文件编号:XXXX-QG-2012-06 密级:普通□√秘密□机密□
XXXXX有限公司
印章管理规定
批准人:
编制部门:企管部发布时间:201X年06月28日
印章管理规定
1 目的
为加强和
规范
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公司印章管理,维护印章的权威性和严肃性,确保印章的安全规范使用和管理,防止不必要事件的发生,维护公司的利益,制定本规定。
2 范围
2.1 本规定所指印章包括公司印章、公司
合同
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印章、各类专用印章。
2.2 企管部是公司各类印章的综合管理部门,负责各类印章的刻制、交接、发放、启用。
2.3 公司印章按照使用范围可分为内部使用、外部使用和内外均可三种类型。
2.4 印章种类
2.4.1 公司及法定代表人印章:公司印章是以“XXXXX有限公司”全称为
内容
财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容
登记之印章,法定代表人印章是以公司注册法定代表人姓名为内容登记之印章。2.4.2 专用印章:由公司统一颁发的使下属有关部门履行某种特定的职责和权力的印章。包括财务专用章、合同专用章(以公司的名义对外合作签订协议或劳动合同、加工合同)、资料专用章(含品质、检验等印章)。
2.4.3 其它根据工作需要刻制的印章。
3 印章的刻制
3.1 印章的刻制必须符合国家有关印章刻制的规定。
3.2 各部门因工作需要准备刻制印章时,应向企管部提出申请,经总经理批准后,企管部指定专人刻制。任何部门和个人不得私自刻制印章在公司内使用。
4 印章领用和保管
4.1 印章的领用
4.1.1 所有印章在制发或补发时,必须填写《印章启用备案表》(见附件1),拓具印模并标明制发日期,写明保管人。
4.1.2 印章应由部门负责人和所委派的印章保管人同时领取,并须在《专人领取印章情况在册登记表》(见附件2)上签字领取。
4.1.3 如因工作或其它原因,监印人员发生变动,需经本部门经理批准,并向企管
部备案。
4.2 印章的保管
各类印章都必须妥善保管,并应做到以下几点:
4.2.1 所有印章必须指定专职人员保管,不经部门负责人批准不得擅自委托他人代管。
4.2.2 印章的保管必须安全可靠,所有印章都应放置于牢固的加锁柜内,以免发生意外。
4.2.3 保管人员对所保管的印章应经常清洁,保持印章的清晰。
4.2.4 印章发生损坏、损毁应及时上报企管部,申请报废重新制作。
4.3 印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人,否则后果自负,若引起法律和经济纠纷,公司可保留起诉、追究保管人法律责任的权利。
4.4 印章持有情况纳入保管员工离职时移交工作的一部分,如保管员工持有公司印章,须办理归还印章手续后方可办理离职手续,如没有归还印章私自离职的要承担法律责任。
5 印章使用
5.1 印章的使用
5.1.1 公司印章由行政科文秘专员负责,合同专用章由销售科主管负责,财务印章由财务主管负责,盖章前责任人需对用印的文件内容、手续、格式及出示证明的用途等进行把关检查,对不宜用印的,应对批准的领导说明情况,对不符合手续的要予以拒绝;审核时发现问题,要及时请示公司领导。
5.1.2 凡申请使用印章,都应填写《公司用印审批表》(附件3)。
用印审批权限:
a. 公司印章(包括合同专用章)的用印审批权限:
经办人填写《公司用印审批表》(附件3),部门经理审核签字,主管总经理审批。
b. 其他印章的审批权限在未出明确规定前一律参照“公司印章(行政公章)的用印审批权限”执行。
5.1.3 用印要端正、清楚,要盖在落款的日期上。
5.1.4 所有用印文件,企管部均需保存一份原件备查,不能留原件的,应在加盖印章后留存一份复印件备查。
5.1.5 印章原则上不借出使用或携带外出,因特殊情况须借出使用或携带外出时,用印部门须出具申请
报告
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,由部门负责人审核同意、并经由总经理批准备案后方可借出。
5.1.6 对空白稿纸和空白介绍信等证明一般不准加盖印章,特殊情况需由总经理批准备案后方可盖印。
5.1.7 公司印章一般不对个人使用。员工若因私开具证明需用公司印章时,必须由所在部门负责人签字,企管部审核,经总经理批准后方能使用公司印章。
6 印章停用
6.1 印章损坏无法修复或机构变动等原因停止使用的印章,应由部门填写《印章停用申请表》,停用、存档和注销的印章统一交企管部封存、销毁、备案,个人不得擅自销毁处理。
6.2 印章停用应及时进行登记。印章遗失时应立即向印章主管领导报告并依法公告作废。
6.3 印章停用须填写《印章停用登记表》(附件4)。
7 责任
7.1 印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向企管部报告。
7.2 任何人员必须严格依照本规定使用印章,不得擅自使用。
7.3 任何人员违反本规定,给公司造成损失的,由公司将依法追究相应责任,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
8 附则
8.1 本规定由企管部制定和解释。
8.2 本规定自发布之日起执行。
附件1:
洛阳君合复合材料有限公司
印章启用备案表印章名称
启用时间指定保管人
主管领导
意见
文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见
备注
保管人变更原因变更后保管人
印模(图样)
总经理意见
执行董事意见