[修订]市委会务工作
制度
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市委会务工作制度
-------------------------------------------------------------------------------- 为进一步
规范
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自治市会务工作，提高自治市各类会议的质量和效率，确保各类会议能有效贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动，努力实现决策民主化、科学化。制定如下制度:
一、办会要求
加强会务工作科学化、规范化和制度化建设，做好本单位各类会议的筹备工作，提高工作效率和会议服务质量，做到周到、严密、高效、得体。由市委办公室或市人民政府办公室牵头组织的全市性会议，由办公室承办。对部门承办的全市性会议，部门要提出会议筹备
方案
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和安排意见，报市委或市人民政府分领导审定，必要时报市委或市人民政府主要审定。承办部门要按批准的筹备方案和安排意见，做好会务工作，并做好与市委办或政府办的联系与沟通，遇事及时请示有关领导。
二、办会程序
(一)会议审批
市委、市政府重要会议，由市委办公室或政府办公室负责提前起草会议方案，呈报市有关领导审批。有关部门要求以市委、市政府名义或以市委、市政府联合召开的会议，须提前向市委或政府办公室报送书面请示，由办公室提出意见后报市领导审批。市委办和政府办对会议议题与有关事项进行协调和把关，提出拟办意见，报市领导审定。
(二)会前准备工作
1.拟订方案。自治市各委、办、局和人民团体应根据分管领导指示和有关文件要求拟订会议方案报有关领导审批。会议方案应考虑:会议名称、内容、时间、地点、日程、议程、参会人员范围和人数、会议经费预算等。
2.会议通知。市领导同意会议安排意见后，由会议主办单位负责草拟会议通知(邀请函)，报分管市领导审核后按自治文件办理规定程序签发。事关全市大局、需要协调各有关部门和单位相互配合的综合性会议一般由市委办、政府办联合或单独发会议通知。部门工作会议通知原则上由各单位负责，一般由主办部门自行发文通知。部门工作会议的通知(邀请函)，需市委办或政府审核后报分关市领导签发。对于时间紧迫、来不及下发通知的，可电话通知有关单位的综合部门或直接通知参会人员，并讲清楚会议时间、地点和主要内容、要求。
通知承办人要以认真负责的态度，确保落实参加会议的市领导和其他与会人员。必要时应及时通知新闻单位派记者做好宣传报道工作;通知公安分局做好安全保卫工作;通知交警大队做好交通指挥工作。
3.
材料
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准备。由会议主办单位或相关部门根据会议的性质、规模，组织或通知有关单位草拟
好会议材料、文件(包括参会人员名单、会议议程、日程，会议须知、编组名单、材料目录、领导的主持词、讲话稿、工作
报告
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、典型经验、会议文件、学习资料、责任书等)。会议有关材料、文件要按与会人数付印并装袋，并根据参会人数印制分装并根据会议需要摆放在会场。必要时，主办单位应将有关材料先行下发与会人员酝酿、准备意见或建议。由部门承办的会议，市委办公室或政府办公室要通知有关部门提前将会议程序、领导讲话稿、主持词和有关背景材料送领导审阅。
4.会场布置。
会议主办单位根据会议的规模、性质，拟定会场的形式及摆设方案报办领导审定后，协调确定会场，并做好会场布置工作，包括:会场的形式、会场规模、会议证件的制作、会标的制作和悬挂、标语口号的制作和悬挂、国徽党徽的悬挂、领导姓名牌的准备、签到台的设置、主席台的摆设、音响设备及有关影音带的准备，会场供水、供电和空调的保障等。
(1)桌椅摆放。根据会议具体情况和领导要求，在没有固定桌椅的会议场所摆放桌椅。如果有设主席台，需要了解在主席台就坐的领导人数并据此摆放，主席台下桌椅的摆放根据具体会议人数而定。不设主席台的座谈会等会议形式，桌椅摆放成“口”字形，如果人数较多，可在领导席的两面和对面增设2-3行桌椅。
(2)制作名牌。各单位可参照目前使用倒v形透明有机玻璃台卡制作名牌，根据具体会议要求，制作人名名牌或单位名称名牌。制作时一般使用红色打印纸双面打印，切割成卡面大小插入台卡。以名牌内容居于卡面正中为美观。
(3)座位安排。摆放名牌，做好主席台座次安排和与会人员座位安排。在会前将主席台或其他座位上的领导姓名牌按领导排名的有关规定摆放好。与会人员座位安排按照有关文件规定的顺序，按居中、先左后右进行排序。有固定桌椅的会议室的座位安排参照以上做法。会议主办单位需要事先了解应参会人员中实际能够参会的人数，并据此合理安排好座位、摆放参会单位或个人名牌，尽量避免开会时会场出现空席。
(4)重大会议经领导同意后，可摆放花木，布置横幅会标，横幅一般为红底白字。
(5)调试好会场的话筒、音响、录音、投影等设备，如果有参会人员在会议期间需要使用笔记本电脑，还需布置好电插座。
(6)事先搞好会场卫生，落实卫生清理工作。
5、会前策划
对一些有表彰、签约、授匾、赠旗等仪式的会议，会议承办单位要认真策划好颁奖和签约等仪式的有关细节，必要时要进行会前排练。
(三)会中服务工作
1、会场检查。会议工作人员提前30分钟到现场，负责现场安排和检查会场是否按预先确定的方案布置，灯光、音响是否正常，席位排列是否有误，会场上需分发的文件是否准备好，摆放好。发现问题应立即采取补救措施。
2、会议签到。会议主办单位要安排专人负责签到，检查与会人员报到情况，并向会议主持人报告。
3、会场照应。
(1)由会议主办单位负责安排、引导与会有关人员进出会场，指导保卫工作人员，防止无关人员擅自进入会场;处理领导临时交办事项;制止会议期间使用手提电话、传呼机;传递紧急文件，传呼重要电话等。
(2)协助领导控制会议进程，注意整个会场情况，做好会场内外联系，传递信息的工作。
(3)注意领导的暗示，领会其意图，做好会场的有关工作。
4、做好摄影摄像工作。会议摄影摄像和报道一般由市广播电视局负责完成，必要时由市委办或市政府办公室联系专业人员进行摄影摄像项工作。
5、做好会议记录，必要时进行录音。指定专人负责会议记录和录音，会议记录要尽量做到详细、完整、准确、力求忠于原话。在有录音设备的会议场所应使用录音设备进行录音，在没有录音设备的会议场所可使用录音笔进行录音。
6、落实服务人员，做好茶水供应工作。根据会议具体要求和参会人数，确定供应瓶装水或热茶。在人数较多的情况下，一般供应瓶装水，并事先放置在每个座位上。如有供应热茶，应每半小时加1次热茶。
(四)会后整理工作
1.清理会场，主要包括撤下会标横幅、收走台卡等用品、通知有关部门清扫场地等。
2.起草会议纪要、整理领导讲话、编发信息等，根据要求及时制发文件下发。需要制发会议纪要的，记录人员要在会议结束后，及时草拟出会议纪要，经办公室领导审核后，报市领导签发。
3、落实会议决定事项。会议需要落实的重要决定事项，由市委办公室督查科或相关部门负责跟踪、督查。
4、会议资料归档。会议承办单位应将会议的记录、纪要、文件、材料妥善收集保管，挥规定移交市档案馆。
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