武汉弘毅经典建筑材料装备有限公司采购管理操作综合手册

武汉弘毅建筑材料装备有限企业采购管理操作手册1.《采购管理》与其她模块间关系2.期初设置首次使用本系统用户,应首先按系统管理使用手册介绍方法安装采购管理系统。系统安装完成后,应建立系统账套参数等应用前基础数据准备工作,以后能够输入在使用本系统前未实施完采购订单、采购入库单（暂估入库）和采购发票（在途数据）,并进行期初记账处理;做完这些工作后,就能够进入日常采购业务步骤了。期初记账是将采购期初数据记入相关采购账中。期初记账后,期初数据不能增加、修改,除非取消期初记账。期初记账后输入入库单、发票都是启用月份及以后月份单据,在【月末结账】功效中记入相关采购账。【操作步骤】1.用鼠标单击【采购】下【期初记账】,用光标移动键↓选择【期初记账】,即可进入期初记账处理功效。2.用鼠标选择〖期初记账〗,对期初数据进行记账;用鼠标选择〖取消期初记账〗,则对期初记账数据设置为未期初记账状态。注意:．没有期初数据时,也能够期初记账,方便于输入日常采购单据数据。．已做【月末结账】处理后,不能取消期初记账,除非取消各月【月末结账】。3.日常业务操作步骤（1）采购入库单采购入库单是依据采购到货签收实收数量填制单据。该单据按进出仓库方向划分为:入库单、退货单;按业务类型划分为:一般业务入库单。采购入库单能够直接录入,也能够由采购订单或采购发票产生。采购管理采购入库单增加填写相关信息（蓝色字体为必填项）保留注意:通常审核过入库单本系统不能再修改。所以审核必需认真仔细。假如没有启用库存管理系统,而且企业管理不要求严格,那就能够不审核入库单。采购发票与入库单能够分次结算,即入库单一条统计可数次与采购发票结算。（2）暂估入库采购货物抵达企业后,假如没有收到供货单位发票,能够对货物进行暂估入库,待发票抵达后,能够依据该入库单产生发票做报账结算处理。【操作步骤】1.在进入采购管理系统主页面后,用鼠标单击【采购入库单】,即可输入采购入库单。屏幕显示采购入库单 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 。2.用鼠标单击工具栏〖增加〗按钮或按下[F5]快捷键,增加一张采购入库单。输入入库单表头各项内容。输入采购业务类型、入库日期、供货单位等项。假如该入库单是按采购订单安排,必需输入采购订单号。提醒:假如用户想查询供给商、存货具体档案可单击鼠标右键。3.按[F12]功效键能够从单据表头进行标题,或用鼠标单击表体位置或单击工具栏〖增行〗按钮或按下[Ctrl+I]快捷键,增加一行入库单货物。输入采购入库单表体各项内容。如:货物编号、数量、单价、金额等项。注意:假如入库货物要分批跨月结算,那么必需按估计结算数量,分行填写到一张入库单上。假如企业在存货档案中设置了4.假如单据输入有错误,能够用鼠标单击要修改数据项或用[Tab]、[Shift+Tab]键移到要修改数据项,直接输入要修改数据。5.假如该入库单和某张已经有入库单据相同或相同,能够单击鼠标右键,出现鼠标右键快捷菜单,用鼠标或光标键选择【拷贝入库单】功效,或者经过点击“选单”按钮旁边下接箭头,选择“采购入库单”,选择入库单,把该入库单相关信息填入目前入库单中。具体操作方法参见“怎样依据采购订单填制入库单”。6.单据输入正确后,必需用鼠标单击工具栏〖保留〗按钮或按下[F6]快捷键,保留目前输入入库单。注意:．用户在《库存管理系统》【业务范围】中设置为“现存量低于最低库存量或高于最高库存量时报警”,保留单据时,假如存货现存量低于最低库存量或高于最高库存量,而且,系统将提醒用户是否继续,假如用户选择是,系统将保留单据,假如用户选择否,系统将让用户重新输入数量。7.入库单存盘后,能够用鼠标单击工具栏〖打印〗按钮或按下[Ctrl+P]快捷键,将入库单打印出来,交由相关人员进行确定。8.假如不想保留目前输入入库单,能够用鼠标单击工具栏〖放弃〗按钮,放弃该入库单。9.在保留入库单后,假如发觉数据有错,或该入库单审核结算时发觉该单据需要修改,能够用鼠标单击工具栏〖修改〗按钮修改入库单。10.继续按上述步骤输入其它入库单,当一批入库单输入完后,用鼠标单击工具栏〖退出〗按钮结束输入采购入库单。注意:1.本系统要求通常没有结算入库单都是暂估入库。已采购结算入库单和已审核了入库单不能修改、删除;2.假如启用了用友“核实系统”,对于已记账入库单不能修改、删除;3.假如启用了用友“仓库管理系统”,对有批次管理,现存量表相关存货结存数量<目前入库数量存货统计不能修改、删除;4.通常按采购订单进行采购业务,货物抵达后,填制入库单,必需正确注明订单号,不然不能正确统计订单实施情况。（3）退货处理假如发觉已审核入库单数据有错误（多填数量等）,也能够填制退货单（负数入库单）原数冲抵原入库单数据。原数冲回是将原错误入库单,以相等负数量填单。采购管理采购入库单选择“采购入库单（红字）”填写相关内容保留（4）修改采购入库单在入库单输入和采购结算时,假如发觉入库单数据与实际入库不符或与手工填制入库单不符,能够修改入库单据,但已审核、已结算或已记账入库单不能修改。修改入库单有两种方法:1.利用【入库单列表】进行修改:即找到要修改入库单,双击该入库单进入单据显示状态,用〖修改〗功效进行修改。2.利用【采购入库单】“填制采购入库单”功效实现。用鼠标键单击工具栏〖首张〗〖末张〗〖上张〗〖下张〗功效找到要修改入库单,用〖修改〗功效进行修改。（5）采购专用发票采购发票是从供货单位取得进项发票及发票清单。在收到供货单位发票后,假如没有收到供货单位货物,能够对发票压单处理,待货物抵达后,再输入计算机做报账结算处理。也能够先将发票输入计算机,方便实时统计在途货物。采购发票按发票类型分为:专用发票、一般发票（包含:一般、农收、废收、其她收据）、运费发票;按业务性质分为:兰字发票、红字发票。采购管理采购发票增加（专用发票）选单采购入库单保留复核选择专用发票选择参考采购入库单生成发票假如没有订单,一定要把“拷贝入库单对应订单”项不选中,点击“过滤”选择对应采购入库单,点击“确定”生成发票确定无误后保留（6）运费发票企业在货物运输过程中取得运费发票以及按国家相关《会计 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 》能够将一些费用摊入采购成本,应将这些费用项目数据作为“运输发票”输入计算机,也能够在货物发票中直接输入费用项目。能够进行增值税抵扣,还必需输入税率,计算机只把税后金额摊入采购成本。采购管理采购发票增加（运费发票）填写对应信息保留注意:假如在输入发票时选择“运输发票”,那么在发票存货编码/名称栏目下,只能输入存货档案中“应税劳务”大类中应税劳务编码/名称。商业版运费发票能否摊入采购成本,由【系统设置】-【选项】决定。技术细节:假如您还没有设置“应税劳务”档案,能够在【设置】/【编码档案】/【存货档案】功效中设置。在设置时必需将“存货属性”设置为“劳务费用”（7）采购结算采购结算也叫采购报账,在手工业务中,采购业务员拿着经主管领导审批过采购发票和仓库确定入库单到财务部门,由财务人员确定采购成本。采购结算是针对“通常采购”业务类型入库单,依据发票确定其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方法,另外考虑费用折扣结算特殊性,专设费用折扣票单独结算功效;从单据处理上分为正数入库单与负数入库单结,正数发票与负数发票结,正数入库单与正数发票结,费用折扣发票与入库单结,费用折扣票与存货结等方法。注意:·假如没有期初记账,则不能进行采购结算。·假如目前操作日期在已月末结账日期范围,则不能进行采购结算,必需注销账套,重新注册时调整操作日期。假如采购结算确实应核实在目前操作日期所在会计月内,那么能够先取消该月月末结账后再做采购结算。·入库单与采购发票能够分次结算,即入库单一条统计可与采购发票数次结算。·支持多个人在网上同时结算。·结算时,入库单和发票上“项目”（项目档案项目,不是栏目）不要求一致,能够均为空,能够一方为空。结算单项目继承入库单项目,但假如入库单项目为空,发票项目非空,则继承发票项目。eq\o\ac(○,1).自动结算自动结算功效中有三种结算模式:入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。是由计算机系统自动将相同供货单位,存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。注意:红蓝入库单对结,入库单上必需有金额,能够不等。【操作步骤】1.用鼠标单击【采购结算】下【自动结算】,屏幕显示自动结算画面。2.企业能够依据需要输入结算条件,系统将依据企业输入条件范围进行结算。比如,企业只要对某个供货单位采购业务进行结算,能够输入该供货单位名称或编号。3.用鼠标单击工具栏〖开始结算〗按钮,计算机自动把采购入库单和采购发票相同,供货单位、存货相同且数量相等单据进行结算,产生结算结果列表。4.用鼠标单击工具栏〖打印〗按钮,将此次结算结果打印出来。5.用鼠标单击工具栏〖退出〗按钮或单击窗体右上角退出按钮x,结束自动结算。6.进入【采购结算单列表】功效,查询、打印此次自动结算结果。eq\o\ac(○,2).手工结算使用“手工结算”功效能够进行正数入库单与负数入库单结算,正数发票与负数发票结算,正数入库单与正数发票结算,费用发票单独结算。手工结算时能够结算入库单中部分货物,未结算货物能够在以后取得发票后再结算。能够同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。手工结算支持到下级单位采购,付款给其上级主管单位结算,支持三角债结算,即支持甲单位发票能够结算乙单位货物。【操作步骤】1.用鼠标单击【采购结算】下【手工结算】,屏幕显示手工结算画面。2.企业能够依据需要输入结算条件,系统将把满足条件入库单和发票过滤出来,在选择入库单和发票时只能选择过滤出来入库单和发票。提醒:系统提供丰富过滤条件,包含日期、发票号、入库单号、部门、业务员、用户、存货、自由项、自定义项、制单人等。制单人也能够参考录入。3.选择要结算入库单、发票:用鼠标单击想要结算入库单、发票左侧选择栏,选择栏打勾注意:企业假如选择了带有折扣金额发票,系统将把折扣金额在“结算费用列表”中显示出来,在结算时再将折扣金额分摊到对应入库单、发票存货中去,改变存货成本。4.假如您企业要把一些运费、挑选整理费等费用按会计制度能够摊入采购成本,那么能够选择“费用发票”。5.选择一个费用分摊到发票上一个方法。用鼠标左键选择“按数量分摊”或按金额分摊。6.产生结算汇总表:入库单、发票选择完成后,用鼠标按〖确定〗按钮,计算机自动将此次选择数据汇总,以汇总表显示出来。当入库货物数量等于发票货物数量+合理损耗数量+非合理损耗数量时能够结算。用鼠标按〖确定〗按钮进行结算,用鼠标按〖取消〗按钮,取消此次结算,能够重新选择单据进行结算。提醒:您能够在结算汇总表中处理非合理损耗金额和非合理损耗进项税转出金额,此处确定非合理损耗类型将决定核实系统对这两项入账科目。系统支持一张入库单与多张发票分次结算,能够拆单、拆统计,即能够结算入库单上部分货物,也能够结算入库单中一个货物一部分,您只需调整入库货物结算数量使之与发票数量+合理损耗数量+非合理损耗数量相等即可。入库单金额能够与发票金额不等,入库单金额能够为空,入库成本以结算金额为准。7.结算完成后,计算机把已结算单据数据从屏幕上清除,您能够单击【过滤】继续按以上步骤进行其它采购结算。结算结果能够在【采购结算列表】功效中查看到。技术细节:手工结算时选择入库单和发票窗体中均提供排序功效,使您单据选择更轻松。（8）取消采购结算假如采购结算操作错误或结算后发觉结算单据有错误,需要取消该结算,那么能够利用采购结算列表〖删除〗功效实现。【操作步骤】1.用鼠标单击【采购结算】下【采购结算明细列表】,进入列表功效。利用〖定位〗或〖过滤〗功效找到要取消结算单。2.将光标停留在该结算单列表行,双击鼠标左键或在工具栏按〖单据〗按钮将该结算单以单据格式显示出来,按工具栏上〖删除〗按钮,就能够取消该项采购结算。取消后原入库单、发票、费用发票能够继续结算。3.按工具栏上〖删除〗按钮,能够继续删除其她结算单。按工具栏上〖退出〗按钮,退出单据显示画面,返回到单据列表画面。按工具栏上〖刷新〗按钮,能够看到此次取消结算单已不在结算单列表中。注意:当下述情况出现时,结算单不可删除（取消结算）:*已结算采购入库单已被存货系统记账。*先‘暂估’再结算入库单,已在存货系统作‘暂估处理’。（9）往来处理——取消操作假如您对原始单据进行了审核、对付款单进行了核销等操作后,发觉操作失误,您可将其恢复到操作前状态,方便您进行修改。【操作步骤】:1在菜单条上选择【取消操作】项。2在“操作类型”下拉框中选择恢复类型。系统提供了以下类型:恢复应付单据（发票和应付单）未审核状态恢复付款单核销前状态恢复转账处理前状态恢复计算汇兑损益前状态恢复并账处理前状态。3选择恢复应付单据未审核状态:在各栏目中输入取消操作条件。输入完成后,点击〖确定〗按钮实施此次操作,系统将满足恢复条件应付单据列出。您能够在恢复标志一栏里双击鼠标,表示要将此张应付单据恢复到审核前状态,点击“确定”图标实施恢复操作;也能够在有标识一栏里双击鼠标,取消选择。提醒:假如应付单据在审核后已经经过核销等处理,则不能恢复。假如应付单据日期在已经结账月份内,也不能被恢复。假如应付单据在审核后已经制单,应先删除其对应凭证,再进行恢复。4选择恢复付款单核销前状态:在各栏目中输入取消操作条件。输入完成后,点击〖确定〗按钮实施此次操作,系统将满足恢复条件应付单据列出。您能够在恢复标志一栏里双击鼠标,表示要将此张应付单据恢复到核销前状态,点击“确定”图标实施恢复操作;也能够在有标识一栏里双击鼠标,取消选择。提醒:假如付款单日期在已经结账月份内,也不能被恢复。假如付款单在核销后已经制单,应先删除其对应凭证,再进行恢复。5选择恢复票据处理前状态:在各栏目中输入取消操作条件。输入完成后,点击〖确定〗按钮实施此次操作,系统将满足恢复条件票据列出。您能够在恢复标志一栏里双击鼠标,表示要将此张票据恢复四处理前状态,点击“确定”图标实施恢复操作;也能够在有标识一栏里双击鼠标,取消选择。提醒:假如票据日期在已经结账月份内,也不能被恢复。假如票据在处理后已经制单,应先删除其对应凭证,再进行恢复。票据转出后所生成应付单假如已经进行了核销等处理,则不能恢复。票据计息和票据结算后,假如又进行了其她处理,则也不能恢复。6选择恢复转账处理前状态:在各栏目中输入取消操作条件。输入完成后,点击〖确定〗按钮实施此次操作,系统将满足恢复条件处理列出。您能够在恢复标志一栏里双击鼠标,表示要将此次业务恢复四处理前状态,点击“确定”图标实施恢复操作;也能够在有标识一栏里双击鼠标,取消选择。提醒:假如转账处理日期在已经结账月份内,也不能被恢复。假如该处理已经制单,应先删除其对应凭证,再进行恢复。7选择恢复计算汇兑损益前状态:在各栏目中输入取消操作条件。输入完成后,点击〖确定〗按钮实施此次操作,系统将满足恢复条件处理列出。您能够在恢复标志一栏里双击鼠标,表示要将此次业务恢复四处理前状态,点击“确定”图标实施恢复操作;也能够在有标识一栏里双击鼠标,取消选择。提醒:假如计算汇兑损益日期在已经结账月份内,也不能被恢复。假如该处理已经制单,应先删除其对应凭证,再进行恢复。8选择恢复并账处理前状态:在各栏目中输入取消操作条件。输入完成后,点击〖确定〗按钮实施此次操作,系统将满足恢复条件处理列出。您能够在恢复标志一栏里双击鼠标,表示要将此次业务恢复四处理前状态,点击“确定”图标实施恢复操作;也能够在有标识一栏里双击鼠标,取消选择。（10）月末结账月末结账是逐月将每个月单据数据封存,并将当月采购数据记入相关账表中。采购管理系统月末结账能够连续将多个月单据进行结账,但不许可跨月结账。月末结账后,该月单据将不能修改、删除。该月未输入单据只能视为下个月单据处理。采购管理月末处理后,才能进行库存管理、核实月末处理;假如采购管理要取消月末处理,必需先通知库存管理、核实操作人员,要求她们系统取消月末结账。假如库存管理、核实任何一个系统不能取消月末结账,那么也不能取消采购管理系统月末结账。假如没有启用库存管理、核实系统,而且不需要查看采购余额一览表,那么能够不进行采购月末结账。【操作步骤】1.用鼠标单击【采购】下【月末结账】,用光标移动键↓选择【月末结账】按回车,屏幕显示月末结账对话框。2.选择结账月份,必需连续选择,不然不许可结账。3.用鼠标单击〖记账〗按钮,计算机自动进行月末结账,将所选各月采购单据按会计期间分月记入相关账表中。4.月末结账后,假如发觉已月末结账月份某单据输入有错误,需要取消结账进行修改,那么能够选中那月份,用鼠标单击〖取消记账〗,将该月月末结账取消。注意:*不许可跳月取消月末结账。只能从最终一个月逐月取消。*没有期初记账,将不许可月末结账。*当选项中设置审核日期为单据日期时,本月单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核*当选项中设置审核日期为业务日期时,截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单）,照样能够进行月结处理*假如本月结算单还有未核销,不能结账武汉隆腾昌科技有限企业9月28日