高效邮件的书写修订版

集团 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]高效邮件的 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 写尽管邮件用户量如此庞大，但不是所有人都能高效地写邮件，本次话 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 给大家分享怎么写邮件。邮件的用途电子邮件不可或缺，即使我们有大量的会议，面对面工作，人手一部电话，电子邮件依然非常重要。这是因为，电子邮件能够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场影响，能够更加广泛知会信息、征询建议。所以，发送有效的电子邮件，能够：提升我们的工作效率让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动；增强我们的影响力与专业性邮件的覆盖面更加广泛，一封简介利落重点突出的邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。办公室邮件的作用，大概有以下几种(私人邮件不在其列)：通知事情发生——如项目发布通知与预发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通知你们，你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。征询意见——决定未正式做，或者只是有个想法，希望大家给出意见和建议，你们的回应与否，尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。纯粹分享——FYI型邮件(Foryourinformation),我觉得有趣或者有用的东西，发给各位参考，通常我会期待一个“谢谢”，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确保不要让大家读完才发现原来是FYI类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。要求确认和拍板——重要!一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见，否则事情无法开展，可能会造成延时和其他后果。邀约——一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里，建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时，使用OutLook的会议邀请系统发送。【说明】一般在工作里，“征询意见”和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中，有些人容易把“要求确认和拍板”的邮件误发送成为“征询意见”的邮件。明明期限都到了，事情无法落实，一看原来是确认邮件无人响应，收件人不理解事情的重要程度，看似纷纷程观望状态，发送人又不给力去进行催促。所以到了点，发现决策无法达成。如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板”类型的，请先检查事情是否已经经过了几轮的公开讨论，确实已经到了确认阶段，其次，请在邮件里标明下一步的行动，若你们不确认，事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要，请将你期望得到答复的人名附上，并强化指出。邮件原则1、礼貌原则语句保持通顺，标点无错。不只是邮件，所有类型的写作都有这一条。这个问题虽小，但是很能反映发件人的态度。如果连最基本的语句和汉子都不能写对，那么他人就无法对你的工作态度报以百分百的信任。办公环境请使用环境中通行的语言。学会区别To和Cc。确实希望对方读到，请务必将其放入To栏，其他可以放入Cc栏。很多人遇到只在Cc栏的情况时是不读邮件的。抬头和落款。内部讨论可以随便，但正式一点的邮件就需要。用词。正式信函请使用规范用语，避免口语化。要尽快回复。收到邮件后不要拖延，哪怕是先告诉发信人您需要更多时间来给出回复。2、"战地记者"原则废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题是最合适的。收件方收到邮件时，首先映入眼帘的就是主题，如果主题不能引起收件人的注意，那么对方有什么理由点开它?主题应该点明邮件意图，如果是他们转发的，在主题中写出来。长度。邮件不是你写长篇小说的地方。一到两个自然段足够，将最最重要的信息写出来即可。多的内容请放进附件或打电话。内容单一。一封邮件不要说两件事，除非两件事的确紧密相关。如果有两个问题，请发两封邮件，在两个列 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 中讨论。3、"金字塔"原理所有电邮都应该遵循这种结构：中心明确，分层叙事，逐层铺开。在写邮件的时候，就需要采用倒金字塔的叙事方法：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个W和一个H”。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的。Who——需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人。如果你只是一个「Hi」开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。What——需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。When——明确这个需求的时限。“越快越好”在大多数时候等于“没有截止日期”。Why——让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对你而言的重要性。How——所有做过乙方的人都知道，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间，建议给出尽可能明确的操作办法。邮件结构工作邮件的结构从邮件的结构看，有：1、发送地址；2、标题；3、抬头；4、正文；5、附件；6、恭祝语；7、签名档。下面介绍每部分需要注意的要点：1、发送地址发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。a)收件人收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示;一件事情不要安排给两个人去做。这个也牵扯到做事情的方法上了：比如你明天想要请一天假，同时发给部门经理和总经理，请求批准。部门经理一看，我C，大领导在呢，我批不批啊，还是让大领导先发话吧，这厮是想在老总面前让我好看么?总经理一看，妈的，这种事情也要我批，想累死老子啊？结果谁都不鸟你，你这假算请了还是没请呢？b)抄送人放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可以不回复。比如请假的例子，就应该主送自己的部门经理，抄送总经理。这样部门经理好处理，总经理还会感觉你是很规矩的人，动向都让他知道。如果是跨部门，需要两个领导都确认的邮件，最好只请示自己的领导，跨部门的沟通让领导去协调。尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情，因为你的命运主要把握在直接领导手里，别让他觉得你很难搞。c)密送人密送人其实很有用！★不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里；★重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；★在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也不会打扰到其他人。2、标题标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业。多次或者转发的邮件，标题上会被加上很多的re：fw：re：re：re：re：而且这种邮件1、最好不要参与进去2、非要参与的话，把标题清理清理为什么不要参与，因为了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了，不如开会讨论一下，节约大家的时间，不管是当面或电话会议都好。电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。如果需要每天发一次的邮件，比如日报、例行数据发送等，建议标题这么写：11月8日关于xxx的xxx用当日的日期开头，方便以后检索。3、抬头抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼x总，xx总。一般这么处理比较妥当：单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称;有第三人的时候称呼x总。单独写邮件，称呼x总，感觉对领导不够信任、不够亲切;有其他人的时候，不称呼x总，显得对领导不够尊重。尤其是在创业团队里，大家没什么级别概念，内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来，这样对合作有好处。否则外部公司的人可能会想：这特么什么破公司啊，找了一帮没级别的人跟我来谈合作，能靠谱吗？4、正文正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。一行内容不要超过15个字，字体不要太小，不要太大，不要颜色怪异。一行字太多，有的人邮件查看是竖着的三栏，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔细看了。建议用字号用小四(20号)，字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不要用太多。(PS:别人的名字不要用红色，别人的名字不要用红色，别人的名字不要用红色，重要的事说三遍！)多条内容，一定要用编号排列一下，显得你非常有条理，别人读的时候效率也高。总之，要把邮件当成是网页去 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 ，根据读者的体验去考虑文案和排版。5、附件附件少的时候最好不要打包，这个跟产品设计非常类似，能在一级页面看的东西，用户一般不愿意到二级页面去看。附件不要太大，这个很好理解，有的公司网速很慢，你发大附件肯定有人会想要掐死你。附件多，必须打包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是xx，请查收因附件较多，必须要打成压缩包发送的话，一定要在邮件正文里做一下附件说明，比如这样：压缩包中包括：1、xxxx文档，是对xxx的说明2、xxxx文档，是对xxx的说明3、xxxx文档，是对xxx的说明讲一下每个附件是干什么的，方便收到邮件的人查看。6、恭祝语、签名及其他信息恭祝语、签名及其他信息，这些都好理解，按公司的要求来就好，不多说了。如果贵公司没有这方面的规范，你可以你一封邮件提个建议，恭喜你，又升值了哦。撰写顺序估计大多数人都是先写收件人，然后写标题，然后写正文，然后pia~发送了。这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错，我们最好用一个容错率高的流程，像这样：标题——>正文——>附件——>收件人先写标题，这是整个邮件金字塔的塔尖，先写出来，不跑题。同时也防止标题遗漏，没有标题的邮件让人非常不爽，显得你非常不职业。先不要写收件人地址，即使按错了钮，或者按错了快捷键，也不会发出去。从流程上确保不犯错误，这就是咱普通青年的牛逼之处。其他注意事项1、发出去的邮件，泼出去的水邮件是书面形式的，发送出去就很难收回来。收信人可能把您的邮件打印出来，也可能转发您的邮件。在邮件中不要写你不想在整个公司甚至公司以外传播的内容。绝大多数“邮件车祸现场”来自一时冲动。在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗在数字时代，邮件就是所谓的“白底黑字”。很多“坏事儿”的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄。就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。2、不要在邮件里产生争论除非迫不得已，或者可以一锤定音，否则，不在邮件中争论。不要出现一个主题在多人之间来回很多轮的情况。最忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或者公司里的头头加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应，也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人“做主”。3、切忌踢皮球如果同一封邮件来来回回三四次了，但是问题还是没能解决，那么果断通电话或者面谈，说不定十分钟就搞定了！4、避免在周一和周五发送重要邮件否则你的邮件会被淹没在垃圾邮件里，有可能被忽视。最后，邮件和口头、电话是好朋友：即使发送了邮件，也别忘记了口头或者电话方式告知重要人物，这会提升他对于邮件的响应速度。邮件其实作为正式文本和备忘信息。多为他人着想——做人按这个思想去做，朋友多;做事按这个思想去做，效率高;邮件按这个思想去写，升值快。升值了离升职加薪还会远吗?写邮件虽然是一件小事，但是用这个思想去写，能给你带来很多好处、避免很多麻烦。一起来学习让邮件发送得更加有效吧!