询比价采购

询比价采购 采购操作手册 ——询比价项目 柒彩网络科技有限公司 时间:2012-08 目录 一、 必要的准备工作 ............................................................................................................... 3 1.1设置IE浏览器 .................................................................................................................... 3 1.2了解登录系统的方法 ......................................................................................................... 7 1.3熟悉管理界面的操作方式 ................................................................................................. 7 二、 让我们开始询比价项目操作 ........................................................................................... 8 2.1 拟制询比价项目 ................................................................................................................ 8 第一步:询价采购说明 ................................................................................................... 9 第二步:物料需求 ......................................................................................................... 10 第三步:选择投标单位 ................................................................................................. 13 第四步:项目组成员 ..................................................................................................... 13 第五步:条款与附件 ..................................................................................................... 14 第六步:确定审核流程 ................................................................................................. 14 2.2 项目审批.......................................................................................................................... 16 2.4查看询比价采购项目进展 ............................................................................................... 17 2.5开标 .................................................................................................................................. 17 2.6与供应商磋商................................................................................................................... 19 2.7 生成报价对比表 .............................................................................................................. 21 2.8授标或结束询价............................................................................................................... 22 第 2 页 共 27 页 2 2.9中标通知书、会签单 ....................................................................................................... 25 一、 必要的准备工作 1.1设置IE浏览器 如果您是第一次使用电子采购系统，先花几分钟了解以下内容，为更好的使用电子交易平台建议您使用IE 7浏览器进行操作。登录企采通采购公共运营平台前，对计算机的IE系统应做如下设置: A、设置阻止弹出窗口 为方便使用本系统全部功能，设置阻止弹出窗口，方法如下: 选择IE—弹出窗口阻止程序—弹出窗口阻止程序设置 如下图: 输入网址: 点击“添加”，如下: 第 3 页 共 27 页 3 B、设置受信任站点 使用方法如下: 选择IE—工具—Internet选项如下图: 选择“安全”、“可信任站点”、和“站点”(将该区域的安全级别设置为“低”)。 第 4 页 共 27 页 4 选择此选项 点击“站点“ 点击“站点”，如下: 此处不打勾 如果是使用IE8浏览器，则将IE8浏览器进行如下设置: 工具——>兼容性视图设置——>将企采通采购公共运营平台的网址进行添加。 第 5 页 共 27 页 5 C、 设置兼容性视图 为方便使用本系统全部功能，您需要进行如下操作: 选择IE—工具—兼容性视图设置。如下图: 点击“兼容性视图设置”，如下: 第 6 页 共 27 页 6 1.2了解登录系统的方法 系统为采购方用户设置了独立的管理登录界面，您可以在浏览器地址栏中输入网址:，回车后即进入为采购方管理界面。 录入您的用户名、密码并点击“登录”系统，进行身份权限校验成功后，即可进入管理界面。 1.3熟悉管理界面的操作方式 登录成功后，您将看到以下界面: 第 7 页 共 27 页 7 功能模块 功能操作区 功能菜单 【功能模块】:系统将相近类别的功能汇总为“功能模块”，您可以点击不同标签在服务器的统一时间，系统的各功能模块之间切换。 业务规则以本时间为准 【功能菜单】:在选择了“功能模块”后，您可以从左侧的功能菜单中选择需要操作的功能菜单。 【功能操作区】:在选择了“功能操作区”的待办工作，您可以从中直接连接需要处理的项目菜单。 统一时间:为保证业务操作时间的统一，系统以服务器时间为统一 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 时间，系统中的各项业务行为以该时间为标准时间; 退出系统:为保证系统安全，建议用户完成操作后及时点击“退出系统”来退出系统; 二、 让我们开始询比价项目操作 2.1 拟制询比价项目 操作菜单:【采购管理】——>【询比价发布】 第 8 页 共 27 页 8 第一步:询价采购说明 系统按指定规则生成询价单编号;指定报价约束条件，包括:报价截止日期、交货条件、 付款条件等内容 【采购类别】:点击“选择”选择采购类别; 【采购部门】:点击“选择”选择标的物采购申请单位，默认为项目发布人所在部门; 【项目序号】:由系统自动生成，无需修改; 【询比价名称】:手工录入本次询比价项目的名称; 【询比价类型】:邀请询比价:指定供应商可以看到标段信息并报价 公开询比价:指所有供应商均可以看到项目信息 按设置公开:按公司，类别公开、按公司公开、按类别公开 【币 种】:设定本次询比价采购到货币，一次采购活动中一种货币; 【报价截止日期】:设置供应商信息响应截至的日期; 【磋商时间】:设置询比价磋商发出后多长时间内供应商必须回应，不限制时间填0; 【是否发布项目公告】:非涉密公司请选择是，涉密采购选择否; 【请选择投标资格 要求 对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 】:根据需要选择; 检查第一步内容完成后点击【下一步】进行报价要求的操作 第 9 页 共 27 页 9 采用:供应商报价时只能响应发布项目部门的报价要求，而不能进行修改。 采用+编辑:供应商报价时可以响应发布项目部门的报价要求，如果有不可接受项，供应商可以对相应的报价要求进行修改。 完成后点击【下一步】进行下一步标的需求的操作 第二步:物料需求 添加询比价项目物料，以及物料参数等信息，系统支持同一询价单多条目物料 1. 对于单标的物资采购可以直接选择“添加物料”:从物资目录中选择物料或是直接添写 。 物料 2. 对于多标的物资采购可以用EXCEL导入功能，点击“导入物料”进入导入操作，先点击 “下载模板”进行下载，打开模板后录入采购标的物料然后进行保存和关闭，最后点击 “浏览”找到文件点击“导入物料”，系统会提示“导入成功”或填写错误的提示信息。 第 10 页 共 27 页 10 【模板分类】:包括分类信息、报价项、非报价项三种 A、 模板分类-报价项作为优化征询单结构的报价信息显示，需要供应商报价响应(带 有“必填”字样的要求采购人此项内容必须填写)。 标的编码:可选根据需要和要求填写 标的名称:可选择物资目录 数 量:采购标的物数量 计量单位:选择物质目录后可以自动带入 标杆价格:手工输入，点击【按编码查历史价格】或【按名称查历史价格】可以看到这 个物料历史采购价格,可以根据成本明细进行核算,核算出的价格自动带入。 规格型号:选择物质目录后可以自动带入 是否需要上传附件:选择是否需要供应商上传附件 B、 分类信息:仅作为优化征询单结构的分类信息显示，不要求供应商报价响应 第 11 页 共 27 页 11 名称:可选择物质目录 备注:手工输入 缩进:定义该节点在征询单中显示时缩进位置，该字段必须为正整数值，可以为空 C、 非报价项——需要供应商以文本说明或附件的方式响应，但无需提交报价，多用于属性或技术参数类 名称:可选择物资目录 备注:填写备注信息 是否需要上传附件:选择是否需要需供应商上传附件 通过不同分类项目的输入，可以形成一个复杂的询比价，包含要求供应商报价的物料 第 12 页 共 27 页 12 信息、要求供应商回答的问题、要求供应商上传的附件 检查第二步内容完成后点击【下一步】进行第三步操作 第三步:选择投标单位 点击【增加投标单位】，可以按条件查询到需要邀请的供应商，如:选择名字中带有“测试”的供应商;可以按采购类别“选择”供应商，也可“清空”采购类别，在所有供应商中进行选择。 选择供应商点击，然后点击将供应商添加到供应商列表。 可以对拟邀请的供应商点击【删除投标单位】删除添加的供应商。 检查第三步内容完成后点击【下一步】进行第四步操作 第四步:项目组成员 项目组成员是所有参与本次询比价采购活动的人员，如:谈判、监督、职工代表、技术专家等(项目组成员将在会签单上签字) 项目成员两种添加方式:1、增加系统内的人员点击“”。 2、系统外人员手工录入项目组成员信息，点击“”录入人员信息。 第 13 页 共 27 页 13 选项目组成员中一人为组长，检查第四步内容完成后点击【下一步】进行第五步操作 第五步:条款与附件 在此步可以录入此次询比价中的相关注意事项,还可以点击(选择模板)添加询比 价注意事项，如需要也可以上传相关附件 询比价须知模板内容及维护在系统维护>须知配置文件>询比价须知维护中维护。 第六步:确定审核流程 在项目正式发布之前，该项目已经在线下由相关领导审批通过，可以选择“直接通过”。通过之后，即成为正式的项目。 点【自定义审核流程】，进入审核人员选择页面: 选择需要提交审批的领导，点击“?”，可以将其加入“已选审核人员”列表中。可 第 14 页 共 27 页 14 以选择多个领导逐级审核,多个领导审核可以通过“?”“?”调整审核的先后顺序，点击“?”将已选审核人员返回，选择好审核人员点击【提交】。 查看、确认标书信息无误后点击【确认提交】 第 15 页 共 27 页 15 2.2 项目审批 电子采购的过程是一个涉及多用户、多角色的协作过程，项目审批是领导角色来对项目进行审核，以领导角色登录系统，可以看到桌面的待办工作中有待审批项目: 菜单:【日常办公】——>【项目审核】——>【待审核项目】: 选择项目，进行审核 确认审核结果为“通过”，点击“确认提交” 如果您选择“不通过”，项目将回到拟制人员处，进行修改后再次提交审核。 第 16 页 共 27 页 16 2.4查看询比价采购项目进展 一、 项目状态情况查看、邀请新供方: 【采购管理】——>【询比价项目】——>【我的询比价】——>【查看报价单】:查看项目的状态，每个标的物投标数量。完成审核已经发布的询比价项目，等待供应商回应。 在项目截标之前可以补充邀请其它供应商，点击【邀请新供应商】添加其它供应商参加本次询比价项目。 2.5开标 当询比价项目发布后，供应商对项目进行回应，采购员可以点击“查看报价单”随时查看有哪几个供应商对项目进行了回应，点击邀请新供应商增加投标单位。 有两家供应商 报价 查看信息列表包括:报价单位名称、联系人、联系方式、信息响应日期。 第 17 页 共 27 页 17 当供应商进行了回应，信息响应截止日期截止，点击“开标”按钮，查看供应商的详 细报价等信息。 【报价公司】:点击不同的供应商名字进入供应商信息门户页面 【 合 计 】:点击链接弹出供应商的报价明细单页面 【磋商过程】:点击弹出所有磋商过程信息记录。点击可以看到每次的详细报价记录。 【 操 作 】:点击进入业务处理页面，进行磋商处理和二次报价。 【报价明细对比表】:当发布的采购物料匹配了成本明细模板，即供应商要按成本明细进行报价，在开标后会生成一个报价明细比价。 第 18 页 共 27 页 18 2.6与供应商磋商 在响应单的列表中，采购员可以点击某供应商所对应的“处理”链接，进入单个供应商磋商页面，也可点击“批量磋商”对所有已报价的供应商一起进行磋商。 在磋商的页面中，可以填写磋商信息和价格或者要求供应商明确的事情，然后点击磋商，供应商就可以在他的工作待办或询比价项目的磋商工作列表中看到需要处理的信息。 第 19 页 共 27 页 19 磋商内容:希望价格、交货日期、交货条件、付款添加和相关信息的比对磋商，与供应商进行良好沟通，点击“磋商“完成本次磋商。 希望价格:1、还价幅度:按此录入比例供应商报价降幅还价(给出按比例还价幅度) 2、按最低价降幅还价:本次询比价采购活动每个标的最低价做为希望价格 3、还价清0由供应方重新报价:不给希望价格由供应商自由报二次价。 交货条件:可以就运输方式、运费和送货地点进行磋商。 付款条件:就商务条款的付款进行磋商 附件备注:对整体的询比价进行磋商 与供应商可以就以上内容在供应商响应后再次进行磋商，进行多轮次的磋商，最终得出合理结果进行授标和信息收集工作，磋商过程中随时查看磋商状态和生成比价表。 磋商过程下的【查看】能够看到与某个供应商磋商的当前状态，整个磋商过程的信息均被记录。审计可以进行信息查看。 【报价公司】:点击进入供应商门户信息页面 【 合 计 】:点击弹出供应商的报价单明细页面 【报价明细比价】:当发布的采购物料匹配了成本明细模板，即供应商要按成本明细 进行报价，在开标后会生成一个报价明细比价。 【磋商过程】:点击弹出所有磋商过程信息记录。点击可以看到每次的详细报价记录。 【 处 理 】:点击进入业务处理页面，可以选择对该供应商进行再次磋商或终止磋 商操作。如果“终止磋商操作”则不能对供应商进行报价磋商以及不能对该供应商进 行授标。取消不同意操作。 【不授标终止】:终止项目，任何操作都不能再进行，即项目结束。录入项目的备注 第 20 页 共 27 页 20 信息。 【开始授标】:进入授标操作环节。 2.7 生成报价对比表 【生成报价对比表】:能够对比各个供应商的回应内容。在查看响应的页面，选择【生成自定义报价对比表】可以根据需要显示对比表的内容和格式，然后点击“生成报价对比表”，就可以看到供应商对比的每一项信息，最低价格用红色标注。 【生成自定义报价对比表】定义内容 第 21 页 共 27 页 21 【生成报价明细比价】定义内容 2.8授标或结束询价 操作菜单: 【采购管理】——>【询比价项目】——>【我的询比价】——>【查看报价单】— —>【开始授标】 提示是否开始授标点击确定 【开始授标】:进入授标操作环节。 【不授标终止】:终止项目，任何操作都不能再进行，即项目结束。 点击【开始授标】进入“授标及调整”阶段 系统会列出【友情提示】【排名调整】【标的调整】【授标操作】【采购组意见】如下图 友情提示:按供应商查询的筛选条件和需要排名调整的供应商进行调整，系统默认把标的分配给当前价格最低的供应商，您可以根据实际的情况进行调整 【授标及调整】授标的操作及供应商情况的分配，可根据采购的情况进行不同物料的不同授标和物料的统一授标，视具体情况而定。 物料名称前的【调整】是对单个物料的授标进行比例分配 第 22 页 共 27 页 22 【排名调整】可以选定供应商名称进行调整，也可以按照物料范围进行调整 【标的调整】对所有物料的授标情况分配进行调整，可以按照授标操作规则的拆分比例和授标价格规则进行授标，也可以选中标的不予授标:可以针对某个标段不予授标操作。 【设定标底价】和【设最高价】是对单个物料的价格进行设限 【设物料编码】对询比价项目没有物料编码的药设计物料编码(导入ERP前 的必须操作) 【授标及汇总】:查看授标的汇总情况，采购组意见和中标比例分配图 提交审核:由部门领导审核通过后可以授标 重新授标:需要对相关标的进行重新授标，并提交领导审核通过 授标结束:选择“显示授标信息”、“要求供应商回应”、“关闭”，需要中标供应商查 看信息并回复操作 采购组意见:采购人员可以添加采购组意见和上传附件，确定保存意见 授标调整完毕，点击“授标审核”操作 自定义审核流程: 第 23 页 共 27 页 23 点击“确认提交”确认授标结果 授标结果审核通过发布中标公告 操作菜单: 【采购管理】——>【询比价项目】——>【我的询比价】——>【授标结束】 第 24 页 共 27 页 24 发布中标公告 2.9中标通知书、会签单 操作菜单: 【采购管理】——>【询比价项目】——>【已完成询比价】——>【授标结果】——>【授标汇总】——>【会签单、中标通知书】 第 25 页 共 27 页 25 会签单 中标通知书 【采购管理】——>【询比价项目】——>【已完成询比价】——>【授标结果】——>【授标汇总】——>【中标通知书】 第 26 页 共 27 页 26 第 27 页 共 27 页 27