文件档案管理办法
文件档案管理办法
一、总体要求
1、档案馆在工作中形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件
材料
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，必须整理立卷，统一保管。按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。
2、年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年的文件材料按要求整理立卷。
二、整理原则
1、遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
2、分类:一般按时间(年度)一问题分类。
3、排列:按形成时间顺序，结合事由进行排列。
4、编目:立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。目录内容包括:件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目。
5、装盒:将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。
6、形成档案后统一按年度编流水号。档案盒外(脊背)要写明年度、问题和件数，集中存放。
三、文件管理办法:
(一)文件的发放:
(1)办公室各部门形成的且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
(2)各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部门领导书面写明发放范围、发放时间，签名后送综合管理部，由办公室负责人安排发放人予以发放。
(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
(二)文件的更改:
(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属领导签字认可)，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人，但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
(三)文件的换页:
(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部门经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间。
(四)文件的回收、作废:
(1)因公司
制度
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汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人安排原发放人予以回收。
(2)文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。
(五)其它规定:
(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到公司各职能部门领导人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后必须传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
(5)发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。
四、档案
管理制度
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(一)档案管理制度
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
(二)档案统计制度
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
(三)档案安全保密制度
1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
(四)档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅公司、董事长办公会议
记录
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等有关案卷和绝密数字时，需经相关负责人批准;查阅一般档案
资料
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时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准;查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案;查阅时不得吸烟;也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
(五)档案室管理制度
1、档案室是保存档案的重要地方，非相关工作人员严禁入内。
2、档案室严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、档案室门要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、档案室内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
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公司 2012年5月18日
浙公网安备 33021202002483