城建档案管理信息系统分析与设计

城建档案管理信息系统分析与 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 重 庆 工 学 院 学 报 第 15 卷 第 5 期年 10 月2001 Vol . 15 No . 5 Journal of Chongqing Institute of Technology Oct . 2001 () 文章编号 :1671 —0924 200105 —0014 —05 Ξ 城建档案管理信息系统分析与设计 张小川 ,陈庄 ,黄志真 ( ) 重庆工学院 CIMS 研究所 ,重庆 400050 摘要 : 以重庆市城建档案馆为对象 ,分析了城建档案的管理现状 、业务 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 及其存在问题 ,并由此 () 设计了城建档案管理信息系统 UCA - MIS。 关 键 词 : 城建档案 ;管理信息系统 ;分析 ;设计 中图分类号 : TP311. 52 文献标识码 : A 建设档案 ;有地下管网档案 ; 有各种城市规划 、建设模型 、 0 引言雕塑 、展板等实物档案 。 但是 ,目前重庆市城建档案馆的档案管理均为手工操 城建档案是城市建设者在城市规划 、建设及其管理工作 ,其弊端主要有 : 作中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字 、图 ?“城建档案”在城市现代化建设中应有的作用得不 形 、图像 、音像等各种方式和载体的文件材料 ,它是城市建 到充分发挥 ; 设活动的真实记录 ,是国家宝贵的历史文化财富 。为了适 ?与重庆市的“直辖”形象不匹配 ;应现代化城市规划 、建设和管理的需要 ,全国各大城市及 ?管理人员的工作强度大 ,且易出错 ; 其相关区县均成立了相应的城建档案馆 ,城建档案馆的主 ?管理人员工作效率低 ; 要职能是 : ?管理过程中 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化程度不高 ; ?接收和保管本城市重要的需永久和长期保管的城 ?不能适应城市快速发展变化和信息社会的需要 。 建档案资料 ; 为了克服这些弊端 ,从而大幅度地提高重庆市城建档 ?对接收进馆的档案资料进行科学管理 ,积极开展利 案馆档案管理工作的自动化程度 ,降低工作人员的劳动强 用工作 ,为城市各项工作服务 ; 度 ,最大限度地防止各种档案丢失 、遗漏等现象 ,提高工作 ?根据城市规划 、建设 、管理和科研工作的需要 ,开展效率和服务质量 ,并为管理决策层提供更快捷 、更准确 、更 编研工作 ; ( )优良的服务 , 研制城建档案管理信息系统 UCA ———MIS ?对城市建设单位的城建档案工作进行指导 、检查 , 已是当务之急 。本文将主要介绍 UCA ———MIS 的分析和 并参加城市建设工程的竣工验收 ; ?根据城市建设工作的需要 ,做好有关资料的收集 、 设计思想 。 整理 、保管 、利用工作 ,使城建档案馆成为城建档案资料的 储存 、利用 、咨询 、交流 、服务中心 。 重庆市城建档案馆成立于 1981 年 , 它珍藏了重庆市 辖区内的城市勘测 、城市规划 、城市建设管理 、市政工程 、 1 UCA ———MIS 的系统分析公用设施 、交通运输工程 、工业民用建筑 、名胜 、古迹 、园林 绿化 、人防 、军事工程等大量城市建设档案近 6 万卷 。其 重庆市城建档案馆现在主要设有管理科 、办公室 、综中 ,有道光年间地方厅志 、民国时期的建设规划 、建国前的 () 合科 、业务指导科 见图 1。其中管理科主要负责城建档 重庆市地形图等珍贵历史档案 ;有建国以来的市重点工程 案的“收 、管 、用”;办公室负责日常事务 ; 综合科负责对区 县级档案馆人员 、建设单位人员的培训以及本档案馆和区 县级档案馆的达标 ;业务指导科负责建设单位档案材料的 Ξ 收稿日期 :2001 - 01 - 12 ()基金项目 :重庆市科技攻关项目99 - 5510 () ( ) 作者简介 :张小川1965 - ,男汉族,四川邻水人 ,硕士 ,讲师 ,主要从事数据库和实时控制软件研究. 的 、孤立的 ,造成实际操作中执行的标准不一致 ,最终难 保证档案信息的一致性 、准确性 ,还造成信息流向混乱 ?保存的档案管理信息多 、分析少 。由于大量的档 管理信息是手工收集的 ,因此收集的信息不少 ,可是没 人力和财力去分析这些信息 ,最后不能真正地充分利用 案信息 。 ?技术落后 ,档案利用效率低 ,档案检索手段还停 在手工阶段 。 ?同上 、下级单位之间 ,同重庆市信息港之间 ,没有 图 1 现行组织机构图立良好的 、顺畅的基于 IT 技术的联系渠道 。 ?城建档案馆内部的库存库位管理缺乏计划性 、科 性 ,造成库存存放位置分配的不合理和较频繁地调整库 1. 1 现行系统的业务流程及其存在的问题位置 ,增加了工作人员的劳动强度 , 增大了档案损坏 现行系统的业务流程图见图 2 ,它主要包括 3 种业务 : 失 、错位的可能性 。 城建档案接收 、城建档案管理 、城建档案利用 。限于篇幅 , ?城建档案馆内部的温 、湿度还在采用手工记录和 () 本文只详细给出“城建档案接收”业务流程图 见图 3。 动控制等落后的手段 。 1. 2 新系统分析 1. 2. 1 新系统的功能 基于上述分析 ,根据用户对未来计算机管理系统提 的要求和设想 ,以及管理业务的需要和客观条件的限 确定新系统应具备下述功能 : 现行系统的业务流程图 图 2 ?业务过程计算机管理 : 实现对城建档案的“收 、 用”信息管理 ; ( ?库房管理实现自动控制 : 用工业控制计算机 工 ) 机实现城建档案库房的温湿度自动控制 ; ?辅助决策 :能辅助管理人员进行科学决策 ,如 :不 类别城建档案库存空间的预留预测等 ; ?档案利用信息查询 :能够根据档案的某关键元素 现查询 ; ?安全管理 :能实现数据的备份与恢复功能 、用户 密码及操作权限管理功能 、操作日志管理功能等 。 1. 2. 2 新系统的信息模型 ( ) 新系统的信息模型图 E - R 图见图 4 。 档案接收库业务流程图 图 3 2 UCA ———MIS 的总体设计 根据我们对现行系统的业务流程分析 ,发现现行系统 ,按照软系统的总体设计是以上述系统分析为基础 主要存在如下问题 : 工程的基本原则 ,确定出系统的模块结构 。 ?重庆城建档案系统的信息标准化 、规范化 、代码化 2. 1 总体结构图 程度低 。 UCA ———MIS 的总体结构图如图 5 所示 ,它主要由 ?信息的及时性 、准确性差 。当前城建档案基础数据 案接收 、库存管理 、库房管理 、利用查询 、统计报 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 以及 的采集和处理全靠人工 ,效率低 、速度慢 、滞后严重 、反馈 统管理等 6 个模块组成 。 不及时 。在手工方式下 ,还经常出现信息传递重复交叉 , 2. 2 各模块的主要功能关系复杂 ,造成报表种类繁多 ,既不利于领导决策 ,也增加 2. 2. 1 档案接收 该模块 了工作人员劳动强度和管理成本 。 的主要功能有 : 16 重 庆 工 学 院 学 报 图 4 新系统的信息模型 档案入库存放库位 。 2. 2. 2 库房管理 该模块 的主要功能有 : ?实时采集库房温度 、湿度 : 通过传感器和工控机系 统 ,实时地对库房的温度 、湿度进行数据采集 ; ?自动控制库房温 、湿度 :按城建档案库房的温度 、湿 度控制标准 ,通过一定的控制策略 ,实时地对库房温湿度 ( ) 进行控制 ,从而使库房的温度 、湿度处于最优 或次优状 态 ; ?防盗 、防火自动报警 :通过自动防盗 、防火传感器和 工控机系统 ,实现库房的自动防盗 、防火 ; ?温度 、湿度实时曲线显示 :按照检测点 、库房和任何 5 UCA ———MIS 总体结构图图 时段 ,显示其温度和湿度曲线 ,为管理和决策提供直观形 象的图形数据 ; ?移交管理 :包括实现移交 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 流水编号 、移交内容概?温度 、湿度历史数据回放 :对过去的温度 、湿度数据 要 、移交单位和责任人 、接收单位和责任人 、移交地点 、移 提供历史数据回放功能 ,以达到对操作人员的岗后监督 、 交时间等管理功能 ; 事故判定和业务管理的需要 。 2. 2. 3 库存管理 该模块() () ?信息 或数据导入 :将甲方单位 建设单位录入的 的主要功能有 : 电子信息导入到 UCA - MIS 系统 ,以减少操作人员的工作 ( ?建立库位 :按照 5 层结构 即是楼层 + 房间 + 横坐 量 ;) ( 标 + 纵坐标 + 竖坐标进行库位的建立 , 并包含库位 最 ?信息录入 :对甲方档案的入库信息进行录入 、编辑 ; ) () 大容量 以档案存放的基本单位为计量单位和温湿度状 ?入库管理 :对导入或录入的档案信息 ,进行各数据 项的有效性检验 ,并分配唯一的档案号 ,能自动产生案卷 目录 、著录卡 、档案级和案卷级检索卡片 、自动或手动分配 () 入的标志等内容 ;大类 、属类 、小类等进行基本统计和“组合”统计 ,形成 ?库位的合并 、撤消 :对库位进行合并扩容 、移库撤消 种统计台帐 ; 等管理 ; ?档案利用统计 :统计档案的利用情况 ,实现按工 ?调整档案存储库位 :主要是对存储的档案进行移库 类别 、按单位 、按时段等统计 ; 以“移库或空库”管理 ; () ?馆藏分类统计 :按照类别 大类 、属类 、小类和利?档案更新管理 : 针对某档案号的档案发生的变更 、 率进行馆藏统计 ,并产生统计报表和图形 。修改 、补充等情况 ,进行相应的更新操作 ,包括案卷目录 、 2. 2. 6 系统管理 该模块著录卡 、档案级和案卷级检索卡片 、库位调整等信息的更 的主要功能有 : 新 ; ?用户权限信息 : 用户按照不同的权限类别进行 ?档案移交管理 :针对某档案号的档案需要移出本档 理 ; 案馆保存等情况 ,进行相应的档案移交与更新操作 ,包括 ?用户口令管理 :用户口令修改 、编辑等 ; 对案卷目录 、著录卡 、档案级和案卷级检索卡片 、库位调整 ?数据备份与恢复 : 对系统数据进行备份或恢复 等信息的更新 ; 理 ; ?档案销毁管理 :针对某一需要销毁的档案 ,进行包 ?人员基本信息 :包括本馆职员 、用户 、下属单位职 括案卷目录 、著录卡 、档案级和案卷级检索卡片 、库位调整 的人事基本信息 ; 等信息的更新 ;?工程项目基本信息 :包括工程批准文号 、工程编 ?库存状况 :建立一种基于库位的“抽屉式”的浏览查 工程名称 、建设单位 、设计单位 、施工单位 、监理单位 、开 询 ,其查询信息主要包括库位的最大存储容量 、已存储量 、 / 竣工日期 、工程责任人等信息 ; (存储的档案基本信息 如档案号 、起止案卷号 、档案工程名 ?档案分类基本信息 :按照国家档案局档案的分类 ) 称等; 准进行编码 ; ?档案接收量预测 :通过对过去各类档案接收量统计 ?组织部门编码信息 :按照组织部门的进行编码 ; 分析以及对重庆市的建设规划的研究判断 ,建立档案接收 预测模型 ,并以此为依据来为不同类别的城建档案预留出 其存放空间 ,从而满足所有类别的档案达到同时“倒柜”的 目标 。 ?区县地域编码信息 :按照区县地域的进行编码 。2. 2. 4 利用查询 该模块 的主要功能有 : 3 结束语?浏览查询 :建立一种基于工程号 、档案号 、案卷号的 三级“目录结构式”的浏览查询 , 能查询的信息主要包括 ———库存位置 、目录 、著录卡 、检索卡片 、工程信息等内容 ;重庆市已于 1998 年出台了《重庆信息港建设规划 ?档案检索 :根据工程名称 、建设单位 、设计单位 、施 要》,明确地提出了重庆信息港工程第一阶段的主要任 工单位 、监理单位 、档案号 、案卷号 、归档/ 入库日期 、工程 ———实施“21129”工程 ,即建设 2 类大网 、1 个公共信息 责任人 、档案移交人 、档案接收人等信息进行检索 ; 务平台 、12 个应用信息系统和 9 个信息资源库 。其中“?条件查询 :给出档案的一些条件进行“模糊”查询 ; 乡建设信息系统”是“21129”的工程中的 12 个应用信息?档案利用登记表 :实现档案利用表的相关信息的登 统之一“, 城市建设类信息资源”是“21129”工程中的 9 记工作 ; 信息资源库之一 。在重庆市 , 除了重庆市城建档案馆 ?档案利用分析 : 根据工程名称 、施工单位 、监理单 外 ,还有 43 个区县级城建档案馆 。应该说 ,这些城建档 位 、工程所在施工地域 、利用人信息等方面进行统计分析 , 并产生相应的报表和图形 ; 馆是蕴藏“城市建设类信息资源”最丰富的地方 ,也是“?档案破损统计分析 :针对破损档案进行如下信息的 乡建设信息系统”中的重要组成部分 。因此 ,深入系统统计 ———利用率 、接待人 、保管人 、最近温湿度监测点的温 () 对城建档案管理信息系统 UCA - MIS进行研究 , 不仅 度 、湿度变化情况等 ,以便今后在管理上有针对性 。 重庆信息港建设的基本要求 ,而且它对于重庆市有关部 2. 2. 5 统计报表 该模块领导对城市现代化建设项目进行更快 、更好 、更准确的 的主要功能有 : 策 ,对于提高重庆市城建档案馆管理工作的系统化 、科 ( 化和现代化水平 ,均具有重要意义 。 ?统计报表 : 按照一定的格式 , 实现按单位 建设单 参考文献 : 1 陈庄 ,张小川. 重庆市城建档案管理信息系统系统分析报 R . 重庆工学院 CIMS 研究所 ,2000 . 2 李芳芸 ,柴跃廷. CIMS 环境下 ———集成化管理信息系统的 18 重 庆 工 学 院 学 报 5 国家档案局. 中华人民共和国档案法. . 1987 .析、设计与实施M. 北京 :清华大学出版社 ,1997 . 国家档案局. 城市建设建设管理暂行规定. . 1987 . 3 6 柴跃廷 ,刘义. 应用软件系统开发M . 北京 : 清华大学出版 社 ,1999 . 4 薛华成. 管理信息系统M.北京 :清华大学出版社 ,1998 . Analysis and Design of Management Inf ormation System of Urban Construction Archives ZHAN G Xiao - chuan ,CHEN Zhuang , HUAN G Zi - zhen ( )CIMS Research Institute ,Chongqing Institute of Technology ,Chongqing 400050 ,China Abstract : Yaking the Urban Construction Chancery of Chongqing City as the subject , this paper analyses its status quo of management ,operation flow and existing problems , and thereafter , designs a Management Information System of Urban Con2 () struction Archive UCA - MIS. Key words : urban construction archive ;management information system ;analysis ; design ( ) 责任编辑熙彭 () 上接第 13 页 Analysis on Errors in Progra mming System and Its Debugging and Testing Methods TANG Da - tong ()University of Chicago , Chicago 60615 ,USA Abstract : Through typical examples , this paper analyses the error types in programming system and studies how to use de2 bugging and testing methods to improve the correctness rate of programs so as to demonstrate that it is not easy to analyze , program and debug a good programming system successfully. Key words : programming system ; error type ; debug ; test () 责任编辑 许洪斌