工程信息管理的手段和措施

工程信息管理的手段和措施 信息是工程建设三大监控目标实现的基础，是监理决策的依据、是各方单位之间关系的纽带、是监理工程师做好协调组织工作的重要媒介。信息管理是工程建设监理中的重要组成部份，是确保质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。本工程既涉及到众多的土建承包商、众多的材料供货单位、业主、管理单位，也涉及到政府各个相关部门，相互之间的联系、函件、报表、文件的数量是惊人的;因此必须建立有效的信息管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关信息，确保信息资料收集的真实性，信息传递途径畅顺、查阅简便、资料齐备等，使业主在整个项目进行过程中能够及时得到各种管理信息，对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制，才能有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作质量。 我公司通过ISO9001质量体系认证工作，从文件体系中就涵盖了信息管理和资料管理，而且对信息资料管理有了明确、规范的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 和方法。我公司在大型建设项目建设项目信息管理工作中拥有广泛的经验，这使我们能帮助承包商同业主、各级政府机关等单位保持联络，保证向业主等部门提交的各种文件形式符合要求，对业主提出的任何要求我们能做出恰如其分、令人满意的回答。 从信息收集上来区分，信息管理将由施工前期信息收集，施工中信息收集和竣工交验后信息收集整理三部分组成。 (一)信息管理的主要任务 (1)及时与业主沟通信息，使业主了解项目进展情况; (2)工程建设中出现的影响项目目标的问题，及时通过信息传递，报告业主; (3)超出 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 约定的各种变更，均应得到业主的批准指令; (4)定期向业主书面报告(监理月报或周报)项目三大目标的执行情况; (5)建立工程会议制度; (6)督促承包商整理工程技术资料;组织有关工程设计和施工的技术交底、资料管理，处理工程技术、经济、管理;以及材料物资供应、管理等方面的信息。 (二)信息管理的主要内容 (1)信息收集 a、建设前期要收集信息; b、施工图设计阶段信息收集; c、招投标合同文件及有关资料的收集; d、施工过程中的信息收集; e、工程竣工阶段的信息收集。 (2)监理信息的加工处理 a、根据投资控制信息，对工程设计规模和采取的设备材料进行指示; b、依据质量控制信息，对工程设计质量进行指示; c、依据进度控制信息，对设计进度进行指示。 (3)监理信息的检索和传递 我公司计划在项目监理部设置专职信息管理员，采用计算机进行信息分类，以便快速检索和传递。提高信息的使用效率。 (4)信息的使用 监理信息通过有条件共享，以便更好的进行投资、进度、质量控制以及合同管理。 (5)、监理信息分类 监理信息分类见如下表8-1。 监理信息分类表 表8-1 类 型 内 容 各种投资估算指标，类似工程造价，物价指数，概(预)算定额，建设投资控制 项目投资估算，设计概预算，合同价，工程进度款支付单，竣工结算与决信息 算，原材料价格，机械台班费，人工费，运杂费，投资控制的风险分析等 国家有关的质量政策及质量 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，项目建设标准，质量目标的分解结果，质量控制 质量控制工作流程，质量控制工作制度，质量控制的风险分析，质量抽样信息 检查结果等 进度控制工期定额，项目总进度计划，进度目标分解结果，进度控制工作流程，信息 进度控制工作制度，进度控制的风险分析，某段时间的施工进度记录等 国家有关法律规定，施工合同管理办法，监理合同，设计合同，施工承合同管理 包合同，工程施工合同条件，合同变更协议，建设工程中标通知书、投标信息 书和招标文件，以及施工过程中形成的合同补充文件 行政事务 上级主管部门、设计单位、承包单位、业主的来函文件，有关技术资料等 管理信息 (三)信息管理的主要方法 (1)建立计算机信息动态管理系统进行信息管理 公司根据项目进展的需要，配置足够的计算机及网络传输设备，配置足够的计算机专业人才。项目监理部运用计算机进行文档管理，基本实现信息管理自动化。 我公司目前已经建立公司内部的信息库和网络平台，使公司各部之间、公司与各项目监理机构之间通过网络平台确保信息畅通，资源共享。 (2)通过建立完善的信息、档案管理制度进行信息管理 设置专职资料档案管理人员，负责项目档案资料的收集、编目、分类、整理、归档。资料归档管理按国家档案管理制度执行。 (3)建立文件传递程序、搜集和整理制度进行信息管理 在文件编制、编号、登记、收发制度上，有明确的规定的，力求做到体系化、规范化、标准化。 信息搜集内容应包括必要的录相、摄影、音响等信息资料，重要部分刻盘保存。及时准确地收集、传递、反馈各类工程信息;审核原始工程信息的真实性、可靠性、准确性和完整性。 (4)通过会议制度进行信息管理 注意会议信息的收集，会议纪要按有关规定的要求存档。 (四)信息管理制度 (1)确定监理信息传输流程 为了保证监理工作顺利进行，使监理信息在工程项目管理的上下级之间、内部组织与外部环境之间流动，在第一次工地会议上，项目总监将明确工程项目信息传递程序，对各种类型的信息的传递过程项目监理部以发文的形式传达到与项目有关的各方。本工程的信息结构及其关系见如下图8-1。 外来信息 上级部门、建设单位、施工、专业监理工程师 设计及有关业务的各级部门 输 处 输 输 处 输 入 理 出 出 理 入 反 工馈 作信信息管理监理工程师 信息 信息 息 输 处 输 入 理 出 图8-1 信息结构关系图 从以上信息结构图及其关系看到，在施工监理中我们将派专业监理工程师和信息管理监理工程师进行信息方面的管理工作，每月定期收集国家、建委等上级主管部门发布的信息，对于新规范、新标准必须贯彻到施工阶段中去，防止失效的规范、标准及建材用到本工程项目中去，从而影响工程质量甚至使业主造成不必要的损失。在施工准备阶段将做好与设计阶段的信息衔接，同时，我们会及时收集政府各部门和业主对本工程的所有回复、批示、要点等，落实并细化到工程中去。在工程保养阶段，我们将继续密切跟进信息管理方面的工作，做到有始有终。 同时在项目监理部内部亦通过组织各标段驻地监理学习明确各项管理制度，例如监理组所有指令均须经总监理工程师签发，监理人员只能按照总监制定的岗位职责权限为承包单位签认各种检查签证。如果总监理工程师不在现场，则由驻地总监理工程师委托副总监理工程师进行代理。 (2)信息管理组织制度 本工程监理机构内建立健全的信息管理制度并明确机构内各监理人员的分工职责，并且责任落实到个人。 ?监理信息管理人员负责工程施工信息收集、整理、保管。 ?总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，监理信息管理人员负责整理会议纪录。 ?专业监理工程师定期或不定期检查承包商的原材料、构配件、设备的质量状态以及工程实物量和工程质量的验收签认。 ?专业监理工程师督促检查承包商及时整理施工技术文件。 ?随时向总监理工程师报告工作，并准确及时提供有关资料。 ?每天填写监理日志，如实记录施工情况;每周召开工程例会，及时作出会议纪要;针对专项问题召开的会议作出专项纪要;对调查处理性的问题整理出专题资料。 ?对在监理过程中应形成的各类监理控制资料(如各类报验单)做出及时掌握，并检查其规范性、完整性。 ?建立计算机辅助管理系统，利用计算机进行辅助管理，对各类施工与监理信息有选择地进行输入、整理、储存与分析，提供评估、筹划与决策依据，为提高监理工作地质量和效率服务。 ?做好各项监理资料的日常管理工作，逐步形成完整的监理档案，在内容和形式、在质量和数量上都达到有关规定的要求实施。 (3)通过建立计算机网络管理系统进行信息管理 为此我公司将在本项目监理工作中采用计算机辅助信息管理，并利用公司的局域网，使监理项目部与公司实现信息共享，从而提高工作效率和管理水平。 微机的应用使监理工作在一定程序上更加规范化、程序化，绝大部分监理文件均放于计算机中，纳入信息管理系统，统一分类、编号、查询，调档十分方便， 提高了文件、资料管理的自动化程序。定期报送业主内容全面、装帧精美的文件，使业主能够及时全面了解工程进展情况，增强业主对监理方的信任。 (4)监理系统的信息收集、检索及传递程序进行信息管理 在工程建设过程中自始至终都在产生大量信息，监理工作中的信息不但量大，而且分类复杂，利用计算机进行项目管理，是现代项目管理的必须手段。 (5)监理信息的加工整理 为了有效地控制工程建设的投资、进度和质量目标，在全面、系统收集监理信息的基础上，加工整理收集来的信息资料。通过对信息资料的加工整理，一方面可以掌握工程建设实施过程中各方面的进展情况;另一方面借助计算机监理软件预测工程建设未来的进展状况，从而为监理工程师作出正确的决策提供可靠的依据。 在建设项目的施工过程中，监理工程师加工整理的监理信息主要有以下几个方面: ?工程程施工进展情况:监理工程师每月、每季度都要对工程进展进行分析对比并作出综合评价，包括当月(季)整个工程各方面实际完成量，实际完成数量与合同规定的计划数量之间的比较。如果某些工作的进度拖后，分析其原因、存在的主要困难和问题，并提出解决问题的建议。 ?工程质量情况与问题:监理工程师系统地将当月(季)施工过程中各种质量情况在月报(季报)中进行归纳和评价，包括现场监理检查中发现的各种问题、施工中出现的重大事故，对各种情况、问题、事故的处理意见。如有必要的话，可定期印发专门的质量情况报告。 ?工程结算情况:工程价款结算一般按月进行。监理工程师对投资耗费情况进行统计分析，在统计分析的基础上作一些短期预测，以便为业主在组织资金方面的决策提供可靠依据。 ?施工索赔情况:在工程施工过程中，由于业主的原因或外界客观条件的影响使承包单位遭受损失，承包单位提出索赔;或由于承包单位违约使工程蒙受损失，业主提出索赔，监理工程师提出索赔处理意见。 (6)监理信息的存储、检索和传递 为了便于管理和使用监理信息，在监理组织内部建立完善的信息资料存储制 度，将各种资料按不同的类别，进行详细的登录、存放和放入计算机信息库。 无论是存储在档案库还是存储在计算机中的信息资料，为了查找方便，在建库时拟定一套科学的查找方法和手段，做好分类编目工作。完善健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。我公司已建立完善的计算机网络系统，并建有丰富的工程数据。我公司在各个监理项目部都建立了信息管理机构，并配用先进的计算机系统，负责工程信息收集、传递。同时利用各个工具软件如“梦龙”、“神机妙算”等软件系统对工程的进度、投资、质量进行管理。 信息的传递就是工程建设各参与单位、部门之间交流、交换工程建设监理信息的过程。监理部通过计算机网络来传递各类信息和文件资料人工传递双重通道，确保信息流渠道畅通无阻，只有这样才能保证监理工程师及时得到完整、准确的信息，从而为监理工程师的科学决策提供可靠支持。 (7)监理信息的使用 经过加工处理的信息，及时放入计算机网络共享数据库，便于访问检阅，同时整理编码归档。 (五)信息采集制度 由于本工程的信息量大，来源广，资料多，因此建立计算机管理系统十分必要，它不仅可以使信息处理简单化、规范化，大大提高信息管理的效率，还可以通过计算机系统对信息资源的高度共享和充分利用，使整个工程处于动态控制中，实现质量、进度、投资目标控制的科学化。 (1)组织管理制度 ?开工前项目总监组织内部研究，项目部根据公司要求制定信息采集、编报的管理办法，确定本项目资料收集的具体内容、分类方式和编码方式，确保业主所要求的竣工结算方面资料齐备。 ?监理部配备一人专门负责前述资料收集、整理、存放、编目。 ?监理部配备传真机，电脑、扫描仪。电脑均与internat网络连接，确保信息及时、准确传送。 ?为确保完成的档案系统准确无误、与现场一致，要求资料提供者签名，资料录 入后由其它人员仔细核对。 ?执行定期汇报制度。监理员每天均应向主管专业监理工程师汇报情况，专业监理工程师每周向主管负责人书面汇报质量、进度情况，重大事情必须当天汇报。高驻办按合同规定向总监办、业主定期书面汇报。 ?会议制度:各级主管定期不定期开会，研究情况及时解决问题，或汇报信息。通过多种方法、途径进行信息的收集，令项目部充分掌握本工程的详细、准确、齐备的资料。 (2)及时完善监理台账 ?开工前总监代表组织制备监理台账和各类统计报表、监理周报样式。本工程建立的监理台账主要有: a、承包商人员、机械设备投入台账 b、工程变更台账(包括业主指令变更和设计单位提出的设计修改) c、工程洽商台账 d、新增单价台账 e、计量支付台账 f、工程索赔台账 g、完成工程量台账 h、工程材料见证取样台账 i、平行检验台账 j、所有台账由监理组负责建立和更新。除书面递交外，监理组每周通过网络发送到项目总监，信息管理员每周一次对台账内容进行检查。 (3)分类信息采集 在工程建设期间监理应注意从以下几方面收集信息: ?收集业主提供的信息 业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程各方面的意见和看法，下达某此指令。因此，应及时收集业主提供的信息。 监理工程师及时督促承建商将工程材料在各个阶段的需求数量报业主及材料供应商，而材料供应商则要及时将材料的材料合格报告、试验资料、运输距离等情 况告诉有关方面。监理工程师应及时协助业主收集这些信息的资料。 监理工程师及时收集业主在建设过程中对各种有关工程进度、材料供应进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法。同时也应及时收集业主的上级单位对工程建设的各种意见和指令。 ?收集承建商提供的信息 承建商在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的信息内容，承建商自身必须掌握和收集这些内容，监理工程师在现场中也须掌握和收集，经收集要整理后汇集成丰富的信息资料。 承建商在施工中必须经常向有关单位，包括上级部门、设计单位、材料供应商、监理单位及其他方面发出某些文件，传达一定的内容。如向监理单位报送施工组织设计，报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。监理工程师应全面系统地收集这些信息资料。 ?建设项目监理的记录 此处的记录是指驻地工程师(工地工程师)的监理记录，主要包括工程施工历史记录、工程质量记录、工程计量和工程款记录、竣工记录等内容。 a、现场监理人员的日报表。主要包括如下内容:当天的施工内容;当天参加施工员(工种、数量);当天施工用的机械(名称、数量等);当天发现的施工质量问题;当天的施工进度与计划施工进度的比较(若发生施工进度拖延，应说明其原因);当天的综合评语;其他说明(应注意的事项)等。现场监理人员的日报表可采用表格式，力求简明，要求每日填报，一式两份。 b、工地日记。主要包括:现场监理人员的日报表;现场每日的天气记录;监理工作纪要;其他有关情况与说明等。 c、现场每日的天气记录。主要内容为:当天的最高、最低气温;当天的降雨、降雪量;当天的风力及天气状况;因气候原因当天损失的工作时间等。 d、驻施工现场监理负责人的日记。主要包括如下内容:当天所作的重大决定;当天对施工单位所作的主要指示;当天发生的纠纷及可能的解决办法;总监理工程师(或副总监)来施工现场谈及的问题;当天与总监理工程师(或副总监)的口头谈话摘要;当天对驻施工现场监理工程师(监理员)的指示，当天与其他达 成的任何主要协议，或对其他人的主要指示等。该日记属驻地监理负责人的个人记录，应每日记录。 e、驻施工现场专业监理工程师周报。驻施工现场专业监理工程师应每周向总监理工程师汇报一周内所有发生的重大事件。 f、驻施工现场专业监理工程师月报。驻现场专业监理工程师应每月向总监及业主汇报下列情况:工程施工进度状况(与合同规定的进度作比较);工程款支付情况;工程进度拖延的原因分析;工程质量情况与问题;工程进展中主要困难与问题，如施工中的重大差错，重大索赔事件，材料、设备供货困难，组织、协调方面的困难，异常的天气情况。 g、驻施工现场总监对施工单位的指示。主要内容为:正式函件(用于极重大的指示);日常指示，如要每日的工地协调会中发出的指示;在施工现场发出的批示等。 h、驻施工现场总监发至施工单位的补充图纸。 i、工程质量记录。主要包括试验结果记录及样本记录等。 j、工地会议是监理工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息，这就要求监理工程师必须重视工地会议，并建立一套完善的会议制度，以便于会议信息的收集。会议制度包括会议的名称、主持人、参加人、举行会议的时间、会议地点等，每次工地会议都应有专人记录，会议后应有正式会议纪要等。 k、工程竣工并按要求进行竣工验收时，需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中，长期积累形成的;一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的，完整的竣工资料应由承包商编制，经监理和有关方面审查后，移交业主并通过业主移交管理运行单位。 (六)使用计算机系统进行辅助信息管理 为了提高本项目信息处理效率，及时掌握项目动态，充分利用先进管理手段和现代化设备，体现监理工作的“科学性”，树立良好监理形象及有效积累监理成果，我公司将在本项目监理过程中全面使用清华斯维尔软件THSWARE2001工程监理管理系统和梦龙项目管理控制系统MrPert。 (1)计算机网络管理系统介绍 我公司本项目监理部将配备高配置的计算机，并应用上述软件，对日常监理(三控制、二管理、一协调)工作进行全面的管理, 做到科学化、制度化、规范化和现代化，大大减轻监理工程师处理日常琐碎事务的压力，提高工作效率。相信通过这些现代软件的辅助,我公司能为业主提供更完善、更高水平的优质监理服务。 另外，我公司已经建立起公司的INTERNET国际互联网站和公司计算机内部局域网，并且拥有经过多年积累的相当丰富的工程信息资料库。工地现场能通过电话线远程登录INTERNET互联网和公司局域网，使各项目监理人员能及时掌握建筑市场的最新动态和其他工程信息交流，使我公司监理人员的业务水平不断提升，保持在同行中处于领先之列。 工地现场监理和承包商的计算机系统可建立有权的连接，组建计算机局域网网络系统。公司本部及业主计算机系统通过有权远程登陆的方式，登陆项目监理部局域网，使工地现场各类信息、文件和资料能够通过网络第一时间传送至业主、承包商及监理公司各部门，保证各有关单位沟通方式的多样化和沟通渠道的畅通。 (2)计算机在信息管理中的应用 目前，我公司信息管理主要采用Word和自编程序进行文件起草、合同分析均在Windows环境下进行，使用十分方便。 我们采用的信息管理系统结构和作用如下图8-2。 产生各种合同文件 文件编辑 发出文件、指令、会议纪要 监理月报与监理有关的正式文件 信息管理系统 各类监理文件的分类、编号 文件管理 监理文件的登记 监理文件的借阅管理 监理文件的查询管理 图8-2 信息管理系统结构和作用图 微机的应用使监理工作在一定程序上更加规范化、程序化，绝大部分监理文件均放于计算机中，纳入信息管理系统，统一分类、编号、查询，调档十分方便，提高了文件、资料管理的自动化程序。定期报送业主内容全面、装帧精美的文件，使业主能够及时全面了解工程进展情况，增强业主对监理方的信任。 ?在进度控制中的应用 软件系统能协助进度控制监理工程师方便地将工程进度及材料需求进度计划转化为网络计划图，在项目实施过程中利用前锋线分析总体进度计划偏差情况，并即时分析局部工作偏差对总体进度的影响，在进度控制的同时完成项目资源分析与控制。工程进度控制的工作内容是: ?编制进度计划; ?优化调整进度计划; ?跟踪进度计划执行情况; ?分析偏差对工程进度的影响; ?根据实际执行情况对计划进行调整。 根据我们使用project经验，project2000可以满足以上全部功能。 ?在投资控制中的应用 投资控制方面:计算机系统在项目实施过程中根据工程预算和当月工程量，辅助生成月度费用计划、月度费用报告、费用偏差报告、索赔费用、付款申请报告等监理在投资控制中必要的报表，并有辅助计算功能，保证了投资控制工作的高效和准确。 目前，我们主要使用Excel进行投资控制工作。Excel是一个具有16384行256列的巨大电子表格，表格的任何位置都可根据需要定义成文字、数字、函 数和 公式 小学单位换算公式大全免费下载公式下载行测公式大全下载excel公式下载逻辑回归公式下载 。并可通过宏命令来控制表格，按预先设定的程序运行。且Excel可以调用dBase写成的文件，对利用已有数据库提供了方便。 我们在进度款审核时采用Excel对分部工程实际进度登录，由Excel自动计算当月各分项工程直接费，并计算出各项目的累计完成量和完成率，再计算出当月应付进度款。 我们在进度款审核时采用Excel对分部工程实际进度登录，由Excel自动计算当月各分项工程直接费，并计算出各项目的累计完成量和完成率，再计算出当月应付进度款。 我们将Excel的计算结果，按付款对象输入自编的“工程款支付管理程序”由该程序对工程款进行进一步系统分析，确定预付款起扣点，进度款止付点等投资控制的重要信息。使投资控制工作得到大大简化。 ?在质量控制中的应用 质量依据对于监理质量控制工作是极其重要的，但质量依据的信息量又十分庞大。监理项目部不依靠现代化计算机系统是无法收集齐全，也无法使项目质量控制完全符合规范、技术标准、技术规程、评定标准等方面的要求。 软件系统在广泛收集数据基础上，对建筑工程中各个分部分项工程作了全面剖析和综合，为监理工程师提供了针对性的依据。 监理工程师依据质量评定标准在现场收集数据，数据输入计算机后由系统根据评定规则自动评定分项工程质量等级。同时，可以对分项工程汇总，而对分部工程进行等级评定。同理评定单位工程质量等级。 计算机质量数据处理方法减少了监理工程师处理数据的繁琐性，软件系统对建筑工程所有分项工程都提供了该项处理。 ?在合同、信息和组织管理控制中的应用 a、合同管理方面:采用计算机系统辅助监理工程师针对合同评审、合同管理目标分析、合同文本动态管理、合同实施计划、合同执行监督检查、合同索赔管理等六个方面全方位记录合同变更情况，执行情况，并有完整检索方式检索这些记录。 b、信息管理方面:建立完善的信息的检索和传递程序，对无论是存入档案库， 还是存入计算机的信息、资料，为规范管理和查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，做好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、从事和技术档案保存完好，查找方便。否则会使资料杂乱无章，无法利用。信息的传递是指借助于一定的载体(如纸张、软盘、磁带等)在监理工作的各部门、参与工程建设各单位之间的传递。通过传递，形成各种信息流。畅通的信息流，将通过报表、图表、文字记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将监理信息输送到各相关部门中，成为工作的依据。 c、组织协调方面:计算机软件系统提供了建设项目的实施过程、监理各项工作详细流程，不仅指导监理工程师日常工作，同时可以作为资源传输到各类监理文件中，协助监理方协调业主与承包商之间的关系。 d、完善的会议纪要辅助生成系统，可以即时协助监理工程师完成项目现场工作例会，满足了监理整理会议信息的需要，同时可以辅助总监理工程师合理安排会议内容，掌握会议进程。 e、为了更有效地做好工地现场组织协调工作，现场项目监理部可利用已有的计算机软硬件设施，与承包商现场的计算机系统建立有权连接，组建计算机局域网网络系统。业主计算机系统可通过远程登陆的方式，有权登陆项目监理部局域网，使工地现场各类信息、文件、决定和资料能够通过网络第一时间到达业主、承包商及项目监理部各终端，保证各有关单位沟通方式的多样化和沟通渠道的畅通。 ?运用计算机辅助文档管理 a、建立完善的文档编码系统，由计算机自动完成编码。 b、设立监理项目文件柜，供监理人员迅速查阅、检索各类文档。 c、建立严格的收、发文制度，并利用计算机辅助管理;同时现场备有收、发文本。收、发文本有签字手续，收文由经办人和责任人签字，发文由发往单位有关人员签字。收发文都要登记详细资料，写明文件处理要求。 d、对各种外来文件实施收文处理登记制度，收文后明确处理要求(需传阅、回函、审批或签证)、处理时限和责任人，并由计算机跟踪管理，处理完毕后登记处理结束日期及处理结果。确保各类施工信息及时、完善地得以处理。 e、建立文件存档、借阅、注销管理制度，确保监理资料的完整性、真实性。 f、我公司根据中华人民共和国国家标准《建设工程监理规范》(GB50319-2000) 的要求以及浙江省建设工程(施工阶段)监理工作基本表式的要求，制定了监理运行表格(包括A、B、C、D类)。工程师监理过程中所有行为活动均要使用监理表格，使所有行为有文字依据，并由计算机辅助生成和管理。 g、监理文件(包括监理规划、监理实施细则、监理月(周)报等)采用规范格式填写，并由计算机辅助生成，便于业主方、监理等及时准确掌握监理动态。 h、严格做好资料归档工作，具体归档资料范围如下: ?、与业主签订的监理合同; ?、监理大纲; ?、由业主方认可的监理实施规划; ?、各专业监理实施细则; ?、各种技术性收发文件和通知; ?、监理单位每月编制上报的监理月报; ?、工程质量事故记录、会议纪要、处理结果和验收意见; ?、设计图纸、设计交底、图纸会审、设计变更等技术性文件; 由施工单位报来的所有送检和签证资料(如材质保证书、各项试验报告等); ?、 ?、监理组织各阶段工程小结、竣工工作总结。 (3)拟投入本工程的项目管理软件 针对本工程特点，为确保工期、质量，结合以往成功经验，在本工程拟运用以下项目管理软件: 1、运用MS PROJECT项目计划管理软件进行施工进度网络计划管理，对工期和劳动力等资源进行优化配置，强化工期管理。 2、本项目使用清华斯维尔智能项目管理软件“项目管理V5.5”和清华斯维尔建设工程监理计算机管理系统“监理管理V6.5”。 3、在本项目使用同望“WCOST2000”公路造价管理系统软件和清华斯维尔通用建设工程计价系列软件“通用计价NT2002”。 4、我们如中标，我公司将配置相关的电脑设备满足工程管理的需求。 (七)信息管理工作中的资料管理 为了确保本工程建设的顺利进行，作到事事有可追溯性,监理工程师将对工 程资料进行严格的管理，其主要内容如下: (1)监理记录报告 ?监理记录 监理记录是监理工程师和监理人员重要日常工作之一，它也是监理工作的写真。因此，必须认真填写做好详细记录，主要分两个方面，一是监理记录，二是原始记录，其主要内容分述如下: 监理记录内容 a、监理工程师在实施监理过程中，应按照有关要求认真填写并做好对各分项工程的批准开工，完成检验和材料实验结果记录，特别是重要部位或隐蔽工程检验记录及隐蔽工程照片、录象的妥善保存。 b、《工程开工/复工报审表》:监理工程师应对承建商提交的施工 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、施工图纸、使用材料、测量放线、水准点、检测设备等审查合格后批准开工申请批复单。 c、《承建商每周工作计划》:监理工程师应掌握承建商每周工作计划，以便进行监理工作。 d、《监理日报》:现场监理人员应按照监理日报表填写，并由监理工程师保存，作为监理工程师发出指示解决索赔、延期的重要依据。 e、《检验》监理工程师应对承建商完成每一分项工程后填报的检验申请批复单进行检验，签认合格后，承建商方能进行下道工序施工，并可作为支付依据。 f、监理工程师应根据现场检验工程质量等问题向承建商下达指令，要求承建商按照规范纠正质量缺陷或停止施工，工作指示同时报上级监理部门。 g、监理工程师应根据已批准的变更申请单，填报工程变更令，作为计量支付的依据。 h、工地会议由监理工程师主持，纪要由监理工程师签字后，分送有关单位，并报上级监理部门一份。 原始记录的主要内容 a、现场监理人员应按合同或规范对承建商提交的质量检验报告单审核并签认后报监理工程师备查。 b、现场监理人员应对材料实验全过程进行旁站监理，重要部分和抽检试验应与现场监理人员或中心试验室操做完成，其试验结果送监理工程师确认。 ?工程监理月报 驻地监理工程师应根据工程进展情况，存在的问题每月以报告的格式向业主和项目监理部报告。月报所陈述的问题仅指已存在的或将对工程费用、质量及工期产生实质性影响的事件，报告使业主及项目监理部能对工程状况由一个比较清晰得了解。报告书中对进度比原定计划落后的分项工程细目，应说明延迟的原因以及为挽回这种局面已采取或将要采取的措施。月报还应报告承建商主要职员和监理工程师职员的变动情况，已完成的主要工程分项和细目等。工程监理月报的主要内容: a、认可的分包商及供应商 内容一般应包括分包工程的哪一部分、劳务、运输、材料、为工程提供的服务等。对工程材料、设备等的供应人情况在月报中应做一些简单说明。 b、工程质量 根据合同要求，不符合技术规范的工程质量均不得计量和交验，月报表中可就现场各个工程分项的材料、机械、人员配备实际情况结合工程质量的检验、量测结果做综合评价。 c、工程进度 应提供工程总体进度及每个主要工程分项的实际进度和计划进度。 d、总体进度 监理工程师应统计确定总体进度。月报的实际进度与计划进度进行比较，确定完成计划的百分率，并根据总体进度的实际情况说明影响总体进度 的因素以已采取或将要采取的措施。 主要工程项目的进度监理工程师根据计量结果，确定主要工程项目的实际进度，然后再与计划进度比较，确定迄今完成的百分率，找出影响工程进度的因素，应说明主要工程项目延误的原因，已采取的措施和效果或将要采取的措施。 e、其他工作 其他工作应包括规范中一般条目所列的工作、临时工程等完成情况及与计划的对比情况，以及料场的建设情况、生产能力、质量及已生产的各类成品数量。 f、支付情况 本其支付的情况、累计支付的情况、暂定金额、价格调整、费用索赔等。 g、监理情况执行情况 本部分内容主要描述监理工程的情况，还应包括各类监理人员的人数、工作安排还应包括各类监理人员的人数、工作安排及监理工程师的办公室、住房、设施和车辆等的现状和存在问题以及对工作的影响。 h、小结 概略评述有关承建商履行合同义务的表现、存在的问题、采取的改进措施和今后工作安排的设想等。 ?工作监理报告 在工程结束后、驻地监理工程师应提交监理工作报告，报业主和项目监理部，报告内容一般为: a、工程基本情况; b、监理组织机构及工作起、止时间; c、关于工程质量、工程进度、工程费用监理及合同管理的执行情况; d、分项、分部、单位工程质量评估; e、工程费用分析; f、对工程建设中存在问题的处理意见和建议; g、照片或录象。 (2)监理档案 驻地监理工程师与业主、承建商或指定分包人之间有关工程质量、进度和费用的一些往来函件和报表均应分类编号归档保存。监理工程师应督促承建商在合同规定时间内，向业主提交完整、准确、清晰的竣工图纸、资料和各类档案。档案一般分为:行政档案、计量(支付)档案和技术档案。 ?行政档案 a、监理工程师与业主之间的函件; b、监理工程师与承建商或指定分包人之间往来的函件、书面协议、申请批复、会议记录; c、监理工程师与技术专家之间往来的函件; d、监理机构内部来往的函件、请示报告、报告的批复; e、监理工程师与第三方之间来往函件、协议; f、工程监理月报。 ?计量(支付)档案 a、承建商提出的延期索赔申请以及批准的延期时间和费用索赔; b、承建商提出的价格调整申请以及批准的价格调整指数; c、额外或紧急工程的费用计算; d、设计变更批准的费用计算; e、各类支付证书; f、保险单及付款单据; g、其他的费用支付证明; h、工程进度月报。 ?技术档案内容 a、开工及停工指令; b、现场指令; c、检查记录; d、试验记录。