后勤采购管理办法

后勤采购管理办法 分发编号: 后勤采购管理办法 单位:财务管理委员会 发布/修订日期:2011.03.01 目 录 第1章 总则 ........................................................................................... 1 第2章 后勤采购组织 ........................................................................... 2 第3章 采购备用金管理 ....................................................................... 3 第4章 采购实施 ................................................................................... 3 第5章 财务控制 ................................................................................. 15 第6章 附则 ......................................................................................... 15 附件:后勤采购业务审批权限列表 ................................................... 16 湖南九鼎科技(集团)有限公司 编 号:QB/JD.CG002 集团后勤采购管理办法 公司/中心:财务管理委员会 起 草: 日 期: 版本号:第A版第0次修改 审 核: 日 期: 批 准: 日 期: 第1章 总则 1.1目的 为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理， 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 采购行为，保证采购质量，提高采购效率，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购。 1.3 后勤物资及服务采购分类 1.3.1 办公类:办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。 1.3.2 宣传印制类:横幅、公司定制品(印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本、办公文具等)、广告、海报、宣传手册、DV宣传片、挂历、营销促销品等。 1.3.3 劳保清洁及宿舍用品: 手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等 1.3.4 公共设施类:水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等 1.3.5 招待类:水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等 1.3.6 技术检测类:容器、工具、仪器仪表、试剂、药品等 1.3.7 生产维护类:生产机器零配件、五金工具等 1.3.8 食堂物资:锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等 1.3.9 保险类:社会保险、意外伤害险、财险。 1.3.10 能源类:水、电、煤、气、生产用油等 1.4 不相容职务 1.4.1 请购与审批。请购人员不能同时负责审批。 1.4.2 供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。 第1页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 1.4.3 采购 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 的拟订、审核与审批。合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负责。 1.4.4 采购、验收与记录。采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。 1.4.5 付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离，避免因付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。 第2章 后勤采购组织 2.1 后勤采购工作小组 2.1.1 后勤采购工作小组机构 公司设立后勤采购工作小组，由各部门各派一人组成，组长由总经理任命。后勤采购工作小组不设专职，所有组员均为兼职。 2.1.2 后勤采购工作小组职责 2.1.2.1负责与各部门的沟通协调。当某项物资的选购需要专业性判断时，后勤采购工作小组应与需求部门协调，由需求部门安排专业人员协助采购员采购，提供专业性采购建议。 2.1.2.2 协同采购，对采购工作进行监督。 2.1.2.3 负责后勤采购评估工作。 2.2 各部门职责 2.2.1公司后勤物资及服务采购归口行政部门集中办理，其他部门不得擅自采购。行政部门应分别设置行政内勤(兼任 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 管理员)、采购员及仓库保管员等岗位。 2.2.2 公司总部总裁办下设行政部，设置行政内勤及采购员岗位，负责母公司范围内的采购业务，八字门行政部安排保管员负责仓库物资保管及发放。其他子公司按2.2.1要求自行设置相关岗位，履行后勤采购职责。 2.2.3 各公司行政部下设食堂组，食堂采购员实施物资采购，食堂组长负责食堂物资的验收和管理。 2.2.4 需求部门负责填制采购申请，并参与供应商甄选过程。 2.2.5 财务部门负责采购的监督、预算控制、报账审核及付款。 2.2.6 仓库保管员负责采购物资的验收、存储与发放。公司分设后勤物资仓库、生产机器零配件仓库、技术检测物资仓库，分别由行政部门、生产部门、技术质量部门安排相 第2页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 应仓库和保管员进行物资管理。食堂物资放厨房存储，不单独设立仓库，由食堂组长兼任保管员，负责食堂物资管理。 2.2.7 各部门各司其职，相互衔接的同时形成相互制衡机制。 第3章 采购备用金管理 3.1 备用金 3.1.1 公司采购采取备用金制，行政部门采购员备用金额度为3000元，食堂采购员备用金额度为5000元。 3.1.2 备用金采取借款方式，由采购员填写借款单，经部门主管、财务主管及总经理审批后，交会计开具现金付款凭证，由出纳支付现金，账面挂采购员个人往来。 3.1.3 采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购。备用金如不足以支付采购款，可按借款审批程序临时借支现金。报账后再冲抵借支，并按额度补足备用金。 3.1.4 备用金一年一清，每年12月份还清备用金借款，次年1月再重新借支备用金。 3.2 现金交易范围 3.2.1 一千元以下的零星采购; .2 供应商要求现金交易; 3.2 3.2.3 紧急采购且不能及时办理银行支付手续; 3.2.4 除以上情况外，一律不得进行现金交易，均通过财务转账付款。 第4章 采购实施 4.1 办公、宣传印制、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资的采购 4.1.1 采购申请 4.1.1.1 需求部门在每月25日前提出下月物资采购申请，经部门主管批准后交行政部门。单件采购金额在500元以上要经总经理审批。 4.1.1.2 行政内勤在仓库保管员的配合下提出常备用料的采购申请。 4.1.1.3 采购申请应注明物资的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。如难以描述物资特征的，应提供样品;宣传印制品应提供设计样稿。 第3页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 4.1.1.4 行政部门对各部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。 4.1.2 采购计划 4.1.2.1 行政内勤于每月月底前根据各部门的采购申请汇总制定月度采购计划，经行政主管审核后报请公司总经理批准。 4.1.2.2 行政内勤应审查各部门申请采购的物资是否能由现有库存满足。只有现有库存不能满足的请购物资才能列入采购计划中。 4.1.2.3 对于无法于需用日期内办妥的采购申请，行政部门应及时通知请购部门。 4.1.2.4 采购计划应同时报送财务部门，以便于公司资金的安排。 4.1.2.5 未列入采购计划内的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购申请表，经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围，单件500元以上的物资要经总经理审批。 4.1.3 供应商及采购方式选择 4.1.3.1 采购人员应视采购量、金额大小及供应情况，分别采取定点采购、询比价采购、招标采购、网购(网上招标、定点网购或询比价网购)等不同的采购方式实施采购，确定供应商及价格。 4.1.3.2 公司一次性采购量或金额大的物资实行招标的方式确定供应商及价格，由行政部门负责安排招标事宜，财务部门参与招标过程。如全年耗用量大的办公文具、公司定制品、劳保用品;一次性订购量大的工作服、挂历、宿舍用品;全年耗费金额大的宽带、手机、固话等通讯网络设施等均可采用招标方式采购; 4.1.3.3 日常采购量或金额较大的物资，由行政部和财务部共同确定定点供应商，签订长期议价采购合同，实行定点采购。办公设备、办公家具、宣传印刷品、营销促销品、劳保用品、照明灯等物资均可采用定点采购方式; 4.1.3.4无法招标或定点采购的物资，可采用询比价方式采购，向三个以上的供应商询价后填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购，如公共设施维护等物资。 4.1.4 合同的签订与撤销 4.1.4.1 采取招标采购及定点采购的应签订采购合同，明确约定并准确阐述采购物资的名称、规格、质量标准、数量、价格、供货方式、验收方式、运输方式及费用承担、交货地点、交货时间、结算付款方式、双方的权利、义务和违约责任等，并按照规定的权限签订合同，合同双方必须签字盖章。零星采购可不签订采购合同。 4.1.4.2 采购合同由需求部门配合行政部门拟定，行政部门负责人审核，公司总经理审批。涉及金额较大、存在较高风险的合同应聘请律师进行专业审核。 第4页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 4.1.4.3 采购经办人员应跟踪合同履行的过程(包括合同的执行、储运、交货、验质、入库、付款等)，对可能发生异常的情况，应出具书面报告并提出解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。 4.1.4.4 合同履行过程中，如供方提出变更合同或撤销合同，行政部门应对供方提出的合同变更或撤销理由进行调查，经调查证实供方确实无法全部履行或无法履行合同后，由供方提出合同变更或撤销申请，经我方行政主管及公司总经理审批后方可变更或撤销。合同变更或撤销给公司造成损失的，应追究供方责任。 4.1.4.5 我方如遇特殊情况需要变更或撤销合同的，由行政部门与供方沟通协商后，提交合同变更或撤销申请，经行政主管及公司总经理审批后方可变更或撤销。为维护公司诚信的“金字招牌”，原则上不得申请变更或撤销合同。 4.1.5 购买 4.1.5.1 招标方式采购物资的，合同签订后，由采购员负责跟踪供应过程。供方交货时，采购员要及时通知保管员到场验收。 4.1.5.2 定点或询比价方式采购物资的，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购。如需提供专业支持的，由需求部门安排人员协助采购，提供专业建议。 4.1.5.3 不论采取哪种采购方式，采购员都必须向供应商索要发票及购物清单，零星现金支付的需索要收款凭证，相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。 4.1.6 验收入库 4.1.6.1 物资采购后，采购员将物资交到仓库。仓库保管员当面清点物资，对照采购计划表、供应商的销售清单与物资一一核对，检查物资品种、规格、数量、价格是否无误，质量是否符合要求，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包检查。宣传印制类物资应有需求部门协助验收，查验样式是否符合定制要求。验收过程中，如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。 4.1.6.2 物资验收无误后，保管员开具入库单，并将采购付款联交给采购员，采购员及保管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货或返工。 4.1.6.3 保管员分类别登记物资入库台账，将实物存入仓库。 4.1.7 报账付款 4.1.7.1 采购业务结束后，采购员将票据交给行政内勤报账。行政内勤应在一周之内报账，按各部门的物资申购情况制作费用分摊表，将原始票证粘贴整齐，填好费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。 4.1.7.2 财务部门对报账事项进行审核，重点审核附件及相关审批程序的是否完整、报账事项与附件是否匹配、各部门的物资耗费是否在预算额度内、超预算的是否履行超预算报批程序，审核无误后审核人在费用报销审批单上签字。 第5页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 4.1.7.3 财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。 4.1.7.4 报账的票据必须包括:费用报销审批单、供应商的销售清单、入库单(财务联)、有效发票、物资采购计划表、供应商询价表、费用分摊表，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。 4.1.7.5 合同约定了结算付款方式的，按合同约定办理。财务按报账结算金额挂供应商往来，行政内勤在合同约定付款时限内填写付款申请单，并附上入库单(采购付款联)及合同复印件，履行相关审批程序后交财务付款。 4.1.7.6 不在现金交易范围内的采购业务均需通过银行转账支付给供应商。供应商为单位的，采用公对公转账支付;供应商为个人的，采用公对个人银行卡转账支付。 4.1.7.7 签订了采购合同或协议的，采购员报账时需提供收款方名称、开户银行及账号，且收款方、开票方和合同签订方三方必须一致，以确保无资金支付纠纷。款项不得向非合同订立方进行支付，也不得将款项支付到供应商指定的其他单位户头或个人户头。 4.1.8 物资管理 4.1.8.1 所有办公类、宣传印制类、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资都必须履行先入库后领用的程序，由行政部门统一管理。 4.1.8.2 物资管理实行“谁保管谁负责、谁使用谁负责”的原则。行政部门应分部门建立并实时更新各部门固定资产和低值易耗品(不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长的物品)保管清单，落实保管责任。使用部门应建立并实时更新本部门固定资产和低值易耗品保管清单，将保管责任落实到人。 4.1.8.3 行政部门应定期对物资进行盘点，至少每季度盘点一次，并将盘点结果报送财务部门。盘点中如发现有盘盈、盘亏等情况应查明原因，并及时报告上级主管。因个人保管不善导致盘亏的，由责任人负责赔偿。 4.1.8.4 仓库保管员应分类别分品种登记物资入库台账和库存台账，物资发放要有领用记录，注明领用部门，领用人签字确认。领用固定资产和低值易耗品的，行政部门和使用部门要及时更新保管清单。 4.2 招待类物资采购 4.2.1 采购申请 4.2.1.1 招待类物资采购仅限于公司会议或活动、营销、客户维系、外部检查及日常接待需要。私人活动及招待不得申请采购招待类物资。 4.2.1.2 需求部门于每月25日前提交采购申请，临时接待采购由接待责任部门按需提请。采购申请需详细注明物资品名、数量、招待对象及费用预算，经请购部门主管批准后报行政部门审批。采购金额在500元以上要经总经理审批。 第6页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 4.2.1.3 行政部门对请购部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、招待事项是否属实、请购数量是否适度、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。 4.2.1.4 行政部门在请购审核时，应对饮食品的请购数量从严控制，确保一次性消耗完，宁可少买不要多买，避免节余。水果、零食不得节余，烟、酒、茶、矿泉水等保质期稍长的物资如有剩余，由行政部门负责登记并保管，在保质期前耗用完毕。 4.2.2 购买 4.2.2.1 需求部门未请购的物资不得采购。 4.2.2.2 行政部门采购员根据采购申请实施采购，可视全年使用量采取定点或询比价方式进行采购。如矿泉水、烟、酒等可采取定点采购，水果、零食可采取询比价方式采购。 4.2.2.3 采购时，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购员采购。水果、零食、烟、酒、矿泉水、茶等饮食品，要特别注意是否在保质期内、包装是否完好无损，保证饮食品的安全卫生。 4.2.2.4 采购员应向供应商索要发票、售货清单及收款凭证。相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。 4.2.2.5 采购完成后，采购员将物资交给请购部门，请购部门负责验收，验收无误后在单据上签字。 4.2.3 报账付款 4.2.3.1采购业务结束后，采购员将票据交给行政内勤报账。行政部门内勤应在一周之内报账，按各部门的物资申购情况制作费用分摊表，将原始票证粘贴整齐，填好费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。 4.2.3.2 财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用审批单上签字。 4.2.3.3财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。 4.2.3.4 报账的票据必须包括:费用报销审批单、供应商的销售清单、有效发票、物资采购申请单、费用分摊表，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。 4.3 生产维护类、技术检测类物资采购 4.3.1 采购申请 4.3.1.1 需求部门在每月25日前提出下月物资采购申请，经部门主管批准后交行政部门。采购金额在500元以上要经总经理审批。 第7页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 4.3.1.2 采购申请应注明物资的名称、规格型号、技术参数、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。 4.3.1.3 行政部门对需求部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。 4.3.1.4 无法于需用日期内办妥的采购申请，行政部门应及时通知需求部门。 4.3.1.5 需求部门未申请的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购申请表，经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围，采购金额500元以上的物资要经总经理审批。 4.3.2 供应商及采购方式选择 4.3.2.1 公司一次性采购量或金额大的物资实行招标的方式确定供应商及价格，由行政部门负责安排招标事宜，财务部门、需求部门参与招标过程。如贵重零配件、精密仪器仪表等。 4.3.2.2 用量小、价值低的物资由行政部门、需求部门和财务部门共同确定定点供应商，签订长期议价采购协议，实行定点采购，如常用零配件、试剂、药品、容器等。 4.3.2.3 无法招标或定点采购的，可采用询比价方式采购，向三个以上的供应商询价后填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购。 .3 合同的签订与撤销 4.3 参见4.1.4 4.3.4 购买 4.3.4.1 招标方式采购物资的，合同签订后，由采购员负责跟踪供应过程。供方交货时，采购员要及时通知保管员到场验收。 4.3.4.2 定点或询比价方式采购物资的，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购。考虑到生产维护类及技术检测类物资专业性较强，需求部门需安排人员协助采购，提供专业建议。 4.3.4.3 不论采取哪种采购方式，采购员都必须向供应商索要发票及购物清单，零星现金支付的需索要收款凭证，相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。 4.3.5 验收入库 4.3.5.1 物资采购后，采购员将物资交到对应仓库。仓库保管员当面清点物资，对照采购申请、供应商的销售清单与物资一一核对，检查物资品种、规格、技术参数、数量、价格是否无误，质量是否符合要求，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包检查。验收过程中，如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。 4.3.5.2 物资验收无误后，保管员开具入库单，并将采购付款联交给采购员，采购员及保 第8页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货。 4.3.5.3 保管员分类别登记物资入库台账，将实物存入仓库。 4.3.6 报账付款 4.3.6.1 采购业务结束后，由行政部门负责报账。行政内勤应在一周之内填好费用报销审批单，将原始票证粘贴整齐，经部门主管审批后交财务部门审核。 4.3.6.2 财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用审批单上签字。 4.3.6.3财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。 4.3.6.4 报账的票据必须包括:费用报销审批单、供应商的销售清单、入库单(采购付款联)、有效发票、物资采购申请，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。 4.3.7 物资管理 4.3.7.1 生产维护类物资由生产部门安排仓库及保管员进行管理;技术检测类物资由技术质量部门安排仓库及保管员进行管理，容易变质或挥发的试剂、药品应在适温下储存。 4.3.7.2 所有生产维护类及技术检测类物资均应履行先入库后领用的程序。 4.3.7.2仓库保管员应分类别分品种登记物资入库台账和库存台账。物资领用要有领用记录，领用人签字确认。 4.3.7.3 在用的物资由使用人保管，备用物资由保管员保管。如因使用或保管不当导致物资丢失、损坏或失效，由保管责任人负责赔偿。 4.3.7.4 生产部门及技术质量部门应定期对所保管的物资进行盘点，至少每季度盘点一次，并将盘点结果报送财务部门。盘点中如发现有盘盈、盘亏等情况应查明原因，并及时报告上级主管。 4.4 食堂物资采购 4.4.1 采购计划 4.4.1.1 食堂按周拟定每周食谱，报行政部门备案并公示。厨师按食谱制定每天采购计划，经食堂组长审核及行政主管审批后交食堂采购员采购。 4.4.1.2 食堂采购计划的制定应充分考虑物资的耗用量、保质期，避免物资存放过久变质导致浪费。 4.4.2 购买 4.4.2.1 食堂采购可确定相对固定供应商，通过定点获得长期供应低价优惠和免费配送待遇，同时也要勤跑、勤问以了解市场行情，精打细算，及时购进质优价廉的新鲜疏菜和 第9页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 肉类食品。 4.4.2.2 食物必须到持有卫生许可证和有营业执照及质检合格的经营单位采购，不得采购无卫生许可证的食品生产经营者供应的食品。 4.4.2.3 采购的食品必须新鲜、卫生、清洁，符合国家有关卫生标准与规定。严禁采购有害、有毒、腐烂变质、酸败、霉变、生虫、污垢不洁、混有异物或其他感官性状异常的食品。肉类食品采购必须具有检验合格证明。包装类食品其包装上必须标明:食品名称、厂址、生产日期、保质期限、规格等，缺一不可，所购食物必须在保质期内。 4.4.2.4 食堂采购员按采购计划进行采购，联系定点供应商送货或到市场选购，并向供方索要销售清单、发票、收据等凭证。菜价在公示栏进行公示，供全体员工监督。财务可采取派人陪同采购或不定期到市场询价等形式进行监督。 4.4.3 验收 4.4.3.1 食堂仓库保管员(由食堂组长兼任)负责验收，对照采购计划单对所购物资一一检查，称斤验量，并把好质量关，切实保证食品安全。 4.4.3.2 验收无误后，保管员在相关单据上签收，将物资存入厨房，并登记采购台账。验收过程中发现物资质量不合格、缺斤少量的，由采购员负责处理。 4.4.3.3 食堂物资要注意存储，避免霉变、生虫、鼠咬，生熟食品要隔开存放，隔夜食物应冷藏。 4.4.4 报账付款 4.4.4.1 食堂采购由行政内勤按旬报账，报账时间为每月11号、21号、月底，遇假期顺延。 4.4.4.2 保管员将每旬的单据收齐后交行政内勤报账，行政内勤对单据进行审核，检查票据是否齐全(采购计划、采购清单、发票)、是否履行相关审批手续、各环节经办人是否签字，审核无误后进行汇总，填制费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。 4.4.4.3财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用报销审批单上签字。 4.4.4.4财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。 4.4.4.5 报账的票据必须包括:费用报销审批单、供应商的销售清单、汇总表、有效发票、采购计划，已现金支付的应提供收据。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。 4.5 能源采购 4.5.1 水、电 第10页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 4.5.1.1 水电类能源可与供水、供电公司及银行签订托收协议，由银行进行托收。 4.5.1.2 已签订托收协议的，由出纳每月初到银行取回用水用电清单及发票，交行政部门物业组核对。未签订托收协议的，由行政部门物业组每月初到供水供电公司取回用水用电清单及发票。物业组应在每月底抄水表、电表，计算水电耗用量，并与供方提供的清单核对，允许存在合理差异，如差异较大，由物业组负责与供方核对。核对无误后，在清单和发票上签字确认，并分摊生产和生活用水用电费用，交行政内勤报账。 4.5.1.3 行政内勤将发票、清单收齐后，填制费用报销审批单，经行政主管审批后报财务部门审核，审核无误后在费用报销审批单上签字。 4.5.1.4 财务审核通过后，行政内勤报请总经理审批。审批完成，已托收的直接交财务部门进行会计处理，未托收的则交出纳进行银行转账付款。 4.5.2 天然气 4.5.2.1 行政部门与财务部门通过市场询比价或招标，共同确定定点供应商。 4.5.2.2 需求部门根据需求填制采购申请，经部门主管及总经理审批后交行政部门采购员采购。 4.5.2.3 采购员按需求量及定点价格计算采购金额，并填写付款申请单，经部门主管、财务主管、总经理签字后，交财务部门付款。 .2.4 财务审核人对采购申请单和付款申请单进行审核，检查审批流程是否完成(认签4.5 字)、付款对象是否定点单位名称，审核无误后交出纳转账付款。 4.5.2.5 采购员凭付款凭证到供方指定地点充卡，后勤物资采购工作小组安排人陪同前往。充卡后将银行付款凭据交给财务部门。 4.5.2.6 采购事项完成后，行政内勤在一周内填制费用报销审批单，附上发票、清单、采购申请单，依次经部门主管、财务主管和总经理审批后交财务进行会计处理。 4.5.2.7 需求部门应根据天然气耗用情况确定每月定额耗用量，并交财务部门备案，财务部门以定额耗用量按月分摊天然气耗用成本费用。 4.5.3 煤 4.5.3.1 采购申请 (1)生产部门在每月25日前提出下月燃煤采购申请，经部门主管和总经理批准后交行政部门。采购申请量应根据月定额耗用量、上月库存、安全库存量等数据来确定，采购数量能保证正常耗用即可。遇燃煤价格波动较大时，可适当形成较高库存。 (2)行政部门对生产部门提交的采购申请进行审核，检查申购数量是否合理、审批流程是否完成，审核无误后交采购员进行采购。 4.5.3.2 购买 第11页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 (1)全年燃煤采购量大的单位，应通过招标确定供应商。招标事宜由行政部门负责安排，财务部门和生产部门参与招标过程。招标完成，签订采购合同。合同应详细注明对燃煤质量要求(燃煤卡值等)，合同签订事项参见4.1.4。无法招标的，采取询比价方式，选择三个以上供应商进行询价，填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购。询价应由后勤物资采购小组安排人员与采购员共同参与。 (2)采购员应跟踪燃煤供应过程。供方货物到达时，司机将供货清单交给采购员，采购员开具信息通知单，分别通知磅房和生产部门。信息通知单上需注明物资名称及重量。 4.5.3.3 验收入库 (1)磅房收到信息通知单，对燃煤毛重(含车皮和燃煤)进行称量，登记称重记录台账。待汽车卸货后，再称车皮重，计算出燃煤净重(毛重减车皮重)，并开具汽车衡称重记录单。净重如与运货司机提供的数据有较大差异，应及时通知采购员与供应商沟通。汽车衡称重记录单上应列明物资名称、毛重、皮重、净重、车号等信息，并经司磅员和司机签字确认。称量完毕，司磅员将汽车衡称重记录单交给仓库保管员。 (2)在卸货之前，技术质量部安排人员检验燃煤质量，通过技术检测或燃烧时间检查燃煤发热量，具体检验方法由技术质量部门确定，检验不合格的不得接收。 (3)检验合格后，生产部门安排燃煤存放地点，并由生产机器零配件仓库保管员开具入库单，注明入库数量及检验结果，检验人员和保管员在入库单上签字确认。 (4)燃煤入库后，保管员将单据整理成财务记账组和采购付款组两组，并将两组单据交给行政部门。财务记账组单据包括:供方供货清单、信息通知单、汽车衡称重记录单(财务联)、入库单(财务联)。采购付款组单据包括:信息通知单、汽车衡称重记录单(采购付款联)、入库单(采购付款联)。 4.5.3.4 结算付款 (1)行政部门按合同约定的结算方式确定价格、数量及结算金额，在入库单上注明并签字确认，然后将采购申请单、财务记账组单据与合同复印件交至财务部门。 (2)财务部门审核相关单据及合同，复核结算金额，确认无误后进行会计入库及供应商挂账处理。 (3)行政部门按照合同约定的时间及方式申请付款，填写付款申请单，注明合同号、收款单位、开户银行、账号、申付金额、申付事项等要素，并附上信息通知单、汽车衡称重记录单(采购付款联)、入库单(采购付款联)、发票等票据。依次提请行政主管、财务主管及总经理审批。其中，财务部门应重点核查申付事项与供应商往来账是否相符，附件是否齐全，相关审批程序是否履行，收款方是否与合同方、开票方保持一致，如发现疑问有权拒付。 (4)履行付款申请审批程序后，财务部门进行转账支付，并进行相应会计处理。 第12页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 4.5.3.5 物资管理 (1)生产机器零配件仓库保管员负责燃煤的保管，建立燃煤入库、出库及库存台账。燃煤存储时应注意防水防火，保证燃煤干燥及安全。 (2)生产领用燃煤需登记领用记录，领用人签字确认，保管员每月进行汇总。 (3)生产部门确定燃煤月定额消耗量，保管员按月定额消耗量填制出库单，并汇总当月燃煤领用记录成表作为出库单附件。经保管员及领用人签字，部门主管审批后交财务部门进行出库账务处理。 (4)财务部门每月末对燃煤库存量进行盘点，估测库存量以检查燃煤耗用量是否正常。每批燃煤耗用完后，可根据月定额耗用量预计燃煤耗用天数，并与实际耗用天数比较，如两者相差较大，应查明原因，落实责任。 4.5.4 生产用油 4.5.4.1 采购申请 (1)生产部门于每月25日前提出下月采购申请，经部门主管和总经理批准后交行政部门。采购申请需注明油的品种、规格、数量等数据。采购申请量应根据月定额耗用量、上月库存、安全库存量等数据来确定，采购数量能保证正常耗用即可。遇油供应紧张时，可适当形成较高库存。 (2)行政部门对采购申请进行审核，行政部门对生产部门提交的采购申请进行审核，检查申购数量是否合理、审批流程是否完成，审核无误后交采购员进行采购。 4.5.4.2 购买 (1)采购员到中石油或中石化供应点按时价采购，后勤物资采购工作小组安排人陪同采购。 (2)采购员应向供方索要发票，发票上采购员及陪同采购人员应签字确认采购事实及采购金额。 4.5.4.3 验收入库 (1)采购完毕后，采购员将油交给生产机器零配件仓库保管员验收，仓库保管员将油过磅称重，并按1千克=1/ρ升进行换算，与发票数量进行核对，验收无误后开具入库单，油 采购员及保管员签字确认。 (2)仓库保管员将油存入仓库，并登记入库台账。 4.5.4.4 报账付款 (1)采购员将发票、采购申请单、入库单交至行政内勤，行政内勤在一周内填好费用报销审批单，经行政主管审批后交财务部门。 第13页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 (2)财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用报销审批单上签字。 (3)财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。 4.5.4.5 物资管理 (1)生产机器零配件仓库保管员负责备用油的保管，建立生产用油的入库、领用及库存台账。油存储时应注意防火，保证安全。 (2)生产领用油需登记领用记录，领用人签字确认，保管员每月进行汇总，月底将油入库、领用及库存台账发给财务部门备查。财务部门定期或不定期盘点。 (3)生产部门应确定油的月定额消耗量，将定额落实到具体机器及轧车，并报财务部门备案。 (4)每月底，保管员统计每月实际消耗量，与月定额消耗量对比，如两者差异较大，应查明原因，落实责任。 4.6 保险采购 4.6.1 财产保险 4.6.1.1 公司的财产保险包括车险及企业综合险。保险办理由行政部门负责，采取招标方式，要落实到具体标的物，财务部门应参与招标过程。。母公司车险及企业综合险由八字门行政部统一办理。其他分子公司由本单位行政部门负责办理。 4.6.1.2 行政部门需在投保标的财险到期前安排招标并投保，保证标的投保时间不间断，规避财产风险。 .1.3 招标完成，由行政部门拟定合同，经行政主管审核后报总经理审批。 4.6 4.6.1.4 合同签订完成，行政部门凭招标相关资料及和合同申请付款，行政内勤填写付款申请单，经行政主管、财务主管及总经理审批后交财务付款。 4.6.1.5 付款后，行政部门凭付款凭证到保险公司办理保险。行政内勤在保险办妥后将付款凭证交还财务部门，并在一周内填写费用报销审批单，附上合同、发票、投保相关资料，经行政主管、财务主管及总经理审批后交财务进行会计处理。 4.6.2 意外伤害险 4.6.2.1 人力资源部根据公司员工岗位需要提出意外伤害险办理申请，经部门主管及总经理审批同意后，交行政部门办理，人力资源部需安排人员协助办理。 4.6.2.2 保险办妥后，由行政内勤填制费用报销审批单，附上发票、申请单及相关投保资料，履行报账审批程序后交财务部门制证付款。 4.6.3 社会保险 第14页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 社会保险由人力资源部按照国家及公司相关政策办理。 第5章 财务控制 5.1 流程监控 5.1.1 财务部门通过适当参与采购业务，对采购过程进行监控。 5.1.2 财务部门通过对报账事项及附件的匹配程度来判断经济事项发生的真实性，并通过相关单据的签字审批记录，检查采购、付款、报账等审批流程执行的完整性。 5.2 实物盘点 5.2.1 实物盘点分为全面盘点和抽样盘点。财务部门至少每月进行一次抽样盘点，每半年进行一次全面盘点。固定资产及低值易耗品盘点以会计账面记录为准，其他物资盘点以仓库库存台账为准，必要时通过物资入库及领用记录进行核对。 5.2.2 盘点发现差异，应立即查找原因，无法查明原因的盘亏，在用的由使用责任人负责赔偿，仓库存储的由保管员负责赔偿。财务部门根据盘点结果相应调整会计账目记录。 5.3 供应商往来核对 对账以财务部门为主导，至少每季度核对一次。财务部门先做好对账单，再与行政部门进行核对(签字)，然后采用函证等方式与供应商进行核对，对供应商有异议的款项应及时查明原因，并做出相应调整。 5.4 预算管控 5.4.1 财务部门每年年初与相关部门沟通，制定全年费用预算，预算一经确定，不得随意改动。 5.4.2 财务部门通过预算对各部门物资耗用进行费用额度控制，各部门在预算额度内申购和领用物资，超预算的报账需履行相应审批程序。 第6章 附则 本办法由集团公司财务管理委员会负责解释及修订，自公布之日起施行。 第15页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 附件:后勤采购业务审批权限列表 后勤采购业务审批权限列表 会签/参与部门 序号 类别 单据/文件 存档部门 需求部门 仓库 行政 财务 总经理 1 基础资料 采购付款管理办法 ? ? 行政、财务 台账 采购台账 ? 行政 2 3 台账 入库台账 ? ? ? 行政、财务 4 台账 领用台账 ? ? ? 行政、财务 5 台账 库存台账 ? ? ? 行政、财务 6 台账 固定资产/低值易耗品台账 ? ? ? 行政、财务 7 计划环节 采购申请 ? ? ? 需求、行政、财务 8 计划环节 采购计划 ? ? 行政、财务 9 购买环节 供应商询价表 ? ? 行政、财务 10 购买环节 采购合同 ? ? ? 行政、财务 购买环节 合同变更或撤销申请表 ? ? ? 行政、财务 11 12 购买环节 供应商销售清单 ? 财务 13 购买环节 发票 ? ? 财务 14 验收入库环节 入库单 ? ? 仓库、财务 15 报账付款环节 费用报销审批单 ? ? ? 财务 16 报账付款环节 付款申请单 ? ? ? 财务 17 报账付款环节 费用分摊表 ? ? 行政、财务 18 物资管理环节 出库单 ? ? 仓库、财务 19 财务控制环节 盘点表 ? ? ? ? 行政、财务 第16页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 下面是赠送的 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 ～～不需要的朋友可以编辑删除 谢谢～～～ 上半年中学语文教研工作个人总结 根据xx市教育教学研究培训中心的工作要求，结合本学科的实际情况，本人尽职工作，使得中学语文教研工作顺利展开并取得较好的成果。现在小结如下: 一、主要工作 (一)积极参与备考，努力开展中考、高考备考工作 中考、高考的备考工作是本学期语文教研工作的重中之重，新年伊始本人便开始制作关于备考的文件，并2次带领初三、高三教师到xx参加省级中考高考备考活动，我市xx中学吴xx老师还在高考备考会上做有关作文写作的经验介绍;回到市里，本人还亲自请来省研培院的刘xx教研员和xx中学的王xx老师做有关中考高考的备考指导，让一线的老师有了明确的备考方向。 每一次活动本人都制作简报通报，中考备考现场有113位教师参加，高考有101人参加。 (二)关注教研博客，及时组织教师参加在线研讨 网络教研已成为教研的常态，本人一直关注xx省教育研究培训院和xx省中学语文博客，每天都有两次登录博客的痕迹，及时了解最新教研动态，开展相关工作和在线研讨，5月8日组织全市中学语文教师，参加xx省中学语文教研网组织的主题为《记叙文写作指导的有效策略》的在线研讨，参与人数135人，评论条数844条。有简报通报和研讨得失的小结。 第17页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 (三)关注课题研究进展，及时向省研培院汇报进展情况 我市思源和第二思源实验学校语文组承接《课内拓展阅读课型构建与实施》省级课题研究，本人主动承担课题研究的信息员，负责传递省里的信息并督促两所学校及时开展各项研究工作，制作简报，收集材料。组织相关教师到xx和xx学习课题研究方法，多次到两所思源学校听课题研究汇报课，深入了解课题研究的进展情况。 因为工作进展顺利，研究课型特别，第二思源实验学校课题研究小组还被省研培院课题研究组长刘xx老师推向全省做经验介绍。 参与成员 (四)积极组织学生参加汉字听写大会，为xx赢得好成绩 接到xx省教育厅关于开展第三届"中国汉字听写大会"xx选拔赛活动的通知，我们便着手举办市级大赛，于4月25日在市一小举办市级选手选拔赛，共有13所中学78人参加。在研训中心举办省级选手选拨赛，最后确定6位选手参加省级大赛。省级大赛的第一轮是淘汰赛，我们以全省第六名的成绩顺利晋级，在第二轮的对抗赛中，我们的队员全员击败对手，全部晋级40强，最后有两位选手挺进全省20名。 此次活动我们止步于全省前20名，但是我们的成绩是突出的，我们的选手是优秀的。 (五)积极组织教师参加xx省语言办开展的问卷调研工作 根据xx省教育厅关于《xx省民族地区中小学教师普通话使用情况调研方案》的文件精神，我市共有54所学校457人被抽中参加调研工作，为了配合省调研组在我市的调研，我们于6月27日在铁路中学开展现场问卷调查工作，共有53所学校418人参加调研。 我们的组织工作得到了省语言办领导的肯定。 (六)积极参加常规检查工作，认真梳理存在问题 本次常规检查是覆盖最大的一次检查，本人担任小组组长，负责检查的学校有28所学校，人手少任务重，但是我们每一次都会很有条理完成检查工作，每一次检查结束我们都会认真梳理检查过程中存在的问题，并一一记录向校方反馈。 (七)为提高备考效率，积极开展送教下乡活动 为缩小城乡教育差别，我们针对备考过程显得比较薄弱的学校开展送教下乡活动，5月22日我们邀请第二中学的赵xx老师到xx中学上了一节中考作文复习课，针对近几年的作文走势进行分析，指导学生写作，起到很好示范作用。 第18页 共16页 湖南九鼎科技(集团)有限公司 (八)服从领导安排，努力完成上级交办的各项任务 1、四次下到东河中心校指导国家基础教育质量监测工作，顺利完成所有的监测任务。 2、积极备课，在乡镇教研员培训过程中，本人主讲的《网络教研和如何晒课》获得许多教研员的好评，此次讲课也大大提升了自己的理论水平。 二、存在的问题和今后的努力方向 (一)存在问题 1、备考工作表面上活动展开得风风火火，但是实际上高一高二和初一初二的老师参加的不多，没有达到预期的目的。 2、要想使城乡教育均衡发展单单靠送教下乡的途径是不可能解决实际的问题，乡镇中学的备考工作有待加强。 3、网络教研未见常态化，最大的问题在于教师没有接纳，在于我们的资源不足于吸引教师，问题在于我们的不改变。 (二)努力方向 1、积极参加各种培训，努力提高自身素质，提高教研工作能力。 2、开展每一次活动之前，多多做点活动前的准备工作，力争让与活动相关的人员了解活动的重要，从思想上提高教师的参与意识。 3、多花一点时间关注乡镇教育，尽量让边远的孩子感受到或享受到优质的教育资源，让基础教育落到实处。 4、努力从根本上克服思想上产生的惰性，使自己的每一项工作都充满激情。 第19页 共16页