公文格式试题[教材]

公文格式试题[教材] 公文格式与模板 一、行政公文的主要格式 公文，是用于传达、贯彻上级机关的方针、政策，发布行政法律和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。根据文件制作、发布以及传递 对象、方式等不同，行政公文通常可以分为十种类型，以区别各类文件的性质。它们是: 1. 命令,令,、指令: “命令(令)”用于发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免奖惩有关人员，撤销下级不适当的决定等。 “指令”用于发布批示性和规定性相结合的措施或要求。 2. 决定、决议: “决定”用于对重大事项或重大行动做出安排。 “决议”用于记录经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 3. 指示: 用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 4. 布告、公告、通告: “布告”用于公布普遍应当遵守或周知的事项。 “公告”用于向国内外宣布重要事项。 “通告”用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 5. 通知: 用于发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项等。 6. 通报: 用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。 7. 报告、请示: “报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等。 “请示”用于向上级机关请求指示、批准等。 8. 批复: 用于答复请示事项。 9. 函: 用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 10. 会议纪要: 用于传达会议议定事项和主要精神，记录要求与会单位共同遵守、执行的事项。 由于上述十类行政公文在制作、发布与传递等方面均存在质的不同，所以为表现各类文件的不同性质，在文体风格上就形成了较大的差异。 通过文书格式的这些明显差异，将使行政管理人员快速、准确地定位文件类型，以确定文件和办理方法。 二、公文格式规范化的内容 通常，文书格式的规范化通过三个部分进行，文书的抬头部分、正文部分和落款部分。 1. 公文的抬头部分 抬头部分一般指每篇公文上半部分中必须显示的内容，包括: “公文标题”，用于标识文件的类型。如“某单位文件”、“通知”等。 “密级”，用于标注公文件传送等级的表格区域。如:秘密、机密、绝密等。 “文号”，用于记录公文的类型及序号。如“国办发[1998] 010号”。 “受文单位”，用于填写收文单位的名称。 2. 公文的正文部分 公文的正文部分，指文章的主体内容。包括:文章的标题、正文及落款段落。 文章的标题又可分为“一级标题”、 “二级标题”、 “三级标题”等，用于划分文章的主体结构，使文章具有层次感。 文章的正文由表述具体内容的若干段落组成。 文章的落款用于标识文章的作者及制作时间等。 3. 公文落款部分 公文的落款部分，一般用于填写辅助型内容，包括:附件、抄送与报送等信息。 公文格式的固定化，将保证同类文书具有整体的风格一致性。即不论谁写此类公文，或者何时撰写此类公文，均表现出相同的文书格式。如此，才能保证公文制作的高效率与高质量。 三、公文格式规范化的过程 为使某一类公文具有特定的风格，通常以固定其文体格式的方法进行规范。然而，文体的风格将取决于制作某类文书所需的若干种段落格式。 所以，文体风格的固定化过程，其实上就是针对某一类文书的行文要求，在编辑过程中对主要段落的格式修饰过程。 公文规范化的过程包括两个部分，其一为文书内部各种行文段落格式的修饰，操作针对某一具体段落中的相关修饰参数;其二为文书的整体版式风格确定，操作针对一组相应的命名段落及版式。 1. 段落格式 段落格式的修饰，是针对段落本身样式的修饰。包括:段落针对版芯的对齐方式(居左、居中、居右或两端对齐)、段落的缩进(首行内缩、悬挂缩进和注释型缩进)、项目符号与编号、段落边框与背景等。 总之，用于修饰段落在排版中的各项参数，统称“段落格式”(或者“样式”)。行文中就是以不同的段落格式表现不同类型的段落风格。如标题段落(一级标题、二级标题、三级标题等等)、正文段落，以及落款段落等。 为使不同风格的段落格式具有唯一性，以避免对同类段落的重复修饰操作，提高工作效率，改善行文质量，最简单的方法，就是为某一种特定的段落格式进行命名。 如人们通常将公文的“一级标题”段落修饰为“二号、黑体字，且针对版芯居中对齐”的格式。如果一篇文章中有多个一级标题，则要重复上述修饰过程。为简化操作，程序允许为将用于修饰上述一级标题的全部参数进行组合，并赋予一个格式名称，如“标题1”。这样，在修饰同类标题段落时，只要选中待修饰的段落，并赋予名称即可。 对于一般公文而言，日常使用的段落格式一般不超过三种。所以，一般文书处理软件中均在便捷图标行的“样式”区提供三种常用的标题段落格式名称(标题1、标题2、标题3)。而常规文书制作过程中，默认的段落格式名为“正文”。 如果，系统提供的段落格式可以满足日常行文规范，则可简单调用。 但是，很多情况下系统提供的段落格式与国内行文的规则并不相符合，所以必须人为修改或创建，以满足日常行文的规范。本手册就是依此原则，选择若干实例进行撰写。 2. 文书格式 文书格式由一组相应的段落格式决定(如:标题段落、正文段落和落款段落)。它表现了某一类文书的文体风格，使文章规范。过去为实现公文规范化的操作比较简单: 将文件的抬头部分一次性制作并修饰后，交印刷厂以批量印刷的方式制成“文件头”。以后制作同类文件时，在程序中撰写文件的内容，然后将此“文件头”放入打印机出稿。 此方式虽然使文书制作实现了规范化，但操作麻烦、费时。后来，人们利用计算机的特点采用借用原则提高了工作效率，第二种方法的操纵过程如下: 通常将一份已经对常规段落进行过修饰的文章进行保存。如“通知1”。 再次制作同类文章时，则应首先打开这份旧文件(如“通知1”)。 然后，拖拉选中相应的段落(如“大标题”)，显示反白状态后，输入新的标题内容。 此后，使用上述相同的替代法，选中(借用)原文中其他相应的段落，以覆盖方式填入新的段落内容，逐段制作新文章(包括:各级标题、正文及落款等)。 使用替代法完成全文的制作后，单击程序的“文件”菜单，并选中“另存为”命令，显示相应对话框。 在此对话框中“文件名”区输入新的文件名称(如:“通知2”)，按下“确定”扭即可。 第二种方法即规范了文书的格式，也提高了工作效率。但是，在保存文件时，却常因习惯性误操作(选“保存”命令)而丢失了原文件。这是因为，常规的“保存”命令，其含意为覆盖存储。所以，这样的操作方式缺少安全感。 为保证公文制作既规范又安全，避免因习惯性保存操作而带来的人为失误。从上述步骤中可以看出，在保存新文件时，必须选择“另存为”命令，这样就为操纵带来麻烦。所以，在文书处理程序中特意设计了一种称为“模板”功能，其特点在于:它将某一类公文在行文中所需的文体风格，通过对一组常备段落的格式进行命名，并保存在一个模板文件中得以实现。 模板文件以“.dot”为其文件的后缀名。程序规定:凡通过模板方式创建的新文件，不论使用何种存储方式，均自动调出“另存为”对话框，请为其命名。 从以上过程中可以看出，模板文件的创建可分为两个过程，即规范段落格式的过程，以及另存为模板文件的过程。它与常规文书修饰过程的区别在于:普通文书的修饰比较随意，而模板的修饰是针对特定公文的固定格式。而且要求修饰简单明了、制作快速规范。所以。“模板”只适合于公文类文书的使用。模板文件一旦创建，就可以反复使用。 办公室 2000年6月5日 修饰文章标题段落 一级标题:二号、黑体、居中，上下段间距各“30”磅。 二级标题:四号、黑体、居左，带编号“一、二、三”序列，上下段间距各“18”磅。 三级标题:小四号、楷体、居左，带编号“1、2、3”序列，上下段间距各“6”磅。 正文:小四号、宋体、首行空两个汉字、两端对齐。