中小型超市财务管理制度的制定和操作流程

中小型超市财务 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 的制定和操作流程 财务管理流程 管理内容 一、管理制度 二、财务流程、 三、核算制度 四、结算流程 管理制度 一|、预算管理制度 二、资金管理制度 1、现金管理 2、存款管理 3、拆借管理 4、应收账款管理 5、应付账款管理 6、库存资金管理 7、有价证劵管理 三、报销管理 1、费用报销 2、物耗报销 3、工程报销 4、置产报销 四、财产管理 1、固定资产管理 2、低值易耗品管理 3、耗材管理 五、财务档案管理 1、凭证管理 2、报表管理 3、数据管理 六、职业道德管理 1、素质要求 2、保密制度 3、移交制度 七、门店财务自线管理 财务流程 一、组织机构 二、岗位设置 三、核算流程 四、岗位职责 1、 财务部经理职责 2、 主办会计职责 3、 税务会计职责 4、 核算(复核)员职责 5、 记账(输机)员职责 6、 出纳员职责 7、 结算对账员职责 8、 结算审核职责 9、 门店财务职责 10、 资产管理员职责 11、 内审员职责 核算制度 一、收入核算 二、费用核算 三、成本核算 1、 销售成本核算 2、 调拨成本核算 3、 批发成本核算 四、生鲜成本核算 结算流程 一、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 监督 二、对账流程 三、结算审核 四、结算预警 五、付款流程 管理制度 第一章 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 (预算)管理制度 一、全年经营计划的制订 1、财务部必须在每年12月10前制订完下年的经营计划。12月25日前必须经公司讨论决 定。 2、经营计划的内容: (1)经营指标:分公司总体经营指标、门店经营指标、采购部经营指标。 (2)考核办法:分门店经营责任制考核办法、采购部经营责任制考核办法、行政责任制 考核办法。 3、经营指标项目: (1)公司总部:销售、毛利、毛利率、费用、费用率、营业外净收入、税金、净利润、 利润率。 (2)采购部:销售、毛利、毛利率、DM数量、业务开发个数、存货周转、通道利润、 现金流量贡献率。 (3)门店:销售、毛利、毛利率、定额费用、存货周转。 (4)行政部门:创收入、定额费用。 4、凡是新开门店，先制订试行经营计划，从第三个月起根据实际经营情况进行调整。 5、财务部必须定期对经营计划情况进行分析，月度要提供经营计划执行情况内部考核表、季度和年度要提供经营活动分析报告。 二、全年资金计划的制订 1、资金计划和种类: (1)年度资金计划:财务部必须在当年12月25日编制完成。 (2)月度资金计划:财务部必须在当月1日前编制完成。 2、资金计划的内容: (1)资金流入:销售收入、营业外收入(通道收入、出租收入、其他收入)融资收入(贷款、集资、拆借)。 (2)资金流出:货款支付(正常货款、预付货款)、费用支出、投资支付(资产购置、工程款支出)、税金支出、融资款归还(贷款、集资、拆借)。 3、资金计划运行情况分析: (1)财务部要实时 监督和跟踪资金运行情况并进行总量计划控制。 (2)每月提供公司总体资金流量明晰报表。 (3)财务部必须在每月5日前对上月现金流量及资金计划运行情况进行分析。 三、资金支出的预算控制 1、投资项目的预算控制 (1)投资项目建部必须提供可行性论证报告，包括总投资预算、建设工期、效益评估、工程款支付方式等。 (2)财务部必须提供投资保本利、投资回收期等财务分析报告。 (3)财务部必须凭工程预算、进度、及约定条款进行资金支付。 2、成本类项目的预算控制 (1)成本类项目范围:耗材、物资、资产的购置，票据、资料、物品的印刷。 (2)程序:先预算申报、审批、后实际办理、再财务报销。 (3)财务必须凭领导批准的购置或印刷预算申报单，方可预领支票或预付资金。 (4)财务凭领导批准的购置或印刷预算申报单及符合财务规定的实际购置或印刷发票，进行报销。报销金额必须小于等于预算金额，否则对超支部分不予报销。 3、费用类项目的预算控制 (1)费用类项目的范围:固定性费用、变动性费用。 (2)对固定性费用要实行定额预算控制，建立节约或超额责任奖罚考核制度。一般项目有定编人员基数工资、水电费、门店差旅费、电话费、广告费、修理费、办公费等。 (3)对变动性费用实行定率预算控制，建立节约或超额责任奖罚考核制。一般项目有:运杂费、包装费、印刷费、商品损耗、纸箱费回收。 四、计划(预算)的管理流程 六、月度资金营运计划表 月度资金运营计划表 年 月 单位:万元 第二章 资金管理制度 一、现金管理 1、 现金收入的管理 (1) 现金收入的主要来源:指用现金直接介入财务部出纳的业务活动，主要 有:门店营业款直接介入、个人借款归还、集资款直接介入、出租收入 介入、有价证卡出售介入、用现金支票银行提取现金的收入。 (2) 现金收入的手续要求:出纳对每笔现金收入先进行清点数额及真假钞然 后备查台账登记，再开具财务收据，收据向会计或稽核部领取，一式三联，现金介入人一联、留底一联、财务做账一联。需要用现金支票从银行提取现金，首先要经财务负责人同意，一次性提取现金超出现金5万以上的公司财务派人或车提取。 (3) 现金收入的账务处理:出纳对每笔现金收入业务必须及时编制会计凭证， 同时应逐笔登记现金日记账。做到日结日清，账款相符。 2、 现金支出的管理 (1) 费用报销支出:出纳必须凭符合公司“费用报销与审批程序”的财务规定及 有效原始凭据、自制凭据进行现金报销支付。每次报销时当面点清现金，然后必须在费用报销单上盖上“现金付讫”章。 (2) 现金货款支付:出纳必须凭审批手续齐全的“付款申请单”及个人身份证、 单位委托书方可用现金支付货款。 (3) 其他款项支付:个人借款、备用金、工资奖金等，出纳必须凭审批手续齐全 的“领(付)款”凭证、工资方可用现金支付。 (4) 团购扣点让利支付:出纳必须凭审批手续齐全的“销售折扣让利”单或填制 “付款凭单”方可用现金支付。 (5) 团购客户的转账套现:必须坚持有实际团购业务发生、套现金额必须小于团 购金额、团购货款已确认介入公司或门店账户，同时经过公司财务总监批准，方可多支付现金。 (6) 现金支出的账务处理:出纳对每笔现金支出业务必须进行备查台账登记，及 时编制会计凭证，再逐笔登记现金日记账。做到日结日清，账款相符。 3、 备用金管理 (1) 备用金使用范围的设定:为方便工作对实行报制的部门、营业需要对备 用零钞的部门、日常零星购置频繁的部门等 容 许设立一定数额的周转备用金。如公司财务部现金出纳、门店出纳、门店收银员(包括收银主管)、涉外地为事处，物流中心、资产管理部。 (2) 备用金的审批 :使用部门提出需要或增加备用金的申请，5000元以下 的报财务负责人审批，5000元以上的报分管副总经理审批。然后使用人填写“领(付)款”凭证，直接出纳领取现金。 (3) 备用金的账务管理:备用金领取财务上以个人借款挂帐处理，使用人调 岗位或辞职必须上缴备用金。公司财务稽核部负责对非收银员的备用金定期进行突击检查，门店财务负责对收银主管备金定期进行突击检查，门店收银主管负责对怍银员每次营业结帐的备用金检查，发现挪用或短缺的责令全额赔偿，并视情节进行严肃处理。 (4) 备用金借支 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 金额:元 4、 库存现金的管理 (1) 库存现金概念:指末能介交银行需要过夜的现金。如务用金、夜间营业款等。 (2) 库存现金管理原则: a、必须少额、合理。必须在银行下班前将大面额现钞介交银行。保持库存现金为最底限额(零钞为主)。 b、门店营业款必须分两次介交银行，早晨上班时将过夜的营业款介交银行，下午在银行下班前将大面额现钞介交银行。 c必须将过夜现金全部放入保险箱。谁违规差错负责。 d、财务稽核部负责对部门库存现金管理情况的不定期突击抽查。 二、存款管理 1、银行开户 (1)总公司向人民银行取得开户许可证，当地工商银行开设企业基本结算户，作为增值税票的银行开户。同时可根据需要在其他金融机构开设一般存款户头(不能提现)。 (2)总公司下属门店原则上必须在当地工商银行开户，便于公司资金的快速汇交与结算。当地无工商银行的，可以信用社为主体的其他金融机构开户。 (3)下属门店的银行开户:经公司财务部认可的大型门店可以开设基本结算户，其他门店只能开设一般存款户，即在开户银行不能提取现金。 2、存款的总类 (1)基本结算户存款 (2)一般存款户存款 (3)纳税专户存款 (4)加盟店资金结算个人存折户存款 3存款收入的管理 (1)存款收入的主要来源:指通过现金直接介入或转账介入银行账户使存款余额增加的业务活动，主要有:营业额介入、货款转账介入、其他现金介入、通道费汇入、加盟店业务主货款的介入等 。 (2)存款收入的账户处理:银行出纳凭存款收入增加的银行回单，(回单必须经过银行盖章确认进账的)结合收入增加的往来业务，编制会计凭证，进行帐务反映。 4、存款支付的管理 (1)存款支付的范围:需要通过银行转帐支付的所有费用、货款、其他款项。 (2)存款支付的种类:现金支票、转帐支票、银行电汇、银行信汇、银行托收、银行汇票、银行承兑汇票、商业承兑汇票等 。 (3)存款支付的手续要求:银行出纳必须凭符合公司财务规定审批权限、有效原始凭据、自制凭据，审批手续齐全的“付款申请单”、“领(付)款”凭证等办理汇款、转账支付。并付上银行支付回单，及时编制会计凭证，进行实时帐务反映。 (4)支付票据的管理:银行票据由银行出纳放入保险箱管理，印鉴章分别由出纳、会计主管分开保管。支付时严禁开空头支票和空白支票。作废票据必须妥善保管，不得遗失。 5、银行存款余额的管理 (1)日存款余额的上报:银行出纳每天一上班必须统计银行存款余额上报财务负责人，以便 当日合理安排资金。 (2)周应付款金额的上报:银行出纳每周六下班前必须统计以审批尚末支付的货款总额，上报财务负责人，以便于下周合理安排资金。 (3)月银行余额调节表的上报，银行出纳、门店出纳必须在每月初5日前核对完银行的对帐单，编制好各个银行存款余额调节表，上报分管的财务负责人、门店主办会计进行审核。 银行存款余额调节表 年 月 日 开户银行: 帐号 三、拆借资金的管理 1、银行贷款管理 (1)公司使用的银行贷款种类:财权抵押贷款、公司独立法人的内部担保贷款、公司信用贷款。 (2)银行贷款的办理 a、财务部先要与银行达成全年融资计划，再根据企业资金运营需要，提出贷款申请。 b、向银行提供的单据:贷款申请书、借款协议、借款借据、会计报表、担保或信用贷款的还需要提供 股东会决议 公司注销的股东会决议首次股东会决议范本股东会决议签字要求股东会决议范本股东会决议股权转让 (有所有股东签字)、担保单位章程、营业执照等，抵押贷款的再需 要提供财权他项权证。 c、银行发放的贷款必须及时介入或汇入公司指定的银行存款账户 (3)银行贷款的日常台账管理:财务部必须建立银行贷款的备查台账，内容有:借款的银行、联系人及电话、贷款日期、贷款金额、结息时间、贷款期限(到期日期)，并经常进行检查。所有贷款财务负责人必须在到期前5天组织好资金进行还贷。以确保企业的融资信誉。 2、个人集资款的管理 (1)适用范围:公司有特殊用途如途如购置物业、重大节日批量进货等需要向个人借入资金。集资对象为本公司的员工及员工的亲属。一般要严格控制集资款数额。 (2)集资手续与程序: a、公司财务部制定集资计划，并分配到各个部门、门店。 b、签订个人借款协议，一式二份。协议中明确借款金额、借款期限、利率为1%/月，结息 方法等。 c、财务收款后开具收据，同时将集资立即汇入公司财务制定的账户。 d、凭收据及借款协议编制会计凭证，财务以上“其他应付款——某某人”进行账务处理。 e、财务部必须将每月公司的集资款增减变动金额上报分管领导，便于掌握公司资本运营情 况。 (3)集资款的利息结算与本金归还; a、基本原则:集资款可以提前归还，但必须提前2天通知财务部。借款合同到期后仍需要继续集资，不结算到期利息。 b、具体要求:原则上借款合同到期后需要归还的或合同未到需要提前归还的，凭收据以借款协议按月利率1%*实际借款月份支付利息及本金。除此外所有的集资款在每年12月30日由财务统一计算利息，并进行发放。 四、应收款的管理 1、个人借款 (1)借款范围与手续:指旅差费、备用金、同上应急借款、需要现金市场采购的等，先本人申请，填写“借支单”，必须注明用途，经领导批准，出纳支付，财务挂账处理。 (2)财务控制:旅差费借支在报销时直接归还，费用性周转备用金按实际报销予以补足，特殊应急借款按约定方式归还，如工资中分月扣除等。现金市场采购的借款，采购部必须凭增值税票、送货清单等有效单据在7天内到结算中心销账、财务部负责人必须对个人借款每月进行清理、列表反映。所有个人借款在年底必须还清、不得跨年。 2、预付款项 (1)预付供应商货款 a、条件:凡是采购合同中明确规定需要先付款后进货的，或需要现金市场采购的。 b、手续:采购部填写“付款申请单”审批单，经采购总监或总经理审批，结算中心进行供应商结算系统预付货款录入，再交出纳办理付款，同时进行会计账务处理。 c、控制:预付货款采购部必须凭增值税票、送货清单及预付货款销账回执单等有效单据在7天内到结算中心销账。结算中心负责人必须每月对预付货款进行清理、列表反映，进行追查、监督。 (2)预付其他款项 d、条件:凡是装修工程、分期付款购置物业、支付租金等需要先部分预付款项，后统一结算的。 e、手续:工程部填写“付款申请单”审批单，经采购总监或总经理审批，附上工程预算表、购置合同、租赁协议等，再交出纳办理付款，同时进行会计专项账务处理。 f、控制:工程结束，租赁签约、物业购置款全部付清后，凭审核后的工程决算表、租赁发 票、物业购置凭证等有效单据到财务进行销账。财务部负责人必须每月对预付货款进行清理、列表反映、进行追查、监督。 3、团购赊购的货款 (1)团购赊购:指先提货后收款的销售业务，包括一般的团购、对其他个体、单位业主的零星批发，赊销原则:签订合同、坚持钱货两清、坚持谁发生谁负责。 (2)赊销商品一出收银台先过POS机体现单品销售，核减电脑库存。 |(3)购物小票上须有提货人、值班经理或主管签字，写明款未付。收银员将小票视同票证结账对待。财务上直接有收款——某某单位挂账反映。 (4)必须在“赊销商品有收款”进行登记，2人签字。 (5)门店财务须设立“赊销商品有收款”备查账，每发生一笔登记、催讨、注销一笔。 (6)公司财务部负责人必须每月对赊销的应收账款进行清理、列表反映，进行追查、监督。 4、批发销售的货款 (1)对加盟店的批发配送 a、电脑系统中专门设立资金结算管理模块，财务部和电脑部按加盟店的店名逐一设立资金账户。(分明细账户) b、加盟店要货采用先汇入资金再批发开单、配送的流程操作，电脑系统按资金余额自动控制开单，不存在商品赊销业务发生。若在春供期间需要个别商品需要赊销的，采用加盟管理部负责人资金授权方式进行管理。 c、财务处理:稽核部保管加盟店业主提供的个人汇款存折，资金汇入后，加盟配送部出纳向稽核部领取存折进行取款与介款(介公司账户)，将进行账单和存折交集合部核实，无误后进行减少应收账款的会计凭证处理。对发生的加盟店配送销售，每月25日根据电脑汇总进行增加应收账款的会计凭证处理。 (2)对便利店的批发配送 a、电脑系统中专门设立资金结算管理模块，电脑部按便利店的业主的区域、姓名逐一设立资金账户，财务部只设立便利店综合应收账款账户(不分明细账户)。 b、便利店配送按照先开单后送货再结账的流程操作。电脑系统模块设有:加盟配送部收款金额、未结金额。及货款结算标志。以每日货款结清控制配送开单。加盟配送部出纳负责业务员每天每个业主收款资金的银行介交与系统资金结算录入，并及时进行减少应收账款的会计凭证处理，同时每天查询未结算货款的情况，负责跟踪、监督。 d、财务处理:对发生的便利店配送销售，财务部每月25日根据电脑汇总进行增加应收账款的会计凭证处理。稽核部负责每月不定期的对加盟配送部出纳资金结算情况的跟踪与检查。 五、应付账款的管理 1、公司总部结算中心的数据流向图: 采购中心(合同、账期、结算方式、通道) 财务(转账费用) 2、应付账款的结算要求 (1)公司的结算中心专门负责供应商的货款对帐、结算、结帐:商品管理部门专门负责各采购的购销合同录入:经营方式、结算方式、帐期、通道费用的收取时间等。 (2)结算方式有:月结和日结未到帐期的货款结算中心电脑不能反应、不支持对帐。月结: 上月26日——本月25日的所有入库的送货单在本月26日+账期后方可对账、结账。若电脑员把上月的送货再25人后才入库，则供应商的对账结账会延迟一个月。 日结:某日送货的货款在入库日+账期后方对账、结账。若电脑员把某日的送货延迟几日入库，则供应商对账结账会延迟几日。 (3)支付流程:结算中心根据供应商提供的已到结算账期的送货清单进行电脑对账，增值税票、代扣费用的发票、电脑结算单，按规范填写“付款申请单”，并进行台帐登记后，每周六交银行出纳，统一报采购总监或总经理审批，出纳根据月度资金运营计划表进行支付。 3、应付帐款余额管理 (1)应付帐款余额分:财务帐面余额和结算中心系统余额，两者必须一致。即结算中心必须在每月初20日 前核对完毕。 (2)供应商的余额对帐 a\、前提与手续:供应商必须提供对帐申请书，发生的财务帐务明细清单(包括发生额、余额)，先经过采购总监或总经理批准，然后财务负责人审核，再由结算中心进行对帐。 b\、时间要求:原则上对帐时间不超过10天。 C、对帐原则:结算中心及财务部员工不得向公司其他部门如采购、行政等以及供应商透露应付账款余额。对完毕后必须经财务负责人审核，才能在对帐单上盖章确认。凡是供应商余额少、公司多的，结算中心必须及时将差额转入财务指定的会计账户。 (3)应付帐款余额的控制 a、余额返红:财务部必须每月提供余额返红的应付帐款的清单，逐一进行追查，系责任原因的必须追究责任人。 b\、实际库存与应付款余额对比:结算中心必须根据系统设制的应付帐款预警机制，每次对帐及每月底提供经销商品实际库存大于应付帐款余额的供应商清单，通知采购部重新与供应商进行谈判，已减少公司库存现金的风险。 六、库存资金的管理 1、库存账务管理 (1)库存帐务设置 a\、原则:财务帐面库存按照电脑系统模式设置，分物流库存(分正品与残次)、加盟配送部库存、门店库存。 b\、明细设置:执照采购分类(系统中的柜组大类)进行库存科目设置帐户。 (2)库存核算管理 a、原则:所的库存商品实行进价核算，财务帐面库存结存金额必须与电脑库存结存金额保持一致。 b\、帐务核算:商品进货(包括门店直送)通过系统入库数据每日直接倒入财务软件系统，自动生成会计进货凭证、自动财务记账;商品销售按照每日销售报表及收款结帐报表编制会计销售凭证;商品调拨每月26日按照系统上月的调拨数据直接倒入财务软件系统，自动生成调拨会计凭证、自动财务记帐。对加盟配送调拨每月26日按照系统上月的调拨数据统计，手工编制调拨会计凭证;月末库存成本结转，按照系统提供的月进销存报表，手工编制成本会计凭证。 C、成本计算:物流采用实时移动加权平均法，门店采用日移动加权平均法。每日打印系统进销存报表，对调整差额，进行明细分析原因后，进行财务库存成本的调整，保证财务账面库存结存金额与电脑库存结存金额保持一致。 2、库存余额管理 (1)门店库存:每月盘点一次，盘点缺款销售额0.3%合理损耗(新开门店第一个月0.8%)后部分，由门店按进价负责赔偿。 (2)物流库存:每季度盘点一次，每周财务进行单品抽盘，对缺少的商品由保管理责任人按进价进行赔偿。 七、有价证券管理 1、有价证券的种类 (1)银行消费卡:向银行购买的“台客隆”消费卡，可以充值，但不记名。 (2)公司IC卡:公司购置用于向外销售的内部消费卡，可以充值，但不记名。分接触式IC卡和感应式IC卡。 (3)自制票证:公司统一印制发放或根据客户需要特别制作的票券。 (4)福利票券:公司向彩票管理中心购置的用于门店定点销售或促销的福利票券。 2、有价证券的操作 (1)银行消费卡 a、财务部与银行联系“台客隆”消费卡的制作。 b、向银联公司申请、索取、安装银行刷卡POS机，并签订协议，指定银行结算账号。 c、银行刷卡POS机需要安装单独的电话门线，一门电话可以支持多台刷卡POS机。 d、财务设立专门的银行消费卡备用金，可以按不同金额要求银行设置“台客隆”消费卡面值，起点金额必须在200元/张，并进行购买，作为现金保管。 e、“台客隆”消费卡余额刷完后，必须收回原卡，上缴财务，便于充值重复使用。 (2)公司IC卡 a、原则:空白IC卡购买后进行数量清点并进行登记。新卡充值后作为现金保管。IC卡的充值面值起点金额必须在100元/张。 b、新卡充值:首先双击打开“锦成旺销系统”--单击“用户卡开户”—输入“表面号”(注表面号要和卡上号码相同)、存款额—再按“确定”。 c、旧卡充值:首先双击打开“锦成旺销系统”—单击“用户卡存款操作”—把旧卡平放在操作器上—再按“确定”—然后输入要输入的金额—最后再按“确定”。 d、旧卡余额查询:在消费卡是好卡的请况下，操作步骤如下:首先双击打开“锦成旺销系统”—再把旧卡平放在操作器上—然后单击查询用户卡内信息—最后显示卡上余额—再最后取消此操作。在消费卡坏卡的请况下，操作步骤如下:首先双击打开;“锦成旺销系统”—单击“日常操作”—选择“用户上管理”—再选“卡上信息”—然后在查询字段选择表面号(即卡上信息)即可。 e、查消费记录的步骤如下:首先双击打开“锦成旺销系统”—打击“报表”—选择“用户报表”—再选择“用户查询报表”—再输入消费时间、表面号(即卡上信息)即可。 f、查消费记录的步骤如下“首先双击打开“锦成旺销系统”—单击“报表“—选择“用户报表”—再选择“用户查账报表”—再输入消费的时间、表面号(即卡上信息)即可。 f、查充值记录的步骤如下:首先双击打开“锦成旺销系统”—单击“报表”—选择“汇总报表”—再选择“存款汇总报表”—再输入要查询的充值时间—最好“搜索”。 g、IC卡发放及管理程序:已充值的IC卡:首先请点清卡的数量，公司财务部根据面值计算入库金额，并登入备查账本。向门店发放新卡;在备查账上记录发卡门店时间、卡号、张数、面值及合计金额，由领卡人签名后将卡交于领卡人。 h、坏卡退入:在备查账上登记收到卡时间、卡号、面值及金额，由退卡人签名，确定后入库，并作有价值卡保管。 i、结账:财务部月末根据备查账记录，系统充值金额记录提供的收入、减少有关清单，并作账务处理:借:其他应收款--IC卡、贷:应收账款—IC卡充值。各门店领卡及退卡后开具转账单，借:其他应付款—公司、贷:其他应收款—门店IC卡。当门店IC卡出售，借:现金(或银行存款)，贷:其他应付款—门店IC卡。当门店IC卡回收，借:应收账款—IC 卡充值、贷:商品销售收入。门店财务每月必须将回收的IC卡账务转账到公司，借:应收账款—IC卡充值、贷:其他应付款—公司。当公司收到门店IC卡收回账务转账单后，借:应收账款—IC卡充值、贷:其他应付款—门店。 J、回收:IC卡消费刷卡的底限为5元，门店应收回卡将现金换给顾客，同时营业结转时收银主管用密码将IC卡剩余的5元刷完，空卡上交财务。门店财务每月必须将回收的IC卡上缴公司财务部。 k、盘点:公司财务部按照其他应收款—IC卡的金额及备查账数量与实际结存进行账实核对，应收账款—IC卡充值的余额代表未消费的IC卡。门店其他应付款—门店IC卡的余额与备查账数量与实际结存进行账实核对，短缺的按实际金额由保管责任人进行全额赔偿。同时对结存的卡要记录卡号，进行系统余额查询，以确保IC卡账实相符。 (3)自制票证 a、总类与原则:公司统一印制固定面值(10元、50元、100元、200元)的票证、与厂商合作促销活动用的票证、团购顾客指定商品及面值的票证。自制票证不得赊销。 b、印制:公司固定面值的空白票证印制由资产管理部统一印制与保管;与厂商合作促销的活动用的票证、团购顾客指定商品及面值的票证由财务部负责按实际需求制作并进行备查账户登记。 c、领用:门店向资产管理部领取公司统一印制的空白票证，并办理好交接手续，资产管理部将门店领取的票证的数量、编号、面值及总额报财务部登记账户。 d、出售:门店收银时将有效票证视同现金，结账时进行核对，并进行接剪作废，编制会计凭证，借:应收账款--票证、贷:商品销售收入。凡是回收与厂商合作促销活动用的票证，团购顾客指定商品及面值的票据，编制会计凭证，借:应收账款——XX单位票证、贷:商品销售收入，活动结束后转帐到公司财务。 f、盘点:先核对公司财务票证备查账户结存数量与门店备查帐户结存数量是否一致，再核对帐存数量与实际票证是否一致。发生短缺的，由保管人负责全额赔偿，公司财务部必须每月清查门店应收账款——票证帐户是否返红。 (4)福利票券 a、购实:福利票券由财务部统一向彩票中心购买，并进行建产购买、领用、结存数量备查帐户及按门店设立领用、回收、结存数量备查帐户。 b、帐户处理:公司财务设立会计帐户。门店只设数量备查账，不设立会计帐户。公司购买时编制会计凭证上，借:其他应收款——福利票券、贷:银行存款或现金。门店出售上交现金时，借:现金、贷:其他应收款——福利票券 c、中奖票券的回收:门店先垫付中奖票券的现金返还，收回中奖票券，每月上交公司财务，并开具转帐单，门店做帐户处理，借:其他应付款——公司，贷:现金。公司财务部收到门店中奖票券及转帐单后，做帐户处理，借:其他应收款——中奖票券、贷:其他应付款——门店，在统一向彩票中心调换等额票券，做帐户处理，借:其他应收款——福利票券、贷:其他应收款——中奖票券。 d、盘点:先核对公司其他应收款——福利票券余额与财务部实际福利票券结存数量是否一致，先核对公司设立的门店福利票券备查帐户结存数量与门店实际结存数量是否一致，发生短缺的，由保管人负责全额赔偿。 第三章报销管理制度 一、费用报销 1、报销要求: (1)费用报销发票的内容:包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票(税务)专用章。发票所有内容必须真实，发票不得涂必，大小写不符，假发票，以 及未盖有税务监制章的收据一律不予报销。 (2)费用报销的单据:必须填写费用报销单，所有单据要按性质(如差旅费、招待费、办公费用)分类、分次、分页粘贴填制。差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差人数、天数，住宿、伙食补贴和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐美观。 2、变动性费用报销: (1)按实际支出报销的费用 a、费用项目:运杂费、商品检验费、财产保险费、书报资料费、劳动保护费、非促销活动商品损耗、费门店人员的差旅费、办公等其他费用。 b、报销审批程序:经办人——部门负责人签字——财务稽核部门审核——由总经理审批。 (2)必须预先申请后报销的费用 a、费用项目:广告费、超2%扣点的团购让利费用、业务费、福利费。 b、预算审批程序:部门负责申请——分管副总审批，安徽公司由总经理审批。在规定金额以上的必须报董事长批准。 c、报销审批程序:实际支出在预算内的附预算审批单，直接由财务稽核部审批。实际支出超预算的，稽核部审核——分管负责审批、安徽公司由总经理审批。在规定金额以上的必须报董事长批准。 3、固定性费用报销 (1)费用项目:门店差旅费、以定运输合同的船运费、短驳费、各种码头费用、门店以上的员工健康证体检费、车辆油费充值、养路费、年检费、保险费，新开门店办证费，开业补助费，各种证照的年检费、变更费，税务申报代理费、税务系统维护费、税务发票购置费，银行结算各种财务费用、水电费、邮电费、社会保险费、残疾人基金、门店租赁费、卫生费、土地、车船使用税费、门店费用金及促销活动让利、报损、2%以内正常团购让利费，各种工资与奖金，以及公司文件有明确规定的费用开支与补贴。 (2)报销审批程序:部门负责签字——财务稽核部审批其中:促销活动让利、报损由供应承担的，需采购主管确认。 4、关天突击性工作补贴 (1)工作项目:新门店开业、物流中心规定工作时间外紧急发货、门店春节前高强度工作。 (2)补贴标准: a、新门店开业，门店员工开业前后5天工作根据实际出勤按10元/天*人标准补贴。营运部指派的开业帮忙人员，每人每天按15元的补贴(包括餐费)，同时连续工作超过4天(包括4天)的人员，回店后可公休一天，上述补贴必须先由营运部审核再上报财务稽核部。 b、物流中心员工在规定上班时间内末能完成商品验收、发运等工作的，经物流经理确认，需继续工作的，根据实际工作时间记录按2元\小时*人标准补贴，其中星期天按20元\人标准补贴，上述补贴必须先由物流中心经理审核上报财务稽核部。 c、门店春节前高强度工作(指上全日班)，统一确定时间为农历12月20日至12月30日十 天，根据门店实际出勤记录按15元\天*人标准补贴。 1、费用项目:印刷费、包装费、零星购置、生鲜用耗材、基建用耗材。 2、预算审批程序:部门负责申请——分管副总审批、安徽公司由总经理审批。 3、报销审批程序:实际支出在预算内的附预算审批单，直接由财务稽核部审批。实际支出超预算的，稽核部审批——分管副总审批、安徽公司由总经理审批。 4、账户管理:资产管理部建立食物进销存电脑账，详细登记耗材用品的进、出情况，领用时须开具出库单，领用人签名。每月30日将门店或部门领用的耗材费用直接交财务审核列入费用账。 三、工程报销 1、基建工程项目:装修工程、修理工程、土建工程。 2、操作原则:先预算审核、次工程实施、后工程决算、在财务报销。 3、预算审批: (1)部门申请:需要实施基建工程的部门提出书面申请，报基建发展部审核。 (2)预算编制:基建部负责工程预算的编制。 (3)审批程序:基建部负责人审核——分管副总审批、安徽公司由总经理审批。工程项目金额在10000元以上的必须报懂事长批准。 4、工程预算的实施 (1)工程招标:工程预算金额在50000元及以上的，必须公开招标，公司总经理室确定工程承建单位或个人。 (2)工程协议的签订:每项目工程必须签订规范协议。包括款项支付、发票结算等。 (3)基建部必须将审批手续完整工程预算表及协议一份交财务稽核部备案。 (4)凡是在工程实施过程中需要追加预算的，必须补充办理追加预算审批手续。 5、工程决算 (1)原则:每次工程不论金额大小，基建部必须在工程完工后及时编制决算报告单，报告单上必须有验收人签字或附货架部门竣工验收报告。 (2)期限:工程决算报告单必须在工程结束后一个月内完成。 (3)验收:按工程协议要求公司组织人员(成立专门验收班子)进行验收、签字，大型工程项目必须由质检部门竣工验收通过为准。 (4)审批:基建部负责人审核——分管副总审批、安徽公司由总经理审批。工程项目决 算金额超过预算金额的必须报董事长批准。 6、财务报销 (1)必须提供的单据:审批手续齐全的工程决算报告、工程协议约定的发票、 (2)审核内容:决算与预算(包括追加)是否一致，发票是否符合规定，工程预款金额，实际应付金额。 (3)审批程序:基建部负责人——财务稽核部审核——分管副总审批、安徽公司由总经理审批。工程项目决算金额超过预算金额的，无追加预算批复的，一律不得报销。 四、置产报销 1、费用项目:地址易耗品、固定资产。 2、预算审批程序:部门负责申请——分管副总审批、安徽公司由总经理审批。 3、报销审批程序:实际支出在预算内的附预算审批单，直接由财务稽核部审批。实际支出超预算的，稽核部审核——分管副总审批、安徽公司由总经理审批。 4、账户管理:资产管理部建立食物进销存电脑账，详细登记财产用品的进、出、存、使用情况，领用时须开具出库单，领用人签名。财务人负责资产金额账户核算控制，资产管理部负责资产数量、金额、使用明细账的控制。 第四章、财产管理制度 一、固定资产管理 1、划分固定资产标准: (1)使用年限在一年以上; (2)单位价值在2000以上 2、固定资产的账户管理 (1)入账要求:符合审批程序的购置审批单或工程决算报告，正式发票。 (2)账户设置: a、财务上负责资产金额账户核算控制，以及备查账的管理:购买日期、数量、单价、原值金额、折旧、余额。 b、资产管理部负责资产数量、金额、使用人或部门的明细账的控制。 (3)折旧的计提:财务必须每月按照直线折旧法或平均年限法计提固定资产折旧，列入管理费用。 (4)固定资产清理:出售或报废时进行按规定进行税务部门的报批，并进行固定资产清理账户处理。 (5)盘点:财务上每年必须对所有固定资产进行全面盘点，做到账实相符。同时对固定资产使用人员调动或辞职时，由资产管理部进行资产移交办理，重新登记。发生短缺的，由实物责任人按净值全额进行赔偿。 二、低值易耗口的管理 1、划分低值易耗品的标准: (1)使用年限在一年以下 (2)单位价值在2000元以下。 2、低值易耗品的帐户管理 (1)入帐要求:符合审批程序的购置审批单，正式发票，增值税发票。 (2)帐户设置: a、账务上负责低值易耗品金额帐户核算控制。 b、资产管理部负责低值易耗品数量、单价、金额、使用人或部门的明细帐的控制。 (3)帐务处理:财务上对易耗品采用五五摊销法或一次性摊销法，当月摊入成本。对财务已摊销完毕无金额帐户的，而实物存在的并使用良好的，可以作为盘盈处理，增加资本公积。 (4)盘点:财务上每年必须会同资产管理部对所有低值易耗品进行全面盘点，做到帐实相符。同时对使用人员调动或辞职时，由资产管理部门进行资产移交办理，重新登记。发生短缺的，由实物使用或责任人按进价全额进行赔偿。 三、耗材管理 1、划分耗材的标准: (1)与经营配套的，用于商品销售时包装的不另行计算价格的材料。 (2)用于基建装修工程的物资材料。 (3)用于日 常办公的物资材料。 2、耗材的帐户管理 (1)入帐要求:符合审批程序的购置审批单，正式发票、增值税发票。 (2)帐户设置: a、财务上不设立耗材专门帐户，按收付实现制核算，负责报销时直接进入公司管理费用。当门店领用摊入门店时，再冲减公司管理费用。 b、资产管理部负责耗材领用单，进库单，及进销存金额报表报财务部核算与审核。 (4)盘点:财务上每季度对资产管理部耗材进行全面盘点，做到帐实相符，发生短缺的，由实物保管人按进价全额行赔偿。 第五章、财务档案管理制度 一、财务档案范围: 1、原则:财务部必须由专人负责财务档案的保管。 2、内容:地税、国税税务登记证正副本、公司章程复印件、银行开户许可证、租赁协议、采购合同、销售合同、工程协议、联营合同、会计凭证、贷款合同、各种报表等。 二、凭证管理 1、会计凭证的种类:出纳收付凭证(银行、现金)、内部转账凭证。 2、会计凭证的产生: (1)收付凭证(包括销售)每日按经营业务发生产生。