科研院所研究生档案管理的思考

科研院所研究生档案管理的思考科研院所研究生档案管理的思考业务研究机械科学研究总院张大鹏人事档案对大家来说是既熟悉又陌生,说熟悉是因为人人都知道自己有一份档案材料,而且都知道其在计划经济时代有着重要的作用;说陌生是因为很少有人清楚他自己的档案材料里面究竟有些什么,加上档案的保密性质,许多人都没有见过自己的档案材料. 根据《中华人民共和国档案法》的规定,档案是指过去和现在的国家机构,社会组织以及个人从事政治,军事,经济,科学,技术,文化,宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字,图表, ...

科研院所研究生档案管理的思考业务研究机械科学研究总院张大鹏人事档案对大家来说是既熟悉又陌生,说熟悉是因为人人都知道自己有一份档案材料,而且都知道其在计划经济时代有着重要的作用;说陌生是因为很少有人清楚他自己的档案材料里面究竟有些什么,加上档案的保密性质,许多人都没有见过自己的档案材料. 根据《中华人民共和国档案法》的规定,档案是指过去和现在的国家机构,社会组织以及个人从事政治,军事,经济,科学,技术,文化,宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字,图表, 声像等不同形式的历史记录 .科研院所研究生档案记录和反映了学生在读研期间的学习及德育情况, 是用人单位选拔人才,使用人才的基本依据.目前, 在新形势新环境下,针对科研院所研究生档案管理中存在的各种问题,如何改革和加强研究生档案管理工作成为科研院所研究生工作中的重点问题. 一 ,研究生档案管理工作中存在的问题 1.研究生档案管理缺乏规范化.随着我国研究生教育事业的发展,科研院所的研究生教育日益走向制度化,规范化,但研究生档案管理工作却缺乏完部分院所研究生档案管理往往善的管理规章制度, 成为院所某个行政部门的附属品.研究生档案无专人负责,一般都是在研究生毕业时突击整理,完成传递任务,在一部分教育管理者心目中,研究生档案只是一堆放几年便转走的”纸张”而已. 2.研究生档案的查阅,借阅等服务环节功能不完备.因档案收集不及时,整理,服务环节跟不上, 研究生档案无人查阅,也无法查阅,借阅,不利于导师了解研究生,对学生因材施教. 3.研究生档案管理模式信息化程度低.当今形势下,人才资源的竞争是科学综合技术竞争的关键, 人力资源的档案信息成为其重要的组成部分.在这 52 个信息化革命的时代,拥有了足够的信息,科技就会飞速发展.人力资源的档案信息成为信息革命的重要内容,科研院所研究生档案管理的现代化是社会发展的必然要求.然而,目前研究生档案管理的工作人员还未能完全熟练掌握”计算机管理”.若平时材料没有及时整理归档,没有建立研究生档案信息数据库,就不能使研究生档案材料信息化,更谈不上开发利用,无法为研究生就业提供服务,为用人单位服务,则档案将会成为死档. 二,新形势下如何加强和改善研究生档案管理 1.提高人员素质,实现档案价值.档案管理工作水平的高低取决于档案管理人员的素质.在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案管理人员做到”业务精通,爱档如珍,维护历史, 兢兢业业,服务现实”.要加强档案业务建设,一方面档案管理人员要积极参加档案业务培训 ,学习档案专业知识理论;另一方面要建立档案工作网络,选拔懂电脑且热爱档案事业,默默奉献的人担任研究生专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,充分利用计算机辅助档案管理,建立研究生档案信息数据库,使用计算机输入,贮存,处理,检索,输出,传递档案信息,这样不仅能显着提高工作效率和工作质量,而且能全面提高档案管理水平和服务水平,使研究生档案工作跟上办公自动化的步伐,为研究生管理,科研和其他工作服务.因此,加强档案管理人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键. 2.增强档案意识,建立稳定的档案干部队伍. 研究生档案管理工作首先要得到单位领导的高度重视;其次,要结合实际,通过学习与宣传,使工作人员增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案工作并《机电兵船档案))2ol0年第1期对业务研究中国钢研科技集团公司武建明荣誉类实物档案是指企业在各项工作和管理活动中形成的具有保存价值的实物及相关文字材料. 由于载体形式的不同,我们将上级部门授予的各种形式的表彰,如:奖励证书,奖状,贺电,贺信,奖牌, 奖杯,锦旗,徽章及失效的印章,着名人物和有关领导的题词,书画等称荣誉类实物档案.而以文件形式保存的载体,我们将其归入文书档案.实物档案是企业档案载体的一种重要表现形式,它以具体的物质形态而存在,是对纸质档案材料的有益补充, 具有直观性,真实性,独特性,生动形象性等特征. 一 ,充分认识实物档案在企业发展中的的重要性中国钢研科技集团公司是2006年l2月经国务院国资委批准由原钢铁研究总院与冶金自动化研究设计院联合组建的集团公司,是国家首批103家创新型企业试点单位之一.通过战略性重组,集团公考司己实现了材料,工艺,控制和设备四大要素的统一 ,极大地改善了新材料领域的设备制造与集成能力,形成了以钢铁行业共性技术与装备,先进金属材料及其关键制备技术,冶金分析测试技术与仪器的研究开发,系统继承,成果转化及经营服务有机结合一体化的运行模式,在解决冶金行业技术进步所需的共性,关键,重大前沿技术和国民经济,国防军工和尖端技术发展所需先进材料及其制品等方面做出了重要贡献. 集团公司拥有5000余项科研成果,获国家级奖励293项,省部级科技进步奖1035项,授权专利783 项.自1994~2007年,集团公司己连续l4年获得 “中央国家机关文明单位标兵”和”首都文明单位标兵”的称号,2005年被评为”全国精神文明建设工作先进单位”,2007年被评为”全国推动厂务公开民主管理工作先进单位”,2009年由中央精神文明委员会自觉维护档案工作的新风尚.同时,要采取一切措施,建立一支政治思想好,业务素质高的档案干部队伍,并保证队伍的相对稳定.专职档案干部属专业人员,必须按有关规定,认真做好其专业技术职务聘任工作. 3.丰富档案内容,提高档案质量.搞好研究生各类资料的收集,是确保研究生档案材料齐全完善的前提和基础.要根据研究生档案管理的要求,定期对档案资料进行清理检查,确保材料齐全.另外, 在研究生档案中增设”诚信材料”,”心理健康材料”, 并突出客观评价材料,保存受处分的材料,以保证档案的客观性和真实性. 4.提供服务,充分开发利用档案信息资源.要做好研究生档案信息资源的开发与利用工作,坚持按规章制度办事,注重改善服务态度,提高服务质《飙舷舆l船201o年第.0期量.努力开发档案的教育功能,使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主.重要珍贵的档案要备有微缩或复印件,以代替档案原件提供利用.在此基础上,研究生档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高研究生档案利用的质量和水平,把”死”档案变成”活”档案, 更好地发挥研究生档案的作用. 总之,科研院所研究生档案的建立与管理应与研究生日常管理过程相结合,与学科教育的发展相结合,与社会要求相结合.在新的形势下,建立内容丰富,具有个性的研究生档案,充分发挥研究生档案的重要作用,已成为科研院所研究生档案管理工作的首要目标. (责任编辑潘欣) 53

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