用Word快速批量打印信封、奖状

用Word快速批量打印信封、奖状 用Word快速批量打印信封 如果你在做这样的工作:为每个客户打印信封、为每个员工打印工资条、为每个学生打印证书、向每个参加会议的人发送电子邮件……就会被庞大的数据量导致的巨额加班工作彻底吓倒:客户的数量可能是几百个甚至上千个，每个人的地址都不一样;员工的数量也不少，每个人的工资都不一样;学生的证书包含的姓名、考试科目等都不一样;参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同……尽管公司的数据库或Excel 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 中已经有了现成的数据，可是，要基于这些数据制作各式各样的文档、邮件或 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ，用复制/粘贴的老办法吗,没有人会傻到这种程度，准备熬几个通宵来做这样的重复工作。 当你遇到繁琐的重复工作时，Office一定有好的解决办法。 解决上述各种问题的锦囊妙计就是“邮件合并”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。 批量制作信封 如果要向每个客户发信，就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法，不仅容易出错，还会效率低下，极度疲劳。 用邮件合并就简单多了:首先需要在Word中制作出一个信封文档，这个文档称作“主文档”。然后将它与存放客户数据的Excel表或数据库建立连接关系，存放数据的文件称作“数据源”。最后将主文档和数据源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每个信封上的收信人地址等内容是不一样的。 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 信封 利用向导可以轻松地设计信封。从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【中文信封向导】命令，显示信封制作向导，如图1所示。 图1 信封制作向导 单击【下一步】按钮，选择 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 信封样式，如图2所示。在“信封样式”中，可从下拉列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封。 图2 选择标准信封样式 单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式，如图3所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主文档，因此选择“生成单个信封”即可。还可以选中“打印邮政编码边框”选项。 图3 怎样生成信封 单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图4所示。由于此信封是主文档，供将来批量生成的信封 做模板，因此无需填写姓名和地址等信息，按图示填写提示文字即可。 图4 输入收件人的姓名、地址和邮编 单击【下一步】按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图5所示。将来批量生成的每个信封上都需要填写同样的寄信人信息，按图示填写正确的寄信人信息即可。 图5 输入寄信人的姓名、地址和邮编 单击【下一步】按钮，完成信封的制作，如图6所示。 图6 完成信封的制作 单击【完成】按钮，即可得到制作好的信封，如图7所示。 图7 制作好的信封 这个信封文档就是邮件合并功能中需要使用的主文档。主文档中要预先设计好文档的格式和页面设置，并预先填好将来在批量生成的每个文档中出现的内容相同的文字(例如:发件人的地址、姓名和邮编)。在批量生成的每个文档 中内容不同的部分可以输入提示性文字(例如:城市、地址等)。 按照上述原则，只需在“姓名职务”后添加一个“收”字，以便让它出现在之后生成的每个文档中。其他文字都已经在向导中添加完毕。 用“邮件合并向导”批量生成文档 在进行邮件合并之前，可以先浏览一下数据文件。数据文件一般可以是Excel表格、Access数据库或Word表格，甚至还可以来自SQL Server或Oracle数据库。本例以Excel文件作为数据源，如图8所示。 图8 作为数据源的Excel文件 用作数据源的文档，应在第1行存放每列数据的标题，数据按行依次排列在表格中。 浏览完数据之后，就可以关闭数据文档了。邮件合并时会自动打开该文档。 从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并向导】命令，在右侧的任务窗格中会显示邮件合并的 步骤 新产品开发流程的步骤课题研究的五个步骤成本核算步骤微型课题研究步骤数控铣床操作步骤 ，如图9所示。 邮件合并的第1步是选择文档类型，共有“信函、电子邮件、信封、标签和目录”等类型。本例选择“信函”类型即可(如果选择“信封”类型，则会新建一个信封并删除当前文档中的内容。如果信封是特殊尺寸，无法在前面的“信封制作向导”中选取合适的信封，可以在这里制作特殊信封。) 单击“下一步:正在启动文档”，显示步骤2，如图10所示。在步骤2中可选择开始文档(主文档)，选择“使用当前文档”即可。 单击“下一步:选取收件人”，显示步骤3，如图11所示。在步骤3中可选择收件人(数据源)，选择“使用现有列表”即可，表示使用现有的Excel或数据库等文件作为数据源。 图9 选择文档类型 图10 选择开始文档图 图11 选择收件人 单击如图11所示中鼠标指针所在位置的“浏览”命令，显示“选取数据源”对话框，如图12所示。 图12 选择数据源 找到数据文件所在的位置，本例的数据文件是“客户.xls”，选中文件后单击【打开】按钮，显示“选择表格”对话框，如图13所示。 选中“客户信息”表，单击【确定】按钮，显示“邮件合并收件人”对话框，如图14所示。在这个对话框中列出了Excel表中的数据，可对数据进行筛选，只选择某些数据进行邮件合并。例如，如果只希望给所有华北地区的客户发送信件，可单击“地区”列标题右侧的三角形箭头，并选择“华北”，如图14所示。 图13 选择表格 图14 筛选数据 单击【确定】按钮，完成数据源设置。 在如图11所示的任务窗格中单击“下一步:撰写信函”，显示步骤4，如图15所示。 图15 撰写信函 在文档中选中“邮政编码”处的提示文字，如图16所示。 图16 选中提示文字 在如图15所示的任务窗格中单击“其他项目”命令，显示“插入合并域”对话框，如图17所示。其中所列的域分别对应Excel表中的每列标题。选中“邮政编码”，并单击【插入】按钮，即可用域替代被选中的提示文字。域中的内容会在以后合并时采用数据源中的数据自动变化。 图17 插入合并域 用同样的方法分别选中文档中的“城市地址”、“姓名职务”等提示文字，并在如图15所示的任务窗格中单击“其他项目”命令，分别插入“城市”、“地址”、“联系人姓名”和“联系人头衔”域。此时主文档中的提示文字全部被域替代(灰色底纹表示其中的内容是域，在合并之后不会显示或打印出来)，域中的数据将是可变数据，如图18所示。 图18 插入合并域后的主文档 在如图15所示的任务窗格中单击“下一步:预览信函”，显示步骤5，如图19所示。单击如图19所示中鼠标指针所在位置的箭头，即可预览即将生成的每个信封中的内容，如图20所示。在预览时如果希望将来生成的信封中不包含个别收件人，可在预览到该收件人时，在如图19所示中单击【排除此收件人】按钮。 图19 预览信函 图20 预览效果 在如图19所示的任务窗格中单击“下一步:完成合并”，显示步骤6，如图21所示。 图21 完成合并 如果要直接打印合并后的所有信封，可在如图21所示中单击“打印”命令。也可以在如图21所示中单击“编辑个人信函”命令，显示“合并到新文档”对话框，如图22所示。可选择合并全部数据或指定范围的数据。本例选择“全部”。 图22 合并到新文档 合并后的新文档如图23所示，其中包含了每个客户的信封。注意凡是合并域的位置，都会自动采用Excel表格中的数据，凡是录入的文字，都会原样保留在每个信封中。 图23 邮件合并后的新文档 如果对合并后的文档不满意，可以回到主文档进行修改，然后重新合并。 如果以后经常要针对同一数据源进行同样的邮件合并(例如下次要给所有的东北客户发送信件)，不必每次重新设计主文档，只需将当前的主文档保存，以后打开主文档时会自动链接到数据源。在邮件合并向导的步骤5中单击“编辑收件人列表”命令，如图19所示，即可筛选不同的数据进行合并。 邮件合并功能将Word文档和存储数据的文档或数据库连接在一起，成批地将数据填写到文档的指定位置，从而极大地提高了批量文档的制作效率。数据量越大，这种效率的提升越显著。比起采用抄写或复制/粘贴的方法，效率的提升远远不止一百倍。 邮件合并的用法令人拍案叫绝，然而，它的用法还不仅仅是信封的制作，在很多场合下都可以使用，例如:打印工资条、打印证书等等。在以后的内容中，将进一步介绍更多巧妙的用法。