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[中学教育]企业行政管理ppt 企业行政管理 第一章你适合做行政管理吗, 一、所谓“行政管理人员”包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、管理人员等 二、什么样的人适合做行政管理人员 、个人条件:学历、性别、年龄、外貌、体质、视力、听力 1 2、个性要求:守时、谨慎、热情、合群、服从、自信、机智、勤快、整洁、自制、兴趣 3、 品质要求:忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊 三、行政管理人员需要具备什么样的能力 1、办事能力:操作能力、写作能力、阅读概括能力、编辑校对能力、统计分析能力 2、沟通能力:交际能力、口头表达能力、协调能力、组织能力 四、行政管理人员的主要工作: 1、辅助决策工作:决策是上司的责任，管理不可替代，但是在上司决策过程中，管理要发挥辅助作用。 2、信息工作:管理必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。 3、文书工作:文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是管理重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。 4、会务工作:凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由管理部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的管理部门参与其中，常成为会务机构的组织者。 、公关工作:这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上5 的批评、投诉、建议的处理等。 6、文书立卷和档案管理工作:单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 7、查办工作:单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 8、行政事务工作:包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。 9、上司交办的其他工作:这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是管理的经常性工作之一，不可视为额外任务。 第二章行政管理人员职业形象设计 一、 行政管理服饰的基本要求:1、环境、身份相协调2、与体形相协调3、行政管理穿着注意事项4、行政管理穿着注意事项 二、 行政管理穿着注意事项:1、保持大众化2、切忌标新立异3、清洁与健康 三、 女性行政人员办公室着装基本原则: 1)在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。 2)款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太 多。 3)华丽或性感的服装不适合办公室的管理。 4)避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。 (一)女性办公室着装 四、常见衣着的选择技巧 1)职业裙装:款式——面料、颜色、点缀、尺寸 2)衬衫:颜色、面料 3)鞋子:颜色|、鞋跟的高度 4)丝巾 5)饰品 五、女性行政人员外出公务着装 1、服装: 款式、色彩 2、鞋子 3、饰品 六、女性行政人员社交场合穿着: 1、服装:常礼服包括小礼服、大礼服、简化礼服 2、饰物 七、男性行政人员的着装: 1、西服 :款式—— 面料、颜色、图案 2、衬衫 3、领带 八、西服的选择技巧: 1、款式:单排扣、双排扣、三件套 、面料: 2 1)是特别舒适、透气性好 2)是垂感好 3)是挺括但不僵硬 3、颜色: 西装宜:深蓝色、深灰色 衬衣宜:浅蓝色、浅灰色 鞋、袜:黑色、深蓝色 皮包、皮带、皮鞋:深色配套 忌讳颜色:咖啡色、橄榄绿(鸭绿色 九、穿西装的七个原则: 1、要拆除衣袖上的商标 2、要熨烫平整 3要扣好纽扣 4、要不卷不挽 5、要慎穿毛衫 6、要巧配背心 7、要少装东西 十、选择衬衫的技巧: 、长度:“一指原则”— 指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的1 一指粗度的距离。 2、颜色 3、面料 十一、选择领带的技巧 1、以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主。 2、不宜过细，长度以130-150厘米为宜。 十二、化妆技巧:肤色、描眉、画眼、口红 十三、化妆注意事项: 1、淡妆为宜 2、讲求实际 3、讲究科学 十四、选择适宜的发型: 1、行政管理发型的基本特点:自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型。 2、选择发型的原则:1、需要考虑发质2、需要考虑脸型3、需要考虑身材 3、行政管理发型选择的注意事项 十五、头发的保养:做到常梳理、少烫发、慎染发、防损 伤、适时洗发。 十六、日常姿势:1、挺拔的站姿 2、端庄的坐姿3、洒脱的走姿 4、优雅的蹲姿 1、挺拔的站姿:保持优美站姿的关键 直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯 2、端庄的坐姿:保持优美坐姿的关键 1)不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二。 2)与人交谈，身子应适当前倾。 3)注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适。 4)脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。 5)头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。 、洒脱的走姿:走姿的基本要领 3 行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当。 4、 优雅的蹲姿:优雅蹲姿的姿势——高低式蹲姿 第三章缓解工作压力 一、何谓压力:任何能扰乱人们心理、生理健康的干扰都可称为压力。 二、适当的压力:1、是一次提高自己的机会。 2、为了按期完成任务，你就会更努力地工作。 3、它会使你以更积极、高度的感情投入工作。 三、过多的压力:1、使你变得工作效率低下—业绩和生产率低下。 2、过度紧张使你无法完成任务——一事无成。 3、为了安慰自己，沉溺于吃零食、吸烟或喝酒。 四、.界定压力: 1、组织文化:处于一个团体之中、规章、条例稳定的程度和变化的趋势等等 2、工作特性:重复的工作、完成任务的期限很短、工作繁重、责任过重或过轻、工作需要外出、社交时间过多、负责处理突发事件 3、人的因素:自我要求、与其他人的关系 五、鉴定压力:生理症状、情绪症状、行为症状 六、 战胜压力——“蝴蝶的启示” 第一你的想法 ? 不同的想法，不同的结果 假设你所在的公司决定在你的电脑上装一套新软件，你也许会有以下的想法:积极的想法、消极的想法 ? 是什么影响你的想法, 1、以前经历过的事 2、初次遇到某件事 3、你的个性 4、生活中其他方面的进展情况 5、某个特定时间的感觉 6、自己单打独斗还是有人帮忙,7、你的信仰和价值观 ? 选择你的想法 1、通过以下的途径，可以产生不同的想法——写、假设你是其他人、讲 2、对每个想法进行评价，看它是加剧还是减轻压力。 3、选定能减轻你压力的想法 ? 控制你的想法 1、集中精力 2、积极思考 3、换个角度看问题 第二 你的做法 ? 时间的压力:1、你的反应 2、加重压力 3、缓解压力 ? 工作任务的压力:1、你的反应 2、缓解压力 ? 变化的压力:1、你的反应 2、缓解压力 ? 人际关系的压力:1、你的反应 2、缓解压力 第三放松自我 ?尽情休息:消除压力一日安排——早上、中午~下午、晚上 ?有规律地运动:1、使呼吸加快的运动 2、选择你喜欢的运动方式 3、在繁忙生活中运动 ?调整心态:阿Q精神、感恩、设身处地、辩证理论、自我激励 第四章现代商务礼仪 一、掌握商务礼仪的重要性: 1、帮助你建立友好的合作关系2、帮助你建立彼此的尊重与信赖 二、随从上司出行礼仪 1、步行礼仪 ?走路时要昂首挺胸，尽量走直线，而不要左顾右盼。 ?人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置，若你作为行政管理人员陪同上司、客人外出，则应将其让给上司、客人行走，你走在外侧。 ?当走到车辆较多或人多处，你应先走几步，同时提醒和引领，照顾上司和顾客。 ?如果你走路时同时提着物品，应留神别让自己提的物品阻拦或碰撞了别人。若与人通行，你则应提物品走外侧。 2、乘车礼仪 ? 送上司、客人坐轿车外出办事，应首先为上司或为客人打开右侧后门，并以手挡住车门上框，同时提醒上司或客人小心，等其坐好后再关门。 ?如果你和你的上司同坐一辆车，座位由上司决定，待其坐定后，你再任意选个空位坐下，但注意不要去坐右排右席。 ?抵达目的地后，你应首先下车，下车后，绕过去为上司或顾客打开车门。并以手挡住车门上框，协助上司或顾客下车。 特别提醒:作为女性行政人员，上下车姿势必须十分讲究，具体来说是: ? 上车姿势 1、 上车时仪态要优雅，姿势应该为“背入式”，即将身体背向车厢入座，坐定后即将双脚同时缩进车内(如穿长裙，应在关上车门前将裙子弄好)。 ? 下车姿势 应将身体尽量移近车门，立定，然后将身体重心移至另一只脚，再将整个身体移离车外，最后踏出另一只脚(如穿短裙则应将两只脚同时踏出车外，再将身体移出，双脚不可一先一后。) 3、上车姿势动作: 1、开门后手自然下垂，可半蹲捋裙摆顺势坐下。 2、依靠手臂做支点，腿脚并拢提高。 3、继续保持腿与膝盖的并拢姿势，脚平移至车内。 4、略调整身体位置，坐端正后，关上车门。 4、下车姿势动作: 1、身体保持端座状态，侧头，伸出靠近车门的手打开车门，然后略斜身体把车门推开。 2、双脚膝盖并拢，抬起，同时移出车门外，身体随转。 3、双脚膝盖并拢着地，一手撑着座位，一手轻靠门框，身体移近门边。 4、将身体从容从车身内移出，双脚可分开些，但保持膝盖并拢。 、起身后等直立身体以后转身关车门，关门时不要东张西望，而是面向车门，好象关注的5 样子。 6、避免太大力气 三、计程车座位次序、私家车时座位次序和乘火车时的座位次序 四、 陪同上司商谈礼仪:1、细心聆听 2、适时圆场 1、细心聆听中聆听者六要素(SOFTEN): S——微笑(Smile) O——准备注意聆听的姿势(Open Posture) F——身体前倾(Forward Lean) T——音调(Tone) E——目光交流(Eye Communication) N——点头(Nod) 2、 适时圆场:在领导和客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。 五、三 拜访客户的礼仪 1、事先约好时间 ?不作不速之客 ?准时赴约 ?迟到或失约要预先告知 2、做好准备工作 ?了解拜访对象个人和公司的资料 ?准备拜访时需要用到的资料 ?订好明确的拜访目的 ?整理服装、仪容 ?检查各项携带物是否齐备，如名片、笔、笔记本等 3、进入被访者的办公室 ?说明身份、地位及拜访对象 ?从容等待引领 ?敲门入内 ?自我介绍、握手、赠名片 ?对奉茶要道谢 4、商谈 ?把握拜访时间 ?开门见山，避免争论不休 ?留意对方的举止表情 5、结束拜访 ?感谢对方 ?请对方留步 ?关门 第五章行政管理人员沟通技巧训练 一、影响行政人员沟通的四个因素 1、情绪因素 ?精神不集中 ?过于紧张和胆怯 2、表达方法 ?说话的语气令“听众”反感。 ?在沟通中选择不合适的媒介来传递信息。 3、个人因素 发送者和接受者受个人因素(背景、经验、理解力、教育程度、知识水平、偏见 和态度等)的影响，对讯息有不同理解。 4、环境因素 在沟通过程中，选择了不适当的地点、时间等，直接影响讯息传送。 二、 行政人员有效沟通的五个原则: 1、正确回应对方的话 2、注意沟通中的态度 3、注意倾听4、经常不断的确认沟通信息 5、表达出让人印象深刻的沟通话语。 A、正确回应对方的话 1、有效的回应可以告知说话人: (,)信息被听到了(,)信息被理解了 (,)信息得到了恰当的评估 2、回应信息的三个关键: (,)希望达成共识(,)给出语言,非语言的反馈 (,)避免令人困惑的信息 B、注意沟通中的态度 ?保持微笑并适时点头 ?注意你的坐姿 ?你的眼睛会说话 ?让沟通更近一点 三、行政人员四个有效的沟通技巧 1、技巧一,,表示尊重 2、技巧二,,易地而处的聆听 3、技巧三,,恰当提问 4、技巧四,,给予建设性回应 (一)技巧一,,表示尊重 1、客观开放的态度 2、真诚 3、避免破坏性的行为 避免破坏性行为: 1、刻意低估问题严重性2、讽刺行为3、武断 (二)技巧二,,易地而处的聆听 1、要留心及专注，以非语言方法营造正面气氛。 2、对对方的需求表示兴趣，切记聆听的目的是要明白对方。 3、反应 4、认 5、总结 (三)技巧三,,恰当的提问 问题的种类:,)开放式,)封闭式,)探索式,)反射式 (四)技巧四,,给予有建设性的回应 1、回应必须对事，并与行为有关 2、以改善而不是以批评为目标 3、把重点放在对方可以改善的行为上 4、寻求对方的意见而不是强加自己的意见 四、行政人员与上司沟通的注意事项: 1、把握时机和场合 2、注意领导的眼和手 五、向上司汇报工作的技巧: 1、理清思路 2、突出重点 3、删繁就简 4、恭请上司点评 六、与上司争论问题的技巧 1、问题是重要的 2、争论一定要有所准备 3、争论要有个和气的开头 45、不要时间过长 5、对同一个问题，不要争论多次 6、要客气地结尾 7、争论中一定坚持从问题出发，而不是对人 七、批评领导的技巧: 1、批评尽可能私下进行 2、以亲切的话语作为批评的开场白 3、批评行动，而不是对人 4、提供答案 5、一个过错一次批评 6、在友好的方式中结束 第六章口才训练与电话技巧 内容提要: 电话口头表达训练 电话基本技巧 十大电话情景应对技巧 一 电话口头表达训练 1. 言语 目的要明确，主题要集中，观点要鲜明 陈述事实要简洁，说明要点要有条理 用最少的语言交待清楚内容 5W1H法 文明礼貌用语 传话游戏(略) 2.声音 语调 发音 音量 语速 说话节奏 语气 提高发音准确率练习 – 绕口令 (略) 语音语调的变化会影响意义(略) 3.态势语 接电话时，即使看不见对方，也不要忘记自己的笑容 接电话时，只要姿势端正，声音自然会清晰明朗 即使在彼此看不见的电话中打躬作揖地向对方道歉，对方也会感觉到你的诚意 二 、电话的基本技巧 接电话的流程 拨打电话的流程 接电话的流程: 接听电话—主动报出自己公司名称、姓名、职务—询问对方公司名称、姓名、职务 ——详细记录通话内容——复述通话内容，以便得到确认——整理记录提出拟办意见 ——呈送上司批阅 ? 接听电话 原则一:在铃响两声到三声时， 拿起电话～ 原则二:一次电话会谈应从问候 语开始～ 接电话的流程: ? 主动报出自己公司的名称、 自己的姓名和职务 – 公司 – 部门 – 个人 (3)询问对方公司的名称、姓名、职务 ? 详细记录通话内容 怎样详细记录通话内容呢, 时间 对方公司名称 对方姓名 对方职务 通话内容 记录人 备注 ? 复述通话内容，以便得到确认 以下的信息尤其要注意复述: 对方的电话号码 对方约定的时间、地点 对方谈妥的产品数量、种类 对方的解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方 其他重要的事项 ? 整理记录提出拟办意见 5W1H: Who ( 是谁) What ( 什么事) When ( 什么时候) Where ( 什么地方) Why ( 为什么) How ( 怎么样) 下面是一份电话记录的范例: ? 呈送上司 将电话记录单呈送上司 请求上司批阅 理解并接受上司意见后执行 拨打电话的流程管理: 提前想好谈话要点，列出提纲——拨打电话——询问对方公司名称、姓名、职务 ——说明自己的公司名称、姓名、职务——主动询问是否需要再说一遍——在通话记录上 注明接听人及时间 ? 提前想好谈话要点，列出提纲 拨打电话前的思考提纲: • 我的电话要打给谁, • 我打电话的目的是什么, • 我要说明几件事情,它们之间的联系怎样, • 我应该选择怎样的表达方式, 三 十大电话情景应对技巧(一) 状况一:领导刚好不在位置 看看自己可以解决吗, 留下信息 便条递进会议室 状况二:接到领导不愿接的电话 灵活、礼貌 状况三:接到一些令人困惑的电话 询问清楚 代为总结 状况四:当对方怒气冲天时 耐心聆听 细心劝说 承诺对方 状况五:当对方喋喋不休时 总结 状况六:线路中断 主动打电话的一方负责重拨 道歉 状况七:对方的谈话谈不到点子 归纳总结 状况八:拔错号 抱歉 状况九:通话时受到干扰 不可同时交谈 状况十:被问及公司机密问题 婉言回避 第七章 行政管理人员的时间管理 内容提要 一. 分析时间 每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作 分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。 诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的4大效率毒素: 1. 声音干扰 2. 职能干扰 3. 空间干扰 4. 设备干扰 办公室“排毒4味丸” 第一味:根据工作需求和程序从新安排办公桌 第二味:保障公共空间和私人空间的独立 第三味:有效利用办公设备 第四味:利用设备和训练减少声音的干扰 效率专家挑错办公室 错误1:办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为 了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。 错误2:公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人 (图2)60分 错误1 公共通道和私人空间交叉 错误2 接待空间在办公室尽头 错误3 秘书与主管座位离开太远 错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光 错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重 错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据 (图3)70分 错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能 (图4)满分 优点1 充分利用有阳光的窗口位置 优点2 私人空间和公共空间交叉减少 优点3 利用隔板阻断过多噪音 优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对其他人的干扰 办公室排毒DIY 自我检测问题: 1. 我的办公桌为什么要放在这个位置, 2. 我的工作空间和公共通道是否过近, 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高, 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里, 提出办公室改善建议。 二. 时间管理的陷阱 1. 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”——拖延 4. 文件满桌病 5. 喋喋不休的“电话粥” 6. 源源不断的信息 7. 没时间做计划 8. 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 9. 计划常常被打断 10. 不喜欢被计划束缚 11. “船到桥头自然直” 2. 不好意思拒绝别人 ——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝 3(“反正时间还早”——拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的 时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 4(文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 5(喋喋不休的“电话粥” 不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制 6(源源不断的信息 纸张的形式:邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 电子的形式:电子邮件、互联网 声音的形式:面谈、电视、广播、电话 三. 如何跨越时间陷阱 1. 要事第一 2. 以最终的结果来开始行动(以终为始) 3. 学会说“NO～” 4. 办公桌上的“5 S”运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息 1. 要事第一 “大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法 2. 以终为始 是必须要做的吗, 不完成会怎样, 是自己想要的吗, 和目标直接相关吗, 回报及收益高吗, 3. 学会说“NO～” 1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝 4(办公桌上的“5 S”运动 整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 5(有效、恰当地利用电话 选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数 6 (筛选信息 迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁 运筹他人的时间 时间管理矩阵图 紧急 不紧急 •危机 •紧急的问题 •有限期的任务、会议 •准备事项 •准备事项 •预防工作 •价值观的澄清 •计划 •关系的建立 •真正的休闲充电 •授能自主管理 •干扰，一些电话 •一些信件、报告 •许多紧急事件 •许多凑热闹的活动 •细琐、忙碌的工作 •一些电话 •浪费时间的事 •“逃避性”活动 •无关紧要的信件 •看太多的电视 重要 不重 要 五、时间管理的工具 1(月历 2( 行事历与甘特表 3( 效率手册 4( 商务通与订房卡 5( 闹钟 6. 其它工具 六. 你的计划 确立目标 ——>探寻达成目标之各种途径 ——>转化为每周或每日之工作事 ——>编排每 周或每日的行事次序并执行之 ——>定期检讨 ?办公室事务 课程安排 办公室环境的布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会 办公室环境 办公室布置的原则 办公室要布置得整齐洁净，采光良好。 走道上不要放置有碍行走的物品。 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。 使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保 养。 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在,,,, ,度之间，湿度应保持在,,,。 办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置 一些自然或人工的绿色植物。 办公桌和办公区域要保持清洁。 办公用品的选购与摆放 选购办公用品的原则 一、是满足工作要求 二、是提高工作效率 三、是节约人工费用 四、是树立企业公众形象 根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单 邮件的收发与传阅 邮件收进的程序和要求 邮件的发出 收信件细节 上司或同事的私人信件原封送交。 “误拆”应立即封口、签名、致歉 裁开或剪开封口，保持信件完整 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏 如有必要，可以登记信封的信息 邮件收进的程序和要求 分类 拆封 登记 分送 阅办 邮件 登记表 调解登记表下载应聘登记表下载调解登记表下载调解登记表下载调解登记表下载 (略) 资料、邮件分送 呈送 上司亲收件要立即 部门信件交到负责人手中 传阅资料请附上签字单 阅办 仔细认真，重点要圈划 长篇要进行摘要 适当提出拟办意见 办毕保管备查 邮件的发出 内容校核 信封、封皮查对 邮件寄发 ?妥善安排上司约会 安排约会的原则 配合上司的时间表 分辨轻重 处理好缓急 酌留弹性变更的约会 安排约会需要注意的细节 有些时间不宜安排约会。 出差回来当天 周末或假日 临近下班 下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。 时间 约会事由 所带资料 参加人员 地点 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。 约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。 按照需要，记录会面内容。 保留会见人联系资料，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。 随时提醒自己的上司准时赴约。 每天上班之前请上司核对他的日程表。 ?督察工作 一、什么是督察 督察是自上而下的督促检查，敦请办理落实，是上级领导机关对下级机关或所属单位施行的。 二、督察的要素 1、督察工作的主体 、督察工作的客体 2 3、督察工作的指令和标准 三、督察工作的特点 1、权威性2、严肃性3、可行性4、时效性5、综合性6、多功能性7、示范性 四、督察工作的作用 1、推动作用 2、桥梁作用 3、耳目、助手作用 4、“外脑”作用 五、督察工作的原则 1、严格按照领导机构的要求开展工作 2、坚持实事求是 3、充分发挥各职能部门的作用 4、尽职尽责、不越权 六、督察工作的内容 1、上级领导直接交办、批办的具体工作事项办理落实情况的督促检查 2、本企业召开的各种会议的决议事项落实情况的督办检查 3、对协调方案的实施情况的督察 4、对上级领导批示落实情况的督察 5、对领导临时交办的事项落实情况的督促检查 七、督察工作的程序 1、立项2、方案制定3、实地调查综合情况与反馈 八、督察工作的基本方法 1、直接督察与间接督察 2、普遍督察 3、抽样督察 4、运用文件督察 5、运用简报督察 6、分级督察与归口督察 7、分阶段督察 8、跟踪督查与连续督察 9、联合督察 九、督察工作 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 1、责任制度 2、报告制度 3、信息反馈制度 4、情况汇总制度 第九章 会议的筹划与管理 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 会议的筹划与管理 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 会前准备工作 1、安排议题、议程、日程 2、拟订与会人员名单 3、申请会议所需资金 4、会场布置 5、安排食宿和茶水 6、发出会议通知 安排议题、议程 议题的收集和筛选 议程 拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议 送交上级审核 申请会议所需资金 确定会议规格 、申请经费 、 口头、书面 会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全c.适当的开会设备d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 讨论:各种会场的利与弊 会场类型 圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型 面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌 主席可坐在任何一个位置上 安排食宿和茶水 食宿 a.用膳 b.住宿 茶水 给客人斟茶的注意事项 当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说:“茶放这儿行吗,”并等待客人的回答，按客人意愿行事。 开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶 茶溢出来了～这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记:斟茶时，务必带干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。 上茶时的七个程序 两手端茶盘，盘子高度位于胸部 敲门，并说:“对不起～”进入接待室 止步立正，轻轻点头致意 将茶盘的一端置于桌子侧面 桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下;走到门口时，再次向客人点头致意，退出接室。 会间的组织服务 1 签到 2、安排就座 3、做好会议记录和录音 4、会场服务 签到 签到形式、薄式、卡片式、代签、签到时的接待工作 安排就座 要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位 做好会议记录 会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档 印发会议记录 完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件 ?协调工作 一、什么是协调 协调是采取协商、调整等各种手段解决矛盾，以使各方面同心协力，相互配合，做好工作。 二、协调的要素 1、协调工作的主体 从事协调工作的组织及组织所委派的协调人员 2、协调工作的客体 协调工作所面临的工作对象 3、协调工作的意图 上级领导对于协调工作的指示、意见和要求 4、协调工作的外部条件 协调工作的时间和空间因素 5、协调工作的目标 协调工作要达到的目的与效果 三、协调工作的特点 1、从属于领导活动 2、以政策和法律为依据 3、涉及方方面面 4、分层次进行 5、间接解决问题 四、协调工作的作用 1、协助领导工作 2、提高企业工作效率 3、总揽全局 五、协调工作的原则 1、实事求是原则 、思想领先原则 2 3、按照领导意图办事原则 4、依照政策法律办事原则 5、沟通信息原则 6、协商解决原则 7、化解矛盾原则 8、顾全大局原则 9、逐级负责原则 六、协调工作的基本任务 1、协助领导抓重大问题的协调 2、一般性事务协调 3、汇集综合信息 七、协调工作的内容 1、决策协调 2、日常事务协调 3、民事纠纷协调 4、领导公务活动协调 八、协调工作的方法 1、行政方法 2、经济方法 3、法律方法 4、疏导方法 九、协调工作注意事项 1、注意全局、层次、科学、权威、超前性 2、辅助性和参谋性 3、团队性 十一、协调人员应具备的素质 1、高度责任感 2、丰富的实践 3、全局观念 4、较高的政策水平 十一、常见的协调 1、办会协调 2、计划协调 3、发文协调 4、领导活动协调 十二、协调工作的程序 1、受托 2、审理 3、核查 4、拟定方案 5、确定人选 6、协商处理 7、督促检查 、绩效评估 8 9、立卷归档 十三、协调工作的技巧 1、沟通技巧 2、调和技巧 3、适度技巧 4、借助技巧 5、变通技巧 6、自责技巧 ?印信管理 一、印信种类 1、公章 2、名章 3、专用章 4、缩印 5、钢印 6、戳记 7、套印 二、印章的作用 1、权威作用 2、证明作用 3、标志作用 三、印章的刻制与颁发 1、印章的制发权 (1)党政机关印章的制发 (2)各类社会团体印章的制发 (3)企业组织印章的制发 2、印章刻制的步骤和要求 (1)确认刻制印章的依据 (2)绘制印章草图 (3)向公安部门申请登记和审批 (4)委托工厂或刻字社刻制 (5)检查验收印章 3、印章的颁发与启用 (1)专人领取 (2)附带介绍信 (3)验章完毕后密封带回 (4)回本机关拆封检验 (5)印模和启用日期需备案 四、印章的使用与保管 使用印章的要求 1、用印前检查有无机关或单位领导人批准用印的签字 2、审阅用印内容及检查留存材料是否齐全 3、进行用印登记 4、盖印要端正、清晰 5、整理留存材料 印章管理的一般规则 1、指定专人负责印章的保管和使用 2、保管印章要牢固加锁，防止被盗 3、正式印章要置于办公室内，一般不得携带印章出机关或单位以外使用 4、印刷厂套印有机关印章文件时，要有印章管理人员现场监印 5、注意保养，及时清洗，确保盖印清晰 五、其他 、特殊情况处理1 2、印章的停用、存档和销毁 ?值班工作 一、值班工作的特点 1、连续性 2、应急性 3、准确性 二、值班工作的意义 1、值班工作能保证机关工作不间断地运转 2、值班工作是一个单位的窗口 三、值班工作的作用 1、保证信息畅通 2、协商联络作用 3、参谋助手作用 4、指导监督作用 四、值班工作的内容 1、负责信息传递 2、承办领导交办的事项 3、负责公务接洽和接待来访人员 4、处理各种紧急问题 5、保证与领导人的联系畅通 6、记好值班日志 五、值班工作制度 1、坚守岗位及交接班制度 2、请示汇报制度 3、值班记录制度 4、保密制度 、安全制度 5 6、来人登记、接待及电话记录制度 六、值班工作记录 1、值班日志 2、接待记录 七、交接班工作 1、个人交接班 2、集体交接班 八、节假日管理 1、节假日时间安排和通知 2、安排节假日值班表 3、节前工作4、节后工作九、突发事件处理 准备预案，变被动为主动