兰州大学电子文件归档与管理暂行办法

兰州大学电子文件归档与管理暂行办法 目 录 第一章 总则 第二章 管理体制和职责 第三章 电子文件收集 第四章 电子文件归档 第五章 归档电子文件的移交 第六章 归档电子文件的整理 第七章 电子档案保管、利用、统计 第一章 总 则 第一条 为适应兰州大学信息化建设、 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 我校电子文件归档与管理工作 需要～维护电子文件的真实性、完整性和有效性～确保电子文档 的安全和信息可用性～充分发挥电子文档的凭据参考作用～根据 《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办 法》及国家档案局令 第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国 标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规～特 制定本办法。 第二条 基本术语解释 ,一,电子文件:是指在数字设备及环境中生成～以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体～依赖计算机数字设备阅读、处 理～并可在通信网络上传送的文件。 1 ,二,归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 ,三,电子文件的逻辑归档:指在计算机网络上进行～不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 ,四,电子文件的物理归档:指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上～向档案部门移交的过程。 ,五,电子文件的真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后～确认其与形成的原始状况一致。 ,六,电子文件的完整性:指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 ,七,电子文件的有效性:指电子文件应具备可理解性和可被利用性～包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 ,八,背景信息:指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 ,九,元数据:指描述电子文件数据属性的数据～包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 第二章 管理体制和职责 第三条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定～学校各单位要明确电子文件归档管理工作的分管领导～协调解决实际问题。 2 第四条 各单位从电子文件产生时就要有严格的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 和技术措施～对 其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等 工作～由承办,业务,部门负责～要将电子文件的整理归档工作 纳入电子文件承办人的 岗位职责 总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责 ～以确保电子文件的真实性、完 整性和有效性。 第五条 各单位均要配备业务素质较高、档案意识较强、具有一定计算机 管理水平的电子文件管理人员～负责本单位各科室形成的电子文 件的收集、积累与向档案馆移交工作。 第六条 对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用 等工作～由校档案馆负责。档案馆要建立相应的工作制度～对电 子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行 全过程管理。 第七条 归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案 馆要配备业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档 案,同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统～保 证归档电子文件的有效识读,并要配备安装电子文档管理系统软 件～管理归档的电子档案。档案人员要学习掌握计算机和电子文 档管理系统的操作技能～利用归档的电子文件～积极开展档案编 研、信息开发和服务利用工作。 第三章 电子文件收集 第八条 各单位在主要职能活动中产生的电子文件～凡有查考利用价值的 均应定期制作文件备份～并要及时刻录到光盘上脱机保存。盘片 上要用汉字标明文件格式、软件信息及形成时间～放入专用装具 3 内妥善保管。采用物理归档方式移交到档案馆后的电子文件～原文件仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。 第九条 收集的电子文件类型 ,一,电子文件稿本 电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。 ,1,定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件～记录了文件的最后修改结果～有重要凭证、依据价值～收集时需落实必要的签字手续～明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时～每一稿应以不同标识加以区别。 ,2,正式电子文件:修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕～以正式文件文号加以标识～正式行使职能的电子文件。 主要收集积累定稿和正式版本的电子文件～草稿视情况自行决定是否保存。 电子文件稿本代码为:M—草稿性电子文件,U—非正式电子文件,F—正式电子文件。 ,二,电子文件信息类型 要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体文件、程序文件和数据库文件。 1(文本文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等～收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等～必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式～ 4 归档后档案馆要全部用软件转为PDF格式保存～以确保电子文件的真实性和不可改动。 2(图像文件:指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件～收集时应将其转换为通用格式～如无法转换～则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 3(图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件～归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题～不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件～收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 4(影像文件:指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件～应同时收集其非通用格式的相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 5(声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件～归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 6(超媒体文件:指用计算机超媒体链接技术制作的文件。 7(数据库文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中 XLS文件为形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、通用格式。 8.计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。 5 对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件～ 如不能转换～收集时连同专用软件一并收集归档。 文本文件,I一图像文件,G—图形文件,V一影像文件,A—T— 声音文件,O—超媒体链结文件,P—程序文件,D—数据文件。 ,三,电子文件载体类型 目前主要有光盘、磁带等介质的载体类型。 第四章 电子文件的归档 第十条 电子文件归档范围 兰州大学电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归 档范围。此外～还应将各单位形成的有重要参考利用价值的数据 库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体文件,WEB网页,、数 字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等～均应收集积累归 档,详见:《兰州大学电子文件归档范围,试行稿,》,。 第十一条 电子文件归档方式 电子文件的归档可分为两步进行～对实时进行的归档先做逻辑归 档～然后定期完成物理归档。 一、逻辑归档: 具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措 施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的单位～可以直接 向校档案馆实施逻辑归档～其基本要求是: ,一,电子文件归档操作由具体经办人完成～办理完毕的电子文 件要注明标识。 ,二,档案馆电子文档管理员要会同各单位计算机系统管理人员 设定查询归档电子文件的权限。 6 ,三,网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上～服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。 ,四,归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。 ,五,局域网内部要有可靠的安全防范措施～系统设备更新时～必须制定严密的数据转换办法～确保数据准确无误并能在新系统中运行。 ,六,电子文件归档后～档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。 ,七,各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作～做好数据更新记录～将转换后的新数据向档案馆移交归档。 二、物理归档:各单位电子文件承办人要及时将应归档的电子文件光盘或磁带向各单位电子文件管理员实施物理归档。物理归档的基本要求是: ,一,各单位要按照《兰州大学电子文件归档范围》、同时参照本单位纸质档案归档范围～制定本单位电子文件归档制度。 ,二,电子文件承办人应根据归档范围～在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记,文件题名、形成日期、编号等,。 ,三,各单位办理完毕的电子文件～应及时拷贝到磁带或刻录到光盘上,为禁止对文件写操作～尽量刻录到一次写操作的光盘上,～载体上标注好文件内容、类别、存入日期等～如要保密还要标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件～均应及时完 7 成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘 上保留一年后方可销毁。 ,四,特殊格式的电子文件,非通用格式,～归档时应在存储载 体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库 文件～数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构 说明书～标明每个字段的汉字名称,如记录内容用代码表示的应 全部转换为汉字表示～以确保数据库信息的可利用性。 ,五,电子文件承办人在向本单位电子文件管理人员移交电子文 件时～应以光盘为单位填写《归档电子文件登记表》～与盘片一 同交给电子文件管理人员～最后移交档案馆。 第十二条 电子文件鉴定 电子文件的鉴定工作～包括对电子文件真实性、完整性、有效性 的鉴定及确定密级、划定保管期限等。各单位电子文件管理人员 对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验～发 现问题及时采取补救措施。 第五章 归档电子文件的移交 第十三条 电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的 属归档范围的电子文件向档案馆移交归档～数据库文件可视情况 按月或按季度向档案馆移交归档。 第十四条 档案馆接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境 进行检验～合格率达到100%时方可进行交接。 检验项目如下: 1(载体有无划痕～是否清洁, 2(有无病毒, 8 3(核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续, 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全, 4( 5(对特殊格式的电子文件～应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。 凡检验不合格的～应及时退回形成单位重新制作～并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填入《兰州大学归档电子文件登记表》～双方签字盖章。登记表一式两份～一份交电子文件形成单位～一份由校档案馆自存。 第六章 归档电子文件的整理 第十五条 归档电子文件的整理 ,一,把归档电子文件按问题分类～编制档号。 ,二,归档电子文件按照《兰州大学〈归档文件整理规则〉实施办法》进行整理～以件为单位～每张光盘为一件。 ,三,档号编号 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 为:全宗号—EA—年度—分类号—件号,EA为电子档案缩写,。 存储载体类型代码为:GP-光盘,CP-磁盘,CD-磁带等。 文件格式代码为:T-文本文件,I-图像文件,G-图形文件,V-影像文件,A-声音文件,O-超媒体文件,D-数据库文件,P-程序文件等。 ,五,把通过分类的电子文件按档号重新排列～存入专用装具。将必要著录项目输入档案管理数据库。其基本著录项目为:档号、题名、责任者、文号、文件形成时间、密级、保管期限、硬 9 件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案 著录规则基本要求。 第七章 电子档案保管、利用、统计 第十六条 归档电子文件移交到档案馆后～档案馆要制作三套～一套封存保 管～一套查阅利用～一套异地保存。 第十七条 接收入库的电子档案～每两年要抽检一次～抽检率不低于50%～ 发现问题要及时采取恢复措施。 第十八条 随着计算机技术和设备的发展更新～设备环境更新时应确认库存 载体与新设备的兼容性,如不兼容～应进行归档电子文件的载体 转换工作。库存电子档案要在完整性、准确性有保障的前提下～ 同步转换更新复制。复制新版后～原载体仍需保存三年。 第十九条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复 制。相同条件下～要优先考虑载体的可靠性和先进性。 第二十条 磁性载体上的归档电子文件～每四年要复制转存一次。需抢救的 光盘应及时复制～原载体保留时间不少于四年。 第二十一条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手 段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害 气体的装具中～温度控制在17?—20?,相对湿度控制在35%— 45%～距离强磁场10米以上。 第二十二条 随着系统设备更新或系统扩充～应及时对归档电子文件进行 迁移操作～并填写《归档电子文件迁移登记表》。 第二十三条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项: ,一,封存的电子档案不得利用和外借～利用时要使用电子档案 的复制件。 10 ,二,电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的 归档电子文件一般不在网上提供利用～确有必要以联网方式利用 时～应严格遵守国家和学校的有关保密规定～并采取稳妥的安全 保密措施。 第二十四条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文 件 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销 毁～需请有关部门和档案部门审核～编制销毁清册～经有关领导 批准后方可销毁～并要确保载体与信息的彻底销毁。 第二十五条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和 鉴定销毁情况进行统计。 第二十六条 本办法解释权属于兰州大学档案馆。 附件:《兰州大学电子文件登记表》 11 兰州大学电子文件登记表(一) 形成部门 完成日期 载体类型 文 件 载体编号 特 征 通讯地址 电 话 联系人 网络服务器型号: 硬件环境 制造厂商: 其他: 设 备 操作系统 环境特征 数据库系统 软件环境 (型号、版本等) 相关软件(文字处理工具、 浏览器、压缩 或解密软件等) 记录总数 口定长 记录结构 记录类型 口可变长 (物理、逻辑) 总字节数 口其他 记录字符、图型号: 文件记录 形、音频、视频文数量: 特 征 件格式 备份数: 型号: 文件载体 数量: 备份数: 填表人(签名) 年 月 日 制 表 审 核 审核人(签名) 年 月 日 12 兰州大学电子文件登记表(二) 文 件 形成 文件稿 文件类 载体 保 管 题 名 备注 编 号 时间 本代码 别代码 编号 期 限 13 兰州大学归档电子文件移交、接收检验登记表 单 位 检 名 移交单位: 接收单位: 验 称 项 目 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料 检验 年 月 日 填表人(签名) 年 月 日 年 月 日 审核人(签名) 年 月 日 年 月 日 单位(印章) 14 兰州大学电子档案管理登记表 归档电子 文件设备 情况登记 新设备兼 容性检验 磁性载体 转存登记 填表人(签名) 年 月 日 审核人(签名) 年 月 日 单位(盖章) 年 月 日 15 兰州大学电子档案迁移登记表 硬件系统: 系统软件: 源系统设备情况 应用软件: 存储载体: 硬件系统: 系统软件: 目标系统设备情况 应用软件: 存储载体: 记录数: 字节数: 迁移时间: 被迁移电子档案情况 操作者: 填表人(签名) 年 月 日 审核人(签名) 年 月 日 单位(盖章) 年 月 日 16