物业管理手册:信息交流控制工作程序物业管理手册：信息交流控制程序1、目的为保证环境管理体系内、外部信息交流渠道的畅通，及时答复和处理涉及重要环境因素的外部信息，特制定本程序。2、范围本程序适用于公司的内、外部各类环境信息的传递和处理。3、
职责
岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx
品质部是环境信息管理的归口部门，负责内、外环境信息的传递与处理。品质部及各物业服务中心负责对相关方环境信息的收集和处理。各部门负责工作范围内环境信息的传递和交流。4、程序环境信息
内容
财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容
与分类内部信息正常环境信息，如环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核、管理评审以及体系正常运行时的信息；环境因素更新信息；法律法规跟踪信息；不符合纠正信息；环境事故或紧急情况信息；其它内部信息，如员工的建议和抱怨等。外部信息地方环保局和环保监测机构检查或监测结果；相关方反馈的信息及其投诉；认证机构审核信息；同行业环境和技术方面的信息；就重要环境因素与外界交流的信息；其它外部信息，如环境管理和环保治理技术等方面的信息。内部信息的收集与处理正常信息的交流品质部按照程序文件的有关规定传递环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核和管理评审等信息各部门依据相关文件规定收集并传递正常信息。环境因素更新信息的交流，执行《环境因素识别和评价控制程序》。法律法规跟踪信息的交流，执行《法律法规和其他要求控制程序》。不符合纠正信息的交流，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。环境事故或紧急情况由发现部门及时传递给品质部或礼兵部，应急处理执行《应急准备和响应控制程序》4.3外部信息的收集与处理品质部负责接待地方环保局、监测站和其它上级单位的环境检查，收集有关信息，并传递给相关部门；当检查或监测结果出现不符合情况时，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。各部门收到相关方环境信息后，进行登记并落实涉及相关方环境方面的投诉应填写《业主投诉处置单》及时反馈到各相关责任部门，责任部门要及时处理并填写《业主投诉处置单》；如不能处理，及时报告给品质部，品质部应在2个工作日内提出处理意见，处理后，责任部门和品质部要做好记录，并执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。各部门从外部获得的其他类环境信息如“三废”治理技术、节能降耗措施等，要及时传递给品质部或职责管理部门，经过分类、整理后，根据需要传递给相关部门。环境信息传递方式与记录环境信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式进行传递。各部门对接收、传递的环境信息予以记录。全公司环境信息交流框图如下：重要环境因素外部交流控制4.5.1与业主就重要环境因素和对其的控制要求进行交流。4.5.2与业主交流的内容a）了解建立环境管理体系的意义和内涵；b）参与社区环境保护预防污染目标的制定和评审；c）参与商讨影响社区环境保护的任何变化；d）参与社区环境保护事务。与业主交流的方式a）座谈会、培训；b）布告栏宣传；c）社区文化活动；d）与业主/业主委员会/社区居委会协商与沟通。各物业服务中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的内容与业主/业主委员会/社区居委会建立长效协商与沟通机制，开展共创环保型社区活动，并做好记录。各物业服务中心于每年管理评审前编制《社区环境保护年度总结》,提交业主委员会协商讨论,并提出下年度改进要求。各物业服务中心将年度总结提交管理评审。各物业服务中心负责保存与业主协商沟通结果的记录和发布。
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