电子文档管理办法
工程部电子文档管理办法
一、总则
1.1 为了加强对公司电子
档案
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的管理,确保技术档案的齐全、完整和准确,发挥电子档案在科研、生产、基建中的作用,促进生产力发展和科技进步,根据《技术档案工作条例》制定本
制度
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。
1.2 电子档案指在本单位的生产技术、基本建设活动中形成的归档保存的各种图纸、图
表
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、文字材料、计算材料等电子文件材料。
1.3 电子档案工作是技术管理、科研管理的重要组成部分,各监理部必须将技术文件材料的形成,积累整理,归档纳入各监理部责任范围,工作程序和有关人员的岗位
责任制
驾驶员岗位责任制工程部岗位责任制ok学校安全工作责任制出纳员岗位责任制学校岗位目标责任制
,并进行严格考核。
1.4 各监理部形成的技术文件材料,必须按一个技术项目进行电子文档配套,加以系统管理,组成卷案,填写保管期限,注明密级经技术负责人审查后,集中统一管理,任何人不得据为已有。
1.5 电子档案应分数编号和必要的加工整理,排列整齐。
1.6 已归档电子档案的修改、补充应先请求领导,履行审批手续。
1.7建立电子档案的收进,移出总登记薄和分数登记薄,并作及时登记;每年年末要对电子档案的数量、利用情况进行统计。
二、管理职责
2.1 项目总监理工程师是工程项目资料档案管理的负责人,对资料管理地的符合性、严肃性、完整性负责,应定期检查档案资料的管理情况;审核及定期检查电子文档的同步性;及时负责监督整理电子文档，并监督资料员在每个月的25日之前刻成光盘或者直接传输，提交总监理工程师备档。
2.2 各专业监理工程师是本专业工程资料的把关人,应对所属专业的人员提供的归档资料的符合性、完整性、及时性负直接责任;应经常督促所属人员及时移交、归还相关档案资料,负责设计资料、厂家资料的催收催交和参与移交的签证;
2.3 资料员是电子档案资料管理的直接负责人, 应严格按照档案管理地的有关规定、规范、标准,认真管理好工程的全部档案资料,防止纸质资料的霉变、损坏、缺件,并做好记录,建立台帐;及时整理电子文档，并在每个月的25日之前刻录光盘在总监理工程师处备档或另存于移动硬盘上。
2.4工程完工后，项目监理部一个月之内完成电子档案的归档工作，电子档案文件由总监理工程师负责制，由总监理工程师负责向建设单位及公司移交。
三、资料借阅管理制度
6.1 本室档案、资料主要供本公司有关人员使用;
6.2 查阅档案、资料须先填写《档案借阅及其利用效果登记薄》未履行登记手续者,资料室拒绝提供档案资料;
6.3 重要及机密以上档案,一般不借出资料室,因特殊情况需要借出时,必须经资料主管领导批准,并办理借阅手续方可借阅;档案和资料的借出时间均不得超过半个月,确因工作需要而不能按时归还的,必须办理续借手续;
6.4 查阅时,要爱护档案、资料,严禁在文件上、材料上划线、打勾、做记号、折角,更不允许涂改、撕页、复制和转借,如确需要复制者,必须经有关领导批准;
6.5 外单位人员来本室查阅资料,必须持有单位介绍信和身份证 (注明查阅监
理单位 竣工档案归档组卷明细表
环宇监理线路工程 监理单位 竣工档案归档组卷明细表
2. 220KV电压等级的工程按照此表酌减部分或不减;
3(110kV电压等级及以下的工程在220kV电压等级的基础上再酌减或不减。
五、责任与处罚
1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资500元以上2000元以下，造成严重后果的予以开除:
(一)电子文档未按工程进度同步，尚未造成严重后果或经济损失的;
(二)电子文档每月未按时进行备档的;
(三)电子文档归档不符合工程监理档案归档
要求
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的。
2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
(一)电子文档缺损或者丢失的，造成严重后果或重大经济损失的;
(二)电子文档为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司电子文档的;
(三)利用职权强制他人违反电子文档管理规定的。
浙公网安备 33021202002483