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会展活动商务邀请函的写作
会展活动商务邀请函的写作商务邀请函的基本内容包括:会
展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的;主办机构和
组织机构;会展活动的内容和形式、特点等;主要参加或参与对象;
会展活动的相关收费标准;联络方式以及其他需要说明的事项。
会展活动商务邀请函结构与写法
? 封面 通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主;而特殊的商务邀请函。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。
? 标题 由会展活动名称和“邀请函或”组成。
会展活动名称可以分为三个部分:基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如:第十届中国家电产品博览会邀请函、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函。
? 称呼 邀请函的发送对象有三类情况:
发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称，以示礼貌和尊重。
邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。
网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
? 正文 正文应逐项载明具体内容。
第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的;
第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍，包括的主办者、协办者、承办者等;
第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。
第四部分是会展活动的具体内容介绍。
主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容;第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式，包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。
? 回执 回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容
格式
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统一的会展组织者进行制定。包括了:参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。
? 落款 会展活动邀请函的落款，通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办，则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函的真实性与合法性。同时注明邀请函的制作发布时间。
? 附件 附件是会展商务邀请函的附属资料，与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、
制度
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、报展注意事项、人员信息
表
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、服务内容等相关文件。附件是商务邀请函不可分隔的一部分。
重要提示:会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有很大差别，通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如:布展规定、进场规定、商务租赁申请等;通常在大型展会活动邀请函中，均包括在内。而会议活动，则通常在收到回执后，在发去相关的入场须知等信息。不同的会展项目需根据实际情况进行合理处理。切不可照本宣科。
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