房地产开发有限公司档案资料管理制度(WORD7页)

房地产开发有限公司档案资料 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 (WORD7页)档案资料管理制度第一章总则第一条为加强公司档案的收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为公司的发展和经营服务，在集团公司原 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 的基础上，结合公司实际，特制定本制度。第二条本制度所称的公司档案（以下简称档案）指在生产经营和管理活动中直接形成的,对社会和公司具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像、电子版本以及各种实物等不同形式和载体的文件资料。第二章管理机构及职责第三条公司档案管理实行“两级分工管理制”。即公司为“一级管理”，由总经理办公室负责；各职能部门为“二级管理”，由各部门自行负责管理。第四条公司总经理办公室是公司档案工作的组织和管理部门，负责公司档案的管理和保存，并对职能部门的档案管理进行指导、监督和检查，对二级档案每年进行一次检查验收。第五条公司各职能部门负责对本部门形成的档案进行收集、立卷。财务档案、人事档案由本部门负责长期保存和管理，其它档案由总经理办公室负责长期保存和管理。第六条档案管理的第一责任人是各职能部门主管，相应职责应纳入个人绩效考核范围。第七条各部门档案管理人员应保持相对稳定，名单须报到总经理办公室备案，如有变动，须及时通知总经理办公室。第八条各部门档案管理人员出现工作变动或离职时，应将其经办的或其保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。第九条所有档案管理人员应忠于职守，遵守公司保密规定，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。第三章档案分类、整理、归档和移交第十条公司一级档案归档分类：（一）文书类档案1、行政综合档案（1）公司形成及接收外部的各类文件；（2）公司 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、总结、报告、方案、规划等（3）各种重要通知、通报、会议记录、纪要、大事记等；（4）公司各种审计报告、资产评估报告；（5）公司各种管理制度；（6）公司各种注册、登记证件、政府批文、资质年检、验收材料等；（7）公司各种法律、公证文件；（8）请示、批复、立项文件。2、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、协议档案（1）建筑工程（施工及承包）合同；（2）建筑工程设计、勘察合同；（3）产品买卖、购销合同；（4）分包协议、装修协议等；（5）其他业务性质的经济合同等。3、项目（产品）档案（1）开发项目前期调研资料；（2）开发项目立项文件；（3）开发项目用地、征地、变更、变性有关文件；（4）设计前基础资料；（5）项目招投标文件（6）预算相关文件（7）设计（技术）施工中形成的图纸、相关文件、方案；（8）开工前文件资料；（9）“三通一平”相关资料；（10）工程竣工验收相关材料；（11）各种产品、材料、配套设施设备的规范、 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、工艺、说明书、保修单等资料；（12）业主工程维修项目价格表；（13）各种证明、申请、批复文件；（14）供水、供电、电梯、消防、空调、楼宇自控等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料及说明书；（15）其他有保存价值的文件资料。4、创优资料（1）国家、省、市级创优评比资料；（2）行业评比资料；（3）ISO9000认证材料。（二）声像类档案包括：重要领导、来宾视察、来访、参观；有公司领导参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动；公司组织的各种表彰、集体活动等形成的照片、图片资料及录像、电视资料片等。（三）实物类档案1、公司取得的各种资质、证照原件；2、公司负责办理的个人资格、职称证书原件；3、公司获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。第十一条公司二级（由部门专管）档案归档分类（一）人事档案1、员工档案：试用（转正）登记表、证书复印件、备案表、工资变动、任命、奖惩记录、劳动合同、培训、辞职申请、交接记录等；2、社会统筹保险等；3、专业技术人员档案；4、辞退员工档案。（二）财务档案1、会计凭证类：会计原始凭证、记帐凭证和汇总凭证；银行存款余额调节表等；2、会计帐薄类：总帐；现金、银行存款日记帐；明细帐；固定资产帐；辅助帐薄等；3、会计报表类：年度会计决算报表；月、季度会计报表（包括文字分析说明）；主要财务指标（包括文字分析说明）；4、其他类：会计档案清册等。（三）一级以下需要部门保管的其他档案第十二条档案整理（一）方法：文书档案以档案特征为主，立小卷，一事一卷。项目档案以项目地点为准，一个项目一卷。（二）步骤：1、收集：当年形成的档案资料，公司档案由办公室负责收集；项目档案由各项目部负责收集；部门档案由各部门负责收集。2、整理：根据分类和时间整理。3、分类：按部门、项目开发地点分类。4、立卷：按案卷归类，形成案卷目录。第十三条档案归档（一）归档文件资料要具备以下条件：1、必须是原件；2、要完整齐全，图物相符，数字准确，字迹清楚，纸张符合档案管理要求，传真件要复印；3、原则上一式一份，也可根据管理需要增加归档份数。（二）归档形式归档形式分为文件形式、实物形式、电子版形式。特殊载体档案和实物档案，以实物载体形式归档；重要奖杯、证书等，拍照或扫描后归档。归档的电子文件应与纸质或其他载体形式保持一致，并定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体，如刻录成光盘等。第十四条档案移交1、各部门收到或形成的一级档案要随时向办公室移交；项目档案如有专人管理可于竣工验收后移交，无专人管理可随时向办公室移交。财务部门档案、人力资源部门档案自行存档保管；2、各部门向办公室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章，归档部门与档案保管部门各一份，分别保存。第四章档案保管及借阅（用）第十五条除财务及人力资源部档案外，公司所有档案、合同、协议、文电原件由办公室专人负责保管，各部门应及时将需保存的档案资料交办公室存档。第十六条档案保管1、档案保管是最大限度延长档案资料的寿命，维护档案的系统性、完整性，满足经营管理需要；2、设立档案室（柜），统一存放档案资料；配备专职或兼职档案员，负责公司档案资料的管理；3、保管期限：档案将按其价值确定保存期限，档案保管期限分为永久、长期、短期；4、档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等维护性工作；5、档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题及时上报；6、要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；7、档案柜钥匙不得随身携带，应妥善保管；8、档案管理员要经常清理档案柜卫生，要做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。第十七条档案借阅（用）（一）档案借阅（用）应遵守以下规定：1、办理登记手续，填写《借阅记录》，规定借（用）时间；2、爱护档案，妥善保管，不得更改、涂写、污损、划线、撕页等；3、不得私自复制、调换，更不能随意乱放，以免遗失；4、遵守保密要求。（二）档案管理员应建立借阅（用）登记本，按文件名、借阅（用）日期、归还日期等内容填写，并由借阅（用）人签名。（三）员工不得随意外带有关公司业务文件资料，确因工作需要外带的，必须办理档案外借手续，经部门经理同意，公司领导批准，方可带出，用毕即归还。借阅（用）重要档案如合同、资质证照、重要文件、财会资料等需公司负责人批准，档案管理员办理相关手续。（四）外单位人员借阅（用）档案，必须经公司领导批准，办理相关手续后方可借阅（用）。（五）调离公司的工作人员必须填写离职审批表，清理移交资料，经本部门、办公室负责人及相关部门签字后方可办理调离手续。（六）档案管理员要做好档案借阅（用）登记，定期催收。（七）档案管理员对借阅（用）后归还的档案资料要认真检查，如发现缺漏、涂改、丢失、损坏等现象，要及时报告并采取措施，保证档案的完整安全。第五章档案管理责任第十八条有下列违规行为之一，据情节轻重，给予罚款、赔偿、辞退等处理。1、涂改、更改、伪造、毁损、丢失或擅自销毁档案；2、擅自向外界提供、抄摘档案或出卖、转让档案文件资料；3、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）；4、无故拖延文件资料的归档；5、利用职务便利泄密；6、其他违反规定的情况。第十九条本制度的监督责任部门为公司办公室。档案管理工作直接责任人为具有档案管理职责的文员；间接责任人为所在部门负责人；领导责任人为公司主管负责人。