宴会会议预订与招待作业
流程
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及作业指导书一、宴会会议预订与招待作业流程接到预订资讯→察看场地情况→可接受预订→场地已出租，征求客人是否可以更改日期或带客人参观宴会会议场地→洽谈宴会会议内容→不可以或可以→签确认书→保持联络、以便下次合作或下单通知有关部门→宴会协调→结帐→存档二、宴会会议预订与招待综合操作流程接受预订(1)接到客人电话预订，掌握宴会接待情况，如时间、场地有冲突，应与客户协商，争取按客户要求将会议安排在其他可代替的场地举行，如果场地可以安排，应该详细了解宴会的性质、时间规模和与会者身份、会场布置形式、指示牌内容、签到台、音响设备以及茶点等要求，并预约客人具体时间到店参观相关设备和场地；(2)客人到店前应做好充分准备：准备好名片，饭店宣传资料，供客人参考的菜单、检查将参观的场所（确保参观场地的整洁、设施的正常）、让服务员将灯都打开；(3)前5分钟于大堂等待客人，客人到达后，要热情的表示欢迎，先自我介绍，互换名片，然后介绍将参观的场所并引领客人到电梯，在上电梯和到达参观场所的过程中，尽量了解客人的情况，如“是如何了解到我们饭店的”、“以往宴会都在哪里举办”、“贵公司是否每年都会举办这样的宴会”等(4)到达场地后，向客人介绍场地的风格，面积的大小，各种摆设可以容纳的人数；询问客人宴会都涉及到那些器材，如有些饭店不能提供的器材，向客人解释饭店可为其联系租用；宴会厅内中西式摆法可容纳的围数等，向客人说明饭店的收费标准；如围数和餐标没有达到饭店要求，需收部门场租；(5)看完场地后，带客人到咖啡厅或洽谈室就宴会的细节进行详细洽谈，洽谈中务必作好笔录，清楚了解宴会规模，与会人数，摆设形式，宴会的具体时间，就涉及会议价格事项与客人达成一致；如需要表演，向客人咨询表演费的预算；是否需打印宴会牌；(6)向客人推荐饭店的对外宣传菜单，并联系餐饮部相关人员与客人洽谈菜单及折扣（菜单确认后需客人在菜单上签字确认），洽谈菜单时让客人提供保证围数/人数和预算围数/人数，务必说明不足保证围数/人数结帐，洽谈客人对酒水的要求及标准，如酒水自带需收取开瓶费，按饭店售价的30%收取，并告诉餐饮部客人的表演预算，让餐饮回复客人可提供何种表演。(7)待一切洽谈完毕后，以“会议确认书”向客户书面确认宴会事宜，请客户在“确认书”上签名，并带客户到财务部交押金，如属挂帐公司可签名挂帐。注：有些菜式，厨房需提前炮制（可能提前1周），这就要求客人需提前交押金。通知有关部门(1)接预订的行销人员根据“确认书”内容以宴会安排表书面通知有关部门作好准备，需注明宴会和会议的具体时间；(2)重要会议或有知名人士参与的会议需及时报告总经理；(3)通知作好摄影、录影、存档等工作。3、宴会和会议之间的协调(1)检查宴会会议开始前的准备工作是否到位；(2)详细了解宴会时间上的安排，注意宴会和会议的衔接，避免场合的混乱，如需转场，要合理安排客人，如不需转场，要把握好出餐时间；(3)会举行时，行销人员应在场协调，协助处理一些临时增减的服务；(4)适时咨询客人意见反馈到有关部门，并协助解决问题。4、结帐宴会结束后，协助客人办理结帐手续。
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