会务
流程
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管理
一、会前准备
会议
计划
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和成本预算 (一)
1( 会议计划
首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地点、议程等。
1)会议议
题
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: 运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会 (
(2)会议名称:运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会
(3)出席对象:院、系领导，离退休代表、学生代表
(4)主持人:赵小狮
2.会议成本预算
(1) 会场装饰费400元，租用花卉礼仪300元;
(2) 设备费200元
即制作筹备400元，宣传会议以及完成会议议程所必需的 (3) 文件资料费，
各类文件的费用及相应的文具费150元
(4) 人工费，即会场布置者、礼仪生的报酬600元
(5) 茶水费800元
(6) 奖品费用2000元
(7) 餐费3000元。
总计:7850元
3.会议时间:2011年10月11日
4.会议地点:运城学院(老校区)2号楼大礼堂
(二) 文件准备
1. 开幕词
开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面:(1)对来宾和与会人员表示欢迎;
(2)对会议的内容、任务、目的作简要介绍;(3)预祝会议成功。
2( 工作报告
工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。
3.发言稿
这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，一般不宜太长。
4.其他会议文
书
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除了文件之外，秘书还应准备好会议所用的技术性、程序性或服务性额文书材料，如:会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单等等。
(三) 会场准备
对会场的要求总体上是:整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。
1. 会场布置
会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求以外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。
本次会议在礼堂前方安排主席台。主席台为长方形桌，上铺黑色桌布。
2. 主席台席位
第一排的正中为首席，其次是左位，再次是右位，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依此类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。
3. 会场设施
会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。
本次会议采取中型会议模式。
(四) 会议议程、程序的拟定
1. 运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会 议程
时间:2010年10月11日
(1) 主持人宣布:请参加大会的院领导、系领导、离退休老年同志其他与会者入座
(2) 奏国歌
(3) 院党委副书记安建平宣读受表彰先进单位及个人名单，院领导向获奖单位和个人颁发奖牌和证书。
(4) 与会代表发表讲话(离退休代表、各系代表、学生代表、院党委副书记、院长姚纪欢，院党委副书记赵小狮)
(5) 主持人宣布:运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会结束。 2. 日程表
(五) 会议通知的发送
此次会议的通知方式主要有以下几种: 1、通知书送达
2、电话通知
二、会间工作
(一) 会场的组织与服务
1. 报到与签到
会议正式开始前，应做好与会者的报到与签到工作，并准确统计人数(包括出席者姓名，缺席者姓名及原因)，提交给会议主持人。
本次会议与会者报到与签到，采用签到本签到的方式。
2. 材料发放
与会者到达会址后，秘书应及时发放会议材料，以供在会议上学习、参考之用。本次会议材料较多，秘书可事先集中放在材料袋内，待与会者报到时领取;
3. 会场服务
会场服务包括引导与会人员入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要等等。
会场服务还包括接听会场外打来的电话，接待来访的客人，尽可能排除会场因素对会议的干扰。特别是本次会议，多数与会者为老年人，必须时刻关注老年人的身体状况。
4. 会场临时调度
当会场发生意外情况或意外事故时，秘书应及时建议会议主持人修改会议程序或暂时中止会议，必要时协助主持人，组织与会人员撤离会场。
(二)
会议信息的收集与编发
秘书人员应该做好本次会议的记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档工作。
(三)
会议记录
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本次会议的记录以书面记录为主，摄影记录为辅。
完整的书面会议记录的内容应包括:会议名称;会议记录人的姓名、盖章;日期、时间(开始时间、结束时间);会议地点;议题;主持人;出席者名单;会议的经过情形及结论;相关的资料;下次会议预定日期。重要会议记录需主持人签名。
会议记录要求:
(1) 准确写明会议名称(要写全称)，开会时间、地点、会
议性质
(2) 详细记录下主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、
迟到或早退人数及其姓名、职位，记录者的姓名
(3) 忠实记录会议上的发言和动态，记录可分为摘要式和全
文俩种
(4) 记录会议的结果，如:会议的决定、决议或表决等情况。
(四) 信息沟通:做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作:
1) 秘书人员要多听、多记、多想、多跑，才能比较全面地 (
收集信息
(2) 要深入实际，掌握第一手资料
(3) 要注意信息的加工提炼，使成果让上司、与会者、新闻
媒体都能方便利用
(4) 要注重时效，反映敏捷，重视反馈信息的收集。
(五) 做好会议的保卫工作:
做好会议的保卫工作，确保与会重要人员人身安全、会议重要文件、会议的各种设备用品与与会者私人贵重物品的安全。
三 会后工作
(一) 会场清理
会场的临时布置(如会标、彩旗、盆景等)应撤除，一应用具、用品要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样，会场地面、门窗应清扫、擦洗干净。尤其是会议所要参考、学习的文件应收齐、归档，废弃的文书应回收，用碎纸机销毁，不留纸屑，这也防止泄密。
(二) 人员离会
会后的送行与会前的迎接应同样的热情、周到。
(三) 会议决算
开会应计算成本，应做预算。会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支，因此决算应与预算大体相当。总之，应注意节约，切不可大手大脚、铺张浪费。
(四) 会议报道
做好会议报道工作，起到良好的宣传作用。本次会议应在学院网以及本院院报《大学生活报》报道。
浙公网安备 33021202002483