人事考勤门禁系统软件说明书解析

人事考勤门禁系统软件说明书解析 人事考勤门禁系统说明书 目 录 第一章 系统功能特性„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2 第二章 系统安装 要求 对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3 第三章 系统软件安装„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 第四章 软件详细操作说明„„„„„„„„„„„„„„„„„„6 第五章 各模块详细介绍„„„„„„„„„„„„„„„„„„11 5.1人事系统„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„11 5.1.1【公司信息】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„11 5.1.2【部门信息】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„11 5.1.3【员工信息】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„12 5.1.4【离职复职管理】„„„„„„„„„„„„„„„„„16 5.1.5【人事参数设置】„„„„„„„„„„„„„„„„„17 5.2 考勤系统„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„19 5.2.1【班次定义】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„19 5.2.2【上班规律】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„21 5.2.3【员工排班】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„22 5.2.4【排班总表】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„24 5.2.5【假期登记】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25 5.2.6【请假或外出登记】„„„„„„„„„„„„„„„„26 5.2.7【手工补卡】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„27 5.2.8【计算规则】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.2.9【考勤报表】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.2.10【通讯程序】„„„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.2.11【考勤数据分析】„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.2.11【原始记录表】„„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.2.11【考勤明细表】„„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.2.11【考勤日报表】„„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.2.11【考勤月报表】„„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.3 门禁系统„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„30 5.3.1【时间段定义】„„„„„„„„„„„„„„„„„„19 5.3.2【开锁组合定义】„„„„„„„„„„„„„„„„„21 5.3.3【授权开门】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„22 第 1 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 5.3.4【通讯程序】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„24 5.3.5【实时监控】„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25 5.3.6【门禁授权名单】„„„„„„„„„„„„„„„„26 5.3.7【门禁明细表】„„„„„„„„„„„„„„„„„„27 5.3.8【按钮事件明细表】„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.3.9【报警事件明细表】„„„„„„„„„„„„„„„„28 5.4系统维护„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„37 5.5数据库管理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„40 第一章 系统功能特性 人事考勤门禁系统是以用户需求为导向，针对各工厂、公司电子化考勤管理业务需要而开发的通用考勤管理系统。系统界面清晰舒适，直观性强，操作简便，安全可靠，且提供了在线帮助。系统查询、汇总、计算快速简捷。考勤管理系统由主管人员设定操作人员的权限，由操作人员定义自己的口令密码，有效的防止了非法使用和越权使用情况的出现。系统具有严格的数据录入容错体系，防止了误操作和非法数据录入。系统备份功能保证了数据不丢失，在系统发生故障时，可迅速恢复运行。 人事考勤门禁系统具有五大功能模块，分别为“人事系统”、“考勤系统”、“门禁系统”、“系统维护”、“系统管理”几个模块。 第 2 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 第二章 系统安装要求 2.1 硬件要求: CPU:1GMHz以上 内存:512MB以上 硬盘:2GB以上的可用硬盘空间 通讯端口:COM口1个或USB口1个或网络端口(具体请根据所购机型，及自身 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 的通讯方式链接) 2.2 运行环境 数据库:ACCESS/SQL 操作系统:WIN98/2000/ME/XP/NT/2003/WIN7 第三章 软件的安装 3.1人事考勤门禁系统安装 1(在安装光盘中双击程序，开始安装系统，如下图: 第 3 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 2(单击“下一步”安装程序，点击“取消”结束安装。 第 4 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 3(选择安装程序的地址，默认安装到系统盘的D:\人事考勤门禁系统，通过“更改”可改变安装路径，点击“下一步”。 第 5 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 4(点‘完成’后，并在开始菜单、桌面形成快捷方式。 第 6 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 第四章 软件操作流程说明 如果您使用的是指纹考勤机，可先在设备上登记员工的指纹，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。 如果您购买的是感应卡考勤机，可在软件中的员工信息中输出员工持卡的卡号(或者使用“读卡”功能读入)，然后下传到考勤机。 4.1 功能模块 本软件一共由五个大的功能模块:【人事系统】、【考勤系统】、【门禁系统】、【系统维护】、【系统管理】 1、【人事系统】包含了公司信息、部门信息、员工信息的录入、编辑，员工离职的处理，员工的工种、学历、民族、籍贯等信息的编辑。 2、【考勤系统】包含了考勤规则的设定、排班、排班情况查看，还包含了节假日、请假、加班等情况的登记，同时包含数据采集，及数据分析功能。还包含了原始记录表、考勤明细表、日报表、月报表的查看、导出、打印。 3、【门禁系统】包含了时间段定义、开锁组合定义、授权开门、通讯程序、实时监控、门禁授权名单、门禁明细表、按钮事件明细表、报警事件明细表。 4、【系统维护】包含了系统初始化、重复原始考勤数据处理、压缩数据库、备份数据库、恢复数据库、修改用户密码、用户管理、关闭系统。 5、【系统管理】包含了压缩数据库、备份数据库、系统初始化、重复考勤数据处理等。 4.2软件考勤部分操作步骤 设备设置 系统登陆 更改密码 人事信息设置 班次定义 设置上班规律 开始排班 注册员工 查看总排班考勤数据采集 查看原始数据 数据分析 表 查看报表 第 7 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 4.3 软件首次操作流程 注:用户如果使用的是指纹考勤机，首先在考勤机上登记每位员工的指纹信息，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。 1(设置管理员 建议用户首次登录后先更改密码(初次登录用户名为系统管理员帐号:admin，密码为:空)，若有多个操作员使用系统，应给每个操作员建立帐号，并根据每个操作员的工作分配适当的权限; 2(建立人事档案 A. 设定公司信息，注意公司名称是整个系统的总部门; B. 部门信息:部门是对员工的分类，建议如果一个部门中存在上班不同的情况可以设置子部门。 C. 员工资料:考勤系统归根结底是对人出勤情况的管理，因此员工信息是考勤系统的一个基础。其中“员工编号”、“姓名”、“注册号码(指纹登记号)”、“入职日期”、“所属部门”是必填项目 ※注意: ※注意: 【员工信息】中的【注册号码】一定要和员工在指纹考勤机登记的号码一致; 【员工编号】中的号码不可使用数字以外字符，否则会造成报表无法统计。 【入职日期】:考勤系统只统计员工入职日期之后的数据。 3. 获取指纹信息，注册姓名至考勤机 对于指纹考勤机来讲，用户一定要在指纹机上面登记每位员工的指纹信息(每位员工对应一个“登记号”); 指纹信息保存在考勤机中，需使用软件考勤系统内考勤报表菜单里的通讯程序功能将这些注册信息获取到软件系统中保存，一方面防止考勤机出现异常指纹信息丢失造成重新录入，另一个方面，如果客户使用多台考勤机，可以通过软件将这些指纹信息“写入”(注册)到其它的考勤机中。 使用【通讯程序】连接考勤机: A(可以通过软件查看考勤机的信息，如登记了多少人，多少枚指纹，累积考勤记录条数等等，也可以设置考勤机的某些参数等。 B. 将考勤机中登记的指纹信息获取到软件中; C(将姓名信息(必须建立了员工信息并且将指纹信息获取到了软件中) 第 8 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 上传到考勤机中; ※注意: ※注意: 部分考勤机型，使用标配的通讯线(RS232)与电脑连接,需要手动设置电脑串口的波特率与考勤机的通讯波特率相同才能够正确通讯。一般考勤机的默认波特率为:38400BPS。考勤机波特率设置一般在菜单内数据下载项里RS232/RS485下载项里设置。 若通过USB下载，部分机型需要安装驱动，驱动文件在安装光碟或软件安装目录下driver文件夹内，可运行安装。 若通过TCP/IP下载，则需设置考勤机内IP地址，符合所在网络环境。同时更改软件上设备IP地址与考勤机一致。 * 以上所有通讯，需要软件与设备内机号一致。 4(【班次设置】: “班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。 整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设为一个班次(例如:白班，夜班，长白班等)。 5(【排班】: “排班”是指定员工每一天的上班情况，通俗说就是哪一天上什么样的班次, 【排班】是一考勤管理软件分析数据并获得统计报表的基础，因为系统必须知道某位员工某一天是被安排如何上班的，才能够知道这位员工是迟到，还是早退，或者正常出勤等等,所以“班次设置”、“排班”是考勤管理系统的核心。 A.【上班规律】: 如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上班规律”中设置一个或多个“排班模板”。如下图，某单位，周一到周五上正常班，周末双休，则可设定一个按周循环的上班规律: 第 9 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 B(【开始排班】: 使用上班规律中设定的“排班模块”为员工排班(指定员工那一天上什么样的“班次”) C(【总排班表】 排完班后，在“考勤管理”模块中的“总排班表”，可以查看每个员工详细的排班情况。一方面查看排班是否成功，排班的结果如何，另一方面又可以排班情况进行调整。如下图: 6(备份数据库 人员资料、考勤规则、班次设定、排班等操作完成以后，建议以有意义的名字备份数据库，在以后出现电脑问题造成系统无法使用时，可将此 第 10 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 数据库恢复，减少再次输入人员的工作量。 7(通讯程序 将指纹信息获取到软件中，并注册姓名至考勤机之后，员工就可以开始考勤了。一段时间之后(一般为月底)，管理员就需要把考勤机中的考勤信息采集到软件中，通过软件分析获得统计报表。 使用【通讯程序】中的【考勤数据下载】，选择“下载新纪录”获取上次采集数据之后的记录。 使用“下载新纪录”功能只采集上次采集完毕之后的数据，避免了重复采集带来的时间浪费。 8. 分析数据 考勤系统原理就是电脑依照预先安排好的出勤规定(排班，请假、外出等规定)，通过员工的上下班的签卡情况，综合统计出员工的出勤情况。 下图是增个考勤系统工作原理流程图 员工信息 原始记录 班次定义、排班 (获取于考勤机) 请假、外出、假日等 数据分析 统计报表 (日报表、月报表等) 9. 查看报表 分析数据之后，可以查看考勤报表。 第 11 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 第五章 各模块详细介绍 5.1 人事资料 5.1.1 【公司信息】设置 点击【公司信息】模块，进入公司信息设置窗口，如下图: 点击【修改】，然后陆续输入公司名(必填，可简称)、地址、电话等公司信息，点击保存。 5.1.2 【部门信息】设置 点击【部门信息】模块，进入部门信息设置窗口，点击添加或修改 第 12 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 公司是整个部门结构的总部门，所有的部门都可以设置子部门， 理论来讲，部门是不限制最多可以分几级子部门的。但是为了管理的方便，最好不要超过4级子部门。 【使用步骤】: 1) 添加【部门】 点击“添加”按钮，然后输入“部门编号”、“部门名称”、“上级部门”、“部门负责人”点击“保存”。 注意:上级部门为必填项目，除了顶级部门(公司)外，每个部门都有上级部门。部门的级数理论上讲可以无限制。 2) 修改【部门】 点击“修改”按钮，可以对已经添加的部门信息进行修改，点击“保存”。 3) 删除【部门】 点击“删除”按钮，可以删除已经添加的部门。但部门下已经添加了员工信息之后，部门不可删除。 4) 打印 选择“打印”按钮，可以打印部门列表。 5) 退出 选择“提出”按钮，可以退出部门设置模块。 5.1.3 【员工信息】设置 点击【员工信息】模块，进入员工信息设置窗口，添加员工信息。 第 13 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 【员工信息设置】模块用于建立人事信息档案，是整个考勤管理软件系统的基础，必须仔细填写。 1) 添加员工信息 在【员工信息】管理窗口点击“添加”弹出以下窗口: 第 14 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 在【员工信息】窗口一次填写员工的档案信息。员工编号、姓名、卡号(登记号)、所属部门是必须要填写的，其他项目可以选填。 填写完毕后，点击“保存”按钮即可保存员工人事信息。 【员工编号】:是员工在单位中的“工号”，请使用数字编号。 注意:员工编号是员工在考勤系统的最基本依从依据，因此在使用过程中尽量不要修改员工编号。 【卡号(登记号)】:是员工在考勤机上的登记号码，此登记号码一定要和本人在考勤机上的登记号一致，否则无法处理数据。 【免卡】:如果选中，表示此人不用考勤，在系统不处理此人的考勤数据。 【入职日期】:考勤系统只处理入职日期之后的考勤数据，因此填写入职日期的时候可以选择性的填写较前的日期。 【截止日期】:此项针对门禁功能设置，截止日期到达后，该用户对此门禁失去开门权限。 2) 修改员工信息 在【员工信息】管理窗口，选择要修改档案信息的员工，点击“修改”弹出以下窗口: 第 15 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 部门列表 选择指示箭头 查询工具条 可以使用“查询工具条”根据条件查找需要修改档案信息的员工，也可使用左侧“部门列表”列出所选部门全体员工缩小查询范围。 点击“修改”按钮进入员工信息设置对话框，【添加员工信息】步骤相 第 16 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 同。 3) 删除员工信息 在【员工信息】管理窗口，选择要删除档案信息的员工，点击“添加”弹出以下窗口:(可以使用“查询工具条”根据条件查找需要修改档案信息的员工，也可以使用左侧的“部门树”查找员工) 如果删除此员工，则该员工的所有考勤数据将被全部删除。 4) 打印 在【员工信息】管理窗口，选择需要打印档案信息的员工，点击“打印”可以弹出此人的“员工个人信息资料”。 点击左上角的“”图标，可以打印此员工信息 5) 导入 本考勤系统支持EXCEL表格导入功能，可以将一定格式的员工信息导入到员工信息档案中去。 在【员工信息】管理窗口，选择“导入”按钮，进入数据导入选择模块，如下图: 第 17 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 点击“浏览文件”选择保存了人事信息的EXCEL文件，并填入EXCEL文件中人事 信息表 校服规格信息表下载新员工入职基本信息表购买客户信息表红字发票信息表撤销说明客户档案信息表模板 名，点击“下一步”， 设置字段对应关系，然后点击“下一步”; 注意:【所属部门】中的部门名称必须在【部门信息】中已存在，人事信息才能够被正确导入。 第 18 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 如果员工信息不能够正确导入，则可以点击“查看日志”查看不能够导入的原因，如果导入成功点击“操作完成”。 6) 导出 【导出】功能可以将员工人事信息导出成EXCEL文件。 5.1.4 员工离职、复职管理 选择“人事资料”—>“登记员工离职”为员工办理离职: 【离职】 在“登记员工离职”窗口点击“添加”按钮，然后点击“选择员工”选中要离职的员工，并填入“经办人”、“离职原因”点击“保存”完成员工离职登记。 第 19 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 【复职】 在已离职员工信息表中，选择要复职的员工，点击“复职”按钮，弹出提示窗口: 选择“是”，完成复职。 5.1.5 【人事参数】设置 设置“工种信息”、“学历信息”、“民族信息”等员工属性信息。 点击【人事参数】模块，进入人事参数设置窗口，添加“工种信息”、“学历信息”、“民族信息”等员工属性信息。 【使用步骤】: 第 20 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 1)增加 选择要设置的员工属性信息，例如:点击“工种信息”查看已设置的工种信息。如果要设置新的“工种信息”，点击“添加”按钮，在工种名称中填入新工种，点击保存，完成设置。 2)修改 选择要设置的员工属性信息，选中要修改的信息项，点击“修改”按钮，在工种名称中填入新工种，点击保存，完成设置。 3)删除 选择要设置的员工属性信息，选中要删除的信息项，点击“删除”按钮，完成删除。 5.2 考勤系统 5.2.1【默认班次设置】 【默认班次】: 系统内默认一个班次如下(可进行更改)当用户未排班时，软件自动给该员工划分一个默认班次做打卡规则。 第 21 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 5.2.2【班次定义】设置 选择【考勤系统】,【班次定义】，或者在向导中直接点击【班次定义】图标，进入班次定义设置模块。 “班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。 整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设为一个班次(例如:白班，夜班，长白班等)。 1.名词解释 【班段】: “班段”是包含在“班次”内的时间段，它由一个时间起点(上班时间)和一个时间终点(下班时间)组成。 一般班次可以由一个段，也可以有几个段组成，本软件可以最多支持一个班次包含三个班段。 例如班次名称为“长白班”的班次，包含三个“班段”: 第一段:08:00—12:00 第二段:14:00—18:00 第三段:20:00—04:00(第二天04:00，次班段为加班班段) 【考核否】: 考核:此班段该打卡是否作为考核依据。 【免卡否】: “免卡”:此班段是否必须签卡(按指纹考勤) 1) 如“免卡”被勾选，则此时间如果未签卡，则不计为缺勤， 第 22 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 2)如不选中“免卡”，而在此时间必须打卡,否则在报表中计缺勤。 例如:A公司早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班，且中午不需打卡，则按下图所示设置。 【班段处理类别】: 定义【班段】的属性;方便处理报表后计算工资倍率的方便(法定加班工资是正常出勤的N倍，具体倍率按加班属性定义)。 分为:【正常出勤】、【平时加班】、【周末加班】、【公休加班】。 【前有效】: “前有效”是指在上班签卡时间之前多长时间内的考勤数据为有效考勤数据。 例如:班段【上班卡】为:08:00，【前有效】设为:60分钟，则员工在07:00—08:00之间的考勤数据计为正常出勤。07:00之前考勤计为无效考勤。 【后有效】: “后有效”是指在下班签卡时间之后多长时间内的考勤数据为有效考勤数据。 例如:班段【上班卡】为:08:00，【后有效】设为:30分钟，则员工在08:00—08:30之间的考勤数据计为正常出勤(如果超过迟到限制会扣工时,记迟到)，08:30之后的考勤计为无效考勤。系统计算为缺勤。 注:在软件中，前有效与后有效定义了各个班段上下班的时间区域，这些区域不能重叠。否则无法计算考勤。例如，中午12点下班，后有效60分钟，中午13点30分上班，前有效也设置为60分钟，假设12点 43分打卡，则软件无法识别该卡为上班或下班卡，导致报表计算错误。【迟到】: “迟到”是指在班段【上班卡】的“后有效” 范围内,设置为多少记迟到 例如:班段【上班卡】为:08:00，【迟到】设置为0分钟,【后有效】设为:30分钟，如果08:01打卡,则此人,记迟到1分钟 第 23 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 【早退】: “早退”是指在班段【下班卡】的“前有效” 范围内,设置为多少记早退 例如:班段【下班卡】为:12:00，【早退】设置为0分钟,【前有效】设为:30分钟，如果11:59打卡,则此人,记早退1分钟 【跨天设置】: 跨天由第几次起打卡时间为次日时间，例如下图所示班次: 在上图中，班段三中，加班时间为18:30到次日06:00.若加班不到06:00，则按实际时间算。但加班最多到06:00，超过此时间段，不计算加班，若超过06:00打卡段后有效，则此卡算作缺勤。例如:11点打卡，则计算加班4个半小时。若12点半打卡，则计算加班6个小时。 若次日6点15打卡，则计算加班11.5小时。若次日6点30打卡，则计算缺勤。 【上班提前】: 上班提前多少分钟算加班，可将相应班次相应打卡时间设置提前相应时间后算作加班，如下图。 第 24 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 如图所示班段1上班的前有效600分钟，上班提前60分钟算平时加班。 则早上提前60分钟打卡会计算为加班。例如早上6点打卡，则计算为加班2个小时。不足60分钟则不计。例如早上7点过2分打卡，则不计算加班。 【下班延时】: 下班延时多少分钟算加班，可将相应班次相应打卡时间设置延时相应时间后算作加班，如下图。 如图所示班段2下班的后有效600分钟，下班延时30分钟算平时加班。 则下班延迟30分钟打卡会计算为加班。例如当日晚上21点02分打卡，则计算为加班3个小时。 第 25 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 【按实际时间算】: 按实际时间算会根据当前班段实际打卡时间计算上班时长，若不勾选，则不计算额外加班时长。例如: 在上图中班段三中的加班班段设置按实际时间算，假设18点10打上班卡，21点12打下班卡，则软件计算此次打卡加班3个小时零2分钟。若不勾选按实际时间算，则此次打卡计算加班2.5个小时。 【迟到或早退扣工时】: 在此项中可定义迟到或早退超过指定时间扣工时，例如，若早上8点上班，下午18点下班，迟到或早退超过10分钟扣工时，则当日迟到或早退总时间超过10分钟则扣工时，软件报表内计算实际上班时长。若没超过10分钟，则软件报表内按8点到18点该班次总上班时长10个小时计算。 【默认班次】: 系统内默认一个班次如下(可进行更改)当用户未排班时，软件自动给该员工划分一个默认班次做打卡规则。 第 26 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 常见几种班次设置 举例一: 早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班。无加班。若早上下班跟下午上班不需要打卡，则在图示中班次相应段勾选免卡。 举例二: 早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班，晚上18点30开始加班，21点结束加班。(在下列班次设置中，加班时长恒定为2.5小时。) 举例三: 早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班，晚上18点30开始加班，下班时间不定最迟不会到次日早上6点，需要计算加班时长。 第 27 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 举例四: 例如周六只上半天班 早上8点上班，中午12点下班，若该班次，上班提前或者退出超过指定时间算加班。则勾选下面上班提前**分钟，算平时加班或勾选下班延时**分钟，算平时加班。在相应框内输入相应时间。注:加班时间不能超过有效时长，否则计算缺勤。 举例五: 早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班。晚上18点30开始加班，21点结束加班。但这个加班时长需要按实际上下班计算加班，并不以18点30到21点为加班时长。 第 28 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 2.【使用步骤】 1) 添加“班次” 在【班次设置】窗口，点击“添加”，依次输入班次的编号、名称和所属部门。(所属部门默认为整个公司) 然后设定【班段】参数。 设置完毕后，确认无误，点击“保存”完成添加班次。 2) 修改“班次” 在【班次设置】窗口，在班次列表中选中需要修改参数的班次，点击“修改”可以修改班次内容。 3)删除“班次” 在【班次设置】窗口，在班次列表中选中需要删除的班次，点击“删除”可以删除班次。 5.2.3 【上班规律】设置 上班规律:是指以一个周期为单位循环上班的规律。 如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上班规律”模块中设置一个或多个“排班模板”。给员工排班的时候按照模块排班可以节约很多时间。 点击“考勤管理”—>“上班规律”或者直接在向导中选择点击“上班规律”图标，进入“上班规律”设置模块。 【按天规律】 按天规律，用户可根据自身实际情况以指定天数为周期，上班状况循环。例如: 第 29 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 如上图所示设置了一个以8天为周期，3天早班3天晚班，休息两天的规律。 如上图，设置了一个按照星期为周期的“上班规律”:星期六、星期天休息，星期一到星期五上“正常班”。 如上图设置了一个按月为周期的班次，则该月每天的上班班次会根据此内设置去排列，当月份只有29天或30天时，则31号或31与30号会自动忽略。 【使用步骤】: 1) 添加“上班规律” 在“上班规律”设置窗口，点击“添加”，手动输入“上班规律名称”、“周期单位”、“周期”等信息，则在“班次安排”区域显示出上班规律的情况，点击下拉单，选择当天要上的班次情况，点击保存，则“上班规律”添加成功。 第 30 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 2) 修改“上班规律” 在“上班规律”设置窗口，选择“上班规律”列表中需要修改的“上班规律”，点击“修改”，可在“班次安排”区域选择需要修改的班次，点击“保存”可完成对“上班规律”的修改。 3) 删除“上班规律” 在“上班规律”设置窗口，选择“上班规律”列表中需要删除的“上班规律”，点击“删除”，可完成“上班规律”删除。 5.2.4【员工排班】 【排班】是一考勤管理软件分析数据并获得统计报表的基础，因为系统必须知道某位员工某一天是被安排如何上班的，才能够知道这位员工是迟到，还是早退，或者正常出勤等等,所以“班次设置”、“排班”是考勤管理系统的核心。 点击“开始排班”模块，系统弹出“员工排班”对话框，用户可以按照在上班规律设置的规律模板开始排班 【使用步骤】: 1) 添加排班 在“员工排班”窗口，点击“添加”， 选择员工 点击“选择员工”弹出“员工选择”对话框，如下图: 第 31 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 在“员工选择”窗口，选择要排班的人员所属部门，则所选部门的所有员工出现在“待选则员工”栏中，点击“单选”或者多选将要排班的人员选择到右侧的“已选员工”栏，点击确定完成选择。 选择排班起始日期、结束日期 选择“上班规律” 点击“保存”，完成对一段时间内，按照某班次规律上班的排班情况 2) 删除排班 在“员工排班”窗口，拖动鼠标，选择要删除的排班情况，点击“删除”，可完成对员工排班的删除。 3)查看排版情况 在“员工排班”窗口，勾选中“显示查询工具条”，系统自动显示员工排班查询条。 选择输入查询条件，可以查看排版情况。 5.2.5【排班总表】设置 第 32 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 “排班总表”是对员工排班情况的反映、调整。在完成了“员工排班”的操作之后，可以通过“排班总表”查看排班的结果，并可以对结果进行调整。 点击“考勤管理”—>“排班总表”，进入“排班总表”设置模块。 部 门 列 表 人 员 列 表 【使用步骤】: 1) 查看 首先选择要查看“排班”情况的月份，然后选择左侧“部门列表”中要查看或修改人员所在的部门，在人员列表中显示出本部门的人员，在人员列表中选择人员，在“班次安排”表中显示出该员工本月的排班情况。 2) 修改员工排班表 在“班次安排”表中显示出该员工本月的排班情况后，可以在列表中选择某天，点击下拉单在班次表中选中要改变的班次，点击“保存”完成对某日半此情况的修改。 3) 删除员工排班表 首先，选择月份，然后在人员列表中选择要删除排班表的人员，点击“删除”可完成对某员工该月份的排班表。 5.2.6 假日登记 假日设置:设置本单位固定节假日。节假日是非上班时间。 点击“考勤管理”—>“假日登记”，进入“假日登记”设置模块。 第 33 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 【使用步骤】: 1) 添加假期 在“假期设定”窗口中，点击“添加”，手动输入假期的名称，然后选择假期的开始时间、结束时间，点击“保存”完成对假期的添加。 2)修改假期 在“假期设定”窗口中，在列表中选择要修改的假期，点击“修改”，然后对假期内容修改，点击“保存”完成对假期的修改。 3)删除假期 在“假期设定”窗口中，在列表中选择要删除的假期，点击“删除”，点击“删除”按钮删除该假期。 5.2.7 请假或外出登记 点击“考勤管理”—>“请假或外出登记”，进入“请假或外出登记”设置模块。 【使用步骤】: 添加请假或外出登记 在“请假或外出登记”设置窗口，点击“添加”，然后点击“选择员工”， 第 34 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 在选择员工窗口选择者要请假的员工，输入起至日期、时间，选择请假类型、带薪情况，输入请假原因，点击“保存”完成请假登记。 名词解释: 【请假类型】:请假类型定义用户所请假的种类，软件中公7种不同请假类型可供选择，事假、病假、产假、婚假、年假、外出、出差。 【请假类别】:请假类型定义用户所请假的情况，软件中共分3种类别，有薪、无薪、外出。 修改请假或外出记录 在“请假或外出登记”设置窗口，选择要修改的请假或外出记录，点击“修改”对请假记录或外出记录内容修改后点击“保存”完成对请假记录的修改。 删除请假或外出记录 在“请假或外出登记”设置窗口，选择要删除的请假或外出记录，点击“删除”完成对请假记录或外出记录的删除。 5.2.8手工补卡 【手工补卡】:是在考勤管理软件中手动添加考勤记录的操作，主要用于员工某一次或多次由于意外未考勤的情况 点击“考勤管理”—>“手工补卡”，进入“手工补卡”设置模块。 【使用步骤】: 1) 添加手动补卡登记 在“手动补卡”设置窗口，点击“添加”按钮; 点击“选择员工”，选择要手动补卡的员工; 选择起至日期、时间; 输入手动补卡原因， 点击“保存”完成手工补卡记录的添加。 2) 修改手动补卡登记 在“手动补卡”设置窗口，选择需要修改的手动不卡记录，点击“修改” 第 35 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 按钮，然后修改手动补卡记录内容后点击“保存”完成对手动补卡记录的修改。 3) 删除手动补卡登记 在“手动补卡”设置窗口，选择需要删除的手动不卡记录，点击“删除”按钮删除手动补卡记录。 5.2.9【计算规则】设置 计算规则:对加班情况在统计报表时，计算的规则设置。 点击“考勤管理”—>“计算规则”，进入“计算规则”设置模块。 起始值:指超过这个时间数才开始统计。 取整值:在此可设一个值把一些零碎的时间过滤掉。 举例说明:若“周末加班类别”中，起始值设为30分钟，则加班要超过30分钟才开始计算。取整值为20分钟。若一员工加班了65分钟，因大于30分钟起始值被计为加班，而65=20*3+5，则5分钟是小于20分钟的余数，不足20分钟的忽略掉。则在统计报表中显示加班时间为60分钟。 【使用步骤】: 添加“计算规则” 在“计算规则”设置窗口，点击“添加”按钮; 选择“计算规则”类别; 手动设置“起始值”、“取整值”; 设置“倍率”， 点击“保存”完成计算规则的添加。 修改“计算规则” 第 36 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 在“计算规则”设置窗口，选择要修改的“计算规则”类别，点击“修改”按钮对此规则修改保存即完成。 添加“计算规则” 在“计算规则”设置窗口，选择要删除的“计算规则”类别，点击“删除”按钮即可删除此规则。 5.3 考勤报表 “考勤报表”是对考勤设备管理以及针对考勤系统里所设置的规则统计报表的模块，包含了“通讯程序”、“实时监控”、“考勤数据分析”、“原始记录表”、“考勤明细表”、“考勤日报表”、“考勤月报表”七个模块。 在向导中选择“通讯程序”图标可进入终端管理模块。 点击“通讯程序”图标，进入设备管理窗口，如下图所示: 5.3.1 添加设备 点击“添加”按钮 然后再选择通讯方式，点击“保存”按钮。 第 37 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 USB通讯方式 用户如果使用“USB通讯” 则“通讯方式”选择“USB连接”; 考勤机机号要和要连接的考勤机机机号完全一致; 确认以上设置都正确(一般默认即可)点击“保存”便可成 2)“串口/RS485”连接 如果使用考勤机标配的数据线连接指纹考勤机，则选择“串口/ RS485” 如果使用考勤机随机附送的通讯连接线，则“通讯方式”选择“串口/RS485”; 考勤机机号要和要连接的考勤机机机号完全一致; 选择与考勤机连接的串口号;注:串口号为电脑上对应串口编号，具体可在电脑设备管理器中查询到。如下所示. 第 38 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 在“设备管理器”设置所选择串口号的波特率，和考勤机的波特率一致，并在连接考勤机设置中选择一致的波特率。指纹考勤机型的波特率一般默认值为:38400BPS; 设置通讯密码与考勤机的通讯密码一致，指纹考勤机型的通讯密码一般默认值为:0; 确认以上设置都正确(一般默认即可)，点击“连接”便可成功连接到考勤机。 3)“TCP/IP”连接 如果使用管理主机通过TCP/IP方式与考勤机通讯，则“通讯方式”选择“以太网”; 考勤机机号要和要连接的考勤机机机号完全一致; 选择要访问考勤机的IP地址、网络端口(默默认为:5005); 手动输入考勤机的通讯密码(默认为:0) 确认以上设置都正确(一般默认即可)，点击“连接”便可成功连接到考勤机。 添加完设备之后，在设备列表中可以看到已添加的设备。 可以直接在设备列表中，选中(勾选)要设置的设备进行操作。 4)“P2S”连接 如果使用管理主机通过P2S方式与考勤机通讯，则通讯方式选择P2S链接: 设备编号要与要链接的考勤机机号完全一致 路由器内必须做与服务器端口相同的端口转发，如下图所示: 第 39 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 考勤机内服务器端口必须与软件上服务器端口相同。 考勤机内服务器IP地址必须与服务器公网IP相同。若服务器没有固定IP，则必须使用动态域名。考勤机上则需要设置域名，与服务器相同。 5.3.2 修改 在设备列表中选择要修改的设备，点击“修改”按钮，可以修改设备的通讯方式。 5.3.3 检测在线 在“终端管理”界面中，点击“检测在线”，系统检测设备列表中的设备是否联线正常. 5.3.4 获取设备信息 在“终端管理”界面中，在设备列表中选择设备，点击“获取设备信息”可以获取选中设备的参数，包括注册人数，注册指纹数量等等。 5.3.5 更改设备时间 在“终端管理”界面中，在设备列表中选择设备，点击“更改设备时间”可以将电脑的时间下传至考勤设备。 5.3.6 设备管理 在“终端管理”界面中，在设备列表中选择设备，点击“设备管理”进入“设备管理”界面。 第 40 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 5.3.6.1 人员指纹管理 【下载员工信息】:将指纹考勤机中已经登记的指纹信息下载到电脑并保存在数据库中。如果您没有在“员工管理”中建立用户档案，系统会自动建立员工信息档案。默认“姓名”、“编号”和指纹登记号相同。下载后，您可以在窗口的用户登记列表中看到从考勤机里面获取的所有的员工登记资料。 其中“备份登记码”表示用户在考勤机里面登记的第几枚指纹，或者密码(感应卡)。 00--表示用户在指纹考勤机中登记的第一枚指纹 01--表示用户在指纹考勤机中登记的第二枚指纹 02--表示用户在指纹考勤机中登记的第三枚指纹 09—表示胁迫指纹 10--表示用户在指纹考勤机中登记的密码信息 11--表示用户在指纹考勤机中登记的感应卡信息 其中“用户权限”表示用户在考勤机中的权限。 “管理员”--表示用户在指纹考勤机中是管理员，具有添加，修改考勤机设置的权利。 “普通用户”--表示用户在指纹考勤机中是普通用户，仅具有验证身份考勤的权利。 第 41 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 【上传员工信息】:将数据库中保存的员工登记信息上传到指定的考勤机中。如果您已经在“员工信息”中建立了用户档案，系统会把姓名信息一起上传到指定的考勤机。 点击“上传员工信息”，弹出注册员工信息窗口: 选择要上上传注册信息的员工，点击“确定”即可将软件中保存的注册信息上传到考勤机中。 如果是指纹考勤机，用户已经在指纹考勤机上面注册了指纹信息，则可以选择“只登记姓名”将员工的姓名上传到指纹考勤机上。 【修改用户权限】:在用户列表中选择要修改权限的用户，点击“修改用户权限”可以将用户权限修改。 【删除设备上的注册信息】:在用户列表中选择要删除的用户注册信息，点击“删除设备上的注册信息”按钮可以将选中的用户注册信息从指纹考勤机中删除。 5.3.6.2 电铃设备 指纹考勤机可以支持内部响铃功能(部分考勤机可以提供外接响铃接口) 点击“电铃设置”选项，可以进入“电铃设置”窗口。 考勤机可以支持8个时间的响铃设置。 第 42 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 5.3.7 U盘管理 1)U盘考勤数据导入 用户使用指纹考勤机上面的“U盘下载” 中的“下载新记录”或者“下载全部记录”将考勤记录下载到U盘上，形成一个文件AGL001.TXT(001 表示考勤机的机号是001) 使用“U盘考勤数据导入”可以将AGL001.TXT保存的考勤数据导入到数据库中。 2) 获取U盘登记数据 用户使用指纹考勤机上面的“U盘下载”中的“下载全部登记”功能可以将指纹考勤机中已登记的全部的注册信息，形成一个数据文件AFP001.DATA(001表示考勤机的机号是001) 使用“获取U盘登记数据”将AFP001.DATA中保存的注册信息导入到数据库中。 3)登记数据写入U盘 将数据库中注册信息保存成一个数据文件(格式类似AFP001.DAT)，然后将数据文件COPY到U盘。 将U盘插到指纹考勤机，使用考勤机 “注册用户” 中的“U盘上传”功能将AFP001.DAT中保存的注册信息上传到指纹考勤机上。 5.3.8 采集打卡数据 第 43 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 选择要采集考勤数据的设备(勾选)，点击“采集打卡数据”可以将指纹考勤机中保存的考勤数据采集到软件中。 采集新数据:采集上次采集数据之后的数据，已经采集过的考勤数据不会重复采集; 采集全部数据:采集考勤机中保存的所有考勤数据，可能会采集到以前已经采集过的数据。 5.3.9 初始化设备 将考勤机中的所有数据(注册信息和考勤数据)清除。清除之后不能够在恢复，慎用～～～ 5.3.10 清除设备打卡数据 将考勤机中的所有考勤数据清除。清除之后不能够在恢复，慎用～～～ 5.3.11 撤销管理员权限 将考勤机中的所有管理员一键清除 5.3.12 手动开门 通过软件控制设备开门 5.3.13 上传门禁参数 将设置好的门禁参数权限等信息上传到设备 5.4 实时监控 第 44 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 能够实时采集考勤数据。如图: 实时监控必须在TCP/IP通讯状态下才能实现。并且需要做好相应设置。左边列表会列出设备在线情况，右边导出数据可讲考勤数据导出。 开始实时监控:打开设置端口接收数据。 停止实时监控:关闭设置端口停止接收数据。 清除数据列表:清除数据列表会清除当前界面显示的已经收到的考勤数据(已经采集到的数据会自动注入数据库，不影响考勤数据) 5.5 考勤数据分析 【统计报表】包含了【考勤资料分析】、【考勤日报表】【考勤月报表】【原始数据表】【考勤明细表】等。 【考勤数据分析】:将已经采集到软件中的考勤记录，分析处理获得考勤统计报表(日报表、月报表等) 除了“原始记录表”是在下载考勤数据的时候形成的报表之外，其他报表必须经过【考勤资料分析】之后才能够查看。 第 45 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 5.6 原始记录表 【原始记录表】:从考勤机采集到软件中的原始考勤记录; 5.7 考勤明细表 【考勤明细表】:员工每次考勤的记录，按天横向排列。 5.8 考勤日报表 【考勤日报表】:员工每日的出勤情况表，每个员工每日一条记录(仅统计符合考勤规则、班次设置中的统计条件的); 5.9 考勤月报表 【考勤月报表】:员工每月的出勤情况表，每个员工每月一条记录; 6. 门禁系统 6.1 时间段定义 用于设置门禁设备的开门日时间段、开门周时间组。 【使用步骤】: 1、天时间段设置 第 46 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 1)点击“新增”按钮，弹出时间段设置窗口，填写时间段的名称并按一天为周期输入每一个的开门时间段，一天的时间段最多为8段，如下图: 点击“确定”保存。 2)在日开门时间段列表中选择需要修改的时间段，点击“修改”按钮，按照如“增加”步骤填写后保存; 3)在开门时间段列表中选择需要删除的时间段，点击“删除”按钮，即删除开门时间段; 2、周时间组设置 组:1-8个天开门时段组成，组合为天开门时间段的组合 在“周时间段设置”栏中直接输入名称，在周期内分别选择相应天时间段，点击“确认修改”保存。 6.2 开锁组合定义 开锁组合:一个开门组合有4个“组”组成，即几个组的人同时确认身份才能开门。最多可设置5种组合。 在“描述”栏中输入开门组合的名称，在组栏中分别输入组号，点击“确认修改”保存。 第 47 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 6.3 授权开门 用于设置员工开门权限，即:某员工在某门何时有权限开门 【使用步骤】: 在门禁机号列表中选择需要设置权限的设备; 在左侧上部部门选择选择要添加权限的用户，则待添加权限用户显示在“未授权人员名单”栏中; 选择这些人员要授权的时组、时段; 选择用“个别授权”或者“全部授权”按钮给员工授权权限。 授权完毕，退出开门权限授权窗口。 第 48 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 ?备注:我公司出产的指纹门禁，每个员工可以授权一个开门时组和一个开门周时段。 6.4 通讯程序 同5.3.1里通讯程序功能。右上角红色上传门禁参数可选择将指定门禁参数上传到指定设备，如只勾选1号设备，点击上传门禁参数时选择需要上传的门禁参数，则设备相应参数会被软件上传参数覆盖。 6.5 实时监控 同5.4里实时监控相同。 6.6 门禁授权名单 可在此表内查询到已经通过软件授予权限的资料。 第 49 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 6.7 门禁明细表 可在此表中查询各类门禁时间，报警事件，按钮事件等信息 6.8 按钮事件明细表 可在此表中查询到按钮事件信息。 6.9 报警事件明细表 可在此表中查询到报警事件信息。例如胁迫开门。 第 50 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 第 七 章 系统维护 7.1 修改密码 可以修改当前用户的密码 7.2 用户管理 点击“用户管理”模块，进入用户管理设置窗口 【使用步骤】: A(【添加】 在“用户管理”窗口下，点击“添加”进入“用户属性页面”窗口，在“用户属性页面”窗口下，输入“登录名”“密码”等，并选择此管理 第 51 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 员的操作权限，点击“保存”即成功添加一个管理员。 B(【修改】 在“用户管理”窗口下，选择要修改的管理员， 点击“修改”进入进入“用户属性页面”窗口，在“用户属性页面”窗口下，修改管理员的“登录名”“密码”、“操作权限”等信息，点击“保存”可完成对此管理员的修改。 C(【删除】 在“用户管理”窗口下，选择要删除的管理员，点击“删除”可删除管理员。 7.3 清理数据 点击“清除数据”模块，弹出“身份验证”窗口， 第 52 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 输入当前“用户名”和密码，点击“确认”进入“清除数据库中过期数据窗口”: 选择要清除过期数据的月份，点击确认清除即可将选中月份的考勤数据清除。 7.4 数据库管理 在软件左上角有一个“系统”下拉单，包含、【系统初始化】、【重复原始数据处理】、【压缩数据库】、【备份数据库】、【恢复数据库】五个模块。 第 53 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 【备份数据库】:将数据库备份成一个备份文件。 【恢复数据库】:将备份数据库中保存的信息恢复到软件中。 【压缩数据库】:软件使用一段时间之后，数据库会变得很大，使得软件的运行速度下降。 1. 备份数据库 备份数据库:将考勤软件中所有的数据备份成一个文件，并将文件保存在指定的位置，当系统出现在灾难性错误的时候，可以将此备份文件恢复。以确保软件所有的数据不丢失。 在“系统”下拉单中选择“备份数据库”模块，弹出“另存为”窗口，选择要备份数据库的备份路径，点击“保存”完成数据库备份。 第 54 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 2. 恢复数据库 在“系统”下拉单中选择“恢复数据库”模块，弹出“身份验证”对话框: 输入当前的“用户名”、“密码”点击确认进入恢复数据库窗口，打开备份数据库路径，选择要恢复的数据库，点击“打开”即可将备份数据库恢复。如下如: 第 55 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 3. 压缩数据库 在“系统”下拉单中选择“压缩数据库”模块可将数据库压缩。 4. 重复考勤数据处理 在“系统”下拉单中选择“重复考勤数据处理”模块可将数据库中，相同的数据筛选清除。 第 56 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 古今名言 敏而好学，不耻下问——孔子 业精于勤，荒于嬉;行成于思，毁于随——韩愈 兴于《诗》，立于礼，成于乐——孔子 己所不欲，勿施于人——孔子 读书破万卷，下笔如有神——杜甫 读书有三到，谓心到，眼到，口到——朱熹 立身以立学为先，立学以读书为本——欧阳修 读万卷书，行万里路——刘彝 黑发不知勤学早，白首方悔读书迟——颜真卿 书卷多情似故人，晨昏忧乐每相亲——于谦 书犹药也，善读之可以医愚——刘向 莫等闲，白了少年头，空悲切——岳飞 发奋识遍天下字，立志读尽人间书——苏轼 鸟欲高飞先振翅，人求上进先读书——李苦禅 立志宜思真品格，读书须尽苦功夫——阮元 非淡泊无以明志，非宁静无以致远——诸葛亮 熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟——孙洙《唐诗三百首序》 书到用时方恨少，事非经过不知难——陆游 问渠那得清如许，为有源头活水来——朱熹 旧书不厌百回读，熟读精思子自知——苏轼 书痴者文必工，艺痴者技必良——蒲松龄 第 57 页 共 58 页 人事考勤门禁系统说明书 声明 访问者可将本资料提供的内容用于个人学习、研究或欣赏，以及其他非商业性或非盈利性用途，但同时应遵守著作权法及其他相关法律的规定，不得侵犯本文档及相关权利人的合法权利。谢谢合作～ 第 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