浅谈会计档案管理

浅谈会计档案管理 【摘 要】 本文分析了会计档案的收集、整理、销毁、调阅与利用中存在的问题～就如何使会计档案管理实现 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 化、规范化、科学化提出几点建议:1、提高档案意识～加强规范管理,2、落实责任～明确分工,3、与国际接轨～实现现代化管理,4、引进人才～加强培训,5、即使实现了财务档案管理的信息化～在归档中也需要实行所谓的“双套制”～即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。 一、论题的理论与实践意义 1.理论意义 会计档案管理体制与模式是会计档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形成～是会计档案管理的样式～会计档案管理体制与模式是随时代发展而不断优化的。将先进的管理思想～管理手段不断吸收～用来改善会计档案管理环境～提高档案管理效率是时代的要求。会计档案管理的环境是不断变化的～随着我国社会的转型和电子技术不断发展～对会计档案管理体制与模式的研究～可以给会计档案管理实际工作提供科学的理论指导。会计档案管理体制与模式的研究有利于形成先进的会计档案管理体系～能将先进理论同工作实践结合起来～为会计档案管理效率的提高奠定理论基础。会计档案管理体制与模式的研究也是会计档案管理实践不断适应社会需要的表现。优化的会计档案管理体制也可以让档案更好的走向社会～使全社会档案信息意识不断提高优化的会计档案管理的研究成果有利于不同科学的结合～既有利于档案学的发展～也符合当代科学的发展趋势。 2.实践意义 会计档案管理模式的观察与研究有利于全面认识与了解会计档案管理的内容。新时期会计档案管理体制、模式的构建、程序～有重要的实践意义。特别是对变化中的会计档案管理研究有助于了解新变化对会计档案管理的冲级～了解这些新变化冲击下的会计档案管理体制与模式所发生的改变将更有助于提高会计档案管理的效率。会计档案管理体制与模式的观察与研究也对企业管理效益的全面提高起了促进作用。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于建立一套新的会计档案管理体系～在新的会计档案管理体系中～各个要素可以相互弥补不足～发挥更大的作用与功效～这 1 将有助于促进会计档案管理自身的不断发展和提高～也有助于发现在管理模式变化、指导理论变化与数字化、网络化冲击下的会计档案管理变化和采取相应行之有效的管理方法。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于会计档案管理部门了解会计档案管理概况、发现本会计档案管理中存在的问题～寻找解决的途径～促进企业管理的全面提高。其次～会计档案管理的不断优化是实现企业信息一体化的奠基石～是实现企业知识管理的基础。只有优化了的会计档案管理才能将企业管理带上一个新的台阶。会计档案管理、企业信息化、企业管理的全面优化这三个部分是紧密相关的。 二、目前研究评述 1.国外对会计档案管理体制、模式的研究现状新石器会计档案管理体制模式的建构 会计档案管理作为档案事业的一个分支～从起源上来说～首先是在世界工业发达国家和地区开展起来的。世纪初瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存会计档案。世纪中叶以后～大部分的其他欧洲国家～以及加拿大、澳大利亚也纷纷开展了这项工作。世纪年代以来～世界各国会计档案管理得到了很大发展。但由于私有制决定了国外的大部分会计档案属于属于私有财产～企业有权自行处理自己的档案～国家没有制定同意的会计档案管理体系、管理要求和标准。国外的会计档案管理自主性强～随意性大～个体特色突出～没有统一的管理体系和标准～企业一般根据实际需要自行设立档案部门～配备管理人员～制定企业文件的归档范围、文件分类表及保管期限表等。所以国外会计/档案管理体制与模式也呈现出多样化特点。 2.国内对会计档案管理体制、模式的研究现状 我国会计档案工作作为国家档案事业的一个组成部分～在国家档案局的领导下～自上而下的组建了规模庞大的会计档案室管网。长期以来～各企业采用了基本相同的方式开展档案工作。档案管理整体水平甚至高于其他国家～但这种带有前苏联痕迹的会计档案管理体制产生发展于 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 经济时代～与市场经济条件下的企业并不相适应。我国现行会计档案管理体制、模式是在所有制形式单一即国家所有制形式的环境下～从国有工业会计档案管理模式演化来的。“集中统一～分级管理～条块结合～企业自主”是我国档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 的概括。 我国的会计档案管理的具体模式进行策划的管理体制以及对会计档案管理模式的规定。这对于我国会计档案工作的建立、发展功不可没～这一阶段档案界主要是学习、模仿的阶段～对这一问题的研究主要还是学习和 2 总结。随着经济体制和企业改个的深入及企业所处环境的诸多变化如信息技术的广泛应用～信息资源管理和知识管理观念的影响、加入世界贸易组织等这种旧有的管理体制开始发生细微变化。大多数学者主张档案行政管理部门应该赋予企业自助舍利的权利～避免那种不顾新时期会计档案管理体制、模式的建构企业行业特点、企业自身情况而实行的“一刀切”式管理模式。 随着我国政治、经济体制改革的深化～非公有制经济异军突起～非公经济会计档案管理模式也呈现出多样性。但其管理模式主要还是有: 1、会计档案集中统一管理。指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。但在具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约。其优点是便于维护档案的完整与安全～有利于形成统一的档案信息利用中心。 2、档案分级管理。指在企业内对档案实行分级管理。该管理模式的优点是管理灵活、职责明确、利用方便。 3、档案分散管理。指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。该管理模式的有点是分工明确不足之处是对会计档案管理缺乏整体规划～对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉。 4、会计档案信息集成化管理、一体化管理和知识管理。这些都是随着科技的发展～特别是电子计算机技术的发展和应用而产生的新观点。 5、会计档案委托代管～这指企业委托专业档案管理机构～代管其档案。但企业并不放弃其档案的所有权。 三、会计档案的内涵 会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计帐簿和会计报表～以及其他会计资料等专业资料。它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息～为单位制定规划、计划～调查取证以及进行决策提供一局和咨询材料。它是记录和反应各单位经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据～是国家档案的重要组成部分～在社会经济活动中具有重要的作用。 四、会计档案管理存在的问题 会计档案是历史的真凭实证～它在社会经济活动中的作用～决定了加强会计档案管理的必要性。但事实上～由于各单位会计档案管理意识还比较薄弱。会计档案作为新兴档案学科还缺乏深入研究～在日常会计工作中～很多单位重核算、轻管理～会计档案管理工作混乱～存在着一定的问题: 3 1.收集资料方面 由于对会计档案概念的不明确～一些财务人员没有将会计部门形成的全部文件归入会计档案～只是将会计凭证、账簿、报表核算类资料进行整理归档～而将法规、制度类文件～如上级财政部门的来文、本单位会计制度、会计工作计划、会计 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 ,预测、决策类文件～如财务分析报告、市场预测、会计决策 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 等等～放在其他部门～造成会计资料收集不全。有些会计档案是属于不耐久的复写纸、传真纸或圆珠笔的字迹材料。这些材料在高温高湿度条件下自己很快氧化而看不清楚～失去保存的意义。 2.整理、销毁方面 《会计法》明确规定:“会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料应当按照国家有关规定建立档案～妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法～由国务院财政部门会同有关部门规定。”但一些单位的财务人员在月末、年度终了没有按规定将已形成的会计档案及时整理立卷～装订成册～随随便便放在箱内～造成资料遗失等问题。有的虽然进行了整理立卷～但是案卷质量不符合规范。会计档案保管到达一定年限之后。经过鉴定、审查～报经批准～可以销毁。但是～很多单位那些已失去保存价值的会计档案任然长年累月占据着库房和设备。究其原因～是一些人怕麻烦、怕负责人～担心会计档案销毁之后～今后一旦有什么经济问题～无凭无据～到时说不清楚。这不仅增加了国家的经济负担～也影响了会计档案信息资源的开发利用。 3.移交、存放方面 《会计档案管理办法》第6条规定:“各单位每年形成的会计档案～应当有会计机构按照归档要求～负责整理立卷～装订成册～编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后～可暂由会计机构保管一年～期满后～应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管。”但在实际工作中～财务部门与档案部门配合得并不协调。财务部门担心移交后利用不便～不愿移交,而档案部门以不懂会计业务为由～不愿接收。由此造成会计档案长期在财务部门～没有被广泛利用。由于财务部门缺乏一定的档案知识～对于会计档案的存放不够重视～例如。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点～甚至与其他杂物一起堆放,有的档案室没有严格控制温度、湿度～认真做好“七防”～严重影响了会计档案的寿命。 4.人员素质方面 目前～大多数单位的财务人员虽然熟悉财务处理～但是缺乏会计档案管理知识。甚至有些领导还不认可财务档案管理的重要性～不重视财务档 4 案管理的培训。在实际操作中～每个财务人员都按自己的一套方法去管理～造成一个单位的会计档案管理工作因财务人员变动而变化～没有一套固定而完整的管理制度～从而影响了整个单位的管理。 5.电子财务档案 垫子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等嗲你介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案～垫子财务档案有许多特点:电子财务档案易于修正、拷贝和重置～便于纠错、携带和传递。但也有不足的一面。如～具有系统依赖性～即需要一定的软硬件环境支持～只能在特定的条件下才能打开～不具备传统档案的直接可视性～还具有易遭损毁、难查痕迹的特点～此项档案的管理还不规范。 五、对会计档案管理的几点建议 社会经济越来越发展～对会计工作的要求也越来越高。先带经济活动中～很多时候因为会计档案管理工作做的不到位～早晨领导决策失误～影响到整个单位的运作～给集体造成不可估量的损失～所以会计档案管理工作作为会计工作的基础～为适应经济管理需要～必须不断改进管理方法～建立新的管理体系～提供高治疗的会计信息。因此～就如何是会计档案管理实现制度化、规范化、科学化～有以下几点建议: 1、提高档案意识～加强规范管理 时间证明～要管理好会计档案～首先～要改变传统管理年～对会计档案有一个正确的认识,其次～要加强对会计档案工作的宣传～提高各级领导和相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计档案管理办法》的要求～制定会计档案管理标准～对会计档案进行规范管理～定期检查～为单位领导的决策提供真是、可靠的依据。充分发挥会计档案在经济建设中的作用。 2、落实责任～明确分工 确定专人负责财务档案的管理。制定严格的审核、壮丁、借阅制度。因为会计档案管理工作政策性和业务性都比较强～所以单靠一个管理员的历练是不行的。财务处各单位都应按标准要求制作凭单、报表及财务资料等。还要充分发挥各部门的积极性～建立良好的服务网络～按照分工合作、密切配合的原则～落实责任～相互协调～保证会计档案管理工作的顺利进行。 3、与国际接轨～实现现代化管理 现在大多数单位已实现了会计电算化～但由于对会计档案管理工作不够重视～目前基本上处于手工检索阶段。所以～档案部门和财务部门应该共同合作～与国外先进的会计档案管理模式接轨～开发研制会计档案计算 5 机管理。只有会计档案实行计算机管理～才能真正发挥会计档案的作用～加快了查阅资料的速度～提高了档案管理水平。 4、引进人才～加强培训 会计工作的迅猛发展～要求财务人员不仅要具有财务知识～也要懂得档案方面的业务～所以会计档案管理人员必须接受再教育～进一步提高会计档案业务水平～增强整理立卷实际操作技能～成为新一代的复合型人才～当好领导的参谋～把以前的盲目利用变为科学利用。 5、即使实现了财务档案管理的信息化～在归档中国也需要实行所谓的“双套制”～即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档 电子财务档案的存贮形式多样～既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中～也可以打印输出到纸质材料中,电子财务档案便于计算、分析～快捷获得所需结果。结果电子财务档案上网～通过计算机操作和网络交流～不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要～打到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的墓地～节约了办公成本～避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的折损～还有利于专业管理～便于档案资源的统一整合～极大地提高了工作效率和工作质量 六、总结 通过以上论述我们可以看出会计档案管理体制、模式的良好变革已经呈现在我们面前。会计档案管理体制、模式是一个动态的事物～需要我们不断结合具体实际和先进念去充实它～只有这样才能不断推进会计档案管理体制、模式研究不断深入。 参考文献: 、刘国能～《中国档案事业体系》～北京中国档案出版社～2002年8月 1 2、马素萍～《会计档案工作管理体制研究》～北京档案～2002年5月 3、宗培玲～《现代会计档案工作运行机制的建立》～北京档案～2005年9月 4、胡吕平、乔欢～《信息服务与用户》～武汉大学出版社～2001年6月 5、冯慧玲、张辑哲～《档案学概论》～北京中国人民大学出版社～2011年6月 6、《关于非国有会计档案管理原则与体制的思考》～北京档案～2004年5月 7、陶亚坤～《关于民营会计档案管理体制创新的思考》～辽宁兰台世界～2006年4月 8、周三多、陈传明～《管理学--原理与方法》～上海复旦大学出版社～2003年11月 9、窦晓光～《努力建设具有中国特色的档案管理体制--转型期的档案管理体制改个研究之二》～档案学通讯～2006年1月 6