浅谈如何培养复合型秘书人才

浅谈如何培养复合型秘书人才 浅谈如何培养复合型秘书人才 摘要:现代企业尤其是中小型企业需要复合型秘书人才～本文就秘书专业学校教育如何培养复合型秘书人才以及秘书专业学生和秘书工作从业人员如何自我培养成为复合型秘书人才做了初步的探讨。 关键词:复合型秘书 学校教育 秘书专业 谈到“复合型秘书”～我们不得不谈谈“秘书”的含义。事实上～人们对秘书的含义概括有多种多样的说法。据统计～在国内出版的上百种秘书学教科书和秘书工作论著中～概述秘书定义的就有几十种。目前新出版的秘书上岗资格考试全国通用秘书学教材～它综合了以往各说之长～重新给秘书下了一个定义。狭义的“秘书”定义是:“专门从事办公室程序性工作～协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”广义的“秘书”定义是:“位居领导人身边或领导机构中枢～从事办公室事务、办理文书～联系各方～保证领导工作正常动转～直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。在此基础上可以概括出“秘书是为领导工作服务的办公室人员～是领导的参谋和助手”。 企业总希望聘用最少的人～花尽可能少的钱～达到所期望的效果。尤其在中小型企业及私营企业中～分工不是很明确～这样的意图显而易见。老板毕竟是商人～总是以盈利为主要目标。有些不是常用的岗位～索性就不投放人员。所以～做秘书工作的人经常要顶替做这些空缺的工作。但是对企业而言～它却少支出了开销。例如～大多数的人事管理或是翻译都是由秘书兼做的。而现代企业大约80%是中上型的私营企业。由此可见～现代秘书不再只是做一些打字、收发、接待等简单重复的普通工作～而应具备多方面的才能和知识。现在～秘书素质的高低多少影响着领导的决策和企业的发展方向。所以现代企业都十分渴求综合素质优秀的复合型秘书人才。例如:具有较强的英语会话能力～翻译能力,较高的电脑及文档处理水平,具备一定的交际才能,会驾驶,懂得一定的法律、财务、外贸、人力资源管理等知识。只有具备多方面才能的秘书～才有可能成为领导的参谋和助手～帮助领导做一些决策,才能适应现代企业的发展。 复合型秘书口语化讲就是“多面手”。现代社会对人才的需求不再局限于单一的专业～复合型人才,也就是一专多能型人才,越来越受到企业的青睐。那么～具备哪些知识才称得上是复合型秘书人才呢,如何才能使自己成为复合型秘书人才呢,在培养复合型秘书人才方面～作为学校又应该做哪些努力呢, 作为复合型秘书人才应该具备的各方面知识～概括为以下几点: 首先～秘书应有广博扎实的文化基础知识。基础知识是秘书工作者知识结构的“重中之重”。秘书工作的综合性～决定了秘书人员应该是“通才”“杂家”。因此～对秘书的知识要求不一定要深～但要广。 这里所说的文化基础知识概括地说可分为两类:一方面是社会科学基础知识～即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、化学、数学、外语知识,另一方面是自然科学知识～即物理、化学、数学、生物知识～还应懂得一点工农业生产和科技常识。 这些文化基础知识都是在学校里学到的。教科书上也满是这些。这些都是理论 知识～它只是其他知识的铺垫。一般高中毕业都能掌握这些基础知识。 其次～秘书必须具有专业知识。专业知识包括两个方面:一方面是作为秘书人员都应该具有的秘书专业知识～包括:应用文写作知识～文书制作和文书处理知识～档案保管知识～调查研究知识～会议组织知识～信访工作知识～资料工作和信息科学知识～保密工作知识等。秘书工作质量高低～很大程度上取决于秘书对这些专业知识的掌握和运用程度。另一方面是秘书人员所在工作部门及行业的专业知识。在某一行业或部门工作的秘书就必须熟悉本行业或本部门的业务知识。比如～供职于做家纺产品的企业～那么就应了解和掌握纺织方面的知识～供职于做电子产品的企业～那么就应了解电子方面的知识。 专业知识一般我们都是在大学学习中得到的。专业课质量直接影响到以后工作的质量。对于专业课～我们应打造夯实的基础～不放过每一个小细节。专业知识扎实～那么工作能力也会相应得到加强。 再次～秘书还应具备相关的知识。相关知识是秘书人员为适应时代的需要～不仅在行政工作～文字方面起作用～而且在经济工作和其他领域起作用应具备的知识则秘书人员知识结构中较高的层次。主要有:经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、行政管理学、企业管理学、统计学、计算机科学等。学习这些知识可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。实践表明:秘书工作涉及面很广～要经常处理上上下下～方方面面的工作关系和人际关系。企业秘书应特别掌握经济 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 法、企业法、公司法、劳动法及相关的法规、规章～以便于工作的开展。秘书多阅读些中外文学作品～可以提高对社会生活的认识能力～审美能力～培养高尚的情操。每天花时间阅读一些报刊～从中吸取营养和国内外大事～更是一个秘书人员应养成的好习惯。中国加入WTO～作为企业秘书更应多了解外贸知识～以备不时之需。 以上说了那么多应具备的知识～但最重要的是要有较高的说、写能力～即语言表达能力和文字写作功底。秘书工作涉及的事情很繁琐～千头万绪。俗话说:“千条线～一根针”～秘书就是这一根针～运用得好～你会有条不紊～游刃有余,运用得不好～你会手忙脚乱～焦头烂额。 怎样才能使自己具备这些知识呢, 对我们自身而言～首先～我们应该上好每一堂课。在大学里～很多人认为上课是没有用处的。甚至于很多人都不去上课。可是～理论是实践的基础。没有扎实的理论功底～那么一切都只是“纸上谈兵”。就像建造高楼大厦一样～没有牢固的根基～高耸的大楼如何挺立,有些看似简单的东西～实际上不是那么容易的。任何事情总要由易到难～才能做得得心应手。当你真正走上工作岗位以后就会发现:自己原来要学的东西还有那么多:人不能总是后悔过去～应该把握现在。对于基础公共课应有一定的耐心。很多也许已经掌握～但再学习是十分有好处的。俗话说:书读百遍～其义自见。基础知识掌握了才有可能进一步掌握专业知识～专业课的重要性就不用说～大家也都知道。那可谓是吃饭的“家伙”。专业课掌握的好坏～直接影响到以后工作的质量。很简单的一个例子:文档的归类。这时在学校学到的档案管理就用得上。按照大方向一般分为:外来文件和公司的内部文档。再细分下去就是:外来文件又可按各个业务往来公司的名字来划分。像我们公司有几家往来单位～文件分为:蓝海公司资料～汇鸿公司资料～宜家资料～其余不常往来的公司可以归为一个文档。 公司内部文档分为:公司部门人事登记～各个联系电话～订单～核销单留存～报价单～营业执照～税务登记～传真留存～重要邮件留存～考勤记录等。这些琐碎的文件都要把它们归类～以便以后查找。看似简单的工作～但要分类清晰～一目了然也是件不容易的事。现在各单位看上去很少使用公文～大多数都是通过发送邮件～但邮件编辑时就充分的运用到公文的格式。在语言表达方面～也是含蓄、客气的。每次在商务邮件的结尾～总是要写上“祝 商安”或“祝 商祺”。最后总要标上公司名称及日期。下列的邮件是工作中遇到的一个典型的例子。 徐厂长～您好: 请用以下颜色的涤棉80/20磨手斜纹布做床垫套 颜色:粉色:12-2906 绿色:12-0313 黄色:11-0616 紫色:13-3802 米色:11-0105 米色:11-0701 规格:25×38+5“ 数量:4套/色 商祺: 李 立 2005年-3-12 由此可见邮件最大的特点就是要简明扼要的表述要表达的内容。可见学校里学过的东西在实践中还是能够用得上的。 再次～作为秘书人员应多学习各方面的知识～提高自身的素养。这些知识包括:社会科学、自然科学、外语～及一些有益的技能:如:电脑～开车～琴棋书画等。同时关心时事政治是十分有必要的。从这些方面能看出一个人的政治素养。在闲谈时～可以有话题～拉近谈话双方的关系。除了了解这些～如果是在工厂工作～还应了解一些生产管理方面的知识～平时多关心该行业的信息。别的行业我也不太了解～但我对我们公司所属的行业还是比较关心的。现在我对很多纺织面料都是很了解的。掌握了这些对工作的开展也是有很大好处的。作为秘书～老板经常会让你做一些涉及商业机密的事情。例如:打报价单。在这个过程中～会涉及到很多纺织术语。如果对这些毫无了解～说不定打印出来的东西会惹笑话～或是词不达意～或是语句不通畅。曾经有一次～老板让我打印一份报价～其中涉及到一种面料叫“麂皮绒”～由于字迹没有看清～而且毫无了解～凭着自己的感觉～打出了“鹿皮绒”～后来被老板批评了一下。可见～秘书工作中的打印文件～已经不单纯的是照抄照搬～在打印中也需要运用到各方面的知识。不动脑筋～打印出的东西会惹大笑话的。严重的话～甚至会耽误很多的事情。 外语知识在工作中也是运用得比较广泛的。很明显的可以看出～很多用人单位在招聘文秘时～均有一点:英语达四级～会熟练地用英语会话。现在很多企业都多 多少少与国内外市场有关联。如果连最基本的英文资料都看不懂～那么就不是合格的秘书～最终将会被竞争所淘汰。其实这些英语的难度是不深的～一般都是商务信函～有一定的套路的。例如～我们公司就经常遇到这样的英文邮件: 上述的例子是常见的例子～事实上并不难～但要翻译得原汁原味～要得体～准确～那也不是件容易的事。平时还是要多学习外贸函电～那么翻译出来的东西才有一定的深度和亲服力。 俗话说:“艺不压身”～如果你具备多方面的素养和知识～掌握了多种技能～总会有你显露山水的那一天。同样～假如你在哪方面尚存缺陷～则一定会有你无地自容的那一刻。当然～这些知识的学习与充电～都必须围绕本职工作这个“重心”～在做好本职工作的前提下～才能再去充实自己的其他知识与技能～而绝不能冲淡“主题”～更不能“不务正业”。 同时自身也应热爱专业～刻苦钻研专业知识。热爱生活的人才懂得如何生活～那么热爱专业的人才能更好地掌握专业知识。除了学好课本知识外～还要懂得实践。积极主动地参加社会组织地等级考试～如计算机能力等级考试～办公室自动化～大学英语四、六级考试等等。这些基本技能都是必须掌握的。在学习之余～应看清实践的重要性。我们应把学校里学到的理论同实际秘书工作结合起来～达到会管理会经营的目的。实习实际上是“准岗位”阶段～我们应该从实习中学到许多课本上没有的知识。像在学校里学到的办公设备的使用～那些理论知识的抽象的概念～只有自己亲手触摸～使用过这些办公设备～比如:复印机、传真机、扫描仪等～那么就永远都不会忘记了～那才是真正的理论与实践的结合。 作为学校～又应该做哪些工作～培养学生成为“复合型秘书人才”, 秘书专业的培养目标集中反映在秘书职业能力上～就是以培养秘书的“办文”、“办事”能力为基础～加强全面的综合素质训练～提高秘书办文。办事的思想水平和工作悟性～保证秘书专业毕业生有充足长远的发展后劲～ 首先～学校在专业课设置方面应注意实践技能。如公文起草本领～办公程序～接待交际技巧～文书档案管理方法等等～对秘书工作是很适用的。那么在开设这些课程时～理论教学应少而精～应以培养实践技能为重点～以必需够用为适度。学校教育应以传授知识为辅～培养能力和素质为主～将课内教育与课外学习活动相结合。学校也应提供较好的硬件设施。例如:模拟会议厅。殊不知～人置身于一定的环境中～更容易吸收新鲜事物。 其次～专业教学要有专家老师讲解。专业的推进既要考虑社会秘书岗位的需要～又要遵循教育教学规律～还必须充分考虑到每个学生的实际情况。专业既要提出既重视理论知识教育～又重视技能技巧培养～以办文、办事能力为中心～建立培养模式～建立一整套比较完善的教学体系。学校应多引进一些有经验的知名教授～走进校园～为学生开设讲座～激发学生学习专业知识的积极性。同时加强对秘书的思想教育～进一步探索对秘书的悟性培养～进一步开展实践性教学～更准确地体现复合型人才特点。学校应重视教学的实践。在实践场所有理解教学要求的“师傅型”的指导老师～能按照专业要求和教学要求从各个方面带领和指导学生～这是保障实践教学环节事半功倍的重要因素。 再次～学校还可以选派一些老师和学生～走进兄弟院校～与其他院校进行交流 与合作。每个学校都有各自的教学特色～多获得一些别人的长处总没有坏处的。当然～在学习中应保持“取其精化～剔除糟粕”的态度。 第四～学校应特别重视秘书专业的第二专业的开辟。秘书被认为是分布在现代社会360行中的第361行～除了本身的专业知识能力外～对所供职单位的业务工作和专业的掌握水平～也是衡量秘书水平的重要标志。由此～模块化教学环节～与秘书工作的基本能力～现代办公技术能力与思想水平和工作悟性有机联系的第二专业和秘书专长模块。一般第二专业是根据社会需求确定的。近几年～社会对商务秘书的需求比较大～应着重培养学生辅助商务活动和经济管理的能力。 总之～现代企业都需求复合型人才。作为秘书～更应具备多方面的知识～才能胜任这份工作。复合型秘书人才是市场的需要～具备复合型知识也是自身适应市场的需要。我们应该主动适应市场。我们自身还有许多需要学习的地方。对于学校而言～在今后的教育教学中还有很多地方需要改进与探索的。让我们大家一起努力吧～把“秘书”这个特殊的岗位搞出自己的特色～焕发永久的青春与活力: 参考文献: 1 王育 专业重教务实 学生秀外慧中——秘书专业教学改革试点工作探究,北京城市学院经济管理学院～北京 100083, 2 傅西路 北京现代秘书科学技术研究中心主任 2004,2, 3 魏正书 秘书如何具备复合型知识体系 锦州师范学院学报,哲学社会科学版, 2004,5, 4 徐慧 现代秘书高素质论 合肥工业大学学报 2003,12,