信息沟通管理程序

信息沟通管理程序 文件编号:QP-0553-03 程序文件 版 次:A/1 台智伟业电子有限公司 Document of Procedure 第 1 页 共 8 页 信息沟通管理程序 文件编号:QP-0553-03 文件版次: A/1 生效日期: 2011-08-01 文件受控印章: 文件分发部门: ?总经理 ?管理者代表 ?业务部 ?资材部 ?工程部 ?品质部 ?生产部 ?人事部 ?其他( ) 编制 审核 批准 文件编号:QP-0553-03 台智伟业电子有限公司 版 次:A/1 信息沟通管理程序 第 2 页 共 8 页 版次 修改原因/修改内容 生效日期 批准人 文件编号:QP-0553-03 台智伟业电子有限公司 版 次:A/1 信息沟通管理程序 第 3 页 共 8 页 1.0目的 建立和疏通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2.0范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3.0定义和术语 无 4.0 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 品质部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 业务部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5.0程序 工作流程:沟通内容(信息)之分类?信息的收集?信息重要度分级?信息沟通?沟通效 果评价?沟通改进?沟通内容(信息)的归档与保存 5.1 沟通内容(信息)之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产品质量有关的外部信息 A.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测机构反馈信息; B.产品 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 类信息; C.市场动态、行业动态(包括竞争对手)中与质量相关的信息; D.供应商的质量信息及投诉等; E.其它外部与产质量相关的各类信息。 5.1.1.2与企业管理相关的外部信息 A.政府部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等; B.市场、行业动态(包括竞争对手)中与企业相关的信息; C.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的反馈信息。 5.1.2内部信息 文件编号:QP-0553-03 台智伟业电子有限公司 版 次:A/1 信息沟通管理程序 第 4 页 共 8 页 A(体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等; B(员工对有关产品质量的建议和意见等; C(企业规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 的建立、推行、运作效果等相关情况; D(财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况; E(员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2信息的收集 信息(数据)每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各个运行程 序的规定收集和整理相关信息。 5.3信息重要度分级 根据信息的紧急及重要程度，分为三级: A.一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响客户满意度的数据; B.二级数据为不重要但紧急的数据; C.三级数据为日常信息，不需标识。 数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“?”说明。 5.4 信息沟通 5.4.1 沟通方式及追踪落实 5.4.1.1 会议 5.4.1.1.1 会议 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 A.例行性会议; B.临时性会议。 文件编号:QP-0553-03 台智伟业电子有限公司 版 次:A/1 信息沟通管理程序 第 5 页 共 8 页 表1:例行性会议的相关规定 会议名称 周期 会议目的 时间 主持人 会议主席 参加人员 经营计划执行部门经理级经营会议 季 不定期 总经理 总经理 分析及调整 及以上成员 管理评审 质量管理体系 会议 按计划 运行情况及改按计划 管理者代表 总经理 各部门主管 进需求 布置有关事项 安排追踪已布每月最后 月例会 月 总经理 总经理 各部门主管 置工作及事项一个周末 协调 生产及相关事车间、有关主生产总结会 周 周六 厂长 总经理 项总结 管 质量问题分析、品质主管及 重大质量 质量分析会 解决措施探讨不定期 厂长 总经理 相关主管 问题 落实 新产品开发按项目进新产品开发相项目组成员 不定期 项目组长 总经理 会议 度 关事宜安排 和列席人员 每日早上各班组全体 各班组内部工 早会 天 上班前部门主管、组长 部门主管、组长 员工 作安排 10分钟 了解员工心态根据实际情 总经理或管理部 员工座谈会 季 及管理、技术现 不定期 人事总监 况分批确定 部长 状 文件编号:QP-0553-03 台智伟业电子有限公司 版 次:A/1 信息沟通管理程序 第 6 页 共 8 页 5.4.1.1.3 临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之前提议，经总理或相关部门 主管同意后召开。 5.4.1.2 会议管理 A.例行性会议如有变更，原则上须提前一个工作日通知，如无变更则不另行通知; B.临时性会议原则上至少提前1小时通知参加人员; C.会议参加者须准时出席必要时填写〈会议签到表〉，因故无法到会者，事先须向主持 人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须 向主持人报备，取得谅解及同意; D.会议应事先明确与会人员应依据本质工作做好各种准备(包括资料、数据); E.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议; F.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。 5.4.1.3 会议纪律 A.参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项; B.在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行; C.会议主持人应根据讨论议题，适时地控制会议时间; D.会议中途需离席时，需向主持人说明; E.在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。 5.4.1.4会议决议追踪落实 A.会议结束后，有会议主持人根据会议沟通内容的重要成素决定是否签发〈会议 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 〉， 并分发相关部门或人员; B.签发〈会议记录〉的，由会议主持人指定专人对〈会议记录〉相关内容的落实情况 进行追踪，并向会议主持人汇报追踪结果。 文件编号:QP-0553-03 台智伟业电子有限公司 信息沟通管理程序 版 次:A/1 第 7 页 共 8 页 5.4.2 计划、报表、报告和通告沟通 计划、报表、报告和通告 频次 责任部门 呈报、主题 抄送(报) 月度工作计划 月 厂长、总经理 各部门相 关人员 月度工作计划报告 月 厂长、总经理 日生产报表 日 拉长 厂长、主管 生产部 生产报表 月生产报表 月 生产文员 总经理、财务部 厂长、生产部 外购外协品 月 检验员 品质部主管 资材部、生产部 日 检验员 品质部主管 生产部 自制在制品 月 品质部主管 有关各部门 质量报表 交付后产品 出现时 业务?质量 总经理 有关各部门 内审后 管理者代表 总经理 质量体系运行情况 管理评审前 管理者代表 总经理 成品损失报表 月度 生产部 财务部或有关部门 各部门 产品开发报表 开发结束 项目组长 厂长 总经理 工艺检查结果 每日 PE 厂长 生产主管 生产工艺报告 月度 厂长 总经理 生产部、品质部 人事管理情况报告 月度 人事部 人事总监 后勤管理情况报告 现场5S检查结果 月度 管理部部长 生产部/仓库/办公室 厂长及相关负责人 设备运行维护报表 月度 生产部 工程主管 动力消耗报表 月度 财务部 材料报表 生产、资材、财务 半成品报表 每日 生产、财务 仓库报表 仓管员 成品报表 生产、业务、财务 成品月报 月度 财务 奖罚通告 奖罚对象 根据相关规定 必要时 人事部 事物通告 相关部门 5.4.3 其它沟通形式 沟通方式 适用时机 《内部联络单》 反映和解决工厂内部事务方面适用 《信息反馈单》 反映和解决滞留问题宜用 总经理信箱 员工需要越级反映情况和提供信息意见的时候 公告 需要经信息告诉大部分人的时候 电话 时间紧迫或内容不重要 个别健谈 各级主管自定 为了解更多信息和实际情况，以及体现诚意时用，对内部员工、外部的供应走访 商、客户、合作者均适用 调查表 对员工和客户满意度的调查 文件编号:QP-0553-03 台智伟业电子有限公司 版 次:A/1 信息沟通管理程序 第 8 页 共 8 页 5.4 沟通效果评价和沟通改进，见《持续改进管理程序》。 5.5 沟通内容(信息)的归档与保存。 5.5.1 各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按《文件 与资料控制程序》执行，属于记录类的按《质量记录控制程序》执行。 6.0支持性文件 6.1 《纠正和预防措施管理程序》 6.2 《持续改进管理程序》 6.3 《文件与资料控制程序》 6.4 《客户满意度测量程序》 6.5 《质量记录控制程序》 7.0记录 7.1〈会议签到表〉 7.2〈会议记录〉 7.3〈内部联络单〉 台智伟业电子有限公司 会议签到表 类别 时间 会议组织 会议主持 应到人数 实到人数 缺席人数 其他到会人员签名 序号 部门 职务 姓名 序号 部门 职务 姓名 FM-GD-001-A/1 台智伟业电子有限公司 会议记录表 会议主题: 会议名称: 会议时间: 会议地点: 主持人: 记录人: 参加人员 应到人数: 实到人数: 会 议 纪 要 总结: 备注: FM-GD-001-A/2 台智伟业电子有限公司 信息反馈单 信息来源 信息报告人 信息种类 接收信息 转发日期 主送部门 信息内容 记录人: 日期: 责任部门对策 及处理意见 部门签字: 日期: 信息传递要求 部门签字: 日期: 信息处理结果 部门签字: 日期: FM-GD-001-A/3