档案管理讲座-20100315

nullnull档案杂谈档案杂谈第一讲 档案是什么 第二讲 档案和我们的关系 第三讲 档案工作 第四讲 电子文件管理 第五讲 几种专门档案的管理 第六讲 档案信息化第一讲 档案是什么第一讲 档案是什么 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。 ——《中华人民共和国档案法》 null档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 ——教科书档案的形成者档案的形成者各种机关单位（官方性质） 社团组织（半官方或非官方性质） 个人档案和文件的关系档案和文件的关系档案由文件转化而来 文件转化为档案的条件 1.办理完毕 2.具有查考利用价值的文件转化为档案 3.规律保存 档案的本质属性档案的本质属性 档案是原始的历史记录。档案的一般属性档案的一般属性知识属性和信息属性“档案”词源“档案”词源国外： Fonts 、files、archives 中国： 商代称“册”、周代称“中”、秦代称“典籍”、汉魏以后称“文书”、“文案”、“案牍”、“簿书”等。 根据现有史料，“档案”一词，最早见于清代康熙十九年（1680年）的《起居注》。 档案形态档案形态甲骨档案 金石档案 简牍档案 缣帛档案石刻档案 泥板档案 纸草档案 羊皮纸档案 棕榈叶档案 纸质档案 新型载体档案 甲骨档案甲骨档案毛公鼎及其铭文毛公鼎及其铭文null唐初发现于陕西凤翔的石鼓文 档案 河西简牍河西简牍银雀山汉墓竹简 —出土的《孙子兵法》竹简原件缣帛档案缣帛档案乾隆圣旨 制作材料：绢 （海南昌江周氏家族捐给海南省档案馆）马王堆汉墓出土驻军图纸质档案纸质档案殿试揭晓的榜式称为“金榜”。金榜用黄纸墨书考中进士人的名次、姓名、籍贯，以皇帝诏令的形式下达。在清代，文科大金榜张挂于东长安门，武科大金榜张挂于西长安门，三天后收回宫中。 日本投降书日本投降书宣统二年甘肃法政学堂毕业文凭宣统二年甘肃法政学堂毕业文凭null第二讲 档案的价值和作用第二讲 档案的价值和作用 对于一个具体单位或个人，档案的 作用体现在以下方面： 　　1.档案是一个单位或个人历史的真实、 全面的反映。 　　2.档案是一个单位或个人维护自身权 益的重要工具。 　　3.档案是一个单位 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 管理的基础。 　　4.档案我们积累和传播知识重要载体。 　　5.档案是开展单位文化建设的重要素材。 　　6.档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。 档案价值和作用档案价值和作用 “今世赖之以知古，后世赖之以知今” ——（明）邱睿 概括地讲，档案的作用有两个方 面，一是凭证作用；二是参考作 用。 　　null——档案工作的存在与发展，是我国 经济发展 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 创新、文化繁荣、社会进步 的重要条件，具有不可替代的综合贡献力， 即： △国家利益的捍卫力 △经济发展的拉动力 △社会进步的保障力 △科技创新和文化繁荣的促进力 ——档案之有用，源于之其特有的、 强大的凭证价值和参考（情报）价值。 null经济案例一： 新昌皮尔反倾销调查胜诉null经济案例二： 2001年，欧共体委员会认定以下公司存倾销行为，征收反倾销税，裁定的具体税率如下： 南京新资源公司3.6%； 锦州沈宏公司9.8%； 抚顺顺康公司12.7%； 锦州三达公司17.2%； 其他公司为26.3%。null 档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体。 null国际档案理事会 　　国际档案理事会 (International Council on Archives -- ICA) 成立于１９５０年８月，总部设在法国巴黎。它与联合国教科文组织有咨询性的合作关系，并与国际图书馆协会联合会、国际信息与文献联合会、国际电影档案馆联合会等国际组织有着密切的联系。目前已有１５２个国家和地区参加了这个组织。 全宗理论全宗理论 （一）档案整理与分类原则：事由原则和来源原则 （二）来源原则发展的三个阶段： 1、法国的尊重全宗原则 2、普鲁士的登记室原则 3、荷兰的来源原则 全宗理论的实质 全宗理论的实质 1、广义和狭义的来源联系： 广义：来源于同一活动过程 狭义：来源于同一形成者 2、广义和狭义的事由联系： 广义：性质类同的事物 狭义：特殊的社会活动 3、来源于同一活动过程是全宗理论的本质和立足点 ——广义的来源原则与狭义的事由原则的结合 全宗理论是档案馆管理档案信息的重要理论，它要求档案馆对同一来源的档案集中管理，不得分散，对于不同来源的档案不得混杂。第三讲 档案工作第三讲 档案工作null 广义上的档案工作—说是指档案事业，所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。 狭义上的档案工作—是指档案管理工作，具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。（档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说）档案管理工作档案管理工作一、档案的收集 1、机关内文件的归档——档案室收集工作的主要途径。 归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。 （1）归档范围 国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》（1987）（已废止） 《归档文件整理规则》(DA/T22—2000) 国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006.9.19） null 凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。 （2）归档时间： 一般在次年上半年向档案部门移交。 国家档案局《机关档案工作条例》（1983） null（3）归档案卷的质量要求 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （4）归档手续 案卷目录的移交，交接双方签字。 2、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。 3、平时收集 null二、档案的整理 1、整理工作的原则：档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 2、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构分类法、问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 分类法。 ◆年度——组织机构分类法（现行机关）； ◆组织机构——年度（撤销机关和历史档案）； ◆年度——问题分类法（现行机关） ◆问题——年度分类法（撤销机关和历史档案）nullnull3、立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。 立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、地区、收发文机关 4、类内案卷排列和案卷目录的编制 5、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。 《归档文件整理规则》简介 《归档文件整理规则》简介 《归档文件整理规则》 档案行业标准 （2000-12-06批准 2001-01-01实施DA/T22-2000） 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件：指归档文件的整理单位。 null 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 4、整理方法 装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒 null 三、档案的检索 1、档案检索的内容 （1）存储：著录标引、组织检索工具。 （2）查找：确定查找内容、查找操作。 《中国档案分类法》（1996） 《档案分类标引规则》(GB/T15418—94) 《中国档案主题词表》（1995） 《档案著录规则》（GB：1986） 《档案著录规则》（DA/T18—1999）null2、档案检索工具的种类 （1）按体例分：目录、索引、指南。 （2）按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。 （3）按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。 3、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。 null四、档案的鉴定 1、鉴定工作的内容： 2、档案保管期限表 （1）定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。 （2）结构：顺序号、条款、保管期限（永久、长期、短期）附注、说明 文书档案价值变化文书档案价值变化 V 第一 第二 T 进馆  “高龄档案应当受到尊重”原则 最早由德国档案学家迈斯奈尔提出。null(3)档案保管期限的划分 国家档案局《文书档案保管期限表》（1987） 保管期限（永久、长期、短期） 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 null3、档案鉴定工作的制度和程序 （1）制度： 制发鉴定档案的标准文件； 档案鉴定工作的组织领导：“三结合” 鉴定小组=有关领导+业务人员+档案人员； 销毁档案的批准和监销制度 （2）鉴定方法：直接鉴定法 （3）销毁清册 null五、档案的档案的编研与利用 1、档案的编研 （1）内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。 （2）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类： 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等 （3）档案参考资料的主要种类： 大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇集。 null 2、档案的利用 （1）档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 “档案利用”——档案部门 “利用档案”——利用者 (2)档案提供利用的基本途径和方式 档案提供利用的途径:提供档案原件;提供档案副本或复制品;提供档案信息加工品. null档案提供利用的方式: 阅览服务； 外借服务； 展览与陈列服务； 制发档案复本服务； 制发档案证明服务； 档案目录信息服务； 档案咨询服务。null六、档案的统计与保管 1、档案的统计： （1）定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 （2）步骤：统计调查、统计整理、统计 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 。 （3）内容：档案数量和状况的统计；档案利用的统计等 2、档案的保管（略） 第四讲 电子文件管理第四讲 电子文件管理 ◆电子文件概述 ◆电子文件管理 ◆电子文件的鉴定与归档 ◆电子文件保管与利用 null一、电子文件概述 1、电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 具备文件构成三要素：内容、背景、结构。null2、电子文件的种类 （1）文本文件 （6）声音文件 （2）数据文件 （7）程序文件 （3）图形文件 （8）“多媒体文件” （4）图像文件 （9）“超文本文件” （5）影像文件 null3、电子文件的特点 (1) 信息的非人工识读性 (2) 系统依赖性 (3) 信息与特定载体之间的可分离性 (4) 信息的易变性 (5) 信息存储的高密度性 (6) 多种信息媒体的集成性 (7) 信息的可操作性null二、电子文件管理 1、电子文件管理原则 （1）全程管理原则 （2）前端控制原则 （3）集成管理原则 （4）动态管理原则 （5）注重效益原则null2、电子文件的管理模式 （1）机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。 （2）档案馆管理模式：分布式；集中式。 （3）数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开放的环境。null3、电子文件管理的法规、制度与标准 （1）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准 《档案著录规则》（DA/T18—1999）《档案分类标引规则》(GB/T15418—94)《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)null（2）电子文件管理特有的标准 《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—1995) 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894—2002，2002/12/04，2003/05/01) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分：电子文件归档与档案管理》 （GB/T17678.1—1999） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第二部分：光盘信息组织结构》 （GB/T17678.2—1999） 《CAD电子文件光盘存储系统一致性测试》 （GB/T17679—1999） 《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1~10—1999） （1999/02/26，1999/10/01） null三、电子文件的鉴定与归档 1、电子文件鉴定工作的内容：鉴别、内容与技术鉴定、处置、鉴定过程的记录。 2、电子文件内容鉴定的步骤 （1）制定电子文件保管期限表 （2）将电子文件保管期限表纳入管理系统并加以维护 （3）鉴定归档前文件 （4）鉴定期满文件 3、电子文件技术鉴定与处置 null (1)分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施 （2）检查保障措施的实施结果 （3）判断文件的技术状况 （4）处置：销毁、留存、移交 （5）监控 null4、电子文件的归档 （1）归档范围： 依据：《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894_2002) 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。 （2）归档方式：逻辑归档，物理归档。 （3）归档时间：实时归档，定期归档。 （4）归档要求：归档工作要求，质量要求。 （5）归档手续：《归档电子文件登记表》《归档电子文件移交检验表》 null四、电子文件保管与利用 1、电子文件保管 （1）载体保管： 《磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15_1995)《电子文件归档与管理规范(GB/T18894_2002) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1_1999） 《电子文件归档与管理规范》 （GB/T18894—2002） null（2）电子文件信息保护 《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》（1994） 信息加密技术，信息认证技术，防治计算机病毒，信息备份，网络安全、电子文件长期可存取技术。 2、电子文件的利用：阅览、出借、复制、咨询、局域网与网站服务。 第四部分：几种专门档案的管理第四部分：几种专门档案的管理 ◆人事档案管理 ◆会计档案管理 ◆教学档案管理第五讲 几种专门档案的管理第五讲 几种专门档案的管理一、人事档案管理 1、人事档案和人事档案工作 （1）人事档案 是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。 由干部（公务员）、职员、工人、学生、军人档案构成。null（2）人事档案工作 是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。 管理体制——集中统一、分级负责。 null2、人事档案的收集与鉴别 （1）人事档案的收集 完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度。 （2）人事档案的鉴别 判断是否属于人事档案； 判断是否属于本人的档案材料； 判断材料是否处理完毕和手续齐全； 判断材料是否真实、准确、完整。 剔除材料的处理——转出、退回、留存、销毁。 null3、人事档案的整理 人事档案的分类： 履历类； 自传类； 鉴定、考核、考察类； 学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政历类； 党团类； 奖励类； 处分类； 录用、任免、出国、工资、待遇及各种代表会议代表的材料； 其他。 null4、人事档案的保管、转递和利用 （1）人事档案的保管 在职人员人事档案的保管与人员管理范围相一致； 离休、退休人员人事档案的保管分级、分单位保管； 死亡人员人事档案的保管分级保管、5年后进各级档案馆。 null（2）人事档案的转递 及时、准确、安全。“档随人走，人档一致”。 （3）人事档案的利用 null二、会计档案管理 1、会计档案概述 （1）会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 （2）会计档案内容 会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他。nullA、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。　 B、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。　 C、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。　　 D、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。　　 null2、会计档案的管理——《会计档案管理办法》 【发布单位】财政部 国家档案局【发布文号】（98）财会字第32号【发布日期】1998-08-21 【生效日期】1999-01-01 　 （1999） （1）会计档案的管理体制 财政部门和档案行政管理部门条块结合、分工负责； 财会部门立卷归档制度； 管理形式——原则上由本单位档案部门集中统一保管，但应视实际情况而定，自行选择。统一归口、统一制度、统一检查。 null（2）会计档案的保管 保管清册；专人保管；原卷册；按程序销毁；会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；纸质。 null （3）会计档案的销毁 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：　 　A、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。　 　B、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。　　 null C、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。　　 D、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。　　 null E、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。 F、单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。　 G、正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。　　 null（4）会计档案的移交 A、移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。　　 B、 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。　 C、我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。　 null（5）单位变更后会计档案的交接 A.撤销、解散、破产——由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管； B.单位分离后原单位存续的——档案由存续方统一保管，其他方可查阅、复制； C.单位分离后原单位解散的——协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，其他方可查阅、复制； nullD.单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证——抽出由业务相关方保存，按规定办好交接手续； E.单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案——原单位保存； F.单位合并后原单位解散回一方存续其他方解散的——原单位会计档案由合并后的单位统一保管。 （6）交接手续 建设单位——竣工决算后交接； 单位间的交接——移交清册。 null三、教学档案的管理 1、教学档案概述 教学档案：是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机联系的历史记录。null2、教学档案的特点 （1）专业性 （2）周期性 （3）成套性 （4）来源分散性 （5）形式多样性null3、教学档案的管理 （1）归档 （2）分类 《高等学校档案实体分类法 》 （ DA/T 10-1994 1995/06/12 1995/10/01） （3）鉴定保管 （4）利用服务 第六讲 档案信息化第六讲 档案信息化null档案信息资源建设 存量档案的数字化 电子文件归档和电子档案接收 重要数字信息资源的采集null档案管理应用系统建设 基本功能： 数据管理、整理编目、检索查询、辅助实体管理、安全保密、系统维护及数字化成果、电子文件归档、电子档案接收、档案数据网络化、多媒体信息管理及数据迁移等。 设计原则： （1）标准与规范性。 （2）灵活性。 （3）可扩充性。 （4）安全性。 （5）开放性。 （6）易用性。操作简便，便于使用。 讲座结束，谢谢大家！讲座结束，谢谢大家！