文件编码(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)设备档案管理规定设备档案
管理制度
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设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。应当归档保存的随机技术文件以及直接接收、使用、维修和改进工作中形成的各种文件材料。一、设备档案归档范围接收归档本校五千元以上的各类设备1.申请订购的文件、
合同
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、订货单(卡)2.随机的全部技术文件(装箱证、合格证、使用操作维修说明
书
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、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单等)。3.安装调试记录及验收
报告
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。4.使用过程中,定期检修记录和更换零部件记录,重大故障及处理记录等。5.设备转让
协议
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,报废的技术鉴定材料,报告和主管部门批复的文件。二、设备档案收集与整理、分类、立卷1.收集:各处室所使用的校外购置的五千元以上设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案室,统一积累和集中保管。2.分类整理、组卷:按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列。3.编目、立卷:一个保管单位编一个流水号,一件编一个件号,然后编写卷内目录、备考表和卷面,立卷归档时归档号依照类别编流水号。三、设备档案的利用1.编制分类案卷目录的检索工具。2.凡需利用(借阅)须履行登记手续。四、设备档案的销毁对确已无保存价值的设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。