企业文件管理制度(文件的编号)

企业文件 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 (文件的编号) XXXX食品有限公司 企业文件管理制度 文件编号 QW-ZJ-01 版次 A/0 生效日期 2012-06-01 第 1 页 共 5 页 编制: 批准: 1 目的 对食品安全管理体系文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废等进行控制， 确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料。 2 范围 适用于本公司食品安全管理体系有关文件(包括外来文件和技术资料)的控制。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布食品安全管理体系手册、程序文件。 3.2 食品安全质量小组组长负责审核食品安全管理体系手册、程序文件。 3.3食品安全质量小组组长负责公司食品安全管理体系文件的控制。 3.4质检部负责体系文件的分发和管理。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 按文件和资料来源划分 4.1.1.1 内部形成文件 a) 食品安全管理体系文件和资料(包括食品安全管理体系手册、程序文件、 作业指导书、记录等); b) 技术文件和资料(包括工艺文件、各类 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 等); c)各部门内部管理文件。 4.1.1.2 外来文件 a) 国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策等文件; 行业可直接引用或执行的 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 、规则、技术标准等; b) c) 顾客提供的资料、来函及传真件、电话记录等。 4.1.2 按文件载体分类 a) 纸张性文件; b) 非纸张性文件。 4.1.3 文件层次划分 4.1.3.1 第一层次文件——食品安全手册，包括食品安全方针和目标。 4.1.3.2 第二层次文件——程序文件、HACCP 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 书、操作性前提计划等。 4.1.3.3 第三层次文件——作业文件(作业指导书):指导特定食品安全活动的作 XXXX食品有限公司 企业文件管理制度 文件编号 QW-ZJ-01 版次 A/0 生效日期 2012-06-01 第 2 页 共 5 页 编制: 批准: 业指导书:包括检验规程、检验标准、工艺操作规范、设备操作规程、相 关规章制度等。 4.1.3.4 第四层次文件——食品安全/质量管理记录。 4.2 文件标识 食品安全质量管理体系手册、程序、作业文件及其它管理文件用编号、版次、修订号及“受控”和“非受控”印章等进行标识，其中版本用“A、B、C”表示，修订状态用“0、1、2、3”表示;文件经过10次以上更改，或文件作大规模更改时，应考虑进行文件换版。作废文件以“文件作废”印章标识。 4.3 文件编号 XX为公司代号，QM代表食品安全质量手册，QP代表程序文件(HACCP代表危 害分析及关键控制点计划书)，OPRP—代表操作性前提 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，SSOP代表标准卫 生操作程序， QW代表作业文件，QR代表记录。 4.3.1 管理体系手册: XX/QM 手册英文简称 公司简称 4.3.2 程序文件(包括HACCP计划书): XX /QP(HACCP)-口口 程序文件顺序号 程序英文简称(HACCP计划书) 公司简称 4.3.3 作业文件(包括管理制度、操作规程等): 4.3.3.1各部门作业文件 QW-口口-口口 作业文件顺序号 部门拼音代号(如SC-代表生产部) 作业文件英文简称 4.3.4 记录的编号，相关管理按《记录控制程序》。 XXXX食品有限公司 企业文件管理制度 文件编号 QW-ZJ-01 版次 A/0 生效日期 2012-06-01 第 3 页 共 5 页 编制: 批准: 当记录的编号方式发生改变时，新增或修改的记录按现行文件规定的方法进行 编号，未发生更改且有大量印刷的记录可以继续延用、待用完后按现行编号更 新。 QR-口口-口口 表单顺序号 部门拼音代号(如SC-代表生产部) 记录英文简称 4.3.5 食品安全/质量管理体系文件由质检部统一编号。 4.3.6 技术文件、资料的编号按第三层文件执行。 4.3.7 外来文件沿用各自原来的编号。 4.4 文件的编制 管理体系手册:由食品安全质量小组组织编写，必要时可邀请外部专家参加。 4.4.1 4.4.2 HACCP计划书、前提方案、程序文件:由食品安全质量小组组织编写，必要时可邀请外部专家参加。 4.4.3 指导特定质量活动的作业指导文件:由使用部门组织编写。 4.4.4 记录表格(样张):由相应文件使用人员所属部门经理制订。 4.5 文件的审核批准 4.5.1 管理体系手册:食品安全质量小组组长审核，总经理批准。 4.5.2 HACCP计划书、程序文件、操作性前提方案:食品安全质量小组组长审核，总经理批准。 4.5.3 指导特定质量活动的作业指导文件:使用部门经理审核，食品安全质量小组组长批准。 4.5.4 记录表格:各部门报质检部备案、编制“记录表格清单”，并规定记录的保存期限。 4.5.5 外来体系文件的控制:包括国家标准、行业标准、质检部负责收集并建立HACCP 计划的依据文件和资料;使用国家的法律法规、行业规范、科技信息，由质 检部负责收集，经理负责评估和批准。 4.6 文件的格式:食品安全体系文件的格式一般分为:目的、范围、职责、控制要 求、相关文件、质量记录等部分。也可以根据实际情况删减或增补。其他行政 文件和资料的格式可以参考上述规定。 4.7 文件的配置和发放 XXXX食品有限公司 企业文件管理制度 文件编号 QW-ZJ-01 版次 A/0 生效日期 2012-06-01 第 4 页 共 5 页 编制: 批准: 4.7.1 文件配置:文件编制部门根据文件的性质和适用范围，确定文件的发放场所， 由质检部负责收发，并填写“文件收发记录”。 4.7.2 公司内发放的体系文件均应加盖“受控”标识。 4.8 文件更改和换版 4.8.1 文件需要更改时,应由文件更改提出部门填写“文件更改建议单”，送各审核 权限人员批准。 4.8.2 各审核权限人员接到“文件更改建议单”后，根据文件的性质，及时组织相 关人员对该建议进行讨论，并审核、由各权限人批准。与产品的安全性、合 法性、质量和体系相关的重要文件进行修改时，必须记录修改的原因和情况。 4.8.3 文件更改后，文件管理员根据原文件发放记录，及时更改收回或所有受控文 件。更改采用划改或换页方式进行，对于划改的需要在更改处加盖“受控” 印章标识。文件采用换页更改时，应对该页文件的版次状态进行变更，同时 确定新文件的实施日期。 4.8.4质检部应及时收回作废文件，各部门若需保留作废文件，则必须加盖“文件作 废”印章。 4.8.5 文件换版:文件换版后，质检部收回原作废文件，并按4.7款的规定重新配 置和发放新版文件。 4.9 文件的使用和管理 4.9.1 发放给各部门的文件，由各部门负责保管。文件持有者应爱护文件，保持文 件清晰，不允许在文件上乱写、乱画。 4.9.2 文件持有者离开本公司时，必须到质检部办理文件归还或转交手续。 4.9.3 质检部应保存本公司建立的所有食品安全体系文件母本，并建立“体系文件 清单”。对备案的记录表格(样张)建立“记录表格清单”。对外来体系文 件，建立“外来文件清单”。 4.10 文件评审 4.10.1食品安全管理体系文件(包括管理体系手册、HACCP计划书、指导特定质量 活动的作业指导文件、外来体系文件、记录表格)的评审:一般每年管理评 审时由食品安全质量小组成员进行一次全面评审，评审文件是否持续适用。 4.10.2 评审结果:文件评审需要对文件进行更改的，通知各编制部门实施更改;需 要进行文件换版的，按照4.2款的规定由相关人员进行文件的换版编写。 4.11 作废文件的管理:质检部应及时收回所有作废文件，若需保留的作废文件，则 必须加盖“文件作废”印章，由质检部撤回并同一隔离存放。需销毁的作废 XXXX食品有限公司 企业文件管理制度 文件编号 QW-ZJ-01 版次 A/0 生效日期 2012-06-01 第 5 页 共 5 页 编制: 批准: 文件及时作销毁处理，填写“文件和记录处理单”。 5. 相关文件 5.1 《记录控制程序》 5.2 《外来文件清单》 6、记录 6.1文件分发清单 6.2文件归档编目清单 6.3文件分发、回收记录 6.4文件更改通知单 6.5 外来文件清单