSP流程控制”模式。 1.销售出库 销售出库的流程为:是否进行客户资质判断?销售合同?销售开单?出库复核记录?药品销售记录?销售过帐 说明:销售流程中的“是否进行客户资质判断”与“销售合同”两个步骤可以根据实际情况选择是否必须做。如必须完成上述两个步骤则需要在『销售出库』中的上述两项前面打勾;反之，如不需要完成上述两步流程，则不需要在上述两项前面打勾。 上述流程中详细操作说明、使用注意请查阅千方说明书中5.5中的讲解。 2.销售退货 销售退货的流程为:销后退回通知单?销后退回请验单?销后退回药品验收记录?销后退货入库通知单?销后退回入库单?销后退货药品台帐。 说明:在销售退货流程中“销后退回请验单”与“销后退货入库通知单”是可以根据实际情况选项时候完成，而其余四个步骤为比选项。 第27页