YKKstandardizationoffice【YKK5AB-YKK08-YKK2C-YKK18】行政事务管理规定行政事务
管理制度
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1、目的?对公司行政办公所涉及的各项事务进行
规范
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化、标准化管理，提升员工的职业素养，树立公司的对外形象，实现员工管理的职业化，特制定本制度。2、适用范围?适用于公司员工日常行政事务。3、职责?办公室负责本制度的归口管理，负责本程序的编制和修改各职能部门是日常行为规范的直接管理部门和责任部门。办公室为日常行为规范的检查和监督执行部门。4、工作程序和要求日常行为规范严格遵守公司考勤相关规定，在规定上班时间前到岗，按照规定的时间就餐。不得无故迟到、早退。办公室内保持桌椅整齐，办公桌面保持整洁，除办公用品及资料外，不得摆放个人物品，办公柜文件夹摆放整齐，随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。工作时间保持个人电话畅通，在办公区域因私打电话或接听电话应语言简洁明了。不得在办公区域高声喧哗吵闹，不得在办公区域吃零食，闲聊，上班期间不得浏览与业务无关的书籍，杂志，网站和视频等。参加公司各种会议，集会，应按时到会，不得迟到早退；如有特殊情况，要事先向主管请假，事后及时了解落实会议精神；会前手机关静音，重要内容做记录。衣帽整洁，上班时间不穿奇装异服，拖鞋；女员工上班时间，化淡妆，不宜浓妆艳抹或戴过多首饰。爱护公司财物，节约用水、用电，离开办公场所30分钟以上，必须关闭电灯等照明器具。节约办公耗材和纸张等低值易耗品，按需领用。接待规范对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作时要保持头脑冷静，接待来宾时要笑脸相迎。接人待物讲文明礼貌，对外来咨询人员要热情接待、态度和蔼，耐心倾听与答复。会谈和会议期间要善于倾听，不随便打断他人讲话，不鲁莽提问，不问及他人隐私或公司秘密，不要言语纠缠不休或语带讽刺，勿出言不逊、恶语伤人。与同行交谈时，要注意措辞，谦虚谨慎，注意公司形象，不应互相倾轧，要客观公正，不泄露商业机密。日常办公管理办公室人员严格履行职责，及时、准确完成所负责的各项工作，做到当天工作当天完成，不积压、不拖延、不失误。办公室人员所负责工作要积极主动办理，办理过程出现问
题
快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题
及困难要及时向部门主管请示汇报，所有上级交办的工作，要及时向上级汇报工作进度，完成后需向上级汇报工作结果。办公用品需
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
采购，由办公室负责，本着实用节约的原则，个人根据自己的实际需要，签字登记领取；办公用品只能用于办公，不能移作他用或私用。外出办理工作，原则上统一选择公共交通工具，事情确实紧急，需电话请示部门主管，经得同意后方可换乘交通工具，凭发票进行实报实销。保守公司秘密及相关技术秘密，不准对外泄露有关经营，销售，单价，技术等机密，否则一经核实，根据情节严重情况处理，重者予以辞退。为公司做出突出贡献者，公司视情况给予奖励。办公用品管理办公用品的申请和购买?（1）各部门根据实际需要，向办公室报送月度办公用品使用计划，由办公室统一呈报主管领导审批。（2）工作人员根据需要和计划提出办公用品的购买申请，报部门负责人、办公室主任和总经理批准；购买金额大于10000元的需董事会批准。（3）经主管领导或董事会审批后，由办公室根据使用计划安排专人进行采购。办公用品的领用（1）办公用品需求部门根据各自所需办公用品到办公室领取登记。（2）办公室对部门和个人领取的办公用品进行登记造册，以便盘点清查。（3）所有办公用品按月度计划采购领用，超出部分办公室有权拒发。电脑的使用管理?（1）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。（2）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。（3）定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。固定电话的使用管理?（1）固定电话由办公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。（2）固定电话禁止私人使用。（3）电话出现故障的可报办公室进行维修。打印机、复印机的管理?（1）为确保复印机的安全运转，工作时间以外必须关机。（2）打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。（3）禁止打印或复印私人资料。办公设备的盘点及报废处理（1）办公室负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。（2）在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。（3）对决定报废的办公设备，办公室应做好登记，在报废处理表上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。（4）报废品由办公室集中存放、集中处理，不得随意丢弃。文件管理文件收发（1）凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
、函件等），由办公室拟稿，核稿，核稿后送总经理签发。（2）发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。（3）外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。文件归档（1）公司所有文书、管理文件、记录由办公室按类别进行归档管理，按要求建立人事档案、行政文书、勤务文件档案等。（2）所有文件档案必须制定统一标识和目录，建立归档文件台账。（3）没有归档和存查价值的公文，或多余、重复、过期和无保存价值的文件经过鉴定和总经理批准可以定期销毁。文件借阅（1）已交办公室存档的文件在借阅时应进行登记，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。印鉴管理印鉴用途和保管（1）公司所有印鉴（公章、法人章、合同章、财务章、发票章等）实行专人管理。（2）合同章：主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先到印章保管人处领取并填写《印章使用登记表》。（3）法人私章：法人私章由公司银行出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。（4）财务章：由财务部经理保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。（5）其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。用印申请和使用（1）各部门需要盖公章的文件、通知等，须到印章保管人处填写登记《印章使用登记表》，由经办人核准，并在《印章使用登记表》中签字。（2）特殊情况，可在“钉钉”中进行申请，相关领导批准后，由办公室进行办理。（3）严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，必须先报总经理批准。办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。（4）司高层因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。（5）开具个人相关证明，需由分管副总经理以上担保签批后方能使用，如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。（6）公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。（7）所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究。
浙公网安备 33021202002483