物业管理档案的建立及分类

物业管理档案的建立及分类物业管理档案的建立及分类 1(在建立完善档案资料过程中～为使其更加科学、严谨、有效～已成功导 OHSAS18000入ISO9000质量管理体系～结合物业的具体情况～导入ISO14000、管理体系～根据公司建立的档案借阅制度、档案保管制度、档案鉴定和销毁制度、档案员岗位责任制度、归档制度、档案管理实施细则以及质量体系中的质量记录控制等程序～使物业管理档案的建立有章可循～有据可查。 2(在具体执行过程中～公司采用三个层次的档案资料管理模式。因为整合型管理体系并不是包罗万象的～许多规章制度的建立与实施在管理体系的控制...

物业管理档案的建立及分类 1(在建立完善档案资料过程中～为使其更加科学、严谨、有效～已成功导 OHSAS18000入ISO9000质量管理体系～结合物业的具体情况～导入ISO14000、管理体系～根据公司建立的档案借阅制度、档案保管制度、档案鉴定和销毁制度、档案员岗位责任制度、归档制度、档案管理实施细则以及质量体系中的质量记录控制等程序～使物业管理档案的建立有章可循～有据可查。 2(在具体执行过程中～公司采用三个层次的档案资料管理模式。因为整合型管理体系并不是包罗万象的～许多规章制度的建立与实施在管理体系的控制之外,如财务、人事管理等,～另外～受行业因素限制～须接受行业主管部门的指导和监督～并执行相关法律规范～结合这一特点～管理处档案管理的三个层次如下: ,1,以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架～整个公司的档案资料框架都采用统一格式, ,2,结合物业的实际情况～导入ISO14000、OHSAS18000管理体系～对公司ISO9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改～并融入到框架中形成档案资料的第二层次, ,3,在物业管理实际运作中～以执行整合型管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容～补充到管理档案框架中～形成整个管理档案模式。公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本,包括目录和具体内容样本,～然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。 3(按资料载体的类型用恰当安全的保存方式。许多原始文件资料必须以保密方式保存～对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存～严格按档案管理相关制度进行。 4(所有资料实行“双档”,电脑档案、文本档案,管理。 5(档案资料的建立流程: 竣工验收资料～接管验收资料～维修、改造资料～日常巡收集视维护记录、运行记录～投诉与回访记录～各种活动记录及用户有关档案资料。依据建设部颁布的《全国物业管理示范大厦标准》建立档整理分类案管理资料。保存资料～按分类顺序编号、登记造册～形成文件目录～编号登记为方便管理工作～除部分保密文件、永久性文件外～档案实行开架管理。输入电脑按规定设置子目录进行分类文件整理～定期输入资料并维护。根据管理条例分类保存:A(定期性管理档案,B(保密、入柜永久性管理档案。档案出室必须由具备资格的人员登记后方可借阅～按借利用职权阅时限～及时回收档案复位～对各个环节进行记录。信信复查根据公司行政管理制度中的相关档案制度、管理体系息息印阅中的相关文件规定进行利用。公处信信布理息息定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。检查 6(档案管理方式管理处档案管理制电保保收档多多常度脑存密集案媒种性化化档措档分信检贮管管案施案类息查存理理措资管查方施料理询式

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