行政文件发文格式规定0

行政文件发文格式规定0 受控状态: 发放编号: 文件编号:WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理 办法 鲁班奖评选办法下载鲁班奖评选办法下载鲁班奖评选办法下载企业年金办法下载企业年金办法下载 编 制 ______________ 审 核 ______________ 批 准 ______________ 2016年02月01日发布 2016年02月01日实施 - 0 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 1/8 目 的:为规范行政管理类文件(以下统称“文件”)、通知通报的编制、审批、标识、发放、变更、作废、回收并统一格式对其进行控制，特制定本办法。 适用范围:适用于大连旺佳新能源科技开发有限公司、大连旺佳锅炉制造有限公司、大连暖亨新能源设备制造有限公司以上三家公司所制定的行政管理类文件、通知通报的管理。 内 容: 一、定 义:行政类管理文件是指为了达到公司各项工作目标而制定的一系列行政 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，包括员工各项绩效考核政策、奖惩措施、部门内部管理制度等。 二、职 责: 岗 位 职 责 权 限 总经理/分管副总经理 对各部门做成的文件的审核及最终批准 部门经理/主任/主管 负责对本部门文件的编制及审核 文控 文件标识、发放、更改、作废、回收的管理控制 三、程 序 (一)流程图 : - 1 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 2/8 (二)文件的编号/版本 1、文件编号: WJ XXXX / XX XX 文件流水号(如:01、02、03„„) 部门代码 年 度(如:2015、2016„„) 公司名称拼音缩写 2、源文件引出的记录表单编号: WJ XXXX / XX XX – B XX 记录表单流水号(如:01、02、03„„) “表单”的英文打头字母 文件流水号(如:01、02、03„„) 部门代码 年 度(如:2015、2016„„) 公司名称拼音缩写 - 2 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 3/8 3、部门代码、发放编号: 总经办---ZJ---01 安装部---AZ---02 安全科---AQ---03 采购部---CG---04 财务部---CW---05 后勤部---HQ---06 内勤部---NQ---07 品质部---PZ---08 设计部---SJ---09 生产事业部---SC---10 市场部---SS---11 销售部---XS---12 4、版本号 文件以Rev.A/0为首版，更改时依次以Rev.A/1 Rev.A/2 Rev.A/3„„ Rev.B/0为换版本号。 四、文件形成格式 (一)页眉页脚 1、页眉 靠左端对齐:填写“大连旺佳新能源科技开发有限公司”，靠右端对齐:版本号，宋体小四号字。 2、页脚 页脚中间位置插入页数。 (二)封皮 1、“受控状态:”“发放编号:”靠右端与页眉公司名对齐，宋体四号字; 2、“文件编号:”靠右端对齐，宋体四号; 3、文件名称，正文中间位置，宋体二号字加黑; 4、“编制、审核、批准”位于文件名称下方纵向并列，宋体小二号字; - 3 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 4/8 编号 WJ年份/部门代码+文件号 文件名称 版本 Rev.版次/修改次数 颁布日期: 年 月 日 实施日期:年 月 日 页次 当前页数/总页数 5、“发布日期”“实施日期”位于页码上方，分别为靠左端对齐，靠右端对齐，宋体小四号字。 (三)正文 1、文件头: 每一页正文上方均有文件头，格式如下:所有字体均为宋体，“文件名称”为三号字加黑，其他均为小四号字。 2、正文格式 2.1“目 的:” “适用范围:”“内 容:” 为固定三项，每一项均是靠左端对齐，字号为宋体四号字加黑。 2.2正文内容，均为宋体，一级标题用大写一、二、三„„表示，字号为四号字加黑，二级标题用大写(一)、(二)、(三)„„表示，字号为四号字加黑，三级标题用用阿拉伯数字1、2、3. „„表示，字号为小四号字加黑。正文内容为小四号字。表示如下: 一、大标题 (一)二级标题 1、三级标题 正文内容 (四)修改履历 “修改履历”宋体四号字，“修改次数”“版本修订号变更”“修改摘要” - 4 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 5/8 “修订日期”“编制”“批准”宋体五号字。具体如下表示: 修改履历 修改版本修订号修改摘要 修订日期 编制 批准 次数 变更 (五)记录格式 1、文件中涉及到关联的记录，格式要求:在记录的左上端插入公司的logo即，右上端注明发文部门， 如，总经办人力资源2016年下发的第10号文件引出的第2个记录，表示如下: 总经办-人力资源 记录名称 WJ2016/ZJ10-B02 保存3年 Rev.A0 2、记录内容字体均为宋体，可用四号或小四号字体。 3、规定记录保存年限 二、通知通报发放格式 格式包括:标题、称呼、正文、落款。 填加页眉:靠左端对齐填加公司logo即，右端对齐注明 总经办+年份+发放序号(序号为三位数) 1、标题:关于××××的通知/通报，写于第一行正中，宋体 三号字加黑 - 5 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 6/8 2、称呼:写被通知者的姓或单位名称。在第二行顶格写。 3、正文:另起一行空两格写正文。正文因内容而异，简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。 4、落款:署名 和日期 三、文件/通知通报的审核/批准 (一)审批权限 1、总经办制定的关于公司全员性的文件由总经办主管和各部门分管副总审核，总经理批准下发。 2、公司其他部门制定的文件由分管副总、总经办审核，总经理批准下发。 3、文件初次编制后，按上述1、2条进行审核，如果在审核过程中，未获得通过，则需要返回原编制部门重新修订。 4、公司所有部门需要下发通知通报的均由总经办统一下发，通知通报内容需相关部门提供。 5、各部门提供的通知通报内容需要分管副总、总经办主管签字确认。 (二)文件发放 1、文件的发放及后续工作由总经办统一管理。 2、文件下发要求:各部门审批签字后的文件及(源文件引出的)记录按接收部门的数量，复印相应的份数，填写发放编号及接收部门明细交送总经办(文件、记录的电子版同时提交)。 3、总经办文控人员将提交的文件加盖“公章”“受控章”，按接收部门明细登记《文件发放/回收登记簿》，然后进行分发。 (三)文件存档保管 1、所有文件(原版)及记录均由总经办按不同部门分别保管，年底统一整理归档，按档案管理要求存入档案室。文件、记录保存期限均为3年; 2、各文件接收部门设专人管理本部门的文件及记录，并按文件规定执行。要求文件与记录设立独立文件夹保管，在《文件目录清单》 、《记录目录清单》上登记 - 6 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 7/8 相应的信息。 3、通知通报公示期(一般为7天)过后，由总经办回收、登记《通知通报目录清单》，年底统一归档，按档案管理要求存入档案室。 (四)文件回收、修订、作废 1、文件运行中需要修订时，由修改部门填写《文件更改申请表》提出申请，经原文件编制部门分管副总批准后，通知总经办按《文件发放/回收登记簿》的登记信息统一收回原文件，返交给文件编制部门进修订。 2、文件修订须填写文件内容的最后项“修订履历”，由分管副总批准即可，另在文件具体需修订的地方进行内容修改，修改时使用签字笔把原内容划掉，在其上方写上新内容，注上修改日期。 3、修订后的文件总经办重新登记文件版本号等相关信息进行发放。 4、文件因修改内容较多需要换版时，原文件则要回收作废，总经办仅保留原件备查。 (五)文件换补 文件在运行过程中如出现破损或意外遗失，需填写《文件增加/补发申请单》交部门分管副总批准后，由总经办补发。 四、考核 各部门须对下发至本部门的文件进行存档保管，由部门设专人统一保管。公司会定期对各部门文件的宣导情况及存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司规定执行的，将作一定处罚: 1、对于公司文件在签收后保管不当，破损或丢失的:对于直接责任人，即文件的保管者处以100元/次/份的罚款;部门经理/主任/主管负连带责任，同处以100元/次/份的罚款。 2、对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣贯，在相关工作的执行中出现问题的，将对部门经理/主任/主管处以50元/次的罚款。 - 7 - 编号 WJ2016/ZJ01 行政类文件控制管理办法 版本 Rev.A/0 颁布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 页次 8/8 五、附则 本规定解释权归公司总经办。 相关文件: 无 相关记录: 《文件目录清单》 WJ2016/ZJ01-B01 《记录目录清单》 WJ2016/ZJ01-B02 《通知通报目录清单》 WJ2016/ZJ01-B03 回收登记簿》 WJ2016/ZJ01-B04 《文件发放/ 《文件更改申请表》 WJ2016/ZJ01-B05 《文件增加/补发申请单》 WJ2016/ZJ01-B06 修订履历 修订版本修订号修订摘要 修订日期 修订人 批准 次数 变更 - 8 - - 9 -