[企业管理]OA协同办公系统使用说明书

[企业管理]OA协同办公系统使用说明书 使用说明书 OA协同办公系统使用说明书 目 录 ................................................................................................................................. 1 第一章 个人办公 1.1 电子邮件 ............................................................................................................................... 1 1.1.1 内部邮件 ................................................................................................................... 1 1.1.2 Internet 邮件 ......................................................................................................... 3 1.2 短信息 ................................................................................................................................... 4 1.2.1 短信息 ....................................................................................................................... 4 1.2.2 手机短信 ................................................................................................................... 6 1.3 新闻 ....................................................................................................................................... 7 1.4 公告通知 ............................................................................................................................... 7 1.5 个人考勤 ............................................................................................................................... 7 1.6 日程安排 ............................................................................................................................... 9 1.7 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 ............................................................................................................................. 11 1.8 工作日志 ............................................................................................................................. 12 1.9 工作汇报 ............................................................................................................................. 14 1.10 通讯录 ............................................................................................................................... 14 1.11 个人文件柜 ....................................................................................................................... 14 1.12 个人设置 ........................................................................................................................... 15 ............................................................................................................................... 16 第二章 工作流程 2.1 新建工作 ............................................................................................................................. 16 2.2 待办工作 ............................................................................................................................. 16 2.3 工作查询 ............................................................................................................................. 19 2.4 工作监控 ............................................................................................................................. 20 2.5 工作销毁 ............................................................................................................................. 20 ............................................................................................................................... 21 第三章 综合行政 3.1 公告通知管理 ..................................................................................................................... 21 3.2 新闻管理 ............................................................................................................................. 22 3.3 物品管理 ............................................................................................................................. 23 3.4 固定资产 ............................................................................................................................. 25 3.5 图书管理 ............................................................................................................................. 30 3.6 会议管理 ............................................................................................................................. 33 3.7 车辆管理 ............................................................................................................................. 35 3.8 组织机构信息 ..................................................................................................................... 38 ............................................................................................................................... 38 第四章 档案中心 4.1 卷库管理 ............................................................................................................................. 39 4.2 案卷管理 ............................................................................................................................. 39 4.3 文件管理 ............................................................................................................................. 39 4.4 档案借阅 ............................................................................................................................. 40 4.5 档案统计 ............................................................................................................................. 40 4.6 档案销毁 ............................................................................................................................. 40 OA协同办公系统使用说明书 ............................................................................................................................... 41 第五章 文档中心 5.1 知识共享 ............................................................................................................................. 41 5.2 电子期刊 ............................................................................................................................. 41 5.3 规章制度 ............................................................................................................................. 41 5.4 网络硬盘 ............................................................................................................................. 42 ............................................................................................................................... 42 第六章 人力资源 6.1 人事档案 ............................................................................................................................. 42 6.2 考勤管理 ............................................................................................................................. 43 6.3 人员考核 ............................................................................................................................. 47 6.4 人事 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 ............................................................................................................................. 50 6.5 培训记录管理 ..................................................................................................................... 50 6.6 奖惩记录管理 ..................................................................................................................... 51 6.7 职位变更管理 ..................................................................................................................... 51 ........................................................................................................................... 51 第七章 进销存管理 7.1 客户关系 ............................................................................................................................. 52 7.2 销售管理 ............................................................................................................................. 54 7.3 供应商 ................................................................................................................................. 57 7.4 统计分析 ............................................................................................................................. 58 7.5 基础数据设置 ..................................................................................................................... 59 ............................................................................................................................... 59 第八章 信息交流 8.1 内部论坛 ............................................................................................................................. 59 8.2 大事记 ................................................................................................................................. 59 8.3 投票 ..................................................................................................................................... 60 8.4 公共网址 ............................................................................................................................. 60 8.5 文本聊天室 ......................................................................................................................... 60 8.6 网络会议 ............................................................................................................................. 60 8.7 视频会议 ............................................................................................................................. 61 ....................................................................................................................... 62 第九章 文档在线编辑 9.1 文件操作 ............................................................................................................................. 63 9.2 文件编辑 ............................................................................................................................. 63 9.3 电子印章与手写签名 ......................................................................................................... 64 9.4 电子印章的制作 ................................................................................................................. 66 OA协同办公系统使用说明书 第一章 个人办公 1.1 电子邮件 1.1.1 内部邮件 内部邮件分为写信、收件箱、发件箱、查询邮件和文件夹管理。 (1)写信 A、添加收件人:点击【添加】按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色选择收件人，点 击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“”退出该窗口。 B、邮件必须有一个标题，没有标题的邮件不能发送。邮件写完之后，可以随邮件带任 意多个附件。 C、如果想提醒收件人查收，可以选中“使用内部短信提醒收件人”或使用“手机短信 提醒收件人”。 D、根据信件的重要程度可选择“一般”或“重要”或“非常重要”。 E、如果需要重新 填写邮件，可以点击【重填】，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写 新邮件的状态。 - 1 - OA协同办公系统使用说明书 (2)收件箱 收件箱显示用户所有收到的邮件列表，如下图所示: A、“”表示已读邮件，“”表示未读邮件，“”表示选中邮件。 B、选中要操作的邮件后，点【删除】可以批量删除，选择【转到】邮箱列表可以批量 转存到其他邮箱。 C、在“批量删除”中，点【删除所有已读邮件】可以删除有“”标志的邮件。 D、查看邮件时可以点【转发】将邮件转发给其他人员。 (3)发件箱 发件箱显示用户所有已经发送的邮件列表，如下图所示: A、“”表示邮件已读，“”表示邮件未读，“”表示邮件已被对方删除。 B、发送后的邮件会在发件箱显示，在发件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有 收件人未读邮件。 注:内部邮件有智能存储优化功能，发送的邮件和对方接收的邮件只占用 1 份磁盘空间; 另外，在群发有附件的邮件时，所占的服务器空间并不会加倍，只会占用一个附件的磁盘空 间。 (4)查询邮件 “查询邮件”提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、日期、发件人、主题、内容以及 附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示: - 2 - OA协同办公系统使用说明书 (5)文件夹管理 文件夹管理允许用户自定义文件夹，如下图所示: 1.1.2 Internet 邮件 进入 Internet 邮件后先配置邮箱，即输入邮箱的 pop3 和 smtp 地址，以及选 择账户格式，请参考所租用邮箱的相关说明，或参考 Outlook 的设置，如下图所示: - 3 - OA协同办公系统使用说明书 当用户填写电子邮件地址时，下面的接收服务器和发送服务器会自动填写。用户登录格式分 主机名”两种，用户根据邮箱提供商自行选择。 为“仅用户名”和“用户名@ 配置好以后，点击邮箱名称，输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。 1.2 短信息 “短信息”位于主菜单“个人办公”下，分为短信息和手机短信。 1.2.1 短信息 进入短信息模块，首先看到“未提醒短信”，罗列着用户未接收的短信息。 1、发送内部短信的界面如下，在“收件人”中选择添加系统的用户名，在“短信内容” 中输入将要发送的短消息内容，如若需要作为预定时间发送消息，则可以修改短消息发送时 间，系统将在用户指定的时间将消息发送出去。 - 4 - OA协同办公系统使用说明书 收信人很快可以收到短信，其屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信，如下图，收 件人如果已看过该短信，点击“我知道了”则不再提醒，点击“删除短信”则该短信不再保 存，点击“回复短信”则可直接回复，点击【链接】则可直接链接到工作页面。 在“已接收短信”中，可以看到如下界面: 在“已发送短信”中，会显示出已经发送的短信息的状态等，如果删除对方未阅读的信 息，那么对方将接收不到这个消息。在“已发送短信”中，具备快捷操作，如可以批量删除 已提醒的或者其他类型的短信息。 - 5 - OA协同办公系统使用说明书 在“短信查询”中可以设定条件查询历史短信。 1.2.2 手机短信 OA 短信组件的安装和使用: 安装 OA 短信组件，启动 OA 短信平台，进入如下界面，启动服务。 手机短信模块为可选模块，实现由 OA 系统向手机发送短信的功能。 在“发送手机短信”中选择收信人，具有外发权限的人员，还可以直接输入外部号码，OA 发出的手机短信，手机可直接回复(前提是该手机号码为 OA 内部员工)，回复格式为: 姓名+中英文逗号或冒号+内容 例如: 张三:你好，这是短信测试。 或: 张三，你好，这是短信测试。 其中的姓名必须是 OA 中用户的姓名。 A、发送的目的手机号码即为短信猫中的 SIM 卡的号码。 - 6 - OA协同办公系统使用说明书 B、短信服务器接收到该手机短信后，会将该短信以内部短信方式发送给 OA 用户，OA用户如正在使用 OA 系统，会接收到短信提醒。 C、任何发送给短信服务器的不符合格式或未知号码的短信，都将被视为垃圾短信，这些短信会记录到短信服务器的日志中，随后自动从短信设备中删除。 注:短信服务器可以向 OA 外部的人员发送手机短信，但是收不到外部人员的回复。 1.3 新闻 “新闻”位于“个人办公”下，查看已发布的新闻，如图所示: 1.4 公告通知 “公告通知”位于主菜单“个人办公”下，发布公告通知的方法详见“综合行政”下的 “公告通知管理”，如下图所示: 1.5 个人考勤 “个人考勤”位于“个人办公”下，包括五个部分，依次列在主操作区左边页面上，默认 显示“今日上下班登记”。 1、今日上下班登记 - 7 - OA协同办公系统使用说明书 在规定时间范围内，可以进行上下班登记，只需点击一下鼠标，如图所示，具体排班 设置(上下班时间设置)说明详见“系统管理”中“综合行政设置”下的“考勤设置”。 2、今日外出登记 “今日外出登记”需要填写“外出原因”、“归来时间”，选择“审批人员”。填完申请 信息，点击【申请外出】后,等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请，界面下下图所示: 申请人填好后点击【申请外出】，“批准人”会收到一条短信息提示，如果选择手机短信提醒，会收到一条手机短信。“批准人”执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。 如果领导不批准，需要申请人自己手动删除申请，不批准的原因，把光标放在未批准 位置，会显示未批准的原因。 如果领导批准，归来的时候点击【外出归来】就可以了，如下图所示: - 8 - OA协同办公系统使用说明书 3、请假登记 “请假登记”的界面和操作与“外出登记”的界面比较类似，点击【新建请假登记】 按钮后，如下图所示: 领导批准与外出申请的批示类似，假期结束后，应该【申请销假】。领导批准销假后点击【请假历史记录】，就可看到以前请假的信息。 4、出差登记 “出差登记”的界面和操作与“请假登记”基本相同，不同之处在于“出差登记”需要 说明“出差地点”，点击“出差归来”时不需要领导批准撤销，只是作一个登记即可。 5、上下班记录查询 “上下班记录查询”用于查询本人的上下班记录。 1.6 日程安排 “日程安排”位于“个人办公”下，包括日程安排和安排查询两部分，如下图所示。 - 9 - OA协同办公系统使用说明书 在“日程安排”中，点击表示日期的数字，进入日程安排管理界面，显示以前的日程 排记录及新建事务，如下图所示。 安 点击【新建事务】将弹出新建事务窗口，如图所示。 事务类型如果选择“个人事务”，则该事务在“综合行政”下的“日程安排查询”中查 询不到。 2、日程安排查询 用户可以设定日期范围、事务类型、事务内容查询自己安排的日程。 - 10 - OA协同办公系统使用说明书 1.7 工作计划 “工作计划”位于“个人办公”下，分为“工作计划查询”、“工作计划管理”和“工作计划 类型设置”三部分。 1、工作计划查询 “工作计划查询”可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查 询，如下图所示: 2、工作计划管理 “工作计划管理”主要为部门和单位负责人制定，拥有该模块应用权限的用户可新建和 管理自己建立的工作计划。工作计划的发布范围可指定多个部门，可对参与人员进行短信提 示，提交后发布人仍可修改工作计划内容，如下图所示: 3、工作计划类型设置 “工作计划类型设置”可添加、修改、删除计划类型，如下图所示: - 11 - OA协同办公系统使用说明书 1.8 工作日志 “工作日志”位于“个人办公”下，是一个非常实用的记事工具，日志采用 Html 编辑 器，具备一定的图文排版效果，界面如图所示: 1、我的日志 在“新建日志”中，点击【新建日志】按钮可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志， 分为工作日志和个人日志，如图所示: - 12 - OA协同办公系统使用说明书 2、下属日志 在管理员给予权限的情况下可以查看员工的工作日志，如果员工的日志类型选择的是 “个人日志”，在这里将查询不到。 3、日志设置 “工作日志设置”可以设置锁定时间范围，在锁定的范围内，OA 人员的工作日志都不 能编辑。 - 13 - OA协同办公系统使用说明书 1.9 工作汇报 “工作汇报” 位于“个人办公”下。工作周报用于工作人员每周通过工作周报给领导 汇报工作，领导提交审批意见，工作人员可以根据领导的审批意见进行改进。 工作月报用于工作人员每月进行 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 汇报和审批，如下图所示: 1.10 通讯录 “通讯录”位于“个人办公”下，提供分组、按姓氏索引，导出 Excel 等功能。通讯录 中按联系人分组、姓氏索引和查询时可以群发手机短信,如下图所示: 1.11 个人文件柜 “个人文件柜” 位于“个人办公”下，用于存放自己的文件。用户先建立自己的文件 夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文件搜索、文件和文件夹移动等功能。 2、相关操作 A、选定目录后，点【上传文件】可以进入上传文件界面，如下图所示: B、在左侧文件夹列表区中选定上级文件夹后，点【新建文件夹】可以新建文件夹，。 C、在左侧文件夹列表区中选定要操作的文件夹后，点【属性】可以编辑文件夹名。 D、在左侧文件夹列表区中选定要操作的文件夹或文件后，点【删除】可以删除相应的 文件夹活文件，同时也删除其下面的所有文件和子文件夹。 E、在左侧文件夹列表区中选 定要操作的文件夹或文件后，选择【移动到】中的文件夹 - 14 - OA协同办公系统使用说明书 后可以将当前文件夹移至其下面。 1.12 个人设置 “控制面板”位于“个人办公”下，如下图所示: 1、个人资料 “个人资料”用于填写用户的个人基本信息、详细联系方式及设置手机短信，其它用户 可以在“组织机构”中的“员工信息查询”里查阅。 2、个性设置 “个性设置”包括昵称和头像、界面主题、个人习惯的设置。 3、修改密码 修改用户登录密码。 4、个人网址 “个人网址”可以编辑和添加、删除个人收藏的网址链接，并按序号升序排列。 5、个人照片 上传与修改用户个人照片。 6、我的帐户 查看用户角色信息和管理范围。 7、自定义桌面 用于设置 OA 首页右侧桌面。 8、自定义分组 - 15 - OA协同办公系统使用说明书 用户定义用户选择对话框，自定义分组。 第二章 工作流程 “工作流”用于多个人有步骤地填写、审批一个文件。主要包括“新建工作”、“待办工 作”、 “工作查询”、“工作监控”四个主要的模块。 流程分为固定流程和自由流程，固定流程的每一步骤都是固定的，“接收/办理”后，就 交给下一步的执行人。而自由流程执行人可以实时终止该流程，也可以委托任何人执行下一 步。 关于工作流的设置请详见“系统管理”下的“工作流设置”。 2.1 新建工作 在“新建工作”界面中，用户先在左侧选择要新建的工作流程，然后在右侧可以看到 相应的流程信息，包括流程设计图和流程步骤列表，填写好工作的名称/文号后，点【新建 并办理】，这时页面自动返回到“主办”进行办理工作，如下图所示: 2.2 待办工作 “待办工作”包括“未接收”、“办理中”和“已办结”三部分，如下图所示: - 16 - OA协同办公系统使用说明书 (1)未接收的工作 在“未接收”中显示所有未接收办理的工作列表。 A、点【办理】进入工作办理界面，如图下图所示。上侧是工作表单编辑区，下侧是会签意见及附件上传。会签意见填写完整后，点【保存】即可。 办理完毕可以点【转交下一步】保存表单并直接转交下一步，进入转交界面。在转交界面中，点【选择经办人和主办人】弹出“选择经办人和主办人”窗口，在窗口中，点击【主办】和一个人员作为主办人，其它人员为会签人，选择完毕后，返回转交界面。设置好其他项后，点【确认转交】即可完成本步工作。 办理完毕除保存转交外，还可以点【保存返回】保存表单后返回到待办工作区，点【保存】保存现在修改的表单，点【打印】直接打印表单页面，点【复制】将表单内容复制到剪切板里，点【返回】不保存表单返回到待办工作区。 - 17 - OA协同办公系统使用说明书 B、如果当前办理人员是主办人，可以点【委托】进入委托他人办理界面，选中某一办理人员、设定短信提醒后，点【委托】即可。 C、点【表单】可以查看工作表单的办理情况，包括表单、公共附件、会签、流程图 这些内容。在这里可以对工作表进行打印、复制、导出等。 D、点【流程图】可以查看工作流的办理步骤进程。 E、一般用户可以在新建工作未转交，或者已转交但未被办理人接收时，可以点【删除】工作，而对于 admin 管理员，可以在此时间段外点【admin 删除】工作。 (2)办理中的工作 在“办理中”中显示所有已经接受并正在办理的工作列表。在这里可以点【转交】直接将工作转交下一步。 (3)已办结的工作 在“已办结”中显示所有已经转交下一步但还未被接收的工作列表。在这里可以点【收回】将工作收回重新办理。 - 18 - OA协同办公系统使用说明书 2.3 工作查询 “工作查询”界面中，如下图所示，在左侧选择查询方式，包括工作流基本查询、 工作流高级查询，如下图所示: 在“工作流高级查询”中，选择要查询的流程后，在右侧可以按“工作流程基本信息” 进行查询，并可以生成“统计报表”，如下图所示: - 19 - OA协同办公系统使用说明书 2.4 工作监控 “在“工作监控”中显示当前用户有权监控的所有工作。在“状态”中，“”表示 工作还未被经办人接受，“ ”表示工作已被接受。如下图所示: 2.5 工作销毁 “工作销毁”可以查询到已经删除的工作，然后进行彻底销毁或还原操作。如下图所示: - 20 - OA协同办公系统使用说明书 第三章 综合行政 3.1 公告通知管理 “公告通知管理”位于主菜单“综合行政”下，公告通知主要实现单位内部公共告示的 作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。其操作界面如下图所示: 点击标题可查看通知的详细情况，点击查阅情况可查看查阅过该通知的用户: “个人办公”上就有“公告通知”模块，如果一个公告通知状态是“生效”，而且新 建公告的时候选择了“使用内部短信提醒员工”，那么发送范围内的用户都会收到这条公告通知，并且会在收到通知的同时收到一条提醒短信。 “新建公告通知”的界面如下图: - 21 - OA协同办公系统使用说明书 公告通知的类型，这个类型是在“类型管理”中添加的，可以由系统管理员自行定义， 用户只要在此选择相应的类型即可。 公告通知的发布范围是有三种选择的，分别为:部门、角色和人员。按照三种不同的方式选择，可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样。 公告通知可以选择相应的有效期限，利用日期控件可以选择生效日期和失效日期。公告 在达到失效日期以后自动会转为失效状态。同时，公告通知的发布可以选择是否用内部短信 和手机短信发送。 3.2 新闻管理 新闻管理界面如下图，点击标题可查看新闻的详细情况，点击“修改”可编辑新闻内容， 点击“管理评论”可以进入评论管理。 “新闻管理”具中有评论功能，点击【管理评论】按钮，可看到已发表的评论，也可以 - 22 - OA协同办公系统使用说明书 发表评论。 新建一个新闻，点击【新建新闻】，编辑您要发表的新闻，如下图所示: 3.3 物品管理 1、物品信息查询 办公用品信息查询主要实现对物品信息的查询功能，如下图所示: 2、物品信息管理 - 23 - OA协同办公系统使用说明书 “物品信息管理”可以新建和查询物品信息，如下图所示: 3、物品登记管理 “物品登记管理”可以添加物品的使用登记。选择登记类型:采购入库、领用、借用、 归还、报废。其中采购入库需要输入单价、办公用品类别、办公用品名称、数量和备注。领 用、借用、归还需要选择进行领用、借用或者归还的人员名，其余和登记入库的操作一致。 报废时不需要选择报废人，其余操作一致。 如下图所示: - 24 - OA协同办公系统使用说明书 4、个人物品登记 个人物品登记，可以添加个人领用、借用物品申请，如下图所示: 5、物品类别定义 物品类别定义，用于管理物品类别信息，如下图所示: 3.4 固定资产 固定资产管理模块位于综合行政菜单下，该模块主要实现对企业固定资产登记、折旧、 维护和查询等管理，使用中还可以设定固定资产报表，为企业资产管理做有效保障。固定资 产管理有四个子菜单项，分别为:参数设置、固定资产管理、固定资产折旧和固定资产查询。 1、参数设置 “固定资产”模块使用前首先需要在 “参数设置”模块中设置相关的参数。“计提折 旧方式”可选按年、季、月三种方式折旧，“残值处理方式”可选“残值”或“残值率”，选 择好后点击【添加】。 - 25 - OA协同办公系统使用说明书 “增减处理类型”不能修改如图所示。 注:以上两个参数一经设定后便不能再修改，设定时请慎重进行，建议由财务人员或在财务 人员的指导下设定。 2、固定资产管理 参数设定完成后，就可以进行固定资产的管理，可以添加新的固定资产，固定资产查 询出来之后，可以新建、删除、修改、减少、查询固定资产折旧记录。 新建固定资产时，有些数据与资产折旧相关，建议由财务人员或在财务人员的指导下操 作。点【增加固定资产】进入新建界面如图所示。 - 26 - OA协同办公系统使用说明书 在“固定资产管理”模块还可以修改固定资产的信息和减少某一件固定资产，以及查 看某资产的折旧记录，首先输入查询条件(也可以为空)，查询出相应的固定资产信息，查 询出来的固定资产可以以 EXCEL 的格式导出，如图所示。 - 27 - OA协同办公系统使用说明书 点击【详情】或资产名称可以查看该资产的详细信息。 点击【修改】进入编辑界面(同新建固定资产的界面相同)，可以修改固定资产的基本 信息。 点击【减少】可以减少该条固定资产的信息。如图 点击【折旧记录】可以查看该资产的折旧记录。 点击【删除】可以删除相应的固定资产。 - 28 - OA协同办公系统使用说明书 3、固定资产折旧 “固定资产折旧”只能在相应的时间进行折旧，如在“参数设置”模块设置“折旧计提 方式”为按年折旧，则只能在每年的 12 月份进行折旧，如果按季折旧，则只能在每年的三、 六、九、十二月份进行折旧，而且每件固定资产每年(季、月)只能折旧一次，如果该年(季、 月)已经进行过折旧，则只能等到下年(季、月)再进行折旧操作。 4、固定资产查询 “固定资产查询”界面如图所示，输入查询条件，则列出相应的固定资产信息，与“固 定资产管理”中的查询类似，只能查看详情和折旧记录。 - 29 - OA协同办公系统使用说明书 3.5 图书管理 “图书管理”位于主菜单“综合行政”下，包括“图书录入”、“图书查询”、 “借还书 管理”和“图书列别定义”四个菜单项。 1、图书类别定义 用户可以根据自己的需要添加和管理图书的类别。“添加图书类别”里把图书的类别名 称填好，选择“添加”即可。 2、图书录入 用户可以新建图书信息。点击【新建图书】即可进入新建界面，如图所示。 - 30 - OA协同办公系统使用说明书 新建图书的时候，所选择的部门是哪个，哪个部门在查询的时候就可以查询到。如果设 置的借阅范围是:全体，那么所有的人就都可以查询到。 3、图书查询 “图书查询”用于查询图书信息，如图。 - 31 - OA协同办公系统使用说明书 4、借还书管理 “借还书管理”里可以新建借书登记，也可以对已借阅的书进行归还。这里是对于所 借出的图书和归还的图书做一个登记，一般分配给图书的管理人员。 “历史记录查询”可以按字段查询出图书的借阅情况，查询出来的图书若是已还状态， 可以彻底的删除这一记录。 - 32 - OA协同办公系统使用说明书 3.6 会议管理 “会议管理”位于主菜单“综合行政”下，分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”、 “会议管理员设置”和“会议室设置”、管理员六个部分。 1、会议申请 在“会议申请”中可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、 进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。被批准的申请具有短信 提醒功能。如图所示。 - 33 - OA协同办公系统使用说明书 2、会议查询 在“会议查询”中可按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类查询，如图 所示，也可按照指定条件查询。 3、会议管理 在“会议管理”中可以管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行 中会议和未准会议分类列出，管理者可以根据“详细信息”来确定是“批准”或是“不批准”， 方便用户管理。如图所示。 4、会议纪要 在“会议纪要”中可以查询保存的会议纪要信息，如图所示。 5、会议室设置 在“会议室设置”中可以新建和管理会议室的基本信息。点【新建会议室】可以登记会 议室，如图所示。 - 34 - OA协同办公系统使用说明书 6、会议管理员设置 “会议管理员设置”是指定人员对会议进行管理。如图所示。 3.7 车辆管理 “车辆管理”位于主菜单“综合行政”下，共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、 “车辆使用管理”、 “车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“调度人员管理”六个部分。界 面类似“会议申请与安排” 模块。 1、车辆使用申请 “车辆使用申请”模块可以申请车辆，并将自己的申请按照待批申请、已准申请、使 用中车辆和未准申请分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，被批准的申请具有短信提 醒功能。 注:在车辆申请之前要先设置车辆信息和调度人员。 - 35 - OA协同办公系统使用说明书 2、车辆使用查询 “车辆使用查询”模块可以按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类查询。 如图所示。 3、车辆使用管理 “车辆使用管理”模块用来管理所有用户已提交的申请，按照待批申请、已准申请、使 用中车辆和未准申请分类列出，方便用户管理。 4、车辆维护管理 “车辆维护管理”分为车辆“维护记录管理”和“添加维护记录”两部分。在“维护记 录管理”中可以查询维护记录，如图所示。 - 36 - OA协同办公系统使用说明书 5、车辆信息管理 “车辆信息管理”模块用来管理车辆的基本信息，可对已有的车辆信息进行修改和删除， 还可查看每辆车的预定情况。将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。在“添 加车辆”中可以添加新车辆，如图所示。 6、调度人员管理 “调度人员管理”是指定人员对车辆进行管理。 - 37 - OA协同办公系统使用说明书 3.8 组织机构信息 组织机构信息可以查看本单位的单位信息和部门信息，还可以查看员工的信息。 第四章 档案中心 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 组件是针对企业文件档案管理需求而设计。整个组件分为卷库管理、案卷管理、 文件管理、案卷借阅、档案统计、档案销毁六个功能模块。卷库是最大的管理单位，它包含 案卷;案卷介于卷库和文件之间，它包含文件;文件是最小的管理单位。 (档案管理层次图) - 38 - OA协同办公系统使用说明书 4.1 卷库管理 在卷库管理中，新建卷库，并且指定卷库所属部门。当我们新建案卷时，我们就可以选 择案卷所属卷库。oa 管理员可以管理所有的卷库，其他用户可以管理自己建立的卷库。 如下图所示: 4.2 案卷管理 在案卷管理中，新建案卷，填上案卷的相应属性，选择所建案卷所属卷库，案卷就建好 了。当该案卷下的所有文件都建好了，就可以在案卷管理的操作中进行拆卷/封卷操作。当 案卷处于已封卷状态时，该案卷中的文件不能在组卷至其他案卷，也不能修改和销毁。oa 管理员可以管理所有的案卷，其他用户可以管理自己建立的案卷。 如下图所示: 4.3 文件管理 在文件管理中，建立具体档案文件，并且将文件归入相应的案卷中，对于没有封卷的文 件，可以修改、销毁和组卷，对于已经封卷的文件，只有解除封卷才能修改、销毁和组卷。 对做过销毁操作的文件，可以到销毁管理中还原。oa 管理员可以管理所有的文件，其他用 户可以管理自己建立的文件。 如下图所示: - 39 - OA协同办公系统使用说明书 4.4 档案借阅 借阅申请:在借阅申请中查看相应案卷中的文件，我们可以申请借阅。借阅记录中可以 管理自己的借阅档案。对文件没有借阅限制，所有的用户都可以借阅所有的档案文件。 借阅审批:档案管理人员对档案借阅申请进行审批。有借阅审批菜单权限的用户都可以 进行审批。 如下图所示: 4.5 档案统计 借阅统计是对文件的借阅次数进行统计;案卷统计是对案卷中的文件个数进行统计。 如下图所示: 4.6 档案销毁 档案销毁是对文件管理中销毁的文件彻底删除。 如下图所示: - 40 - OA协同办公系统使用说明书 第五章 文档中心 5.1 知识共享 知识共享用于存储一些应用程序和文件，具有文件搜索、文件移动等功能。如图所示。 知识共享的目录设置和权限控制见 “系统管理”下“文档中心设置”中的“知识共享 设置”。 5.2 电子期刊 电子期刊用于存储电子文档和文件，具有文件搜索、文件移动等功能。如图所示。 电 子期刊的目录设置和权限控制见 “系统管理”下“文档共心设置”中的“电子期刊 设置”。 5.3 规章制度 规章制度用于存储规章制度文件，具有文件搜索、文件移动等功能。如图所示。 规章 制度的目录设置和权限控制见 “系统管理”下“文档中心设置”中的“规章制度 设置”。 - 41 - OA协同办公系统使用说明书 5.4 网络硬盘 网络硬盘用于共享服务器磁盘目录，具有文件搜索、文件移动等功能。如图所示。 网 络硬盘的目录路径设置和权限控制见 “系统管理”下“文档中心设置”中的“网络 硬盘设置”。 第六章 人力资源 6.1 人事档案 “人事档案” 位于主菜单“人力资源”下，包括三个菜单项:人事档案管理、人事档 案查询和统计分析。 可以建立和查看每一位员工的人事档案，并根据单位的不同设定多样化的自定义档案信 息，便于查询和管理。 1、人事档案管理 用户进入界面后，选择部门，点击需要编辑的人名，就可以修改员工 的信息了，也可增 加和更改员工照片，可导出人事档案，以 Excel 格式作为备份。 2、人事档案查询 - 42 - OA协同办公系统使用说明书 操作及界面和人事档案管理相同，不过在点击人名后不能编辑该员工信息，只能查看。 3、统计分析 统计分析是针对已建立的员工档案进行统计和分析，包括:按年龄统计、 按学历统计、 按性别统计和按政治面貌统计，以分析图表的方式形象化的显示。 用户可以对人事档案管理进行字段信息定义，也就是增加人事档案的录入项，具体的在 系统管理下的系统代码设置中。 6.2 考勤管理 “考勤管理”位于 “人力资源”下，包括三个部分，依次列在主操作区页面上。 1、考勤审批 “考勤审批”用于审批“今日外出”、“请假审批”和“出差审批”事项，如所示，在主 操作区中，可以选择“批准”或“不批准”。 - 43 - OA协同办公系统使用说明书 如果审批人不批准，需要填写不批准的理由，如图所示: 2、考勤查询与统计 考勤查询与统计用于查询与统计考勤数据，界面如图所示。 - 44 - OA协同办公系统使用说明书 3、考勤设置 “考勤设置”分为“排班管理”、“删除考勤数据”“编辑考勤管理人员”、“设置免签人 员”、“设置上下班登记时间段”和“设置节假日时间”，如图所示。 A、“排班管理”是用来设置单位考勤时间的，最多可以显示 6 次登记。 B、“删除考勤数据”用于按条件方便地删除各项考勤的数据或者全部考勤数据。 C、“编辑考勤管理人员”指定考勤的管理人员(在请假登记、外出申请和出差登记时 向“编辑考勤管理人员”中指定的人员申请)。 - 45 - OA协同办公系统使用说明书 D、“设置免签人员”指定人员为免签后该人员桌面将不会收到上下班登记提示。 E、“设置上下班登记间隔时间”可以防止考勤作弊。 F、“设置节假日时间”指定节假日时间。 - 46 - OA协同办公系统使用说明书 6.3 人员考核 人员考核功能模块可以实现对公司员工的各种考核如季考核、月考核等。考核的主要方 式是给员工打分。 1、考核项目设定 考核项目设定，包括两个方面:考核指标集和指标集明细。考核指标集的 作用解决企业 内部员工考核的多样性，不同类型员工的考核项目不同如普通职工、适用工、干部的考核， 不同时间考核如季考核、年考核等。指标集明细，考核指标集的具体考核项目和每个考核项 目评分范围。 考核指标集建立如下图: 输入考核指标集名称和考核指标集描述点击新建即可。 指标集明细建立(点击上图中 指标集明细):输入考核项目、分值范围点击添加即可。 - 47 - OA协同办公系统使用说明书 注意:如果考核指标集已经被应用，如果对该考核指标明细进行修改则会影响到已应用的考 核任务。 2、考核任务管理 新建考核任务:按照管理范围:由于考核人和被考核人都是多个，如 果选中按照管理范 围，每个考核人进行考核时只能考核自己管理范围内(在系统管理>组织机构设置>用户管 理中设定)的被考核人。如果不选中考核人进行考核时就对所有的被考核人进行考核。 选取适当的考核指标集，下拉框中会显示上一步所建立的考核指标集。如下图: 管理已发布的考核任务: 点击考核人、被考核人、考核项目指标集可以查看考核内容的具体情况。状态:该考核 - 48 - OA协同办公系统使用说明书 任务是否终止还是生效，终止的考核任务不能进行考核和修改考核分数。操作:对考核任务 进行修改、删除、终止考核任务和恢复以终止的考核任务。 考核数据查询, 输入查询条件进行查询，查询结果。 3、进行考核 考核任务发布后，考核人员可以在此对被考核人员进行考核打分，如下 图所示: 点击考核链接进入考核打分界面，如下图所示: 4、个人考核查询 员工可以查询个人考核成绩， 如下图所示: - 49 - OA协同办公系统使用说明书6.4 人事合同 人事合同管理用于对员工的人事合同进行登记、查询，如下图所示: 6.5 培训记录管理 培训记录管理用于对员工的人事培训记录进行登记、查询，如下图所示: - 50 - OA协同办公系统使用说明书6.6 奖惩记录管理 奖惩记录管理用于对员工的奖惩进行登记、查询，如下图所示: 6.7 职位变更管理 职位变更管理用于对员工的职位变更进行登记、查询，如下图所示: 第七章 进销存管理 销售管理模块主要是一个类似企业CRM 系统的管理模块，这其中涉及到客户信息的管 理、产品销售和供应商的管理。 - 51 - OA协同办公系统使用说明书 7.1 客户关系 1、客户基本信息管理 客户基本信息管理主要是实现新建客户信息和对客户的基本信息进 行管理和查询，设定 的销售主管可以对销售员的客户进行“资料转交”、“批量删除”，在某些销售员离职的情 况下可以将其客户转交给别的销售员。 新建客户信息的时候，要求用户输入客户的各种详细信息，以便以后查询，用户可在“系 统管理/自定义字段设置”中添加自定义字段。新建用户需要设定该客户是否共享，或者设 定共享范围，在共享范围之外的人(销售主管除外)是看不到该客户的详细信息的。 新建客户如图所示: 2、联系人信息管理 联系人信息管理，联系人信息包括联系人的单位、姓名等信息，联系人 信息管理包括新 建和管理两项功能。 - 52 - OA协同办公系统使用说明书 3、客户服务管理 客户服务管理和查询，用于客户服务记录的 登记和查询。 4、综合查询 - 53 - OA协同办公系统使用说明书 综合查询包括客户查询和客户服务记录查询。 综合查询中，用户会发现很多客户资料查询不到，那是因为该客户未被共享或因为权限 不够，但是设定的销售主管可以查询到未共享的客户信息。 5、客户关怀 根据客户关系资料的记录提供生日提醒和祝福。选择用户点击“发送短信”即 可自行编 辑祝福短信内容并发送到用户手机中。 7.2 销售管理 销售管理包括产品信息查询、产品信息管理、 销售合同 销售合同模板销售合同范本产品销售合同汽车销售合同商品销售合同 管理、销售记录管理和综合查询 五个部分。 1、产品信息查询 产品信息查询可以对已经增加的产品进行查询。 如下图所示: - 54 - OA协同办公系统使用说明书 2、产品信息管理 产品信息管理包括“产品管理”、“新建产品”、“服务性产品管理”和“新建服务性 产品”四种功能。 产品管理的界面如下，可以对已经增加的产品进行查询和管理。 新建产品，包括新建产品的供应商和产品名称与产品信息，并可以自定义部分字段。自 定义字段可以在“系统管理->自定义字段设置”菜单下进行设置。 服务型产品管理和新建，可以增加服务型的产品信息并且实现管理和查询功能。服务型的产 品的新建和管理功能类似普通产品。 3、销售合同管理 销售合同管理主要是对单位的合同进行管理，主要包括新建和管理两个 功能，查询功能 针对具体的输入项进行查询，方便快捷的实现管理。 - 55 - OA协同办公系统使用说明书 4、销售记录管理 销售记录管理与产品管理类似，主要涉及销售记录的客户名称等等，客户信息来自客户 关系模块，产品信息来自产品信息管理。 5、综合查询 综合查询包括合同查询和销售记录查询。合同查询主要是对“销售部门、人 员”、“合 同信息”和“客户信息”的查询，如果用户添加了自定义字段，还可以对这几个模块的自定 义字段进行查询。销售记录查询与合同查询类似，主要涉及“销售部门、人员”、“销售信 息”和“客户信息”的查询。 具体的界面如下: - 56 - OA协同办公系统使用说明书 7.3 供应商 供应商包括: 1、供应商信息管理 供应商基本信息管理主要包括供应商基本信息的新建和查询以及编辑 修改的功能。新建 供应商信息时，包含对供应商的各种详细的联系方式的建立。供应商查询管理，并可实现对 供应商信息的编辑修改。如下图所示: - 57 - OA协同办公系统使用说明书 2、供应联系人管理 供应商联系人管理与客户关系模块中联系人管理类似，此处不再重复。 3、采购订单 采购订单包括订单的新建和管理，如 图所示: 7.4 统计分析 统计分析主要针对以上三个模块的统计，包括客户统计、服务统计和销售统计。统计分 析的作用是，在一个设定的范围内，分析得到某一个变量的比重。统计方式针对“销售部门、 人员”、“客户类型”、“客户企业概况”等多种不同的方式进行统计分析。 如图所示: - 58 - OA协同办公系统使用说明书 7.5 基础数据设置 销售主管指派的功能是指定销售主管，销售主管具有查看所有客户信息的权限，但是不 可修改别的销售员的客户信息。如图所示: 第八章 信息交流 8.1 内部论坛 内部论坛位于“信息交流”下。 论坛的主题、开放范围等是由管理员设置的，设置方 法详见“系统管理”下“信息交流设置”的“内部论坛设置”。 如图所示。 8.2 大事记 大事记位于“信息交流”下，如图所示。 - 59 - OA协同办公系统使用说明书 8.3 投票 投票位于“信息交流”下，有两个操作栏:“投票查看”和“投票管理”。 1、投票查看 投票查看，用于查看已发布的投票，进行投票。 如图所示。 2、投票管理 “投票管理”用于管理已发布的投票，可以修改、删除或立即终止投票，如图所示。 8.4 公共网址 公共网址位于“信息交流”下，用于查看共享的公共网址。如图所示。 8.5 文本聊天室 文本聊天室位于“信息交流”下。聊天室设置详情见“系统管理”下“信息交流设置” 中的“文本聊天室设置”。 8.6 网络会议 网络会议位于主菜单“信息交流”下，包括“文本网络会议管理”、“文本网络会议”两 个菜单项。 - 60 - OA协同办公系统使用说明书 1、文本网络会议管理 “文本网络会议管理”可以新建、删除、结束已创建的会议。 在“创建新的网络会 议”中，点【新建网络会议】可以添加新会议，文本网络会议是 由有“文本网络会议管理”权限的用户创建的。 在“管理已创建的网络会议”中，点【立 即结束】可以结束会议，并出现【继续会议】 和【会议记录】两项，点【继续会议】可再次开会，点【会议记录】可查看所有会议记录。 2、文本网络会议 文本网络会议以文字形式进行。用户可通过点击网络会议界面右下角的【离开会场】可 以返回网络会议列表，如图所示。 8.7 视频会议 进入“视频会议”后，如未使用过 Netmeeting，系统会自动提示进行 Netmeeting 的设 置。使用此功能需安装相关硬件如麦克风、摄像头等。只可以一对一的进行视频。如图所示。 - 61 - OA协同办公系统使用说明书 第九章 文档在线编辑 Office 文档在线编辑的功能并不单独出现。在“工作流”等模块中，对于附件是 Office 文件格式的，均可进行在线编辑或阅读。如图所示。 - 62 - OA协同办公系统使用说明书 用户是否对文档具有编辑功能，要看具体模块中，是否为该用户设定了权限。 9.1 文件操作 在“Office 在线编辑”页面上，文件操作有四个选项:保存文件、保存并关闭、页面 设置、打印。 保存文件:修改文件的时候点击保存后可以保存修改。 保存并关闭:保存的同时关闭文档。 页面设置:设置 页面的各种属性。 打印:打印文档。 9.2 文件编辑 在 Office 在线编辑页面上，文件的编辑涉及到修改文件的痕迹保留问题。 在修改文件的时候，点击【痕迹保留】，则用户所做的所有修改痕迹将会保留， 点击【显示痕迹】就可以看到所保留的痕迹，点击【隐藏痕迹】则可以将痕迹隐 藏而不显示出来。当然，如果不希望痕迹保留，可以点击【不留痕迹】，如此则 不保留任何修改痕迹。 文件套红是对特定单位需要“红头文件”的需求而设计的，“某某机关红头文件”，可以修改机关名称。 - 63 - OA协同办公系统使用说明书 9.3 电子印章与手写签名 Office 文档可以从服务器或本地加盖电子印章，如下图: - 64 - OA协同办公系统使用说明书 Office 文档支持全屏手写批注签名和手写签名，如下图。 Office 文档修改后自动进行痕迹保留，将鼠标放在修改的标记上面，会弹出修改人、 修改人、修改详细信息，如下图: - 65 - OA协同办公系统使用说明书 9.4 电子印章的制作 电子印章的制作首先需要有一个印章的图片，使用光盘中的电子印章制作工具 SignPicTool.exe 进行加密，如图所示。 打开工具后，先选择原始印章文件，就是扫描或者制作的印章图片，再点击【选择目标 印章文件】，默认该文件的文件后缀应为“.esp”，填写好印章名称和用户名，最重要的是填 写访问密码，这是加盖印章文件时必须输入的密码。 如此就完成了电子印章的制作，在使用时，只需要选择印章文件并加盖就可以了。 本次学习结束了，既是结束，也是开始，祝您工作顺利。 *本手册仅供参考，因软件版本升级所产生的差异恕不另行通知。 - 66 -